Zum Hauptinhalt springen

Genehmigungsrichtlinien

Genehmigungsrichtlinien definieren, wer Anfragen in Ihrer Organisation genehmigt. Jede Richtlinie enthält Schritte, Genehmiger und Regeln, die bestimmen, wie Genehmigungsanfragen weitergeleitet und verarbeitet werden.

Zugriff auf Genehmigungsrichtlinien​

Genehmigungsrichtlinien in Salesforce finden​

Verwenden Sie den App Launcher (🔍), um nach „Approval Policies“ (Genehmigungsrichtlinien) zu suchen.

Use the App Launcher to look for Approval Policies

Alle Richtlinien anzeigen​

Ändern Sie die Listenansicht von „Recently Viewed“ (Zuletzt angesehen) auf „All“ (Alle), um alle verfügbaren Genehmigungsrichtlinien in Ihrer Organisation zu sehen.

Change the List View to All

Standard-Genehmigungsrichtlinien​

flair erstellt automatisch Standard-Genehmigungsrichtlinien für jeden unterstützten Funktionsbereich. Diese Richtlinien:

  • Werden automatisch erstellt, wenn Sie flair installieren oder aktualisieren
  • Können nicht gelöscht werden (um sicherzustellen, dass Genehmigungen weiterhin funktionieren)
  • Können deaktiviert werden, wenn Sie stattdessen benutzerdefinierte Richtlinien verwenden möchten
  • Sind als „Default“ (Standard) markiert und haben schreibgeschützte Formulare
info

Sie können entweder eine neue Genehmigungsrichtlinie erstellen oder das Verhalten ändern, indem Sie benutzerdefinierte Richtlinien erstellen und die Standards deaktivieren.

Standard-Abwesenheitsrichtlinie​

Leitet Abwesenheitsanträge an den direkten Manager des Mitarbeiters weiter. Diese Richtlinie:

  • Zielt auf alle Mitarbeiter ab
  • Hat einen Genehmigungsschritt, der dem Manager des Mitarbeiters zugewiesen ist
  • Gilt standardmäßig für alle Abwesenheitsarten

Standard-Dokumentenrichtlinie​

Leitet von Mitarbeitern hochgeladene Dokumente an HR-Manager weiter, wenn die Dokumentensichtbarkeit auf „HR Manager and Employee“ (HR-Manager und Mitarbeiter) eingestellt ist. Diese Richtlinie:

  • Gilt nur für selbst hochgeladene Dokumente
  • Filtert nach Dokumenten mit dem Genehmigungsstatus „Pending“ (Ausstehend)
  • Erfordert eine Überprüfung durch den HR-Manager vor der Genehmigung

Erstellen und Verwalten von Richtlinien​

Auswählen einer Richtlinie zur Konfiguration​

Klicken Sie auf einen beliebigen Namen einer Genehmigungsrichtlinie, um sie anzuzeigen oder zu ändern.

Click on a policy name

Aktivieren und Deaktivieren von Richtlinien​

Sie können jede Richtlinie aktivieren oder deaktivieren (außer Standards, die aktiviert starten):

  1. Öffnen Sie die Richtlinie, die Sie aktivieren/deaktivieren möchten
  2. Suchen Sie nach der Schaltfläche Enable/Disable (Aktivieren/Deaktivieren)
  3. Klicken Sie, um den Status der Richtlinie umzuschalten

Warum eine Richtlinie deaktivieren?

  • Testen einer neuen Richtlinie, ohne die alte zu löschen
  • Vorübergehendes Umgehen bestimmter Genehmigungsanforderungen
  • Wechseln zwischen verschiedenen Genehmigungsworkflows für verschiedene Zeiträume
Mehrere aktive Richtlinien

Wenn Sie mehrere Richtlinien für dasselbe Objekt aktivieren, verwendet flair die Matching Priority (Übereinstimmungspriorität), um zu bestimmen, welche Richtlinie gilt. Die Richtlinie mit der niedrigsten Prioritätszahl hat Vorrang.

Verstehen der Matching Priority​

Wenn mehrere Genehmigungsrichtlinien auf dieselbe Anfrage zutreffen könnten, bestimmt das Feld Matching Priority (Übereinstimmungspriorität), welche verwendet wird:

  • Niedrigere Zahlen = höhere Priorität (Priorität 1 schlägt Priorität 2)
  • Verwenden Sie dies, um Fallback-Richtlinien zu erstellen
  • Beispiel: Priorität 1 für das Management-Team, Priorität 2 für alle anderen

Konfigurieren von Genehmigungsschritten​

Zugriff auf Schritte​

Klicken Sie auf den Reiter Steps (Schritte), um Genehmigungsschritte für eine Richtlinie anzuzeigen und zu konfigurieren.

Click on Steps

Ändern von Schrittdetails​

Jeder Genehmigungsschritt hat:

  • Name - Beschreibende Bezeichnung für den Schritt (z. B. „Erste Genehmigung“, „Überprüfung durch Abteilungsleiter“)
  • Type - Die Art dieses Genehmigungsschritts
  • Order - Schritte werden nacheinander verarbeitet
Change step Name and Type

Konfigurieren von Genehmigertypen​

Sie können verschiedene Arten von Genehmigern für jeden Schritt konfigurieren:

Configure Approver type

Verfügbare Genehmigertypen:

  • Manager - Der direkte Manager des Mitarbeiters
  • Additional Managers - Mitarbeiter mit zusätzlichen Managerverantwortlichkeiten
  • Defined by Segments - Spezifische Mitarbeiter, Positionen oder Abteilungen, die über Segmente ausgewählt werden
  • Custom Field - Genehmiger, der durch ein Lookup-Feld im Datensatz bestimmt wird

Definieren von Genehmigern mit Segmenten​

Segmente ermöglichen es Ihnen, spezifische Genehmiger basierend auf organisatorischen Kriterien auszuwählen.

Verwenden von segmentbasierten Genehmigern​

Klicken Sie auf „Defined by segments“ (Durch Segmente definiert), um spezifische Mitarbeiter, Positionen, Abteilungen oder andere Kriterien auszuwählen.

Click on Defined by segments

Bearbeiten von Segmenten​

Klicken Sie auf Edit Segment (Segment bearbeiten), um die Segmentkonfigurationsoberfläche zu öffnen.

Click on Edit Segment

Filtern nach spezifischen Genehmigern​

Verwenden Sie Filter, um Ihre Suche einzugrenzen und die richtigen Genehmiger zu finden.

Use filters to narrow down your search

Sie können filtern nach:

  • Abteilung
  • Position
  • Standort
  • Benutzerdefinierten Mitarbeiterfeldern
  • Beschäftigungsstatus

Anwenden von Filtern​

Definieren Sie Ihre Suchkriterien und klicken Sie auf Apply filter (Filter anwenden).

Define your search and click Apply filter

Auswählen von Genehmigern​

Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die diesen Schritt genehmigen sollen, und klicken Sie dann auf Save (Speichern).

Choose the employees and click Save

Hinzufügen mehrerer Genehmiger​

Mehrere Genehmiger pro Schritt​

Ein einzelner Genehmigungsschritt kann mehrere Genehmiger haben. Dies ist nützlich, wenn:

  • Eine von mehreren Personen genehmigen können soll
  • Alle Genehmiger genehmigen müssen (abhängig von der Schrittkonfiguration)
  • Sie Ersatzgenehmiger wünschen, falls jemand nicht verfügbar ist

Klicken Sie auf Add Approver (Genehmiger hinzufügen), um zusätzliche Genehmiger zum selben Schritt hinzuzufügen.

Add another Approver

Beispielszenarien:

  • Manager + HR Business Partner müssen beide genehmigen
  • Jeder Regionalmanager kann genehmigen (der erste, der antwortet)
  • Abteilungsleiter + Finanzgenehmigung für budgetbezogene Anfragen

Richtlinienzuweisungen​

Anzeigen, wo Richtlinien gelten​

Klicken Sie auf den Reiter Assignments (Zuweisungen), um zu sehen, wo diese Genehmigungsrichtlinie angewendet wird und welche Objekte sie abdeckt.

Click on Assignments

Zuweisungskonfiguration​

Der Reiter „Assignments“ zeigt:

  • Target Object - Auf welches Salesforce-Objekt diese Richtlinie zutrifft (Abwesenheiten, Mitarbeiterdokumente usw.)
  • Employee Field - Welches Feld den Mitarbeiter identifiziert, der die Anfrage eingereicht hat
  • Approval Status Field - Welches Feld den Genehmigungsstatus verfolgt
  • SOQL Filter - Optionaler Filter, um einzuschränken, wann diese Richtlinie gilt

Beispiel für SOQL-Filter:

-- Nur für ausstehende Abwesenheiten
Approval_Status__c = 'Pending'

-- Nur für Urlaubsanträge
Absence_Category__r.Name = 'Vacation'

-- Nur für Dokumente, die für HR sichtbar sind
Visibility__c = 'HR Manager and Employee' AND Self_Uploaded__c = true

Umgang mit Managerwechseln​

Wenn der Manager eines Mitarbeiters wechselt, behandelt das Genehmigungsframework automatisch ausstehende Genehmigungsanfragen:

Was passiert:

  1. Alle ausstehenden Genehmigungsanfragen, die dem alten Manager zugewiesen waren, werden übersprungen
  2. Neue Genehmigungsanfragen werden für den neuen Manager erstellt
  3. Der neue Manager erhält Benachrichtigungen über übertragene Anfragen
  4. Der Verlauf des Genehmigungspfads zeigt die Übertragung an

Warum das wichtig ist:

  • Stellt sicher, dass Genehmigungen bei organisatorischen Änderungen nicht stecken bleiben
  • Gewährleistet Kontinuität bei Managerübergängen
  • Bietet einen klaren Prüfpfad, wer wann verantwortlich war
Best Practice

Überprüfen Sie ausstehende Genehmigungsanfragen nach Managerwechseln, um reibungslose Übergänge sicherzustellen. Die Visualisierung des Genehmigungspfads macht es einfach zu sehen, was übertragen wurde.

Testen Ihrer Richtlinien​

Nach der Konfiguration von Genehmigungsrichtlinien:

  1. Testanfragen einreichen - Lassen Sie Mitarbeiter Beispielabwesenheiten oder -dokumente erstellen
  2. Weiterleitung überprüfen - Prüfen Sie, ob Genehmigungen an die richtigen Personen gehen
  3. Benachrichtigungen testen - Stellen Sie sicher, dass Genehmiger E-Mail-, Slack- und Hub-Benachrichtigungen erhalten
  4. Genehmigungspfade prüfen - Verwenden Sie die Visualisierung des Genehmigungspfads, um den Fluss zu überprüfen
  5. Randfälle testen - Was passiert bei mehreren Managern, Segmenten usw.?

Fehlerbehebung​

Genehmigungen werden nicht korrekt weitergeleitet?

  • Prüfen Sie, ob die Richtlinie enabled (aktiviert) ist
  • Überprüfen Sie, ob der SOQL-Filter mit Ihren Anfragen übereinstimmt
  • Überprüfen Sie die Matching Priority, wenn mehrere Richtlinien vorhanden sind
  • Stellen Sie sicher, dass sich Genehmiger im richtigen Segment befinden

Mehrere Personen erhalten Genehmigungen?

  • Prüfen Sie, ob Sie Additional Managers (Zusätzliche Manager) konfiguriert haben
  • Überprüfen Sie, ob mehrere Genehmiger für denselben Schritt festgelegt sind
  • Stellen Sie sicher, dass keine überlappenden Richtlinien mit derselben Priorität vorhanden sind

Standardrichtlinie kann nicht bearbeitet werden?

  • Standardrichtlinien sind schreibgeschützt
  • Erstellen Sie stattdessen eine benutzerdefinierte Richtlinie
  • Deaktivieren Sie die Standardrichtlinie, wenn Sie sie nicht verwenden möchten

Interaktive Anleitung ansehen