Genehmigungsrichtlinien konfigurieren

Konfigurieren Sie, wer einen Antrag in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen genehmigt. Genehmigungsrichtlinien können Anträge an Manager, Additional Managers, Employee Segments oder ein benutzerdefiniertes Mitarbeiter-Nachschlagefeld weiterleiten.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Administratoren, die das Genehmigungsframework in Salesforce konfigurieren.

Bevor Sie beginnen

• Sie können in Salesforce auf die flair HR-App und Datensätze für Genehmigungsrichtlinien zugreifen.
• Sie kennen Zielobjekt, Mitarbeiterfeld, Genehmigungsstatusfeld und Genehmiger für den Workflow.

Genehmigungsrichtlinien öffnen

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und suchen Sie nach Genehmigungsrichtlinien.

   

2. Wählen Sie in der Listenansicht Alle statt Zuletzt angesehen aus.

   

3. Klicken Sie auf den Namen der Richtlinie.

   

Standard-Genehmigungsrichtlinien verstehen

flair erstellt bei Installation oder Upgrade 12 Standardrichtlinien. Sie sind schreibgeschützt und können nicht gelöscht werden, aber Sie können sie deaktivieren, wenn Sie benutzerdefinierte Richtlinien verwenden. Eine neue Standardrichtlinie ist zunächst aktiviert; bei einem Upgrade bleibt der von Ihnen festgelegte Status (aktiviert oder deaktiviert) erhalten.

Jede Standardrichtlinie richtet sich an alle Mitarbeiter und hat einen Schritt:

Richtlinie	Gilt für	Genehmiger
Default Absence Policy	Ausstehende Abwesenheiten	Manager oder Abwesenheitsmanager; die erste Genehmigung schließt den Schritt ab.
Default Absence Change Policy	Ausstehende Employee Data Change Requests für eine Abwesenheit	Manager oder Abwesenheitsmanager; die erste Genehmigung schließt den Schritt ab.
Default Certificate Policy	Ausstehende, selbst hochgeladene Zertifikate mit der Sichtbarkeit HR + Manager + Mitarbeiter	Manager
Default Compensation Review Policy	Eingereichte Vergütungsüberprüfungen	Manager des bewertenden Managers der Überprüfung
Default Document Policy	Ausstehende, selbst hochgeladene Mitarbeiterdokumente mit der Sichtbarkeit HR + Manager + Mitarbeiter	Manager
Employee Data Change Request Approval Policy	Ausstehende Employee Data Change Requests	Manager
Default Employee Objective Create Policy	Mitarbeiterziele, deren Erstellung auf Genehmigung wartet	Manager des verantwortlichen Mitarbeiters
Default Employee Objective Delete Policy	Mitarbeiterziele, deren Löschung auf Genehmigung wartet	Manager des verantwortlichen Mitarbeiters
Default Expense Policy	Ausstehende Ausgaben außerhalb einer Expense Group sowie ausstehende Expense Groups	Manager
Default Shift Transfer Policy	Schichtänderungsanträge, die auf die Genehmigung durch den Manager warten	Manager oder Schichtmanager; die erste Genehmigung schließt den Schritt ab.
Default Time Entry Change Request Policy	Ausstehende Änderungsanträge für Zeiteinträge	Manager oder Zeiterfassungsmanager; die erste Genehmigung schließt den Schritt ab.
Default Timesheet Approval Policy	Ausstehende Zeiterfassungen, ab dem Tag, an dem der Zeitraum der Zeiterfassung beginnt	Manager oder Zeiterfassungsmanager; die erste Genehmigung schließt den Schritt ab.

Manager ist der direkte Manager des Mitarbeiters, auf den sich der Antrag bezieht. Die anderen Genehmigertypen sind die Additional Managers dieses Mitarbeiters mit der entsprechenden Verantwortlichkeit. Employee Data Change Requests aus einem Antragsformular, das keine Genehmigung erfordert, passen zu keiner der beiden Richtlinien für Änderungsanträge.

Eine Richtlinie aktivieren oder deaktivieren

1. Öffnen Sie die Genehmigungsrichtlinie.
2. Klicken Sie auf Aktivieren oder Deaktivieren. Der Status ändert sich, ohne die Konfiguration zu löschen.

Deaktivieren Sie eine Richtlinie, um einen Ersatz zu testen, Anforderungen vorübergehend zu umgehen oder Workflows für einen Zeitraum zu wechseln.

Die Zuordnungspriorität gehört zu jeder Richtlinienzuweisung, nicht zur Richtlinie. Wenn Zuweisungen mehrerer aktivierter Richtlinien zu einem Antrag passen, verwendet flair die Zuweisung mit der niedrigsten Zuordnungspriorität und leitet den Antrag über die Richtlinie dieser Zuweisung weiter. Bei gleichen Werten gewinnt die neuere Zuweisung. Beispielsweise hat Priorität 1 für ein Managementsegment Vorrang vor Priorität 2 für alle anderen.

Genehmigungsschritte konfigurieren

1. Öffnen Sie in der Genehmigungsrichtlinie Schritte.

   

2. Konfigurieren Sie die Felder des Schritts:

   Einstellung	Funktion
   Position	Zeigt, an welcher Stelle der Schritt in der Reihenfolge steht, in der flair die Schritte verarbeitet. Das Feld ist schreibgeschützt.
   Name	Bezeichnet den Schritt, beispielsweise Prüfung durch Abteilungsleitung.
   Genehmigungstyp	Legt fest, wie viele Genehmigungen den Schritt abschließen: Alle müssen genehmigen, Der Erste genehmigt den Schritt, Bestimmte Anzahl von Genehmigern, Quorum (mindestens 2/3 der Genehmiger) oder Mitarbeiterhierarchie (eine Stufe nach der anderen entlang der Führungslinie des Mitarbeiters; siehe Genehmigungen entlang der Mitarbeiterhierarchie weiterleiten).
   Ablehnungstyp	Legt fest, wann eine Ablehnung den Schritt beendet. Der Erste lehnt den Schritt ab ist die verfügbare Option.

   

3. Wählen Sie unter Genehmiger den Typ des Genehmigers aus:

   Genehmigertyp	Quelle
   Manager	Der direkte Manager des Mitarbeiters.
   Abwesenheitsmanager, Vergütungsmanager, Kostenmanager, Zeiterfassungsmanager, Schichtmanager, Helpdeskmanager, Mitarbeiterdatenmanager treffen, Personalleiter	Die Additional Managers des Mitarbeiters mit dieser Verantwortlichkeit.
   Durch Segmente definiert	Mitarbeiter, Positionen, Abteilungen, Entitäten oder andere Segmentkriterien.
   Benutzerdefinierte Mitarbeitersuche	Ein Mitarbeiter-Nachschlagefeld im Antragsdatensatz, eingetragen unter API-Name des Mitarbeiter-Nachschlagefeldes.

   

4. Speichern Sie den Schritt.

Genehmigungen entlang der Mitarbeiterhierarchie weiterleiten

Mit dem Genehmigungstyp Mitarbeiterhierarchie fragt ein Schritt eine Person nach der anderen entlang der Führungslinie des Mitarbeiters an, beispielsweise zuerst den direkten Manager und dann dessen Manager. Jeder Antrag erhält so viele Genehmigungsstufen, wie die Hierarchie seines Mitarbeiters tief ist.

1. Wählen Sie im Genehmigungsschritt unter Genehmigungstyp die Option Mitarbeiterhierarchie aus. Anstelle der Genehmigerliste erscheinen die Hierarchie-Einstellungen.
2. Wählen Sie unter Hierarchie die Linie aus, der flair folgt: Manager, einen Additional-Manager-Typ wie Abwesenheitsmanager oder Benutzerdefinierte Mitarbeitersuche. Durch Segmente definiert ist hier nicht verfügbar.
3. Wenn Sie Benutzerdefinierte Mitarbeitersuche gewählt haben, tragen Sie unter API-Name des Mitarbeiter-Nachschlagefeldes am Mitarbeiter den API-Namen eines Mitarbeiter-Nachschlagefelds am Objekt Employee ein, beispielsweise Manager__c.
4. Aktivieren Sie Mitarbeiter des Datensatzes genehmigt zuerst, wenn das Mitarbeiterfeld der Zuweisung einen Genehmiger enthält. Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn das Feld den Inhaber oder Einreicher des Datensatzes enthält; die Hierarchie beginnt dann bei dessen Manager.
5. Speichern Sie den Schritt.

So verarbeitet flair den Schritt:

• Die Hierarchie beginnt beim Mitarbeiter im Mitarbeiterfeld des verknüpften Objekts der Zuweisung.
• flair fragt jeweils eine Stufe an; die erste Genehmigung schließt diese Stufe ab. Die nächste Stufe ist die Person über demjenigen, der genehmigt hat. Gibt es niemanden darüber, ist der Schritt abgeschlossen, und flair geht zum nächsten Schritt über oder genehmigt den Antrag.
• Schritte vor dem Hierarchieschritt werden zuerst bearbeitet, Schritte danach, sobald die Spitze der Hierarchie genehmigt hat.
• Eine Ablehnung auf einer beliebigen Stufe lehnt den Antrag ab.
• flair überspringt alle, die im Schritt bereits angefragt wurden, sowie den Mitarbeiter des Datensatzes. So endet auch eine Hierarchie, die in einer Schleife zurückführt.
• Findet flair auf der ersten Stufe niemanden, beispielsweise weil der Mitarbeiter keinen Manager hat, behandelt flair den Schritt wie einen Schritt, dessen Genehmiger des gewählten Typs fehlt.
• In Salesforce zeigt der Genehmigungspfad die Stufen der Reihe nach unter Entlang der Hierarchie. Er listet nur die bisher angefragten Stufen, weil flair jede nächste Stufe erst bestimmt, wenn die vorherige genehmigt hat.

Genehmiger mit Employee Segments definieren

1. Wählen Sie im Genehmigungsschritt Durch Segmente definiert aus.

   

2. Klicken Sie auf Segment bearbeiten.

   

3. Filtern Sie nach Abteilung, Position, Standort, Entität, Beschäftigungsstatus oder einem benutzerdefinierten Mitarbeiterfeld. Der Filter Entität filtert nach der zugewiesenen juristischen Entität des Mitarbeiters, sodass eine Richtlinie eine ganze Entität statt jeden einzelnen Standort darin abdecken kann.

   

4. Definieren Sie die Kriterien und klicken Sie auf Filter anwenden.

   

5. Wählen Sie die Genehmiger aus.

6. Klicken Sie auf Speichern. Die ausgewählten Personen können diesen Schritt genehmigen.

   

Mehrere Genehmiger zu einem Schritt hinzufügen

• Klicken Sie im Schritt auf Genehmiger hinzufügen, um einen weiteren Genehmiger hinzuzufügen.

Je nach Konfiguration kann die erste Antwort den Antrag weiterleiten, können alle Genehmiger erforderlich sein oder mehrere Personen parallel prüfen. Mehrere Genehmiger können auch eine Vertretung bereitstellen.

Richtlinienzuweisungen konfigurieren

1. Öffnen Sie in der Genehmigungsrichtlinie Assignments.

   

2. Konfigurieren Sie die Zuweisungsfelder:

   Einstellung	Funktion
   Name des verknüpften Objekts	Wählt das Salesforce-Objekt aus, beispielsweise Abwesenheiten oder Mitarbeiterdokumente.
   Mitarbeiterfeld des verknüpften Objekts	Bezeichnet den Mitarbeiter, zu dem der Antrag gehört.
   Statusfeld des verknüpften Objekts	Speichert den Antragsstatus.
   SOQL-Filter	Begrenzt optional, wann die Richtlinie passt.
   Zuordnungspriorität	Entscheidet, welche Zuweisung gewinnt, wenn mehrere passen; die niedrigste Zahl gewinnt.

Beispiele für SOQL-Filter:

-- Nur ausstehende Abwesenheiten
flair__Approval_Status__c = 'PENDING'

-- Nur Urlaubsanträge
flair__Employee_Absence_Category__r.flair__Absence_Category__r.Name = 'Vacation'

-- Nur selbst hochgeladene Dokumente, die für HR, den Manager und den Mitarbeiter sichtbar sind
flair__Visibility__c = 'HR_MANAGER_EMPLOYEE' AND flair__Self_Uploaded__c = true

Eine Genehmigungsrichtlinie testen

1. Reichen Sie eine Testabwesenheit oder ein Testdokument ein.
2. Bestätigen Sie die Weiterleitung an die vorgesehenen Genehmiger.
3. Bestätigen Sie aktivierte E-Mail-, Slack-, Employee Hub- und Mobile-Benachrichtigungen.
4. Prüfen Sie im Antrag unter Genehmigungspfad die Schritte.
5. Wiederholen Sie den Test für mehrere Manager, passende Employee Segments und Fallback-Prioritäten.

Managerwechsel verstehen

Wenn sich der Manager während eines ausstehenden Workflows ändert, führt flair diese Aktionen aus:

1. Markiert die ausstehende Genehmigungsanfrage des alten Managers als Übersprungen.
2. Erstellt eine Genehmigungsanfrage für den neuen Manager.
3. Benachrichtigt den neuen Manager.
4. Erfasst die Übertragung unter Genehmigungspfad.

Der Workflow wird mit dem aktuellen Manager fortgesetzt und behält die vorherige Zuweisung im Prüfverlauf.

Eine ausstehende Stufe eines Schritts mit Mitarbeiterhierarchie wird nicht übertragen. Spätere Stufen folgen der Hierarchie, wie sie zum Zeitpunkt jeder Genehmigung besteht.

Fehlerbehebung

Anträge gehen an den falschen Genehmiger

• Bestätigen Sie, dass die Richtlinie aktiviert ist.
• Bestätigen Sie, dass der SOQL-Filter zum Antrag passt.
• Vergleichen Sie die Zuordnungspriorität der passenden Richtlinien.
• Bestätigen Sie, dass der Genehmiger zum Employee Segment gehört.

Mehrere Personen erhalten denselben Antrag

• Prüfen Sie Additional Managers.
• Prüfen Sie die Genehmiger im Schritt.
• Prüfen Sie sich überschneidende aktivierte Richtlinien mit derselben Priorität.

Sie können eine Standardrichtlinie nicht bearbeiten

• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie.
• Deaktivieren Sie die Standardrichtlinie, wenn die benutzerdefinierte Richtlinie Anträge bearbeiten soll.

Verwandte Artikel

• Überblick über das Genehmigungsframework
• Genehmigungsanfragen prüfen und verfolgen
• Referenz für Genehmigungen in flair
• Berechtigungen und Zugriffskontrolle verwalten