Genehmigungsframework

Das flair Genehmigungsframework bietet eine flexible und zentralisierte Möglichkeit, Genehmigungsprozesse über mehrere Bereiche Ihres HR-Systems hinweg zu verwalten. Anstatt Genehmigungen für jede Funktion separat zu konfigurieren, können Sie jetzt wiederverwendbare Genehmigungsrichtlinien erstellen, die definieren, wer Anfragen genehmigt, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen.

Was ist das Genehmigungsframework?

Das Genehmigungsframework ist ein einheitliches System zur Verwaltung von Genehmigungen über verschiedene Objekte in flair hinweg, einschließlich:

• Abwesenheitsanträge - Urlaub, Krankheitsurlaub und andere Freistellungen
• Mitarbeiterdokumente - Von Mitarbeitern hochgeladene Dokumente, die eine Überprüfung durch HR erfordern
• Zukünftige Erweiterungen - Das Framework ist so konzipiert, dass es zusätzliche Genehmigungsworkflows unterstützt, sobald diese hinzugefügt werden

Dieses Framework ersetzt die vorherigen funktionsspezifischen Genehmigungskonfigurationen durch einen leistungsfähigeren und flexibleren Ansatz.

Hauptvorteile

Zentralisierte Konfiguration
Erstellen und verwalten Sie alle Genehmigungsrichtlinien an einem Ort in Salesforce, anstatt Genehmigungen für jeden Funktionsbereich separat zu konfigurieren.

Flexible Zuweisung
Definieren Sie Genehmiger basierend auf Segmenten (Abteilungen, Positionen, spezifische Mitarbeiter), Beziehungen (Manager) oder benutzerdefinierten Kriterien.

Mehrstufige Workflows
Konfigurieren Sie komplexe Genehmigungsketten mit mehreren Schritten, bei denen Anfragen mehrere Genehmigungsebenen durchlaufen können, bevor sie finalisiert werden.

Intelligente Prioritätsbehandlung
Wenn mehrere Richtlinien auf dieselbe Anfrage zutreffen könnten, wählt das Framework automatisch die richtige basierend auf der passenden Priorität aus.

Einfaches Aktivieren/Deaktivieren
Schalten Sie Richtlinien ein oder aus, ohne sie zu löschen, was das Testen neuer Konfigurationen oder das vorübergehende Anpassen von Genehmigungsabläufen erleichtert.

Wie es funktioniert

Standardrichtlinien

Wenn Sie eine Version mit Unterstützung für das Genehmigungsframework installieren oder darauf aktualisieren, erstellt flair automatisch Standard-Genehmigungsrichtlinien für unterstützte Funktionen:

• Standard-Abwesenheitsrichtlinie - Leitet Abwesenheitsanträge an den direkten Manager des Mitarbeiters weiter
• Standard-Dokumentenrichtlinie - Leitet von Mitarbeitern hochgeladene Dokumente an HR-Manager weiter, wenn die Sichtbarkeit entsprechend eingestellt ist

Diese Standardrichtlinien sind sofort einsatzbereit und können nicht gelöscht werden, Sie können sie jedoch deaktivieren, wenn Sie lieber benutzerdefinierte Richtlinien verwenden möchten.

Benutzerdefinierte Richtlinien

Sie können zusätzliche Genehmigungsrichtlinien erstellen, um spezifische Szenarien zu behandeln:

• Leiten Sie bestimmte Abwesenheitsarten an unterschiedliche Genehmiger weiter
• Fordern Sie mehrstufige Genehmigungen für spezifische Abteilungen an
• Weisen Sie spezialisierte Genehmiger basierend auf Mitarbeitersegmenten zu
• Erstellen Sie Backup-Genehmigungsflüsse mit unterschiedlichen passenden Prioritäten

Ablauf des Genehmigungsprozesses

Wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage einreicht (wie eine Abwesenheit oder ein Dokument):

1. Richtlinienabgleich - Das System identifiziert, welche Genehmigungsrichtlinie basierend auf den Anfragedetails und den Richtlinienzuweisungen zutrifft
2. Genehmigerzuweisung - Die Richtlinie bestimmt, wer genehmigen muss, basierend auf Ihren konfigurierten Schritten und Segmentregeln
3. Benachrichtigungen - Genehmiger erhalten Benachrichtigungen per E-Mail, Slack, Employee Hub und mobiler App
4. Überprüfung & Entscheidung - Genehmiger können Anfragedetails einsehen und mit optionalen Kommentaren genehmigen oder ablehnen
5. Automatische Aktualisierungen - Wenn Manager wechseln, werden ausstehende Genehmigungen automatisch an den neuen Manager übertragen

Erste Schritte

Um mit der Nutzung des Genehmigungsframeworks zu beginnen:

1. Überprüfen Sie Standardrichtlinien - Prüfen Sie die automatisch erstellten Richtlinien, um das Standardverhalten zu verstehen
2. Passen Sie nach Bedarf an - Erstellen oder ändern Sie Richtlinien, um sie an die Genehmigungsworkflows Ihrer Organisation anzupassen
3. Testen Sie Ihre Einrichtung - Lassen Sie Mitarbeiter Testanfragen einreichen, um zu überprüfen, ob Genehmigungen korrekt weitergeleitet werden
4. Überwachen & Anpassen - Nutzen Sie die Visualisierung des Genehmigungspfads, um Anfragen zu verfolgen und Ihre Richtlinien im Laufe der Zeit zu verfeinern

Das Genehmigungsframework ist darauf ausgelegt, mit den Anforderungen Ihrer Organisation zu wachsen. Beginnen Sie mit den Standards und fügen Sie Komplexität hinzu, wenn sich Ihre Genehmigungsanforderungen weiterentwickeln.

Was ist anders als zuvor?

Wenn Sie mit dem vorherigen Genehmigungssystem vertraut sind:

• Abwesenheitsverwaltung: Früher haben Sie „Zusätzliche Manager“ mit Abwesenheitsgenehmigungsberechtigungen zugewiesen. Das neue Framework verwendet stattdessen Genehmigungsrichtlinien, die mehr Flexibilität und Kontrolle bieten.
• Mitarbeiterdokumente: Dokumentengenehmigungen folgen nun demselben konsistenten Muster wie andere Genehmigungen, mit besserer Sichtbarkeit und Nachverfolgung.

Für bestehende Kunden

Die vorherigen Genehmigungsmethoden sind weiterhin für Organisationen dokumentiert, die noch kein Upgrade durchgeführt haben. Achten Sie auf Hinweise zu „veralteten“ Funktionen in älteren Dokumentationen.

Unterstützung für mehrere Objekte

Das Framework ist so konzipiert, dass es Genehmigungen in vielen Bereichen von flair unterstützt. Derzeit integriert:

✅ Abwesenheitsverwaltung
✅ Mitarbeiterdokumente
🔄 Weitere Funktionen folgen bald

Da neue Genehmigungsworkflows zu flair hinzugefügt werden, profitieren diese automatisch von denselben leistungsstarken Konfigurationsoptionen, die Sie einmal eingerichtet haben.