Genehmigungsanfragen prüfen und verfolgen
Prüfen Sie Anträge als Genehmiger und verfolgen Sie eingereichte Anträge als Mitarbeiter. Dieser Artikel behandelt Benachrichtigungen, Approval Path, Kommentare, mehrere Genehmiger und Managerwechsel.
Mitarbeiter und Genehmiger im Employee Hub, in der Mobile App, in Slack oder per E-Mail. HR-Administratoren und berechtigte Genehmiger können Datensätze auch in Salesforce prüfen.
Die Weiterleitung von Genehmigungsanfragen verstehen
Wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit, ein Mitarbeiterdokument oder einen anderen unterstützten Datensatz einreicht, verarbeitet flair ihn in dieser Reihenfolge:
| Phase | Vorgang |
|---|---|
| Richtlinienabgleich | flair wählt die passende Genehmigungsrichtlinie aus. |
| Anfrageerstellung | flair erstellt eine Genehmigungsanfrage für jeden zutreffenden Schritt. |
| Benachrichtigung | Genehmiger erhalten Benachrichtigungen über aktivierte Kanäle. |
| Deep Linking | Jede Benachrichtigung verlinkt die jeweilige Anfrage. |
| Entscheidung und Aktualisierung | Genehmiger genehmigen oder lehnen mit einem optionalen Kommentar ab und flair aktualisiert den Workflow. |
Benachrichtigungen zu Genehmigungsanfragen prüfen
Benachrichtigungen enthalten den Kontext und einen direkten Link:
| Kanal | Verfügbare Aktionen und Details |
|---|---|
| Zeigt Anfragetyp, Antragsteller, Details, Einreichungszeit und einen Direktlink. | |
| Slack | Zeigt bei aktivierter flair Slack-Integration Details und Approve- sowie Reject-Aktionen. |
| Employee Hub | Öffnet Details in einem Seitenbereich mit Aktionen, Verlauf und Kommentaren. |
| Mobile App | Sendet eine Push-Benachrichtigung und unterstützt Details, Entscheidungen und Genehmigungsverlauf. |
Eine E-Mail kann dieses Format verwenden:
Betreff: Sie haben eine neue Genehmigungsanfrage von [Mitarbeitername] für [Objekttyp]
- Anfragedetails
- Link zum Prüfen und Genehmigen
- Einreichungsdatum und -zeit
Details einer Genehmigungsanfrage prüfen
Öffnen Sie einen Deep Link oder wählen Sie eine Anfrage aus. Approval Request Details zeigt folgende Informationen:
| Gruppe | Details |
|---|---|
| Anfrage | Antragsteller, Einreichungszeit, Status, Daten, Beträge und weitere objektbezogene Werte. |
| Beschreibung | Eine kurze Zusammenfassung der Anfrage, generiert aus der Konfiguration der passenden Genehmigungsrichtlinie. flair zeigt sie nur an, wenn die Richtlinie eine bereitstellt. |
| Approval Path | Alle Schritte, Status, Genehmiger, Aktionen und Zeitpunkte. |
| Kontext | Kommentare, Dokumente, verwandte Datensätze, Verlauf und überlappende Abwesenheiten. |
| Aktionen | Approve und Reject für den aktiven Genehmiger. |
| Tabs | Details, Comments und Approval Path. |
| Status | Aktueller Schritt, Ihre Rolle und bereits ausgeführte Aktionen. |
Deep Links aus E-Mail-, Slack- und Employee Hub-Benachrichtigungen öffnen die jeweilige Anfrage mit Aktionen und Kontext.
Einen Antrag genehmigen oder ablehnen
Einen Antrag genehmigen
- Öffnen Sie die Genehmigungsanfrage.
- Prüfen Sie Details und Approval Path.
- Klicken Sie auf Approve. flair erfasst den Zeitpunkt und geht zum nächsten Schritt oder schließt den Workflow ab.
Wenn ein weiterer Schritt verbleibt, benachrichtigt flair den nächsten Genehmiger. Andernfalls ist der Antrag vollständig genehmigt. Der Antragsteller sieht den neuen Status.
Einen Antrag ablehnen
- Öffnen Sie die Genehmigungsanfrage.
- Klicken Sie auf Reject.
- Optional: Geben Sie einen Kommentar ein, der die Entscheidung erklärt.
- Senden Sie die Ablehnung. flair erfasst sie, stoppt den Workflow, markiert andere ausstehende Anfragen als Skipped und benachrichtigt den Antragsteller.
Einen automatisch genehmigten Antrag erkennen
Anträge können automatisch genehmigt werden, wenn keine Genehmigung erforderlich ist, eine Abwesenheitsart dies erlaubt oder der Antragsteller einem konfigurierten Employee Segment entspricht.
Automatisch genehmigte Anträge zeigen Auto-Approved in der Genehmigungsspalte und bleiben im Verlauf. Sie haben keine Aktionsschaltflächen.
Genehmigungsanfragen finden
Teamanträge im Employee Hub finden
- Öffnen Sie im Employee Hub Team.
- Wählen Sie Abwesenheiten oder den zutreffenden Bereich aus.
- Prüfen Sie ausstehende Anträge Ihres Teams.
- Optional: Filtern Sie nach Pending oder All, Anfragetyp, Datumsbereich, Mitarbeiter oder Genehmigungsstatus.
- Klicken Sie für eine Entscheidung in der Liste auf Accept oder Reject.
- Öffnen Sie den Antrag, um Details und Avatare mehrerer Genehmiger zu sehen.
Eigene eingereichte Anträge finden
- Öffnen Sie im Employee Hub Ihren persönlichen Bereich für Abwesenheiten oder Dokumente.
- Öffnen Sie einen eingereichten Antrag.
- Prüfen Sie Status, abgeschlossene Genehmiger und ausstehende Genehmiger.
Anträge in Salesforce finden
- Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und wählen Sie Approval Requests aus. Sie können Anträge auch über verwandte Abwesenheiten oder Mitarbeiterdokumente öffnen.
- Öffnen Sie eine ausstehende Anfrage.
- Prüfen Sie unter Related Genehmiger, Status, Aktionsdatum, Kommentare und den vollständigen Pfad.
- Ändern Sie den Genehmigungsstatus, wenn Sie die Berechtigung haben.
Unter Kollegen kennzeichnen Indikatoren Mitarbeiter mit ausstehenden Anträgen und bieten Direktlinks und Filter.
Den Genehmigungsweg anzeigen
Den Pfad als Genehmiger anzeigen
- Öffnen Sie im Employee Hub Approval Requests.
- Wählen Sie unter Pending oder All eine Anfrage aus.
- Öffnen Sie unter Approval Request Details den Tab Approval Path.
- Prüfen Sie unter What to expect next? jeden Schritt in seiner Reihenfolge.
Den Pfad als Antragsteller anzeigen
- Öffnen Sie Ihren Antrag. Approval Path erscheint, wenn eine Genehmigung erforderlich ist, und zeigt abgeschlossene, ausstehende und übersprungene Schritte. Anträge ohne Genehmigung zeigen keinen Pfad.
Status im Pfad interpretieren
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Completed | Der Teilnehmer hat den Schritt abgeschlossen; der Pfad zeigt Added just now oder den Aktionszeitpunkt. |
| Review Pending | Der Schritt wartet auf eine Entscheidung. |
| Rejected | Der Genehmiger hat den Antrag abgelehnt, gegebenenfalls mit Grund. |
| Skipped | flair hat den Schritt wegen einer Workflow-Änderung oder einer ausreichenden anderen Aktion umgangen. |
Der Antragsteller erscheint zuerst mit Added just now. Der aktuelle Schritt ist hervorgehoben; abgeschlossene Schritte zeigen Zeitstempel, und künftige Schritte bleiben ausstehend.
Der Pfad aktualisiert sich nach einer Entscheidung ohne Neuladen. Er zeigt den neuen Status, gegebenenfalls übersprungene nachfolgende Anfragen und den Gesamtfortschritt.
Eine Anfrage kann nach einem Managerwechsel, einer früheren Ablehnung, einer Richtlinienänderung, einer geänderten Regel für automatische Genehmigung oder der ausreichenden Entscheidung eines anderen Genehmigers Skipped werden.
Mehrere Genehmiger verstehen
Avatare kennzeichnen mehrere Genehmiger für einen Schritt. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Avatar, um den Status zu sehen; Aktionsdatum zeigt den Genehmigungszeitpunkt.
Die Richtlinie kann eines dieser Verhalten verwenden:
| Verhalten | Ergebnis |
|---|---|
| Ein beliebiger Genehmiger | Die erste Genehmigung bringt den Workflow weiter. |
| Alle Genehmiger erforderlich | Jeder Genehmiger muss vor dem nächsten Schritt genehmigen. |
| Parallele Genehmigung | Mehrere Genehmiger prüfen gleichzeitig. |
Approval Path zeigt, wer gehandelt hat und wer noch aussteht.
Überlappende Abwesenheitsanträge prüfen
Bei einer Abwesenheit zeigt der Seitenbereich Abwesenheitsart, Dauer, Datumsbereich, verbleibenden Anspruch, Teamabdeckung, historische Muster und Teammitglieder mit überlappenden Abwesenheiten.
Verwenden Sie diesen Kontext, um Abdeckungslücken vor der Entscheidung zu erkennen.
Eine Genehmigungsanfrage kommentieren
- Öffnen Sie die Genehmigungsanfrage.
- Öffnen Sie Comments.
- Geben Sie eine Frage, einen Ablehnungsgrund, zusätzlichen Kontext, einen Sonderfall oder eine Alternative ein.
- Senden Sie den Kommentar. flair fügt ihn zum chronologischen Prüfverlauf hinzu und benachrichtigt relevante Personen.
Managerwechsel verstehen
Wenn sich der Manager während eines ausstehenden Workflows ändert, führt flair diese Aktionen aus:
- Markiert die Anfrage des alten Managers als Skipped.
- Erstellt eine Genehmigungsanfrage für den neuen Manager.
- Benachrichtigt den neuen Manager.
- Aktualisiert Approval Path mit der Übertragung.
Beispiel:
Vorher: Manager A (Ausstehend) → Manager B (Ausstehend)
Nachher: Manager A (Übersprungen) → Manager C (Ausstehend) → Manager B (Ausstehend)
Der Pfad behält den ursprünglichen Genehmiger, den Zeitpunkt der Übertragung, den neuen Genehmiger und die übersprungene Zuweisung als Prüfpfad.
Fehlerbehebung
Sie erhalten keine Benachrichtigungen
- Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen im Employee Hub.
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
- Bestätigen Sie die Verbindung der Slack-Integration.
- Prüfen Sie den Spam-Ordner.
Sie sehen keine Genehmigungsanfragen
- Bestätigen Sie, dass die Genehmigungsrichtlinie Sie als Genehmiger zuweist.
- Bestätigen Sie Ihre Salesforce-Berechtigungen.
- Bestätigen Sie, dass die Richtlinie aktiviert ist und zum Antrag passt.
Genehmigungsaktionen erscheinen nicht
- Bestätigen Sie unter Approval Path, dass Sie der aktuelle Genehmiger sind.
- Bestätigen Sie, dass der Antrag nicht bereits genehmigt oder abgelehnt ist.
- Bestätigen Sie, dass Sie keinen historischen Antrag ansehen.
- Prüfen Sie, ob sich die Richtlinie nach der Einreichung geändert hat.
Eine Genehmigung wird unerwartet übertragen
- Prüfen Sie den aktuellen Manager des Mitarbeiters.
- Prüfen Sie unter Approval Path den Übertragungsverlauf und die alte Skipped-Zuweisung.