Arbeiten mit Genehmigungsanfragen

Wenn Mitarbeiter Anfragen einreichen, die eine Genehmigung erfordern, erstellt das Genehmigungsframework Genehmigungsanfragen und leitet sie an die entsprechenden Genehmiger weiter. Dieser Leitfaden erklärt, wie Genehmiger mit diesen Anfragen interagieren und wie Mitarbeiter ihre Einreichungen verfolgen können.

Wie Genehmigungsanfragen funktionieren

Wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit einreicht, ein Dokument hochlädt oder eine andere Aktion durchführt, die eine Genehmigung erfordert:

1. Richtlinienabgleich - Das System findet die passende Genehmigungsrichtlinie basierend auf den Anfragedetails
2. Anfrageerstellung - Für jeden Schritt in der Richtlinie wird eine Genehmigungsanfrage erstellt
3. Benachrichtigungszustellung - Genehmiger erhalten Benachrichtigungen über alle Kanäle
4. Deep Linking - Benachrichtigungen enthalten direkte Links zur spezifischen Genehmigungsanfrage
5. Aktion & Aktualisierungen - Genehmiger prüfen Details und genehmigen oder lehnen ab, optional mit Kommentaren

Benachrichtigungen für Genehmiger

Genehmiger erhalten Benachrichtigungen über mehrere Kanäle, um sicherzustellen, dass sie keine Genehmigungsanfragen verpassen.

E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen enthalten:

• Klarer Betreff - Identifiziert die Art der Anfrage (Abwesenheit, Dokument usw.)
• Name des Antragstellers - Wer die Anfrage eingereicht hat
• Direktlink - Öffnet die Genehmigungsanfrage mit einem Klick
• Wichtige Details - Zusammenfassung dessen, was genehmigt werden muss

E-Mail-Format:

Betreff: Sie haben eine neue Genehmigungsanfrage von [Mitarbeitername] für [Objekttyp]

Inhalt:
- Anfragedetails
- Link zum Prüfen und Genehmigen
- Einreichungsdatum/-zeit

Slack-Benachrichtigungen

Wenn in Ihrer Organisation die Slack-Integration von flair aktiviert ist:

• Benachrichtigungen erscheinen in Ihrem Slack-Workspace
• Approve (Genehmigen) und Reject (Ablehnen) Schaltflächen ermöglichen Handlungen, ohne Slack zu verlassen
• Ein Klick auf die Anfragedetails öffnet die vollständige Genehmigungsansicht
• Statusaktualisierungen werden gesendet, nachdem Maßnahmen ergriffen wurden

Employee Hub Benachrichtigungen

Im Employee Hub:

• Ausstehende Genehmigungsanfragen erscheinen in Ihren Benachrichtigungen
• Klicken Sie, um die vollständigen Anfragedetails in einem Seitenbereich anzuzeigen
• Handeln Sie direkt über die Hub-Oberfläche
• Sehen Sie Genehmigungsverlauf und Kommentare

Mobile App Benachrichtigungen

Die flair Mobile App unterstützt Genehmigungsbenachrichtigungen:

• Push-Benachrichtigungen informieren Sie über neue Anfragen
• Prüfen Sie Anfragedetails auf Ihrem Mobilgerät
• Genehmigen oder lehnen Sie von unterwegs ab
• Vollständiger Genehmigungsverlauf in der App verfügbar

Prüfen von Genehmigungsanfragen

Anzeigen von Anfragedetails

Wenn Sie eine Genehmigungsanfrage öffnen, sehen Sie:

Anfrageinformationen:

• Wer die Anfrage eingereicht hat
• Wann sie eingereicht wurde
• Aktueller Genehmigungsstatus
• Anfragespezifische Details (Daten, Beträge usw.)

Visualisierung des Genehmigungspfads:

• Alle Genehmigungsschritte im Workflow
• Status jedes Schritts (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Übersprungen)
• Wer bei jedem Schritt genehmigt hat und wann
• Ihre Position in der Genehmigungskette

Zusätzlicher Kontext:

• Kommentare des Antragstellers
• Unterstützende Dokumentation
• Verwandte Datensätze oder Historie
• Überlappende Anfragen (bei Abwesenheiten)

Deep Linking

Alle Links zu Genehmigungsanfragen (in E-Mails, Slack, Hub-Benachrichtigungen) verwenden Deep Linking, um:

• Die spezifische Anfrage sofort zu öffnen
• Navigationsschritte zu überspringen
• Die Genehmigungsschaltflächen prominent anzuzeigen
• Alle relevanten Kontexte in einer Ansicht darzustellen

Seitenbereich der Genehmigungsanfrage

Wenn Sie auf eine Genehmigungsanfrage klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, der Folgendes zeigt:

Aktionsschaltflächen (wenn Sie ein aktiver Genehmiger sind):

• Approve (Genehmigen) - Die Anfrage akzeptieren
• Reject (Ablehnen) - Die Anfrage mit optionalem Kommentar ablehnen

Informationsreiter:

• Details - Anfragespezifische Informationen
• Comments (Kommentare) - Thread mit Kommentaren und Feedback
• Approval Path (Genehmigungspfad) - Visueller Ablauf des Genehmigungsprozesses

Statusindikatoren:

• Aktueller Schritt im Workflow
• Ihre Rolle bei der Genehmigung
• Bereits von anderen durchgeführte Aktionen

Handeln bei Anfragen

Genehmigen einer Anfrage

Um eine Anfrage zu genehmigen:

1. Prüfen Sie die Anfragedetails sorgfältig
2. Überprüfen Sie den Genehmigungspfad, um zu sehen, ob andere genehmigen müssen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Approve (Genehmigen)
4. Die Anfrage geht zum nächsten Schritt (oder wird abgeschlossen, wenn es der letzte Schritt ist)
5. Alle Parteien erhalten eine Benachrichtigung über Ihre Genehmigung

Was nach der Genehmigung passiert:

• Wenn Sie der letzte Genehmiger sind, ist die Anfrage vollständig genehmigt
• Wenn weitere Schritte verbleiben, wird der nächste Genehmiger benachrichtigt
• Der Antragsteller sieht den aktualisierten Status
• Der Genehmigungszeitstempel wird zu Audit-Zwecken aufgezeichnet

Ablehnen einer Anfrage

Um eine Anfrage abzulehnen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reject (Ablehnen)
2. Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu, der den Grund erklärt
3. Die Ablehnung wird im Genehmigungsverlauf aufgezeichnet
4. Der Antragsteller wird mit Ihrem Kommentar benachrichtigt

Was nach der Ablehnung passiert:

• Der gesamte Genehmigungsworkflow stoppt
• Der Anfragestatus ändert sich zu „Rejected“ (Abgelehnt)
• Andere ausstehende Genehmiger werden benachrichtigt (Anfragen werden übersprungen)
• Der Antragsteller kann Ihren Ablehnungsgrund sehen

Kommentare hinzufügen

Fügen Sie immer einen Kommentar hinzu, wenn Sie eine Anfrage ablehnen. Dies hilft Mitarbeitern zu verstehen, was geändert werden muss, und reduziert hin- und hergehende Kommunikation.

Automatische Genehmigung

Einige Anfragen können basierend auf der Konfiguration Ihrer Organisation automatisch genehmigt werden:

• Anfragen, die basierend auf Richtlinienregeln keine Genehmigung erfordern
• Abwesenheitsarten, die für automatische Genehmigung konfiguriert sind
• Anfragen von spezifischen Mitarbeitersegmenten

Automatisch genehmigte Anfragen:

• Zeigen den Status „Auto-Approved“ (Automatisch genehmigt) in der Genehmigungsspalte
• Erscheinen dennoch im Genehmigungsverlauf zur Nachverfolgung
• Können angesehen werden, haben aber keine Aktionsschaltflächen

Anzeigen von Genehmigungsanfragen

Im Employee Hub

Für Manager (Genehmiger):

1. Navigieren Sie zu Team in der linken Seitenleiste
2. Wählen Sie Abwesenheiten (oder den entsprechenden Bereich)
3. Sehen Sie alle ausstehenden Genehmigungsanfragen für Ihr Team
4. Filtern Sie nach:
   • Ausstehend vs. alle Anfragen
   • Anfragetyp
   • Datumsbereich
   • Mitarbeiter
   • Genehmigungsstatus

Schnellaktionen:

• Klicken Sie direkt in der Listenansicht auf Accept (Akzeptieren) oder Reject (Ablehnen)
• Klicken Sie auf die Anfrage für eine detaillierte Ansicht
• Sehen Sie mehrere Genehmiger über Avatar-Indikatoren

Für Mitarbeiter (Antragsteller):

1. Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich für Abwesenheiten/Dokumente
2. Sehen Sie alle Ihre eingereichten Anfragen
3. Prüfen Sie den Genehmigungsstatus für jede
4. Sehen Sie, wer genehmigt hat und wer noch aussteht

In Salesforce

Aus der Salesforce-App:

1. Verwenden Sie den App Launcher (🔍), um Approval Requests (Genehmigungsanfragen) zu finden
2. Oder navigieren Sie über das zugehörige Objekt (Abwesenheiten, Mitarbeiterdokumente)
3. Klicken Sie auf eine ausstehende Anfrage, um Details anzuzeigen
4. Verwenden Sie den Reiter Related (Verwandt), um Details zur Genehmigungsanfrage zu sehen
5. Ändern Sie den Genehmigungsstatus, wenn Sie über Berechtigungen verfügen

Details des Datensatzes der Genehmigungsanfrage:

• Name(n) des/der Genehmiger(s)
• Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Übersprungen)
• Aktionsdatum (wann genehmigt/abgelehnt)
• Kommentare und Feedback
• Vollständiger Genehmigungspfad

Integration der Kollegen-Seite

Die Seite Kollegen (People) zeigt Indikatoren für ausstehende Genehmigungen:

• Schnellansicht von Mitarbeitern mit ausstehenden Anfragen
• Direktlinks zu ausstehenden Genehmigungsanfragen
• Filter, um spezifische Genehmigungen schnell zu finden

Visualisierung des Genehmigungspfads

Der Genehmigungspfad zeigt die komplette Reise einer Genehmigungsanfrage und bietet klare Sichtbarkeit darüber, wer genehmigt hat und wer als nächstes im Genehmigungsprozess an der Reihe ist.

Zugriff auf den Genehmigungspfad

Für Manager und Genehmiger:

Wenn Sie eine Genehmigungsanfrage im Employee Hub ansehen:

1. Navigieren Sie zu Approval Requests (Genehmigungsanfragen) in der linken Seitenleiste
2. Klicken Sie auf eine ausstehende oder abgeschlossene Anfrage im Reiter Pending (Ausstehend) oder All (Alle)
3. Das Modal Approval Request Details (Details zur Genehmigungsanfrage) öffnet sich
4. Klicken Sie auf den Reiter Approval Path (Genehmigungspfad), um den vollständigen Workflow anzuzeigen

Der Reiter „Approval Path“ zeigt eine visuelle Zeitleiste mit der Überschrift „What to expect next?“ (Was kommt als nächstes?), die jeden Schritt im Genehmigungsprozess anzeigt.

Für Mitarbeiter (Antragsteller):

Wenn Sie Ihre eigenen Anfragen im Employee Hub ansehen:

• Anfragen ohne Genehmigung: Der Genehmigungspfad wird nicht angezeigt (normale Ansicht)
• Anfragen, die eine Genehmigung erfordern: Die Komponente für den Genehmigungspfad erscheint und zeigt denselben visuellen Workflow
• Genehmigte Anfragen: Zeigt, welche Genehmiger ihre Prüfung abgeschlossen haben und welche Schritte übersprungen wurden

Pfadkomponenten

Jeder Schritt zeigt:

• Teilnehmerinformationen: Name, Avatar und Rolle des Genehmigers
• Statusindikator:
  • ✅ Completed (Abgeschlossen) - Grünes Häkchen-Symbol mit „Added just now“ (Gerade hinzugefügt) oder Genehmigungszeitstempel
  • ⏳ Pending (Ausstehend) - Oranges Uhr-Symbol mit Status „Review Pending“ (Prüfung ausstehend)
  • ❌ Rejected (Abgelehnt) - Abgelehnt mit Grund
  • ⏭️ Skipped (Übersprungen) - Umgangen aufgrund von Workflow-Änderungen oder wenn ein früherer Genehmiger bereits genehmigt hat

Visueller Ablauf:

• Schritte werden in der Reihenfolge von oben nach unten angezeigt
• Der aktuelle Schritt ist hervorgehoben
• Abgeschlossene Schritte zeigen Abschlussdetails mit Zeitstempeln
• Zukünftige Schritte werden als ausstehend angezeigt
• Der Antragsteller (Mitarbeiter) erscheint als erster Schritt mit dem Status „Added just now“

Echtzeit-Aktualisierungen

Wenn ein Genehmiger eine Anfrage genehmigt oder ablehnt, aktualisiert sich der Genehmigungspfad sofort, ohne dass die Seite neu geladen werden muss. Statusänderungen werden in Echtzeit über Apollo-Cache-Updates angezeigt, sodass Sie sehen können:

• Die Änderung Ihres Genehmigungsstatus von „Review Pending“ zu „Approved“
• Nachfolgende Genehmiger, die übersprungen werden, falls zutreffend
• Den Gesamtfortschritt des Genehmigungsworkflows

Dies sorgt für Transparenz und hilft jedem zu verstehen, wo seine Anfrage im Genehmigungsprozess steht.

Verstehen von Statusänderungen

Status „Skipped“ (Übersprungen): Genehmigungsanfragen können übersprungen werden, wenn:

• Der Manager wechselt und ausstehende Genehmigungen auf den neuen Manager übertragen werden
• Eine Ablehnung früher im Workflow nachfolgende Schritte stoppt
• Sich Richtlinien ändern, nachdem die Anfrage eingereicht wurde
• Die Anfrage basierend auf aktualisierten Regeln automatisch genehmigt wird
• Ein früherer Genehmiger bereits genehmigt hat, wodurch nachfolgende Schritte unnötig werden

Mehrere Genehmiger

Wenn mehrere Personen im selben Schritt genehmigen können:

Anzeigen mehrerer Genehmiger

• Avatar-Indikatoren zeigen mehrere Genehmiger
• Hover (Mouseover) über Avatare, um den Status jedes Genehmigers zu sehen
• Aktionsdatum zeigt, wann jede Person genehmigt hat

Wie Mehrfachgenehmigung funktioniert

Abhängig von der Richtlinienkonfiguration:

• Ein beliebiger Genehmiger - Die erste Person, die genehmigt, bringt die Anfrage weiter
• Alle Genehmiger erforderlich - Alle müssen genehmigen, bevor es zum nächsten Schritt geht
• Parallele Genehmigung - Mehrere Genehmiger prüfen gleichzeitig

Der Genehmigungspfad zeigt klar an, wer gehandelt hat und wer noch aussteht.

Überlappende Anfragen (Abwesenheiten)

Bei Abwesenheitsanträgen sehen Genehmiger zusätzlichen Kontext:

Widget für überlappende Abwesenheiten

Zeigt andere Abwesenheiten, die sich mit den angefragten Daten überschneiden:

• Teammitglieder, die zur gleichen Zeit abwesend sein werden
• Hilft, Abdeckungslücken zu identifizieren
• Unterstützt bessere Genehmigungsentscheidungen

Abwesenheitsspezifische Details

Der Genehmigungsseitenbereich für Abwesenheiten enthält:

• Verbleibendes Abwesenheitskontingent für den Mitarbeiter
• Abwesenheitsart und Dauer
• Angefragter Datumsbereich
• Auswirkungen auf die Teamabdeckung
• Historische Abwesenheitsmuster

Kommentare und Kommunikation

Kommentare hinzufügen

Sowohl Antragsteller als auch Genehmiger können Kommentare zu Genehmigungsanfragen hinzufügen:

1. Öffnen Sie die Genehmigungsanfrage
2. Gehen Sie zum Reiter Comments (Kommentare)
3. Geben Sie Ihre Nachricht ein
4. Senden Sie den Kommentar ab

Verwenden Sie Kommentare, um:

• Klärende Fragen zu stellen
• Ablehnungsgründe zu erklären
• Zusätzlichen Kontext bereitzustellen
• Besondere Umstände zu dokumentieren
• Alternative Vorschläge zu kommunizieren

Kommentarbenachrichtigungen

Wenn jemand einen Kommentar hinzufügt:

• Erhalten relevante Parteien Benachrichtigungen
• Erscheinen Kommentare im Genehmigungsverlauf
• Behält der Thread die chronologische Reihenfolge bei
• Sind alle Kommentare prüfbar

Managerwechsel während der Genehmigung

Wenn der Manager eines Mitarbeiters wechselt, während eine Genehmigung aussteht:

Automatische Übertragung

Was passiert:

1. Die ausstehende Anfrage des alten Managers wird als Skipped (Übersprungen) markiert
2. Eine neue Genehmigungsanfrage wird für den neuen Manager erstellt
3. Der neue Manager erhält Benachrichtigungen über die übertragene Anfrage
4. Der Genehmigungspfad zeigt die Übertragung deutlich an

Beispielablauf:

Initial: Manager A (Ausstehend) → Manager B (Ausstehend)
Nach Wechsel: Manager A (Übersprungen) → Manager C (Ausstehend) → Manager B (Ausstehend)

Anzeigen des Übertragungsverlaufs

Die Visualisierung des Genehmigungspfads zeigt:

• Ursprüngliche Genehmigerzuweisung
• Wann der Manager gewechselt hat
• Neue Genehmigerzuweisung
• Status „Skipped“ für die alte Zuweisung
• Klaren Prüfpfad der Übertragung

Dies stellt sicher, dass Genehmigungen immer an den aktuellen Manager weitergeleitet werden, auch bei organisatorischen Änderungen.

Best Practices für Genehmiger

Reagieren Sie zeitnah:

• Prüfen Sie Benachrichtigungen regelmäßig
• Richten Sie Slack-/E-Mail-Benachrichtigungen für dringende Anfragen ein
• Nutzen Sie die Mobile App für Genehmigungen von unterwegs

Prüfen Sie gründlich:

• Überprüfen Sie den Genehmigungspfad, um den Workflow zu verstehen
• Prüfen Sie Kommentare oder zusätzlichen Kontext
• Achten Sie auf überlappende Anfragen (bei Abwesenheiten)
• Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf den Teambetrieb

Kommunizieren Sie klar:

• Fügen Sie immer Kommentare hinzu, wenn Sie ablehnen
• Stellen Sie Fragen, wenn Informationen fehlen
• Geben Sie konstruktives Feedback
• Schlagen Sie Alternativen vor, wenn angemessen

Bleiben Sie organisiert:

• Verwenden Sie Filter, um spezifische Anfragen zu finden
• Prüfen Sie ausstehende Anfragen regelmäßig
• Prüfen Sie den Genehmigungsverlauf auf Muster
• Verfolgen Sie ungewöhnliche Anfragen nach

Nutzen Sie Tools:

• Verwenden Sie Deep Links, um Anfragen schnell zu prüfen
• Nutzen Sie Slack-Schnellaktionen
• Prüfen Sie Genehmigungspfade, um den Kontext zu verstehen
• Prüfen Sie verwandte Datensätze für zusätzliche Informationen

Fehlerbehebung

Keine Benachrichtigungen erhalten?

• Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen im Employee Hub
• Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse korrekt ist
• Stellen Sie sicher, dass die Slack-Integration verbunden ist
• Prüfen Sie Spam-/Junk-Ordner auf E-Mails

Genehmigungsanfragen nicht sichtbar?

• Stellen Sie sicher, dass Sie in der Richtlinie als Genehmiger zugewiesen sind
• Prüfen Sie, ob Sie die richtigen Salesforce-Berechtigungen haben
• Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie aktiviert ist
• Bestätigen Sie, dass die Anfrage den Richtlinienkriterien entspricht

Aktionsschaltflächen werden nicht angezeigt?

• Sie sind möglicherweise nicht der aktuelle Genehmiger (prüfen Sie den Genehmigungspfad)
• Die Anfrage ist möglicherweise bereits genehmigt/abgelehnt
• Sie sehen möglicherweise eine historische Anfrage an
• Prüfen Sie, ob die Richtlinie geändert wurde

Genehmigung unerwartet übertragen?

• Dies passiert, wenn sich Managerzuweisungen ändern
• Prüfen Sie den aktuellen Manager des Mitarbeiters
• Überprüfen Sie den Verlauf des Genehmigungspfads
• Alte Zuweisungen werden als „Skipped“ angezeigt