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Lizenzen hinzufügen und zuweisen

Das Verwalten von Lizenzen in flair ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Salesforce- und Employee Hub-Funktionen zu steuern. Dieser Leitfaden behandelt das Hinzufügen, Zuweisen und Verwalten von Lizenzen für Ihr Unternehmen.

Überblick​

flair bietet verschiedene Arten von Lizenzen:

  • Salesforce-Lizenzen: Erforderlich für Benutzer, die Zugriff auf flair-Funktionen in Salesforce benötigen
  • Employee Hub-Lizenzen: Erforderlich für Mitarbeiter, um auf den Employee Hub zuzugreifen
  • Administrator-Lizenzen: Spezielle Lizenzen für Benutzer, die administrativen Zugriff benötigen

Neue Salesforce-Lizenzen hinzufügen​

Das Erstellen neuer flair-Lizenzen bietet Flexibilität bei der Verwaltung der wachsenden Anzahl von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, nahtlos auf steigende Mitarbeiterzahlen zu reagieren und neuen Teammitgliedern bei Bedarf Zugriff zu gewähren.

Aktivierung der flair API-Funktion​

Um neue flair-Lizenzen hinzuzufügen, müssen Benutzer sich zuerst in der flair HR-App anmelden und die folgenden Schritte ausführen.

ℹ️ Bitte beachten Sie: Sie müssen möglicherweise diese Schritte ausführen, um Remote Site Settings zu aktivieren und sicherzustellen, dass flair Recruiting und der Employee Hub ordnungsgemäß funktionieren.

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Setup) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms
  2. Geben Sie in der Schnellsuche (Quick Find) auf der linken Seite der Setup-Seite „Remote“ ein und klicken Sie in den Suchergebnissen auf Remote Site Settings

  1. Suchen Sie auf der Seite Remote Site Settings den Remote Site Name, der sich auf die Flair API bezieht
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Edit) neben dem Eintrag Flair_API

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Active, um die Flair API zu aktivieren, und klicken Sie auf Save, um die Änderungen zu speichern

Neue Lizenzen hinzufügen​

Sobald die Flair API-Funktion aktiviert ist, können Sie mit dem Hinzufügen neuer Lizenzen über die HR-App fortfahren:

  1. Melden Sie sich in der flair HR-App auf Salesforce an
  2. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf HR Admin und öffnen Sie dann den Reiter Billing

  1. Auf dem Reiter Billing sehen Sie Ihre aktiven Lizenzen. Der Plan, den Sie erworben haben, wird durch eine blaue Ecke gekennzeichnet
  2. Klicken Sie auf das „+“-Symbol im Bereich Quantity, um eine neue Lizenz hinzuzufügen

  1. Klicken Sie anschließend auf Update Subscription, um die neue Lizenz hinzuzufügen

Indem Sie diesen Schritten folgen, können Sie die Flair API-Funktion aktivieren und neue flair-Lizenzen bequem hinzufügen.

Employee Hub-Lizenzen hinzufügen​

So fügen Sie neue Lizenzen für den Employee Hub hinzu:

  1. Gehen Sie zu HR → HR Admin → Billing
  2. Sie haben die Möglichkeit, mit dem +-Symbol selbstständig Lizenzen hinzuzufügen
Image

Abrechnung​

Neue Lizenzen werden automatisch bis zum Ende Ihrer Vertragslaufzeit berechnet. Rechnungen werden automatisch versendet – es ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich.

Lizenzen an Benutzer zuweisen​

Wenn Sie einem Salesforce-Benutzer Zugriff auf das flair-Paket geben möchten, müssen Sie ihm zuerst Lizenzen zuweisen.

Schritte zum Zuweisen von Lizenzen​

  1. Gehen Sie zu Setup in Ihrer Salesforce Org und suchen Sie nach Installed Packages

  1. Suchen Sie das flair.hr-Paket in der Liste und klicken Sie auf Manage Licenses

  1. Klicken Sie dann auf Add Users, um einem Salesforce-Benutzer eine flair-Lizenz zuzuweisen

Nachdem Sie diesen Schritten gefolgt sind, können Sie Benutzern Zugriff auf flair in Salesforce geben.

Administrator-Lizenzen zuweisen​

Bestimmte Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Administrator-Lizenzen für Benutzer zu definieren und zu verwalten. Im Folgenden wird erklärt, wie Lizenzen zugewiesen werden und was zu beachten ist, wenn ein Administrator das Unternehmen verlässt.

Für Benutzer mit Salesforce-Zugriff​

Wenn der Benutzer Salesforce-Zugriff hat, benötigt er nur die flair HR Admin License, um Administratorrechte zu erhalten.

Für Benutzer ohne Salesforce-Zugriff​

Wenn der Benutzer keinen Salesforce-Zugriff hat, ist die flair.force Admin License erforderlich, um Adminrechte innerhalb von flair zu aktivieren.

Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter übertragen​

Wenn ein Administrator das Unternehmen verlässt, kann seine Lizenz einfach auf einen neuen Mitarbeiter übertragen werden:

  • Der Datensatz des ehemaligen Mitarbeiters (oder Benutzers) kann für historische und administrative Zwecke im System verbleiben
  • Wichtig: Der Datensatz des ehemaligen Mitarbeiters sollte ein Beendigungsdatum in der Vergangenheit haben. Dies stellt sicher, dass die Lizenz freigegeben wird und einem anderen Benutzer zugewiesen werden kann

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Administrator-Lizenzen effizient genutzt werden und nahtlos auf neue Benutzer übertragen werden können, ohne vorhandene Daten zu verlieren.

Lizenzen kündigen​

Um Lizenzen zu kündigen oder den Betrag einer Rechnung zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Lizenzen kündigen​

  1. Senden Sie eine E-Mail an support@flair.hr und geben Sie an, dass Sie eine bestimmte Anzahl von Lizenzen kündigen möchten
  2. Eine Benachrichtigung zwei Wochen im Voraus ist erforderlich vor dem Monatsende
  3. Die Lizenzanzahl wird bis zum Ende des aktuellen Monats auf die gewünschte Menge reduziert
  4. Ihr nächstes Jahresabonnement wird den reduzierten Rechnungsbetrag widerspiegeln

Wichtige Hinweise​

  • Lizenzkündigungen erfordern zwei Wochen Kündigungsfrist vor dem Monatsende
  • Die Reduzierung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam
  • Ihre nächste Rechnung wird die reduzierte Anzahl von Lizenzen widerspiegeln
  • Abrechnungsanpassungen werden automatisch verarbeitet

Bei Fragen zu Lizenzkündigungen oder Rechnungsänderungen wenden Sie sich bitte an support@flair.hr.

Fehlerbehebung bei Lizenzzuweisungs-E-Mails​

Wenn die Monitoring Integration in flair HR Admin aktiviert ist, erhalten Administratoren alle 30 Minuten E-Mail-Benachrichtigungen, wann immer eine flair-Lizenz zugewiesen wird – entweder an einen anderen Benutzer oder an den Administrator selbst.

Dies ist eine Sicherheitsfunktion, die entwickelt wurde, um Admins im Falle unbefugter Lizenzzuweisungen durch andere Admins oder Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen zu warnen.

Wann treten die E-Mails auf?​

Die E-Mails werden gesendet:

  • Alle 30 Minuten, wenn Lizenzen zugewiesen werden
  • An Administratoren, die die Monitoring Integration aktiviert haben
  • Bei jeder Lizenzzuweisungsaktivität im System

Lösungsoptionen​

Wenn diese E-Mails nicht gewünscht sind, gibt es zwei Optionen:

  1. Monitoring Integration deaktivieren: Deaktivieren Sie die Funktion in den flair HR Admin-Einstellungen.
  2. Berechtigungen anpassen: Überprüfen und passen Sie Berechtigungen an, um einzuschränken, wer Lizenzen zuweisen kann, wodurch die Häufigkeit dieser Benachrichtigungen reduziert wird.

Empfehlung​

Wir empfehlen, die Monitoring Integration aus Sicherheitsgründen aktiviert zu lassen, da sie hilft, unbefugte Lizenzzuweisungen zu erkennen. Wenn die Häufigkeit der E-Mails jedoch störend ist, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen oder Ihre Lizenzzuweisungsprozesse überprüfen.

Support​

Wenn die E-Mails auch nach der Deaktivierung weiterhin auftreten oder wenn Sie Fragen zur Konfiguration haben, kontaktieren Sie bitte das flair Support Team, indem Sie auf die Benachrichtigungs-E-Mail antworten oder ein Support-Ticket eröffnen.