Employee Hub konfigurieren

Konfigurieren Sie, wie Mitarbeiter auf den flair Employee Hub zugreifen und ihn verwenden. Dieser Leitfaden behandelt Domänen, Sitzungssicherheit, Navigation, Datenlayouts, Einladungen, mehrere Hubs und Testumgebungen.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins und Salesforce-Admins, die den Employee Hub in der flair HR App und in Salesforce Setup konfigurieren.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass der Employee Hub für Ihre Organisation aktiviert ist.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Employee-Hub-Einstellungen, Salesforce-Objekte, Permission Sets und Flows verwalten können.
• Beziehen Sie Ihren Customer Success Manager ein, wenn Sie erstmals mehrere Employee Hubs konfigurieren.

Employee-Hub-Domäne festlegen

1. Öffnen Sie die flair-App in Salesforce und verwenden Sie den App Launcher (⋮⋮ Raster-Symbol) oder die Navigationsleiste, um die Seite HR Admin zu finden.

2. Klicken Sie im Abschnitt Employee Hub auf Settings.

3. Wählen Sie Domain aus den Optionen auf der linken Seite. Geben Sie den Domänennamen für den Employee Hub Ihres Unternehmens in das Feld Domain ein, z. B. IHREFIRMA.hub.flair.hr. Klicken Sie dann auf Update Domain.

   tipp

   Geben Sie nur die Domäne nach https:// ein. Wenn Sie https:// in Domain eingeben, tritt ein Fehler auf.

Zeitüberschreitung bei Inaktivität im Employee Hub festlegen

Der Employee Hub meldet inaktive Benutzer zum Schutz des Zugriffs ab. Wenn Inactivity Timeout leer ist, beträgt die Standardzeit 15 Minuten. Die Einstellung gilt für alle Employee-Hub-Benutzer.

1. Öffnen Sie in der flair HR App HR Admin.

2. Wählen Sie im Tab General unter Employee Hub die Option Settings aus.

   

3. Wählen Sie im linken Menü Security aus.

4. Geben Sie unter Inactivity Timeout die Anzahl inaktiver Minuten bis zur Abmeldung ein, beispielsweise 15, 30 oder 60.

5. Klicken Sie auf Save.

   

warnung

Die aktuellen Sicherheitsvorgaben erfordern eine Sitzungszeitüberschreitung und erlauben keine Deaktivierung. Verwenden Sie eine positive Dauer.

Funktionsmenü des Employee Hub anpassen

Um zu beginnen, gehen Sie zur Seite Employee Hub Features in Ihrer flair HR-App. Um diese zu finden, suchen Sie einfach im Salesforce App Launcher nach Employee Hub.

Klicken Sie auf New, um das linke Seitenmenü im Employee Hub anzupassen. Sie sehen nun ein Popup-Fenster mit zwei Abschnitten: Information und Features.

Im Abschnitt Information können Sie Ihrer benutzerdefinierten Menüansicht einen Namen geben, z. B. Standardansicht. Sie können auch auswählen, welche Mitarbeiter diese Ansicht sehen, indem Sie nach Abteilungen, Entitäten und Standorten suchen oder einzelne Mitarbeiter auswählen. Wenn Sie keine Mitarbeiter auswählen, wird diese Menüansicht auf alle Mitarbeiter angewendet.

Im Abschnitt Features können Sie Kontrollkästchen auswählen, um bestimmte Funktionen auszublenden. Wenn beispielsweise nur bestimmte Teams in Ihrer Organisation Zugriff auf den Schichtplaner benötigen, können Sie diese Funktion für Teams ausblenden, die nicht im Schichtdienst arbeiten.

Eine weitere Möglichkeit, das Employee Hub-Menü für ein bestimmtes Büro oder einen bestimmten Standort zu konfigurieren, besteht darin, zur Seite Locations in der flair HR App zu gehen.

Wählen Sie einen Standort aus und scrollen Sie zum Ende der Seite, um anzupassen, welche Employee Hub-Funktionen für Mitarbeiter sichtbar sind, die diesem Standort zugewiesen sind. Sie können dasselbe auch für einzelne Mitarbeiter über den Reiter Employee Hub Features im Profil eines Mitarbeiters in flair HR tun.

Benutzerdefinierte Employee-Hub-Navigation hinzufügen

Fügen Sie Links zur Seitenleiste, zu einer Dashboard-Karte Quick Links oder zum Profilmenü hinzu. Ein Navigationselement kann eine externe URL öffnen, einen eingebetteten Salesforce Flow ausführen oder eine benutzerdefinierte Lightning Web Component laden.

1. Öffnen Sie in der flair HR App über den App Launcher (Rastersymbol ⋮⋮) Hub Element Definitions.
2. Klicken Sie auf New.
3. Wählen Sie aus, wo das Element angezeigt wird: in der Seitenleiste, unter Quick Links oder im Profilmenü.
4. Geben Sie ein Label ein.
5. Wählen Sie, sofern verfügbar, ein Symbol aus.
6. Legen Sie als Ziel eine externe URL, einen eingebetteten Salesforce Flow oder eine benutzerdefinierte Lightning Web Component fest.
7. Optional: Weisen Sie zusammengehörige Elemente derselben Gruppe zu. Gruppierte Elemente werden direkt im Menü aufgeklappt.
8. Wählen Sie die Mitarbeiter, Abteilungen, Entitäten oder Standorte aus, die das Element sehen können. Lassen Sie die Zielgruppe leer, damit es für alle sichtbar ist.
9. Speichern Sie das Element. Es wird für die ausgewählte Zielgruppe im Employee Hub angezeigt.

Mehrere Employee Hubs konfigurieren

Eine Organisation mit mehreren Marken oder rechtlichen Entitäten kann separate Employee Hubs aus einer flair-Salesforce-Organisation betreiben. Jeder Hub-Datensatz besitzt eine eigene Domäne, Anmeldeseite, ein eigenes Logo, Anmeldebild und Entitätszuweisungen.

Die Entität eines Mitarbeiters bestimmt seinen Hub. Die Anmeldeweiterleitung und Benachrichtigungslinks in Slack und E-Mails verwenden den zugewiesenen Hub des Empfängers. Organisationen mit nur einem Employee Hub sind davon nicht betroffen.

1. Erstellen Sie für jede Marke oder rechtliche Entität einen Hub-Datensatz und eine Domäne, beispielsweise acme.hub.flair.hr und globex.hub.flair.hr.
2. Laden Sie für jeden Hub das Logo und das Anmeldebild hoch.
3. Legen Sie in jedem Entity-Datensatz unter Hub den Hub fest, den die Mitarbeiter verwenden. Mitarbeiter übernehmen den Hub ihrer Entität.
4. Markieren Sie einen Hub als Standard für Mitarbeiter ohne konkrete Entitätszuweisung.
5. Optional: Konfigurieren Sie für jeden Hub einen eigenen SSO-Anbieter. Legen Sie im SAML-SSO-Konfigurationsdatensatz unter Hub fest, dass diese Anmeldeoption auf einen Hub beschränkt ist.

Nach der Einrichtung leitet flair jeden Mitarbeiter zu dem seiner Entität zugewiesenen Hub weiter. Wenn ein Logo oder Banner fehlt, prüfen Sie die Zuweisung Entity → Hub.

Sandbox mit einem Test-Employee Hub verbinden

Es ist möglich, den Employee Hub zu Testzwecken zu nutzen. Sie müssen ihn lediglich aus der Sandbox-Umgebung heraus aktivieren.

1. Klicken Sie in Salesforce oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup

2. Navigieren Sie im linken Menü zu Administration → Users → Users

3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Benutzers, scrollen Sie nach unten zu Permission Set Assignments und klicken Sie auf Edit Assignments

4. Fügen Sie den Flair Hub zu den Enabled Permission Sets hinzu und klicken Sie auf Save

Sobald das Flair Hub Permission Set zugewiesen ist, wird die Sandbox-Umgebung mit dem Test-Employee Hub verbunden, sodass Sie die Employee Hub-Funktionalität in einer sicheren Umgebung testen können.

Datenlayout des Employee Hub konfigurieren

In diesem Leitfaden werden wir uns die verschiedenen Möglichkeiten ansehen, das Layout des Abschnitts „Persönliche Daten“ für Mitarbeiter sowie die Ansicht des Managers auf die persönlichen Daten seines Teams im Employee Hub anzupassen.

Datenlayout erstellen

Der erste Schritt besteht darin, die flair HR-App in Salesforce zu öffnen und dann das Salesforce-Setup zu öffnen, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken und Setup wählen.

Verwenden Sie die Schnellsuche-Leiste im linken Bereich, um den Object Manager zu finden. Suchen Sie mit der Schnellsuche im oberen Bereich nach employee und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt Employee aus.

Wählen Sie Page Layouts in der linken Menüliste. Klicken Sie dann auf New.

Wir empfehlen, mit einem bestehenden Seitenlayout zu beginnen. Wählen Sie dazu Employee Layout im Dropdown-Menü Existing Page Layout. Dadurch wird das bestehende Employee Hub-Layout geklont, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.

Der Page Layout Name ist wichtig. Der Name, den Sie eingeben, bestimmt, auf welche Ansicht Ihr benutzerdefiniertes Layout angewendet wird: Mitarbeiteransicht oder Manageransicht.

Mitarbeiteransicht

Der Abschnitt „Persönliche Daten“ des Employee Hub ist der Ort, an dem Mitarbeiter ihre eigenen Details einsehen und bearbeiten können.

Um das Standardlayout des Abschnitts „Persönliche Daten“ des Employee Hub anzupassen, geben Sie beim Erstellen eines neuen Seitenlayouts den Page Layout Name Employee Hub ein.

Manageransicht

Manager können die persönlichen Daten ihrer Teammitglieder einsehen, indem sie Mitarbeiter aus dem Bereich People des Employee Hub auswählen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr benutzerdefiniertes Seitenlayout auf diese Manageransicht angewendet wird, geben Sie beim Erstellen eines neuen Seitenlayouts den Page Layout Name Employee Hub Manager ein.

Datenlayout anpassen

Sobald Sie einen Page Layout Name gewählt und auf Save geklickt haben, können Sie mit der Anpassung des Seitenlayouts beginnen.

Oben auf dem Bildschirm sehen Sie ein graues Panel mit Komponenten wie Fields und Buttons, die Sie zu Ihrem Seitenlayout hinzufügen können. Die ausgeblendeten Elemente sind bereits Teil Ihres Layouts; wenn Sie darauf klicken, wird ihre Position innerhalb Ihres Layouts angezeigt.

Sie können Fields per Drag & Drop aus dem grauen Panel ziehen, um sie zu Ihrem Seitenlayout hinzuzufügen. Sie können auch Felder, die bereits Teil Ihres Layouts sind, per Drag & Drop verschieben, um ihre Position auf der Seite zu ändern. Ein Doppelklick auf ein Feld gibt Ihnen die Möglichkeit, das Feld schreibgeschützt oder erforderlich zu machen. Sie können auch auf das Minuszeichen neben einem Feld klicken, um es aus Ihrem Layout zu entfernen.

hinweis

Employee-Hub-Datenlayouts unterstützen einfache Feldtypen wie Text, Zahlen, Kontrollkästchen und Auswahllisten.

Klicken Sie abschließend oben links im grauen Bereich auf Save. Jetzt wird Ihr benutzerdefiniertes Layout auf den Employee Hub angewendet.

Layout für einen Record Type konfigurieren

Sie können auch benutzerdefinierte Layouts für bestimmte Record Types erstellen, die Sie in Salesforce erstellt haben. Beispielsweise haben Sie möglicherweise unterschiedliche Record Types für bestimmte Unternehmensstandorte wie Global, Germany und Italy.

Wenn Sie eine andere Ansicht für deutsche Mitarbeiter anzeigen möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Record Type Name Germany zu Ihrem Page Layout Name hinzufügen.

Der Page Layout Name muss dieser Namenskonvention folgen: Employee Hub: RecordTypeName oder Employee Hub Manager: RecordTypeName. Sie müssen RecordTypeName durch den genauen Namen eines Record Type ersetzen, den Sie in Salesforce erstellt haben.

Im obigen Beispiel wäre der Page Layout Name für deutsche Mitarbeiter Employee Hub: Germany. Wenn Sie die Manageransicht in Deutschland ändern möchten, wäre der korrekte Page Layout Name Employee Hub Manager: Germany.

Wenn bereits ein Layout existiert und ein neues erstellt wird, was bestimmt, welches verwendet wird?

Der Name bestimmt, welches verwendet wird (z. B. „Employee Hub“). Bitte beachten Sie, dass Sie die alten löschen oder umbenennen müssen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Wie werden Layouts für verschiedene Record Types zugewiesen?

Die Layouts werden nach Record Type zugewiesen. Dies kann zum Beispiel Global oder Switzerland sein. Somit sollte das Layout Employee Hub: Global oder Employee Hub: Switzerland heißen.

Namen eines Datenlayout-Abschnitts übersetzen

Der Employee Hub zeigt für jeden Datenlayout-Abschnitt das Abschnittslabel des Page Layout als Überschrift an. Damit eine Abschnittsüberschrift pro Mitarbeitersprache übersetzbar wird, ersetzen Sie das Abschnittslabel durch den Namen eines Salesforce Custom Label.

1. Geben Sie in Salesforce Setup unter Quick Find den Begriff Custom Labels ein.
2. Öffnen Sie Custom Labels und klicken Sie auf New Custom Label.
3. Geben Sie unter Name einen API-Namen ohne Leerzeichen ein, den Sie auch als Abschnittslabel verwenden, zum Beispiel Personal_Information.
4. Geben Sie unter Value die Abschnittsüberschrift in der Standardsprache der Organisation ein.
5. Klicken Sie auf Save.
6. Benennen Sie den Abschnitt im Datenlayout in denselben Wert um, den Sie unter Name eingegeben haben, zum Beispiel Personal_Information.
7. Übersetzen Sie das Custom Label für jede Sprache, die Ihre Organisation unterstützt.

hinweis

Wenn kein Custom-Label-Name mit dem Abschnittslabel übereinstimmt, zeigt der Employee Hub stattdessen das literale Abschnittslabel des Page Layout an.

Neue Mitarbeiter automatisch in den Employee Hub einladen

Der Salesforce Flow Builder ermöglicht es Ihnen, viele verschiedene Bedingungen zu definieren, die automatisch bestimmte Aktionen auslösen. In diesem Beispiel erstellen wir einen Flow, der eine Hub-Einladung sendet, sobald die Firmen-E-Mail eines Mitarbeiters aktualisiert wird.

Gehen Sie zunächst zur Seite Employee in der flair HR-App, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Edit Object.

Scrollen Sie in der linken Navigationsleiste nach unten und klicken Sie auf Flow Triggers.

Klicken Sie auf die Schaltfläche New Flow, um mit der Erstellung Ihres Flows zu beginnen. Wenn Sie über die oben genannten Schritte zum Flow Builder navigiert sind, sollte das Feld Object bereits mit Employee vorausgefüllt sein. Wählen Sie unter Configure Trigger die Option „Trigger the flow when a record is updated“.

Wählen Sie als Nächstes unter Set Entry Conditions die Option All Conditions Are Met (AND) im Dropdown-Menü Condition Requirements. Wählen Sie die folgenden Bedingungen aus:

Field:flair__Company_Email__c Operator: Is Changed Value: True

Klicken Sie nun auf Done.

Als Nächstes sehen Sie Ihren neuen Flow im Flow Builder. Klicken Sie auf den Kreis zwischen Run Immediately und End, um ein neues Element hinzuzufügen. Wählen Sie dann Action.

Suchen Sie über die Suchleiste die Aktion Invite Employee To Hub. Dann können Sie Ihrer Aktion ein Label geben – zum Beispiel Hub-Einladung – und bei Bedarf eine Description hinzufügen. Der API Name wird automatisch basierend auf Ihrem Label ausgefüllt.

Klicken Sie unter „Set Input Values for the Selected Action“ auf den Schalter, damit Employee IDs enthalten sind. Wählen Sie im Feld employeeIDs $Record und dann Record ID aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie dann auf Done.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Flow zu speichern. Klicken Sie oben rechts auf Save und geben Sie Ihrem Flow ein Label. Das Feld Flow API Name wird automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf Save, um zum Flow Builder zurückzukehren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Activate, um Ihren neuen Flow zu starten.

Wenn Sie nun das Feld Company Email für einen Mitarbeiter aktualisieren, erhält dieser automatisch eine Hub-Einladung an diese neue E-Mail-Adresse.

Fehlerbehebung

Ein Einladungslink kann nicht kopiert werden

Stellen Sie sicher, dass Lightning Web Security (LWS) aktiviert ist. LWS steuert, ob der Einladungslink kopiert werden kann, nicht aber, ob Salesforce die Einladungs-E-Mail sendet.

Mitarbeiter erhalten keine Einladungs-E-Mails

• Wenn keine Benachrichtigungen eintreffen, prüfen Sie E-Mail-Authentifizierung und -Zustellbarkeit einschließlich DKIM und SPF.
• Wenn andere Benachrichtigungen eintreffen, aber keine Hub-Einladungen, prüfen Sie die Berechtigungen des aktuellen Benutzers. Hub-Einladungen verwenden dessen Berechtigungen.
• Verwenden Sie Reset Password im Employee Hub als Diagnoseschritt. Passwortzurücksetzungen werden im Kontext des Integration Users ausgeführt.

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an flair Support.

Mitarbeiter können sich nicht im Employee Hub oder in der Mobile App anmelden

1. Testen Sie die Anmeldung in Google Chrome, um ein browserspezifisches Problem auszuschließen.
2. Aktivieren Sie Cookies und JavaScript.
3. Leeren Sie den Browser-Cache.
4. Stellen Sie sicher, dass der Integration User aktiv ist und über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
5. Wenn Ihre Organisation SSO verwendet, stellen Sie sicher, dass die SSO-Konfiguration des Mitarbeiters aktiv ist.
6. Achten Sie darauf, dass die Groß- und Kleinschreibung der Anmelde-E-Mail mit der E-Mail im Mitarbeiterdatensatz übereinstimmt.
7. Senden Sie die Einladung über den Mitarbeiterdatensatz in Salesforce erneut.
8. Stellen Sie sicher, dass der zugrunde liegende Salesforce-Benutzer aktiv ist.

Eine E-Mail zur Passwortzurücksetzung enthält keinen Zurücksetzungslink

SSO-Benutzer authentifizieren sich über den Identity Provider und verwenden kein flair-Passwort. Daher enthalten ihre E-Mails keinen Link zur Passwortzurücksetzung. Verweisen Sie den Mitarbeiter auf das SSO-Portal Ihrer Organisation. Wenn SSO nicht vorgesehen ist, prüfen Sie die SSO-Einstellungen des betroffenen Mitarbeiters.

Die SSO-Option fehlt

Mitarbeiter müssen die unternehmensspezifische Domäne verwenden, beispielsweise https://ihrunternehmen.hub.flair.hr/login. Die allgemeine URL https://hub.flair.hr/ unterstützt die SSO-Konfiguration einer Organisation nicht. Unter Single Sign-on für den Employee Hub konfigurieren erfahren Sie, wo Sie die Domäne finden.

Salesforce verwendet das falsche Employee-Hub-Datenlayout

Der Name des Page Layout bestimmt, welches Employee-Hub-Layout Salesforce verwendet. Wenn mehrere Layouts einen Namen wie Employee Hub besitzen, benennen Sie nicht mehr benötigte Layouts um oder löschen Sie sie.

Fügen Sie bei datensatzspezifischen Layouts den genauen Namen des Record Type ein. Verwenden Sie beispielsweise Employee Hub: Global oder Employee Hub: Switzerland.

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• Berechtigungen und Zugriffskontrolle verwalten