Anträge & Genehmigungen

Dieser umfassende Leitfaden beschreibt den vollständigen Abwesenheitsworkflow – vom Beantragen von Abwesenheit über die Genehmigung von Anträgen bis hin zum Verständnis Ihres Saldos und zur Verwaltung von Ansprüchen.

Eine Abwesenheit beantragen

Unser Self-Service-Employee Hub ist der Ort, an dem Sie jede Art von Abwesenheit beantragen können – einschließlich Urlaub, Krankheitsurlaub oder sogar Abwesenheitsereignisse wie Geschäftsreisen. Sie können außerdem Ihre bisherigen und kommenden Abwesenheiten, Ihren verbleibenden Saldo sowie Abwesenheiten von Kollegen einsehen.

Sie können Ihre Abwesenheiten auch über die flair Mobile App für iOS und Android verwalten.

Es gibt zwei einfache Wege, eine Abwesenheit im Employee Hub zu beantragen:

Dashboard: Das Employee Hub-Dashboard enthält ein Widget, das Ihnen Ihre bevorstehenden Abwesenheiten anzeigt. Klicken Sie auf das Plus-Symbol +, um eine neue Abwesenheit zu beantragen.

Tab „Abwesenheiten“: Wenn Sie im linken Menübereich „Abwesenheiten“ auswählen, öffnet sich Ihre Abwesenheitsübersicht. Wenn Sie keine geplanten Abwesenheiten haben, können Sie auf Add an Absence klicken, um Abwesenheit zu beantragen. Alternativ können Sie auf der rechten Seite des Bildschirms eine Abwesenheitskategorie aus der Liste auswählen und auf New Absence klicken.

Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, öffnet sich ein neues Panel auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.

• Absence Group: Wenn Ihre Organisation viele verschiedene Arten von Abwesenheit anbietet, können diese in Gruppen sortiert sein. Beispiele für Gruppen könnten Standard Leave, Additional Leave und eine Gruppe für Fälle sein, in denen Sie zwar nicht im Büro sind, aber dennoch arbeiten, z. B. Geschäftsreisen und Homeoffice. Im oberen Dropdown-Menü können Sie eine dieser Gruppen auswählen.
• Absence Type: Im zweiten Dropdown-Menü können Sie einen Abwesenheitstyp aus der ausgewählten Gruppe auswählen. Wenn der Abwesenheitstyp nicht unlimited ist, sehen Sie außerdem, wie viele Tage Ihnen verbleiben.

• Period: Klicken Sie auf die leeren Felder neben From und To, um die Daten Ihres Abwesenheitsantrags auszuwählen. Für halbtägige Abwesenheiten können Sie eine Tageszeit auswählen, indem Sie Morning, Lunch oder Evening auswählen.
• Note: Hier können Sie zusätzliche Hinweise für den Abwesenheitsmanager hinzufügen.
• Days Used: Nachdem Sie die Daten Ihrer Abwesenheit eingegeben haben, erscheint eine Nachricht, die zusammenfasst, wie viele Abwesenheitstage Sie nutzen werden und aus welchem Zeitraum. Wenn Sie auf Show More klicken, erhalten Sie eine detaillierte Ansicht, wie dies berechnet wird und wie viele Abwesenheitstage Ihnen verbleiben.
• Video Message: Wenn Sie auf Start Recording klicken, können Sie außerdem eine Videonachricht aufnehmen, um Ihren Abwesenheitsantrag persönlicher zu gestalten.

Um Ihren Abwesenheitsantrag einzureichen, klicken Sie auf Create. Je nach Unternehmensrichtlinie wird Ihr Antrag dann zur Genehmigung an Ihre(n) Abwesenheitsmanager gesendet.

Mehrtägige stündliche Abwesenheiten

Bei stündlichen Abwesenheitskategorien können Sie Abwesenheiten erstellen, die sich über mehrere Tage erstrecken, wobei für jeden Tag unterschiedliche Start- und Endzeiten festgelegt werden können. Das ist nützlich, wenn Sie über mehrere Tage Abwesenheit benötigen, aber an jedem Tag unterschiedliche Stunden.

Eine mehrtägige stündliche Abwesenheit erstellen:

1. Wählen Sie im Dropdown Absence Type eine stündliche Abwesenheitskategorie aus
2. Wählen Sie Ihre From- und To-Daten aus (die Abwesenheit erstreckt sich über mehrere Tage)
3. Ein Abschnitt Daily Time Schedule erscheint und zeigt jeden Tag in Ihrem Abwesenheitszeitraum
4. Legen Sie für jeden Tag die Start- und End-Zeiten fest
5. Das System berechnet automatisch die Stunden für jeden Tag und zeigt die Gesamtsumme an

Apply to All verwenden:

Wenn Sie für alle Tage dieselben Start- und Endzeiten festlegen möchten:

1. Legen Sie die Zeiten für einen Tag fest
2. Klicken Sie auf Apply to All
3. Dieselben Zeiten werden auf alle Tage im Abwesenheitszeitraum angewendet

Validierung:

• Das System validiert Ihren Abwesenheitsantrag automatisch, wenn Sie Änderungen vornehmen
• Es prüft, ob sich Abwesenheiten an denselben Tagen überschneiden
• Es überprüft, ob ausreichend Abwesenheitsguthaben verfügbar ist
• Nicht-Arbeitstage (Wochenenden, Feiertage) zeigen null abgezogene Stunden

Mehrtägige stündliche Abwesenheiten anzeigen:

Nachdem Sie eine mehrtägige stündliche Abwesenheit erstellt haben, sehen Sie statt der standardmäßigen Zeitanzeige eine Schaltfläche Variable Times. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Seitenpanel mit:

• jedem Tag im Abwesenheitszeitraum
• Start- und Endzeiten für jeden Tag
• Anzahl der pro Tag abgezogenen Stunden

Wo mehrtägige stündliche Abwesenheiten unterstützt werden:

Mehrtägige stündliche Abwesenheiten mit variablen Zeiten werden unterstützt in:

• Employee Hub-Kalenderansicht (Mouseover, um Details zu sehen)
• Colleagues-Ansicht
• Shift Planner (sowohl tägliche als auch stündliche Ansicht)
• Abwesenheitsdetailseiten
• Salesforce-Abwesenheitsdatensätzen

Mehrtägige stündliche Abwesenheiten bearbeiten:

HR-Manager können mehrtägige stündliche Abwesenheiten in Salesforce bearbeiten:

1. Öffnen Sie den Abwesenheitsdatensatz
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Variable Times
3. Ändern Sie Start- und Endzeiten für einzelne Tage
4. Verwenden Sie Apply to All, um alle Tage auf einmal zu aktualisieren
5. Klicken Sie auf Save

Das System führt nach jeder Änderung erneut eine Validierung durch, um die Genauigkeit sicherzustellen.

info

Wenn sich Ihr Abwesenheitsantrag mit einer anderen geplanten Abwesenheit überschneidet, sehen Sie eine rote Nachricht, die Sie über die sich überschneidenden Daten informiert.

Ihre kommende geplante Abwesenheit wird nun auf dem Employee Hub-Dashboard und in der Abwesenheitsübersicht angezeigt. Wenn Ihr Antrag genehmigt werden muss, sehen Sie hier den Genehmigungsstatus. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung im Hub und per E-Mail, wenn Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Wenn Sie auf das Sprechblasensymbol klicken, können Sie Kommentare lesen und darauf antworten. Wenn Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken, haben Sie – sofern Ihre Unternehmensrichtlinie das Löschen erlaubt – die Option, den Antrag zu löschen.

Abwesenheitsdateien bearbeiten

Bei bestimmten Abwesenheitsarten können Sie die hochgeladenen Dateien bearbeiten, nachdem die Abwesenheit erstellt wurde. Das ist nützlich, wenn Sie ein Dokument (z. B. ein ärztliches Attest) durch eine aktualisierte Version ersetzen müssen.

Wann können Sie Dateien bearbeiten:

Das Bearbeiten von Dateien ist derzeit nur für Abwesenheiten verfügbar, die beide folgenden Kriterien erfüllen:

• Do not require approval (automatisch genehmigte Abwesenheiten)
• Require document upload (z. B. medizinische Bescheinigungen, ärztliche Atteste)

Wenn Ihre Abwesenheit diese Kriterien erfüllt, sehen Sie beim Anzeigen der Abwesenheitsdetails eine Schaltfläche Edit.

So bearbeiten Sie Abwesenheitsdateien:

1. Öffnen Sie die Abwesenheit, die Sie bearbeiten möchten, in Ihrer Abwesenheitsübersicht
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit (sie erscheint nur, wenn die Abwesenheit die oben genannten Kriterien erfüllt)
3. Das Edit-Modal öffnet sich und zeigt das Abwesenheitsformular
4. Alle Formularfelder sind deaktiviert – außer dem Feld für den Datei-Upload
5. Laden Sie eine neue Datei hoch, um die vorhandene zu ersetzen
6. Klicken Sie auf Save, um die Abwesenheit zu aktualisieren

Wichtige Hinweise:

• Status bleibt unverändert: Das Bearbeiten der Datei ändert den Status der Abwesenheit nicht – sie bleibt im aktuellen Zustand (z. B. Approved, Auto-approved)
• Nur Dateien können bearbeitet werden: Derzeit können Sie nur die hochgeladene Datei ändern. Andere Felder wie Daten, Abwesenheitstyp und Notizen können nicht bearbeitet werden
• Zukünftige Erweiterungen: Vollständige Bearbeitungsmöglichkeiten für alle Abwesenheitsfelder werden in einem zukünftigen Update verfügbar sein

Abwesenheitssaldo-Widget

In der Abwesenheitsübersicht können Sie über das ausklappbare Menü auf der rechten Seite des Bildschirms eine detaillierte Zusammenfassung Ihres verbleibenden Anspruchs für eine bestimmte Abwesenheitsart ansehen. Sehen wir uns dieses Beispiel an.

Absence Period: In den meisten Fällen ist dies ein Kalenderjahr, kann jedoch je nach Unternehmensrichtlinie abweichen. Sie können vergangene und zukünftige Abwesenheitsansprüche anzeigen, indem Sie auf Previous Period und Next Period klicken.

Days Available: Diese Zahl zeigt, wie viele Tage (oder bei stündlichen Abwesenheitskategorien: Stunden) Ihnen noch verbleiben.

Accrued: Das ist die Gesamtzahl der Tage (oder Stunden), die in diesem Zeitraum zu Ihrem Anspruch hinzugefügt wurden.

Taken: Wie viele Tage (oder Stunden) Abwesenheit Sie in diesem Zeitraum bereits genommen haben.

Scheduled: Wie viele Tage (oder Stunden) Abwesenheit beantragt wurden. Anträge, die auf Genehmigung warten, zählen ebenfalls in diese Zahl.

Available From Previous Period: Je nach Abwesenheitsrichtlinie Ihres Unternehmens dürfen Sie möglicherweise eine bestimmte Anzahl an Tagen aus einem vorherigen Zeitraum übertragen. Diese Tage werden hier angezeigt. Hinweis: Diese Tage werden zuerst verwendet, wenn Sie eine Abwesenheit beantragen.

tipp

Wenn Sie mit der Maus über das Fragezeichen neben diesen Punkten fahren, wird eine detaillierte Aufschlüsselung angezeigt, wie die Zahlen berechnet wurden. Wenn übertragene Abwesenheiten aus einem vorherigen Zeitraum ein Verfallsdatum haben, sehen Sie dies ebenfalls, wenn Sie mit der Maus über das Fragezeichen neben „Available from previous period“ fahren.

Abwesenheiten kommentieren

Ein offener und klarer Dialog ist am Arbeitsplatz wichtig. Die Kommentar-Funktion von flair für Abwesenheiten ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen Kollegen. Indem Sie im Employee Hub in der Rubrik Abwesenheiten einen Kommentar hinzufügen, können Sie Fragen klären oder sich beispielsweise für eine Urlaubsgenehmigung bedanken.

Klicken Sie dazu auf das Sprechblasensymbol bei einem bestehenden Abwesenheitsantrag und beginnen Sie die Unterhaltung. Sie können außerdem ein relevantes Dokument anhängen, z. B. ein ärztliches Attest. Senden Sie einen Link oder fügen Sie ein Emoji und ein Bild hinzu. Drücken Sie dann Enter, um Ihre Nachricht zu senden.

Abwesenheiten in der Mobile App

Wenn Sie die flair Mobile App haben, können Sie Abwesenheiten von Ihrem Smartphone aus ansehen und beantragen. Das ist in einigen Situationen nützlich. Zum Beispiel, wenn Sie keinen Zugriff auf Ihren Arbeitscomputer haben, aber trotzdem prüfen möchten, wann Ihre Kollegen aus dem Urlaub zurückkehren. Oder wenn Sie Ihren nächsten Urlaub unterwegs planen.

Auf dem Home-Bildschirm der flair Mobile App können Sie sehen, welcher Ihrer Kollegen abwesend ist und wann sie zurückkehren.

Um eine Abwesenheit mit der flair Mobile App zu beantragen, tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf den Tab Abwesenheiten. Hier sehen Sie Ihren verbleibenden Saldo für jede Abwesenheitskategorie, alle bevorstehenden Abwesenheiten, die Sie beantragt haben, sowie deren Genehmigungsstatus.

Tippen Sie auf eine Abwesenheitskategorie, z. B. Vacation oder Sick Leave, um auszuwählen, welche Art von Abwesenheit Sie nehmen möchten. Danach sehen Sie Ihren verbleibenden Anspruch für diese Kategorie – einschließlich aller genommenen, geplanten und verfügbaren Tage. Sie können auf diese Bereiche tippen, um sie zu erweitern und die Daten jeder Abwesenheit zu sehen. Mit den Pfeilen oben auf dem Bildschirm können Sie vergangene und zukünftige Abwesenheitszeiträume anzeigen.

Um eine Abwesenheit einzureichen, tippen Sie auf Request. Für unlimited Abwesenheitskategorien heißt diese Schaltfläche Add Absence. Anschließend können Sie eine Abwesenheitskategorie und eine Duration auswählen und bei Bedarf eine optionale Notiz hinzufügen. Die Zahl unten links auf dem Bildschirm zeigt, wie viele Tage Ihr Antrag nutzen wird. Tippen Sie auf See Details, um zu prüfen, wie viele Tage Ihnen vor und nach dem Antrag zur Verfügung stehen. Tippen Sie schließlich auf Submit, um den Antrag an Ihren Vorgesetzten zu senden.

tipp

Laden Sie unsere kostenlose Mobile App für iOS und Android herunter.

Wer genehmigt Abwesenheiten?

Neues Genehmigungsframework verfügbar

flair hat ein neues Genehmigungsframework veröffentlicht, das eine flexiblere und leistungsstärkere Möglichkeit bietet, Genehmigungen in Ihrer Organisation zu verwalten. Das neue Framework bietet zentrale Richtlinienverwaltung, mehrstufige Workflows und segmentbasierte Zuweisung von Genehmigern.

Erfahren Sie mehr über das neue Genehmigungsframework →

Die folgende Dokumentation beschreibt die vorherige Genehmigungsmethode mit Additional Managers. Dieser Ansatz wird weiterhin für Organisationen unterstützt, die noch nicht auf die neueste Version aktualisiert haben.

Standardmäßig werden Abwesenheitsanträge an die Person gesendet, die in der flair HR-App als Vorgesetzter des Mitarbeiters zugewiesen ist. Sie können jedoch zusätzliche Personen zuweisen, die Abwesenheiten genehmigen.

info

Wenn sich der Vorgesetzte eines Mitarbeiters ändert, werden alle ausstehenden Abwesenheiten an den neuen Vorgesetzten übertragen.

Öffnen Sie die Seite „Personal & Dokumente“ in der flair HR-App und wählen Sie den Tab Additional Managers aus. Hier sehen Sie eine Liste von Vorgesetzten und die Anzahl der Mitarbeiter, für die sie verantwortlich sind. Die anderen Spalten beziehen sich auf die verschiedenen Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, die sie haben können, z. B. Genehmigung von Schichten, Zeiteinträgen, Ausgaben und Abwesenheiten.

Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen eines Vorgesetzten, um die Liste zu erweitern und zu sehen, für welche dieser Verantwortlichkeiten er zuständig ist. In diesem Beispiel sehen wir, dass Anna Johnson für Abwesenheiten, Schichten und die Genehmigung von Zeiteinträgen sowie für Vergütungen für zwei Mitarbeiter verantwortlich ist. Sie kann außerdem deren Daten sehen. Außerdem sehen wir, dass sie die Berechtigung hat, ihre eigenen Zeiteinträge zu genehmigen.

Um weitere Abwesenheitsmanager zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Assign. Wählen Sie einen Vorgesetzten und einen Mitarbeiter aus, für den er verantwortlich sein soll. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Absences Approval und klicken Sie auf Save.

Abwesenheiten im Employee Hub genehmigen

Wenn Sie in flair als Vorgesetzter oder Abwesenheitsmanager zugewiesen sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn einer Ihrer Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt. Je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen wird die Benachrichtigung per E-Mail, Mobile oder Slack-Nachricht gesendet. Der Link in der Benachrichtigung führt Sie direkt zum Antrag.

Sie können alle Abwesenheitsanträge Ihres Teams im Employee Hub sehen. Scrollen Sie im linken Menü nach unten zu Team und wählen Sie Abwesenheiten, um den Bildschirm Absence Requests zu öffnen. Die erweiterte Abwesenheiten-Seite bietet zwei verschiedene Tabs:

• Pending tab: Zeigt Abwesenheiten, die Ihre Genehmigung erfordern. Sie können Anträge annehmen oder ablehnen
• All tab: Zeigt alle Abwesenheiten von Mitarbeitern, einschließlich automatisch genehmigter Abwesenheiten wie Krankheitsurlaub

Sie können nach Abwesenheitstyp, Monat, Mitarbeiter und Genehmigungsstatus filtern. Klicken Sie einfach in der Spalte Review auf Accept oder Reject, um schnell auf ausstehende Anträge zu reagieren.

Automatisch genehmigte Abwesenheiten anzeigen

Vorgesetzte können alle Abwesenheiten von Mitarbeitern anzeigen, einschließlich automatisch genehmigter Abwesenheiten, die keine Genehmigung erfordern. Das bietet vollständige Transparenz über Abwesenheitsmuster Ihres Teams für bessere Personalplanung und Teamverfügbarkeit.

So sehen Sie automatisch genehmigte Abwesenheiten:

1. Gehen Sie zum Employee Hub
2. Wählen Sie Team > Abwesenheiten
3. Klicken Sie auf den Tab „All“
4. Sehen Sie vollständige Abwesenheitsinformationen einschließlich automatisch genehmigter Einträge

Automatisch genehmigte Abwesenheiten werden in der Liste mit ihrem Genehmigungsstatus deutlich gekennzeichnet, sodass Sie ein vollständiges Bild über die Abwesenheiten Ihres Teams erhalten.

Um mehr Details zu sehen, klicken Sie in der Spalte Abwesenheiten auf die Daten. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen zur Unterstützung Ihrer Entscheidung, einschließlich des verbleibenden Abwesenheitsanspruchs des Mitarbeiters und etwaiger Überschneidungen.

Wenn Sie den Antrag ablehnen möchten, haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar zu schreiben, um Ihre Entscheidung gegenüber dem Mitarbeiter zu begründen.

Genehmigungsweg anzeigen

Um den vollständigen Genehmigungsworkflow für Abwesenheitsanträge zu sehen – einschließlich wer genehmigt hat und wer als Nächstes im Prozess ist – siehe den Abschnitt Approval Path Visualization in der Dokumentation zum Genehmigungsframework.

Abwesenheitsanträge in der Salesforce App verwalten

Wenn Sie Zugriff auf die flair HR-App in Salesforce haben, gibt es zusätzliche Möglichkeiten, Abwesenheiten von Mitarbeitern zu verwalten.

Öffnen Sie die Seite Absences über Ihre Salesforce-Navigationsleiste oder über den App Launcher 𓃑. Hier finden Sie eine Liste aller Abwesenheiten, die in Ihrem flair-System erfasst sind.

Um bestimmte Abwesenheiten zu finden, können Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, um nach Status, Startdatum, Mitarbeiter oder einem anderen Wert zu sortieren. Sie können auch die Suchleiste oder die Filter-Schaltfläche verwenden, um Ihre Suche weiter einzugrenzen.

Um auf einen Abwesenheitsantrag zu reagieren, klicken Sie auf den Wert in der Spalte Absence Name. Wenn Sie die notwendigen Berechtigungen haben, können Sie nun Werte zu dieser Abwesenheit anzeigen und bearbeiten. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Feld Approval Status und wählen Sie Approved oder Rejected aus. Klicken Sie anschließend auf Save.

Das kann auch nützlich sein, wenn Sie die Details einer Abwesenheit ändern müssen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter die Daten seiner Abwesenheit ändern muss.

Wenn Sie einen Abwesenheitsantrag entfernen müssen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten ▼ oben rechts in der Abwesenheit und klicken Sie auf Delete.

So prüfen Sie den Genehmiger eines Abwesenheitsantrags

Wenn Sie prüfen möchten, wer für die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags verantwortlich ist, folgen Sie diesen einfachen Schritten.

Öffnen Sie die Seite Absences in der flair HR-App und wählen Sie die Abwesenheit aus, nach der Sie suchen. Klicken Sie nun auf den Tab Related. Unter Absence Approval Requests sehen Sie den Namen des Genehmigers und den Genehmigungsstatus. Wenn Sie auf den Absence Approval Name klicken, sehen Sie weitere Details.

Das Feld Last Modified By zeigt, wer zuletzt eine Änderung an dieser Abwesenheit vorgenommen hat. Das hilft Ihnen zu identifizieren, wer einen Abwesenheitsantrag genehmigt hat.

Urlaubstage (Ansprüche) manuell hinzufügen

In einigen Fällen müssen Sie Urlaubstage oder Ansprüche manuell zum Konto eines Mitarbeiters hinzufügen. Das ist nützlich für einmalige Anpassungen, Korrekturen oder besondere Umstände. Manuelle Ansprüche sollten nur in seltenen Fällen verwendet werden – für wiederkehrende Ereignisse empfehlen wir, eine separate Anspruchsrichtlinie einzurichten.

Um Urlaubstage in Salesforce manuell hinzuzufügen:

1. Click on App Launcher

2. Type "employees"

3. Click on Employees

4. Click on the name of the Employee to whom you want to add a manual allowance.

5. Click on Absence Categories

6. Select the Accrual Policy to which you want to add the Manual Allowance.

7. Click on Allowances

8. Click on Add allowance

9. Give a meaningful name to your manual allowance.

10. Select the number of days you would like to choose.

11. Select a start date and an end date for the period.

12. Click on Save

13. You have successfully added a manual allowance.

warnung

Bitte beachten Sie, dass ein manueller Anspruch nur in seltenen Fällen verwendet werden sollte. Wenn Sie ihn für wiederkehrende Ereignisse verwenden möchten, empfehlen wir, eine separate Anspruchsrichtlinie einzurichten!

Logik zur Sortierung von Ansprüchen verstehen

Wenn Mitarbeiter Abwesenheiten beantragen, verwendet flair eine spezifische Logik, um zu bestimmen, welche Ansprüche zuerst verwendet werden. Wenn Sie diese Sortierungslogik verstehen, können Sie besser vorhersagen, wie Abwesenheitssalden abgezogen werden.

Sortierungspriorität für aktuelle und vergangene Abwesenheiten

Für Abwesenheiten im aktuellen Zeitraum oder in der Vergangenheit werden Ansprüche nach der folgenden Logik priorisiert:

1. Ansprüche ohne Start- oder Enddaten

   • Diese Ansprüche werden zuerst berücksichtigt, da sie nicht durch einen Zeitraum eingeschränkt sind.

2. Ansprüche mit definierten Start- und Enddaten

   • Diese Ansprüche werden chronologisch vom ältesten Startdatum zum neuesten sortiert.

3. Allowance Weight

   • Wenn mehrere Ansprüche dasselbe Startdatum haben, werden sie nach Gewicht sortiert (falls ein Weight-Parameter verfügbar ist).

Beispiel-Szenario

Wenn ein Mitarbeiter die folgenden Ansprüche hat:

• Allowance A (No start or end date)
• Allowance B (Start: Jan 1, 2023, End: Dec 31, 2023)
• Allowance C (Start: Mar 1, 2023, End: Dec 31, 2023)
• Allowance D (Start: Jan 1, 2023, End: Dec 31, 2023, with a higher weight than Allowance B)

Die Reihenfolge der Anwendung wäre:

1. Allowance A (No dates)
2. Allowance B (Oldest start date: Jan 1, 2023)
3. Allowance D (Same start date as B but higher weight)
4. Allowance C (Newer start date: Mar 1, 2023)

Abzug zukünftigen Urlaubs

Wenn Sie ungenutzten Abwesenheitsanspruch aus dem aktuellen Zeitraum haben, werden diese Tage zuerst abgezogen – auch wenn Ihre Abwesenheit für einen zukünftigen Zeitraum geplant ist.

So wird sichergestellt, dass Sie Ihren Abwesenheitsanspruch aus dem aktuellen Zeitraum nutzen können, bevor Sie beginnen, Ihre Zuteilung für den kommenden Zeitraum zu verwenden.

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub für den nächsten Zeitraum bucht, wird diese Abwesenheit aus dem zukünftigen Anspruch reserviert. Wenn jedoch Übertragstage aus dem Vorjahr übrig sind und der Zeitpunkt der Abwesenheit näher rückt, werden die Übertragstage aus dem Vorjahr zuerst verwendet.

Wichtigste Erkenntnis

Durch diese strukturierte Sortierungslogik stellt das System sicher, dass Ansprüche auf eine logische und vorhersehbare Weise angewendet werden. Wenn Sie diese Regeln verstehen, hilft das beim Verwalten von Abwesenheitssalden und bei einer fairen Anwendung von Erwerbungen.