Abwesenheiten beantragen und genehmigen

Beantragen Sie Urlaub, Krankheitsurlaub, Geschäftsreisen, Homeoffice und andere konfigurierte Abwesenheiten. Dieser Artikel behandelt außerdem Salden, Dateien, Kommentare, Genehmiger und Entscheidungen.

Wer kann diese Funktion verwenden?

Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten im Employee Hub oder in der Mobile App. Manager und HR-Administratoren genehmigen und verwalten Anträge im Employee Hub oder in Salesforce.

Bevor Sie beginnen

• Ein HR-Administrator hat Abwesenheitskategorien konfiguriert und die geltenden Richtlinien zugewiesen.
• Ihr Employee Hub-Profil hat den richtigen Workload.

Eine Abwesenheit im Employee Hub beantragen

Starten Sie den Antrag an einer dieser Stellen:

• Klicken Sie im Widget für bevorstehende Abwesenheiten auf dem Dashboard des Employee Hub auf +.
• Klicken Sie unter Abwesenheiten auf Abwesenheit hinzufügen oder wählen Sie eine Kategorie aus und klicken Sie auf Neue Abwesenheit.

Füllen Sie anschließend den Antrag aus:

1. Wählen Sie unter Absence Group eine Gruppe aus, wenn Ihre Organisation Abwesenheitsarten gruppiert.
2. Wählen Sie unter Absence Type die Art aus. Bei einer begrenzten Art zeigt flair Ihren verbleibenden Anspruch.
3. Wählen Sie unter From und To die Daten aus.
4. Wählen Sie für einen halben Tag Morning, Lunch oder Evening aus.
5. Optional: Geben Sie unter Note Informationen für den Abwesenheitsmanager ein.
6. Prüfen Sie Days Used. Klicken Sie für Berechnung, Zeitraum und Restanspruch auf Show More.
7. Optional: Klicken Sie auf Start Recording, um eine Videonachricht hinzuzufügen.
8. Klicken Sie auf Create. flair sendet den Antrag zur Genehmigung, wenn die Richtlinie dies erfordert.

Wenn sich der Antrag mit einer geplanten Abwesenheit überschneidet, zeigt flair die betroffenen Daten rot an. Nicht-Arbeitstage wie Wochenenden und Feiertage ziehen null Stunden ab.

Nach dem Einreichen erscheint der Antrag auf dem Dashboard und in der Abwesenheitsübersicht mit seinem Genehmigungsstatus. flair benachrichtigt Sie nach der Entscheidung im Hub und per E-Mail.

Klicken Sie zum Lesen oder Hinzufügen von Kommentaren auf das Sprechblasensymbol. Wenn Ihre Richtlinie das Löschen erlaubt, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und löschen Sie den Antrag.

Unterschiedliche Stunden über mehrere Tage beantragen

Bei einer stündlichen Abwesenheitskategorie können Sie für jeden Tag unterschiedliche Start- und Endzeiten festlegen.

1. Wählen Sie unter Absence Type eine stündliche Abwesenheitskategorie aus.
2. Wählen Sie unter From und To mehrere Tage aus. Daily Time Schedule zeigt jeden Tag an.
3. Geben Sie für jeden Tag Start und End ein.
4. Um die Stunden eines Tages wiederzuverwenden, konfigurieren Sie den Tag und klicken Sie auf Apply to All.
5. Prüfen Sie die berechneten Stunden pro Tag und die Gesamtsumme.
6. Reichen Sie den Antrag ein. flair prüft Überschneidungen und verfügbares Abwesenheitsguthaben.

Klicken Sie nach der Erstellung auf Variable Times, um Datum, Start- und Endzeit sowie abgezogene Stunden zu sehen. Variable Zeiten erscheinen in den Kalender- und Colleagues-Ansichten des Employee Hub, im Shift Planner, in Abwesenheitsdetails und in Salesforce-Datensätzen.

Variable Zeiten in Salesforce bearbeiten

1. Öffnen Sie in Salesforce den Abwesenheitsdatensatz.
2. Klicken Sie auf Variable Times.
3. Ändern Sie die Start- und Endzeiten einzelner Tage.
4. Optional: Klicken Sie auf Apply to All, um alle Tage zu aktualisieren.
5. Klicken Sie auf Save. flair validiert die geänderte Abwesenheit erneut.

Eine Datei einer Abwesenheit ersetzen

Dateien können nur ersetzt werden, wenn für die Abwesenheitsart Do not require approval und Require document upload aktiviert sind. Der Status bleibt Approved oder Auto-approved; Daten, Art und Notizen bleiben gesperrt.

1. Öffnen Sie die Abwesenheit in der Abwesenheitsübersicht.
2. Klicken Sie auf Edit. Die Aktion erscheint nur für eine geeignete Abwesenheit.
3. Laden Sie im aktivierten Upload-Feld die neue Datei hoch.
4. Klicken Sie auf Save. flair ersetzt die Datei, ohne den Status zu ändern.

Ihren Abwesenheitssaldo verstehen

Öffnen Sie in der Abwesenheitsübersicht das Menü auf der rechten Seite, um den Anspruch für eine Abwesenheitsart zu sehen.

Feld	Anzeige
Absence Period	Geltender Zeitraum, meist ein Kalenderjahr. Wechseln Sie mit Previous Period und Next Period.
Days Available	Verbleibende Tage oder bei einer stündlichen Kategorie Stunden.
Accrued	Im Zeitraum hinzugefügte Tage oder Stunden.
Taken	Bereits verwendete Tage oder Stunden.
Scheduled	Beantragte Zeit einschließlich ausstehender Anträge.
Available From Previous Period	Übertrag aus dem vorherigen Zeitraum. flair verwendet diesen Betrag zuerst.

tipp

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Fragezeichen neben einem Wert, um die Berechnung zu sehen. Beim Übertrag zeigen die Details gegebenenfalls auch das Verfallsdatum.

Eine Abwesenheit kommentieren

1. Öffnen Sie im Employee Hub den Abwesenheitsantrag.
2. Klicken Sie auf das Sprechblasensymbol.
3. Geben Sie einen Kommentar mit einem optionalen Dokument, Link, Emoji oder Bild ein.
4. Drücken Sie Enter. Der Kommentar erscheint beim Antrag.

Eine Abwesenheit in der Mobile App beantragen

Der Home-Bildschirm zeigt abwesende Kollegen und ihre Rückkehrdaten.

1. Tippen Sie in der flair Mobile App auf Abwesenheiten.
2. Wählen Sie eine Abwesenheitskategorie wie Vacation oder Sick Leave aus.
3. Prüfen Sie genommene, geplante und verfügbare Tage. Wechseln Sie den Zeitraum mit den Pfeilen.
4. Tippen Sie auf Request. Tippen Sie bei einer unbegrenzten Kategorie auf Add Absence.
5. Wählen Sie Category und Duration aus.
6. Optional: Geben Sie eine Notiz ein.
7. Tippen Sie auf See Details, um den Saldo vor und nach dem Antrag zu vergleichen.
8. Tippen Sie auf Submit. Der Antrag geht an den zugewiesenen Genehmiger.

Die App ist für iOS und Android verfügbar.

Abwesenheitsgenehmiger zuweisen

Das aktuelle Genehmigungsframework unterstützt zentrale Richtlinien, mehrere Schritte und segmentbasierte Genehmiger. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über das Genehmigungsframework.

Bei Organisationen mit der bisherigen Methode Additional Managers sendet flair einen Antrag standardmäßig an den Vorgesetzten. Wenn sich der Vorgesetzte ändert, überträgt flair ausstehende Anträge an den neuen Vorgesetzten.

1. Öffnen Sie in der flair HR-App Personal & Dokumente → Additional Managers.

2. Erweitern Sie einen Vorgesetzten, um Verantwortlichkeiten für Abwesenheiten, Schichten, Zeiteinträge, Ausgaben, Vergütung und Datenzugriff zu prüfen.

   

3. Klicken Sie auf Assign.

4. Wählen Sie Vorgesetzten und Mitarbeiter aus.

5. Optional: Legen Sie unter Start date und End date den Zeitraum fest, für den die Zuweisung gilt. Lassen Sie ein Datum leer für einen offenen Start oder ein offenes Ende.

6. Aktivieren Sie Absences Approval.

7. Klicken Sie auf Add. Der zusätzliche Vorgesetzte kann die Abwesenheiten des Mitarbeiters für die festgelegten Daten genehmigen, oder ohne Ablauf, wenn Sie sie leer gelassen haben.

Eine zusätzliche Vorgesetztenzuweisung deaktivieren

Anstatt eine Zuweisung zu löschen, legen Sie ein Enddatum fest, um sie zu deaktivieren und gleichzeitig ihren Verlauf für Berichte zu behalten.

1. Öffnen Sie in Salesforce den Mitarbeiterdatensatz.
2. Öffnen Sie Related.
3. Öffnen Sie unter Additional Managers die Zuweisung.
4. Suchen Sie End Date.
5. Geben Sie das heutige Datum oder ein früheres Datum ein.
6. Klicken Sie auf Save. Die Zuweisung gilt ab diesem Datum nicht mehr für neue Anträge, und ihr Verlauf bleibt im Datensatz erhalten.

hinweis

flair berechnet den aktiven Status einer Zuweisung automatisch aus Start Date und End Date: Sie ist aktiv, wenn das heutige Datum in diesem Zeitraum liegt oder wenn ein Datum leer ist. Es gibt keine separate Checkbox zum Aktivieren oder Deaktivieren einer Zuweisung. Additional Managers zeigt den Status der Zuweisung als Aktiv, Bevorstehend oder Inaktiv an; verwenden Sie Alle Status zum Filtern.

Eine Abwesenheit im Employee Hub genehmigen

Genehmiger erhalten über aktivierte E-Mail-, Mobile- oder Slack-Benachrichtigungen einen direkten Link.

1. Öffnen Sie im Employee Hub Team → Abwesenheiten.
2. Prüfen Sie unter Pending die Anträge, für die Sie entscheiden müssen.
3. Optional: Filtern Sie nach Abwesenheitsart, Monat, Mitarbeiter oder Genehmigungsstatus.
4. Klicken Sie unter Review auf Accept oder Reject.
5. Geben Sie bei einer Ablehnung einen Kommentar ein. flair benachrichtigt den Mitarbeiter.

Automatisch genehmigte Abwesenheiten ansehen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Team → Abwesenheiten.
2. Klicken Sie auf All. Die Liste enthält Anträge, die keine Genehmigung erfordern, beispielsweise konfigurierten Krankheitsurlaub.
3. Klicken Sie unter Abwesenheiten auf die Daten, um Restanspruch und Überschneidungen zu sehen.

Die Liste zeigt den Genehmigungsstatus jedes Antrags. Öffnen Sie für den vollständigen Workflow den Genehmigungsweg.

Ausstehende Anträge optisch unterscheiden

Bei einer entsprechend konfigurierten Abwesenheitskategorie werden ausstehende Abwesenheiten in Mitarbeiter-, Team- und Managerkalendern mit einer diagonal gestreiften Überlagerung dargestellt. Genehmigte Abwesenheiten behalten die einfarbige Darstellung der Kategorie.

1. Öffnen Sie in Salesforce den Datensatz Absence Category.
2. Aktivieren Sie Visually Separate Pending Requests.
3. Klicken Sie auf Speichern. Das Muster wird auf ausstehende Anträge dieser Kategorie angewendet.

Eine Abwesenheit in Salesforce verwalten

1. Öffnen Sie in Salesforce Absences über die Navigationsleiste oder den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol).

   

2. Sortieren Sie nach einer Spalte oder verwenden Sie Suche und Filter.

3. Klicken Sie auf den Wert unter Absence Name.

4. Klicken Sie für eine Entscheidung auf den Stift neben Approval Status.

5. Wählen Sie Approved oder Rejected aus.

6. Klicken Sie auf Save. Der Datensatz zeigt die Entscheidung.

Mit den erforderlichen Berechtigungen können Sie auch Details wie Daten bearbeiten. Zum Entfernen öffnen Sie den Abwärtspfeil und wählen Sie Delete aus.

Sichtbarkeit einer Abwesenheit ändern

HR-Manager können die von der Abwesenheitskategorie übernommene Sichtbarkeit für einen Datensatz überschreiben.

1. Öffnen Sie in Salesforce den Abwesenheitsdatensatz.
2. Suchen Sie Visibility.
3. Wählen Sie die Sichtbarkeit aus.
4. Klicken Sie auf Save. Die Überschreibung gilt nur für diese Abwesenheit.

Den Genehmiger einer Abwesenheit prüfen

1. Öffnen Sie in Salesforce Absences und wählen Sie die Abwesenheit aus.
2. Öffnen Sie Related.
3. Prüfen Sie unter Absence Approval Requests den Genehmiger und Genehmigungsstatus.
4. Klicken Sie für weitere Details auf Absence Approval Name.

Last Modified By bezeichnet die Person, die die Abwesenheit zuletzt geändert hat, und kann bei der Identifizierung des Genehmigers helfen.

Fehlerbehebung

Feiertage erscheinen nicht für einen Mitarbeiter

1. Öffnen Sie in der Anwendung flair HR Locations.
2. Vergewissern Sie sich, dass die geltenden Feiertage für den Standort des Mitarbeiters importiert wurden.
3. Vergewissern Sie sich im Mitarbeiterprofil, dass Location zugewiesen ist.
4. Wenn beides stimmt, importieren Sie die Feiertage in den Kalendereinstellungen des Standorts erneut.

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