Ausgaben hinzufügen

Ausgaben können auf zwei Arten hinzugefügt werden: HR-Administratoren können sie im Namen von Mitarbeitern über Salesforce erstellen, oder Mitarbeiter können ihre eigenen Ausgabenanträge über den Employee Hub einreichen.

Das Ausgaben-Framework wurde um Ausgabengruppen und Ausgabenposten erweitert, um zusammengehörige Ausgaben besser zu organisieren und eine detailliertere Nachverfolgung zu ermöglichen. Dieser Leitfaden behandelt sowohl den neuen erweiterten Workflow als auch den Legacy-Workflow für Einzel-Ausgaben für Kunden, die noch nicht migriert sind.

HR Administrator: Ausgaben auf Salesforce erstellen

HR-Administratoren und Manager können Ausgaben im Namen von Mitarbeitern über Salesforce erstellen. Dies ist nützlich, wenn Mitarbeiter Papierbelege einreichen oder wenn Ausgaben von jemand anderem als dem Mitarbeiter eingegeben werden müssen.

Neue Ausgaben erstellen

So erstellen Sie eine neue Ausgabe in der flair HR-App:

1. Navigieren Sie zum Tab Ausgabenübersicht im oberen Menü innerhalb des flair-Workspaces
2. Klicken Sie auf Ausgabe hinzufügen
3. Füllen Sie die Ausgabendetails aus:
   • Eingereicht von - Der Mitarbeiter, der den Ausgabenantrag stellt
   • Ausgabendatum - Wann die Ausgabe angefallen ist
   • Betrag - Der Ausgabenbetrag
   • Händler - Wählen Sie aus Ihrer vorgegebenen Händlerliste
   • Kategorie - Wählen Sie die entsprechende Ausgabenkategorie
   • Projekt (optional) - Verknüpfen Sie die Ausgabe mit einem anstehenden Projekt
   • Beschreibung - Fügen Sie Details zur Ausgabe hinzu
4. Klicken Sie auf Speichern, um die hinzugefügte Ausgabe zu bestätigen

Pflichtfelder

Wenn Sie eine Ausgabe hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen ausfüllen:

• Eingereicht von - Geben Sie immer an, für welchen Mitarbeiter diese Ausgabe ist
• Ausgabendatum - Verwenden Sie das tatsächliche Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist, nicht das Datum der Eingabe
• Betrag - Geben Sie den exakten Betrag vom Beleg ein
• Händler - Wählen Sie aus bestehenden Händlern oder fügen Sie bei Bedarf einen neuen hinzu
• Kategorie - Eine ordnungsgemäße Kategorisierung gewährleistet eine genaue Berichterstattung
• Beschreibung - Fügen Sie Kontext hinzu, was gekauft wurde und warum

Alternative Methode: Vergütungen-Tab

Ausgaben können auch über den Tab Vergütungen in Salesforce verwaltet werden. Dies bietet eine alternative Ansicht und ermöglicht es Ihnen, Ausgaben zusammen mit anderen vergütungsbezogenen Posten wie der Lohnabrechnung zu verwalten.

Best Practices für HR-Administratoren

Belegdokumentation prüfen

Stellen Sie vor der Eingabe eines Ausgabenantrags sicher, dass Sie über ordnungsgemäße Unterlagen (Belege, Rechnungen) vom Mitarbeiter verfügen.

Ausgaben zeitnah eingeben

Lassen Sie Ausgabenanträge nicht ansammeln. Geben Sie sie regelmäßig ein, um eine zeitnahe Erstattung und eine genaue Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Kategorien doppelt prüfen

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Ausgabenkategorie auswählen. Dies wirkt sich auf die Berichterstattung und die Budgetverfolgung aus.

Detaillierte Beschreibungen hinzufügen

Wenn Sie Ausgaben im Namen von Mitarbeitern eingeben, fügen Sie umfassende Beschreibungen hinzu, um Kontext für Genehmiger und für zukünftige Referenzen zu bieten.

Mitarbeiter: Ausgaben im Employee Hub einreichen

Im flair Employee Hub können Mitarbeiter ihre Ausgabenanträge einfach einreichen. Das erweiterte Ausgaben-Framework ermöglicht es Ihnen, zusammengehörige Ausgaben in Gruppen zu organisieren und detaillierte Einzelposten für eine bessere Nachverfolgung und Compliance hinzuzufügen.

Ausgabengruppen: Zusammengehörige Ausgaben organisieren

Ausgabengruppen ermöglichen es Ihnen, zusammengehörige Ausgaben zusammenzufassen, was die Verwaltung von Geschäftsreisen oder mehreren Ausgaben desselben Ereignisses erleichtert.

Eine Ausgabengruppe erstellen

Sie können zwei Arten von Ausgabengruppen erstellen:

• Reise - Für Geschäftsreisen mit einem bestimmten Ort
• Gruppe - Für jede Sammlung zusammengehöriger Ausgaben

So erstellen Sie eine Ausgabengruppe:

1. Öffnen Sie den Employee Hub
2. Wählen Sie Ausgaben in der Hauptseitenleiste
3. Klicken Sie auf Neue Ausgabengruppe
4. Wählen Sie Reise oder Gruppe
5. Wenn Sie eine Reise erstellen:
   • Geben Sie den Reiseort ein (z. B. "Prag")
   • Die Reise wird mit einem Reise-Symbol angezeigt
6. Wenn Sie eine Gruppe erstellen:
   • Geben Sie einen beschreibenden Namen ein
7. Klicken Sie auf Speichern

Die Ausgabengruppe beginnt im Status Entwurf, sodass Sie mehrere Ausgaben hinzufügen können, bevor Sie sie einreichen.

Ausgaben zu einer Gruppe hinzufügen

Sobald Sie eine Ausgabengruppe erstellt haben, können Sie ihr Ausgaben hinzufügen:

1. Klicken Sie innerhalb der Gruppe auf Ausgabe hinzufügen, oder
2. Klicken Sie unter der Gruppe auf Ausgabe hinzufügen (dies füllt automatisch das Feld Ausgabengruppe aus)
3. Erstellen Sie Ihre Ausgabe wie in den folgenden Abschnitten beschrieben
4. Die Ausgabe erscheint automatisch unter der ausgewählten Gruppe

Entwurfsstatus

Während sich eine Ausgabengruppe im Status Entwurf befindet, können Sie Ausgaben hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nach dem Einreichen können Sie der Gruppe keine neuen Ausgaben mehr hinzufügen.

Ausgaben mit Ausgabenposten erstellen

Das erweiterte Ausgaben-Framework verwendet Ausgabenposten, um eine detaillierte Nachverfolgung zu ermöglichen. Eine Ausgabe fungiert als "Umschlag", der mehrere Ausgabenposten enthält.

Eine neue Ausgabe erstellen

1. Öffnen Sie den Employee Hub
2. Wählen Sie Ausgaben in der Hauptseitenleiste
3. Klicken Sie auf Neue Ausgabe (oder fügen Sie sie zu einer bestehenden Ausgabengruppe hinzu)
4. Füllen Sie die Ausgabendetails aus:

Felder auf Ausgabenebene

• Startdatum / Enddatum - Für mehrtägige Ausgaben (z. B. Geschäftsreisen)
  • Nur das Datum ist erforderlich; die Uhrzeit ist optional
  • Verwenden Sie dies für Reisen, die sich über mehrere Tage erstrecken
• Startzeit / Endzeit - Optionale Zeitangaben
• Kategorie - Wählen Sie die entsprechende Ausgabenkategorie
• Projekt - Verknüpfung mit einem bestimmten Projekt (optional)
• Händler - Wählen Sie den Anbieter/Händler aus oder erstellen Sie ihn
• Beschreibung - Gesamtbeschreibung des Ausgabenzwecks
• Ausgabengruppe - Wenn zu einer Gruppe hinzugefügt, wird dies automatisch ausgefüllt

Ausgabenposten hinzufügen (Erforderlich)

Sie können keine Ausgabe ohne mindestens einen Ausgabenposten einreichen. Ausgabenposten enthalten die detaillierten Einzelposten mit spezifischen Informationen.

So fügen Sie einen Ausgabenposten hinzu:

1. Klicken Sie innerhalb Ihrer Ausgabe auf Posten hinzufügen
2. Füllen Sie die Postendetails aus:

Felder auf Postenebene

• Datensatztyp - Wählen Sie aus:
  • Reise - Für Transportkosten (Kilometergeld, Flüge, Züge usw.)
  • Mahlzeit - Für Verpflegungskosten
  • Tagespauschale - Für tägliche Verpflegungspauschalen
  • Sonstiges - Für sonstige Ausgaben
• Manueller Betrag - Geben Sie den genauen Betrag von Ihrem Beleg/Ihrer Rechnung ein
• Beschreibung - Spezifische Details für diesen Posten
• Anhänge - Belege auf Postenebene hochladen
• Steuer - Automatisch zugewiesen basierend auf dem Datensatztyp (konfigurierbar durch Administratoren)

Reisespezifische Felder

Für Posten vom Datensatztyp Reise:

• Entfernung (Kilometer) - Für Kilometergelderstattung
• Transportmittel - Fahrzeugtyp wählen:
  • Eigener PKW
  • Firmenwagen
  • Andere Transportmethoden
• Von Ort / Nach Ort - Start- und Zielorte
  • Das System verwendet die Google Maps API, um die Entfernung automatisch zu berechnen
  • Sie können die berechnete Entfernung überprüfen und anpassen
• Bereitgestellte Mahlzeiten - Verfolgen Sie, welche Mahlzeiten bereitgestellt wurden (beeinflusst die Berechnung der Tagespauschale)

Felder für Tagespauschalen

Für Posten vom Datensatztyp Tagespauschale:

• Startdatum/Zeit - Wann Ihr Aufenthalt begann
• Enddatum/Zeit - Wann Ihr Aufenthalt endete
• Mahlzeitenzuschüsse - Wählen Sie, welche Mahlzeiten Sie geltend machen:
  • Frühstück
  • Mittagessen
  • Abendessen
• Das System berechnet Tagespauschalen automatisch basierend auf:
  • Anzahl der Tage
  • Welche Mahlzeiten vom Arbeitgeber/Hotel bereitgestellt wurden
  • Unternehmensausgabenregeln

Automatische Berechnungen

Wenn Ihre Organisation Ausgabenregeln-Vorlagen konfiguriert hat:

• Kilometergeld - Automatisch berechnet basierend auf Kilometer × Satz (z. B. 0,30 €/km)
• Tagespauschalen - Automatisch berechnet basierend auf Tagen und Mahlzeitenzuschüssen
• Endbetrag - Kombiniert manuellen Betrag + berechnete Zuschüsse

Das Feld Betrag zeigt die Summe (manuell + berechnet), während Manueller Betrag nur das anzeigt, was Sie eingegeben haben.

Erstattungsausgaben

Für Ausgaben mit mehreren Posten auf einer einzigen Rechnung (z. B. ein Beleg mit Mahlzeiten, Material und Unterhaltung):

1. Erstellen Sie eine neue Ausgabe
2. Laden Sie die Rechnung/den Beleg hoch
3. Das System erstellt den ersten Ausgabenposten automatisch
4. Fügen Sie weitere Posten hinzu, um die Rechnung aufzuschlüsseln:
   • Geben Sie den Betrag für jeden Einzelposten ein
   • Wählen Sie den entsprechenden Datensatztyp
   • Fügen Sie Beschreibung hinzu
5. Stellen Sie sicher, dass die Summe aller Posten mit der Rechnungssumme übereinstimmt

Sie können so viele Posten wie nötig hinzufügen und Posten entfernen, falls erforderlich.

Benutzerdefinierte Felder

Ihre Organisation hat möglicherweise benutzerdefinierte Felder für Ausgaben oder Ausgabenposten konfiguriert. Diese erscheinen im Erstellungsformular und können von Ihrem Administrator als erforderlich oder optional markiert werden.

Entwurf vs. Eingereichte Ausgaben

Entwurfsausgaben

• Ausgaben und Ausgabengruppen beginnen im Status Entwurf
• Sie können laufende Arbeiten speichern und später zurückkehren
• Perfekt für:
  • Schnelle Ausgabenerfassung, wenn Sie beschäftigt sind
  • Sammeln von Belegen vor der Fertigstellung
  • Mehrtägige Reisen, bei denen noch Ausgaben anfallen

Ausgaben einreichen

So reichen Sie eine Ausgabe ein:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
2. Fügen Sie mindestens einen Ausgabenposten hinzu (bei Verwendung des neuen Frameworks)
3. Klicken Sie auf Einreichen

Für Ausgabengruppen:

• Sie können nur einreichen, wenn die Gruppe mindestens eine Ausgabe enthält
• Das Einreichen der Gruppe reicht alle darin enthaltenen Ausgaben ein
• Alle Ausgaben ändern ihren Status gemeinsam auf Ausstehend

Für Einzel-Ausgaben:

• Sie können direkt aus der Ausgabe heraus einreichen
• Die Ausgabe wechselt in den Status Ausstehend zur Genehmigung

Legacy-Workflow: Einzel-Ausgaben (Ohne Posten)

Abwärtskompatibilität

Wenn Ihre Organisation noch nicht auf das neue Ausgaben-Framework migriert ist, sehen Sie möglicherweise noch den Legacy-Workflow für Einzel-Ausgaben. Dieser Abschnitt behandelt diesen Prozess.

So reichen Sie einen einfachen Ausgabenantrag ein (Legacy-Workflow):

1. Öffnen Sie den Employee Hub
2. Wählen Sie Ausgaben in der Hauptseitenleiste
3. Klicken Sie auf Neue Ausgabe in der oberen rechten Ecke
4. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
   • Datum - Wann die Ausgabe angefallen ist
   • Betrag - Der Ausgabenbetrag
   • Kategorie - Wählen Sie die entsprechende Kategorie
   • Händler - Wählen Sie aus der genehmigten Liste oder fügen Sie einen neuen hinzu
   • Beschreibung - Erklären Sie die Ausgabe (pflicht)
5. Laden Sie eine relevante Rechnung oder einen Beleg hoch
6. Klicken Sie auf Einreichen

Erforderliche Informationen

Stellen Sie beim Einreichen eines Ausgabenantrags sicher, dass Folgendes enthalten ist:

Datum und Uhrzeit

• Verwenden Sie das tatsächliche Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist, nicht das Datum der Einreichung
• Geben Sie bei mehrtägigen Ausgaben sowohl Start- als auch Enddaten an
• Zeitfelder sind optional, aber hilfreich für genaue Tagespauschalenberechnungen

Betrag

• Geben Sie den exakten Betrag von Ihrem Beleg für jeden Ausgabenposten ein
• Schließen Sie alle anfallenden Steuern ein
• Das System fügt berechnete Zuschüsse (Kilometergeld, Tagespauschale) automatisch hinzu, wenn Regeln konfiguriert sind

Kategorie

Wählen Sie die Kategorie, die am besten zu Ihrer Ausgabe passt:

• Reise
• Mahlzeiten & Unterhaltung
• Material
• Berufliche Weiterentwicklung
• Ausrüstung
• Nebenkosten
• Andere Kategorien, wie von Ihrer Organisation definiert

Händler

• Wählen Sie aus der vorab genehmigten Händlerliste oder fügen Sie einen neuen hinzu
• Hinweis: Im neuen Framework werden Händler auf der Ausgabenebene ausgewählt

Neue Händler hinzufügen

Mitarbeiter können beim Einreichen von Ausgabenanträgen im Employee Hub direkt neue Händler hinzufügen, auch wenn diese nicht auf der vorab genehmigten Liste stehen. Dies bietet Flexibilität bei gleichzeitiger Wahrung der Übersicht.

Beschreibung

Geben Sie eine klare Erklärung für:

• Was gekauft wurde
• Warum es für das Geschäft notwendig war
• Jeglichen relevanten Kontext

Eine gute Beschreibung hilft Genehmigern, Ihre Ausgabe schnell zu verstehen.

Belege

• Hängen Sie immer klare Fotos oder PDFs Ihrer Belege an
• Im neuen Framework werden Belege auf der Ausgabenpostenebene angehängt
• Für Erstattungsausgaben mit mehreren Posten hängen Sie die vollständige Rechnung an

Ausgabenstatus verfolgen

Nach dem Einreichen eines Ausgabenantrags können Sie dessen Status im Bereich Ausgaben verfolgen:

• Entwurf - In Bearbeitung; Sie können noch bearbeiten und Posten hinzufügen
• Ausstehend - Warten auf Überprüfung durch Manager
• Genehmigt - Akzeptiert und wartet auf Erstattung
• Abgelehnt - Mit Feedback abgelehnt (prüfen Sie die Kommentare für den Grund)
• Erstattet - Zahlung wurde verarbeitet

Für Ausgabengruppen spiegelt der Gruppenstatus den Status aller darin enthaltenen Ausgaben wider. Wenn Sie eine Gruppe einreichen, wechseln alle Ausgaben gemeinsam auf Ausstehend.

Ihre Ausgaben ansehen

Im Bereich Ausgaben des Employee Hubs können Sie:

• Alle Ihre eingereichten Ausgaben sehen
• Nach Jahr, Kategorie oder Status filtern
• Details zu jeder Ausgabe anzeigen
• Prüfen, wann Ausgaben genehmigt oder erstattet wurden
• Kommentare von Ihrem Manager oder HR lesen

Ausgabenanträge und Gruppen löschen

Sie können Ausgabenanträge und Gruppen löschen, aber nur in bestimmten Phasen:

• ✅ Löschbar:
  • Entwurfsausgaben und -gruppen
  • Anträge mit Status Ausstehend
• ❌ Nicht löschbar: Genehmigte, abgelehnte oder erstattete Anträge

Für Ausgabengruppen:

• Das Löschen einer Gruppe löscht alle darin enthaltenen Ausgaben
• Sie können einzelne Ausgaben aus einer Entwurfsgruppe löschen
• Nach dem Einreichen können Sie keine Ausgaben mehr aus einer Gruppe entfernen

Wenn Sie Änderungen an einem nicht ausstehenden Antrag vornehmen müssen, wenden Sie sich an Ihren Manager oder HR-Administrator.

Best Practices

Für HR-Administratoren

• Dokumentation prüfen - Stellen Sie sicher, dass ordnungsgemäße Belege vorliegen, bevor Sie Anträge eingeben
• Zeitnah eingeben - Lassen Sie Ausgaben nicht ansammeln
• Detaillierte Beschreibungen verwenden - Bieten Sie Kontext für Genehmiger
• Kategorien doppelt prüfen - Eine genaue Kategorisierung hilft bei der Berichterstattung

Für Mitarbeiter

• Zeitnah einreichen - Warten Sie nicht zu lange mit dem Einreichen von Ausgabenanträgen
• Belege beifügen - Hängen Sie immer ordnungsgemäße Unterlagen an
• Detailliert sein - Geben Sie klare Beschreibungen an, was gekauft wurde und warum
• Richtlinien befolgen - Machen Sie sich mit den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens vertraut
• Genehmigte Händler wählen - Verwenden Sie nach Möglichkeit vorab genehmigte Anbieter
• Aufzeichnungen aufbewahren - Bewahren Sie Kopien von Belegen auf, bis Ausgaben erstattet sind

Was passiert als Nächstes?

Nachdem eine Ausgabe hinzugefügt oder eingereicht wurde:

1. Für Entwurfsausgaben: Sie können weiter bearbeiten und Posten hinzufügen, bis Sie bereit sind, einzureichen
2. Nach der Einreichung: Die Ausgabe (oder Ausgabengruppe) erscheint im System mit dem Status Ausstehend
3. Genehmigungsprozess:
   • Für Ausgabengruppen wird der Genehmigungsprozess auf Gruppenebene ausgelöst
   • Für Einzel-Ausgaben erfolgt die Genehmigung auf Ausgabenebene
   • Der Manager des Mitarbeiters erhält eine Benachrichtigung
4. Überprüfung durch Manager: Der Manager überprüft und genehmigt/lehnt die Ausgabe oder Gruppe ab
5. Erstattung: Sobald genehmigt, verarbeitet die Buchhaltung die Erstattung
6. Abschluss: Die Ausgabe wird als Erstattet markiert, wenn die Zahlung abgeschlossen ist

Genehmigung auf Gruppenebene

Wenn eine Ausgabengruppe genehmigt oder abgelehnt wird, sind alle Ausgaben innerhalb der Gruppe gemeinsam betroffen. Dies gewährleistet eine konsistente Handhabung zusammengehöriger Ausgaben.