Ausgaben verwalten & genehmigen

Das Verwalten von Ausgaben umfasst die Überprüfung von Anträgen, das Treffen von Genehmigungsentscheidungen, die Verarbeitung von Erstattungen und die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern. Dieser Leitfaden behandelt den gesamten Genehmigungsworkflow sowohl aus der Perspektive von Salesforce als auch aus dem Employee Hub, einschließlich des neuen Genehmigungsprozesses für Ausgabengruppen.

Ausgaben in Salesforce verwalten

Im Tab Ausgabenübersicht der flair HR-App können Manager und HR-Administratoren alle bestehenden Ausgabenanträge einsehen und verwalten. Diese zentrale Ansicht bietet vollständige Kontrolle über den Ausgabengenehmigungsworkflow, einschließlich sowohl einzelner Ausgaben als auch Ausgabengruppen.

Ausgabenübersicht

Die Ausgabenübersicht zeigt alle Ausgabenanträge und Ausgabengruppen mit ihrem aktuellen Status an, sodass leicht zu erkennen ist, was Aufmerksamkeit erfordert. Ausgabengruppen werden mit ihren untergeordneten Ausgaben angezeigt.

Ausgabenanträge verwalten

So verwalten Sie einen Ausgabenantrag:

1. Navigieren Sie zum Tab Ausgabenübersicht
2. Finden Sie den Ausgabenantrag oder die Ausgabengruppe, die Sie verwalten möchten
3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Ausgabe/Gruppe
4. Wählen Sie aus den Optionen im Dropdown-Menü:
   • Genehmigen - Genehmigen Sie die Ausgabe oder Gruppe zur Erstattung
   • Ablehnen - Lehnen Sie den Ausgabenantrag oder die Gruppe ab
   • Löschen - Entfernen Sie den Ausgabendatensatz
   • Als erstattet markieren - Geben Sie an, dass die Zahlung verarbeitet wurde
   • Mehr Details anzeigen - Sehen Sie vollständige Ausgabeninformationen

Ausgabengruppen verwalten

Beim Verwalten von Ausgabengruppen:

• Eine Gruppe genehmigen - Genehmigt alle Ausgaben innerhalb der Gruppe zusammen
• Eine Gruppe ablehnen - Lehnt alle Ausgaben innerhalb der Gruppe zusammen ab
• Details anzeigen - Zeigt die Gruppenübersicht mit allen untergeordneten Ausgaben
• Individuelle Ausgabenverwaltung - Sie können bei Bedarf immer noch einzelne Ausgaben innerhalb einer Gruppe verwalten

Durch Klicken auf eine Ausgabengruppe öffnet sich die Detailansicht, die alle Ausgaben innerhalb dieser Gruppe zeigt, wo Sie Ausgabenposten überprüfen und einzelne Ausgaben bei Bedarf genehmigen oder ablehnen können.

Ausgaben genehmigen

Wenn Sie einen Ausgabenantrag oder eine Ausgabengruppe genehmigen:

1. Der Status der Ausgabe/Gruppe ändert sich zu Genehmigt
2. Bei Ausgabengruppen werden alle Ausgaben innerhalb der Gruppe zusammen genehmigt
3. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung
4. Die Ausgabe wechselt in die Erstattungswarteschlange
5. Die Buchhaltung kann die Zahlung verarbeiten

Für Ausgabengruppen:

• Überprüfen Sie alle Ausgaben innerhalb der Gruppe vor der Genehmigung
• Prüfen Sie, ob alle Ausgabenposten über ordnungsgemäße Unterlagen verfügen
• Stellen Sie sicher, dass zusammengehörige Ausgaben zusammen Sinn ergeben (z. B. alle von derselben Geschäftsreise)

Best Practice: Überprüfen Sie alle angehängten Belege, Ausgabenposten und Beschreibungen vor der Genehmigung, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Ausgaben ablehnen

Beim Ablehnen eines Ausgabenantrags oder einer Ausgabengruppe ist es wichtig, klares Feedback zu geben:

1. Wählen Sie Ablehnen aus dem Dropdown-Menü
2. Geben Sie eine Beschreibung an, die den Grund erklärt
3. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit Ihrer Erklärung

Für Ausgabengruppen:

• Das Ablehnen einer Gruppe lehnt alle darin enthaltenen Ausgaben ab
• Geben Sie spezifisches Feedback, welche Ausgaben oder Posten problematisch sind
• Erwägen Sie, ob eine teilweise Genehmigung möglich ist (möglicherweise müssen Sie die Gruppe ablehnen und um erneute Einreichung bitten)

Diese flair-Funktion:

• Öffnet Kommunikationskanäle
• Ermöglicht Mitarbeitern, wertvolles Feedback zu erhalten
• Hilft, ähnliche Probleme bei zukünftigen Einreichungen zu vermeiden
• Bietet einen klaren Audit-Pfad

Ausgaben als erstattet markieren

Nachdem die Buchhaltung die Zahlung verarbeitet hat:

1. Suchen Sie die genehmigte Ausgabe
2. Wählen Sie Als erstattet markieren aus dem Dropdown-Menü
3. Der Ausgabenstatus wird aktualisiert, um den Abschluss anzuzeigen
4. Der Mitarbeiter kann den Erstattungsstatus in seinem Employee Hub sehen

Ausgabenanträge löschen

Verwenden Sie die Löschoption vorsichtig:

• Dies entfernt den Ausgabendatensatz dauerhaft
• Erwägen Sie stattdessen das Ablehnen, wenn Sie einen Audit-Pfad behalten möchten
• Löschen kann für doppelte Einträge oder Testdaten angemessen sein

Manager-Ansicht: Überprüfung im Employee Hub

Manager haben spezielle Berechtigungen, um Ausgabenanträge ihrer Teammitglieder direkt im Employee Hub zu überprüfen, zu genehmigen, abzulehnen und zu verwalten.

Zugriff auf Teamausgaben

Aus der Perspektive eines Managers:

1. Melden Sie sich im Employee Hub an
2. Klicken Sie auf den Tab Manager
3. Auf dem Startbildschirm Mein Team sehen Sie Ausgabenanträge und Ausgabengruppen mit Status Ausstehende Genehmigung auf der rechten Seite
4. Klicken Sie auf Alle überprüfen, um die vollständige Ausgabenliste zu sehen

Der Manager-Tab bietet einen schnellen Überblick über Ausgaben und Ausgabengruppen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, damit Sie diese zeitnah bearbeiten können.

Ausgabenanträge überprüfen

Auf der Ausgabenseite können Manager:

1. Eine umfassende Liste aller Mitarbeiterausgaben, Ausgabengruppen und deren Status einsehen
2. Wichtige Informationen auf einen Blick sehen:
   • Mitarbeitername
   • Ausgabendatum oder Datumsbereich
   • Betrag (oder Gesamtbetrag für Gruppen)
   • Kategorie
   • Aktueller Status
   • Gruppenindikator (für Ausgaben innerhalb von Gruppen)
3. Filtern oder sortieren, um spezifische Ausgaben zu finden
4. Detaillierte Informationen für jeden Antrag oder jede Gruppe aufrufen

Für Ausgabengruppen:

• Gruppen werden mit ihren untergeordneten Ausgaben angezeigt
• Klicken Sie auf eine Gruppe, um alle darin enthaltenen Ausgaben zu sehen
• Sie können einzelne Ausgabenposten innerhalb jeder Ausgabe überprüfen

Genehmigen im Employee Hub

So genehmigen Sie eine Ausgabe oder Ausgabengruppe:

1. Überprüfen Sie die Ausgabendetails sorgfältig
   • Für Ausgabengruppen überprüfen Sie alle Ausgaben innerhalb der Gruppe
   • Prüfen Sie Ausgabenposten und deren Unterlagen
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol auf der rechten Seite der Ausgabe oder Gruppe
3. Wählen Sie Genehmigen
4. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung
5. Die Ausgabe (oder alle Ausgaben in der Gruppe) wechselt in die Erstattungswarteschlange

Aus Genehmigungsanfragen:

• Genehmigungsanfragen für Ausgabengruppen enthalten eine Schaltfläche, die Sie direkt zur Manager-Ansicht der Gruppe führt
• Sie können alle Details überprüfen und von dort aus genehmigen oder ablehnen

Zusammenarbeit mit Kommentaren

Die Organisation von Ausgaben ist oft ein gemeinschaftlicher Prozess. flair ermöglicht es Kollegen, Ausgabenanträge zu kommentieren, um Diskussionen und Klärungen zu erleichtern.

Kommentare hinzufügen

So kommentieren Sie eine Ausgabe:

1. Navigieren Sie zum Bereich Ausgaben im Employee Hub
2. Klicken Sie auf eine bestehende Ausgabe, um sie zu öffnen
3. Sie sehen zwei Tabs: Informationen und Kommentare
4. Wählen Sie den Tab Kommentare
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Kommentarfeld
6. Senden Sie Ihren Kommentar ab

Die Person, die die Ausgabe eingereicht hat (und relevante Manager/HR), erhält Benachrichtigungen über neue Kommentare.

Ausgabenstatus verstehen

• Entwurf - In Bearbeitung; Mitarbeiter kann noch bearbeiten
• Ausstehend - Warten auf Überprüfung
• Genehmigt - Akzeptiert; wartet auf Erstattung
• Abgelehnt - Mit Feedback abgelehnt
• Erstattet - Zahlung wurde verarbeitet

Für Ausgabengruppen:

• Der Gruppenstatus spiegelt den Status aller darin enthaltenen Ausgaben wider
• Wenn eine Gruppe eingereicht wird, wechseln alle Ausgaben gemeinsam auf Ausstehend
• Wenn eine Gruppe genehmigt oder abgelehnt wird, sind alle Ausgaben gemeinsam betroffen

Best Practices

Für Manager

• Zeitnahe Überprüfungen - Überprüfen Sie Ausgabenanträge zeitnah
• Feedback geben - Wenn Sie Ausgaben ablehnen, geben Sie klare Erklärungen
• Muster überwachen - Achten Sie auf ungewöhnliche Ausgabenmuster oder Richtlinienverstöße
• Konsistent sein - Wenden Sie Ausgabenrichtlinien einheitlich in Ihrem Team an

Für HR-Administratoren

• Regelmäßige Überprüfungen - Prüfen Sie Ausgaben regelmäßig, um Trends oder Probleme zu identifizieren
• Klare Richtlinien - Kommunizieren Sie Ausgabenrichtlinien klar an alle Mitarbeiter
• Ausgabenlimits festlegen - Definieren Sie Höchstbeträge für verschiedene Ausgabenarten

Verwandte Themen

• Lohnabrechnung - Ausgabenerstattungen können in die Lohnabrechnung integriert werden
• Berichterstattung - Erstellen Sie Ausgabenberichte nach Kategorie, Mitarbeiter oder Abteilung