Ausgabenregeln & Steuerverwaltung

Das Ausgaben-Framework enthält leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die Erstattungen automatisch basierend auf Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen berechnen. Dieser Leitfaden behandelt die Einrichtung von Ausgabenregeln-Vorlagen für automatische Berechnungen und die Konfiguration der Steuerverwaltung für eine ordnungsgemäße Steuerhandhabung.

Ausgabenregeln-Vorlagen

Ausgabenregeln-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, automatische Vergütungsberechnungen basierend auf den internen Richtlinien Ihres Unternehmens oder gesetzlichen Anforderungen zu definieren. Diese Regeln berechnen Ausgabenbeträge automatisch basierend auf Bedingungen wie zurückgelegter Entfernung, Anzahl der Übernachtungen oder anderen Faktoren.

Zugriff auf Ausgabenregeln-Vorlagen

So greifen Sie auf Ausgabenregeln-Vorlagen zu:

1. Navigieren Sie zum Tab HR Administrator im flair-Workspace
2. Finden Sie den Link Ausgabenregeln-Vorlage
3. Klicken Sie, um die Vorlagenverwaltungsseite zu öffnen

Standardvorlage

Eine Standard-Ausgabenregeln-Vorlage wird zu allen Kundenorganisationen migriert, ist aber standardmäßig deaktiviert. Sie müssen sie aktivieren, um automatische Berechnungen nutzen zu können.

Ausgabenregeln verstehen

Ausgabenregeln berechnen Vergütungsbeträge automatisch basierend auf spezifischen Bedingungen. Zum Beispiel:

• Kilometergelderstattung: 0,30 € pro Kilometer, wenn Mitarbeiter ihren eigenen PKW nutzen
• Tagespauschalen: Tägliche Verpflegungszuschüsse basierend auf der Reisedauer
• Übernachtungspauschalen: Feste Sätze für Hotelübernachtungen

Eine Ausgabenregel erstellen

So erstellen Sie eine neue Ausgabenregel:

1. Öffnen Sie die Seite Ausgabenregeln-Vorlage
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Regel zu erstellen
3. Füllen Sie die Regeldetails aus:

Regel-Konfigurationsfelder

• Name - Beschreibender Name für die Regel (z. B. "Kilometergelderstattung - Eigener PKW")
• Datensatztypen - Für welche Ausgabenposten-Datensatztypen diese Regel gilt (durch Semikolons getrennt)
  • Gängige Typen: Reise, Mahlzeit, Tagespauschale, Sonstiges
• Bedingungsfeld - Das Feld, das auf die Bedingung geprüft werden soll (vom Ausgabenposten oder der übergeordneten Ausgabe)
• Operator - Vergleichsoperator (gleich, größer als, usw.)
• Bedingungswert - Der Wert, gegen den verglichen werden soll
• Vergütungsbetrag - Basisbetrag zur Vergütung
• Berechnungsfeld - Feld zur Berechnung (z. B. Kilometer, Anzahl der Nächte)
  • Wenn angegeben, Vergütung = Vergütungsbetrag × Wert des Berechnungsfeldes
• Prozentualer Zuschlag - Optionaler Prozentsatz, der zum Postenbetrag addiert oder subtrahiert wird

Beispiel: Regel für Kilometergelderstattung

Für eine Kilometergeldregel, die 0,30 € pro Kilometer zahlt:

• Name: "Kilometergeld - Eigener PKW"
• Datensatztypen: Reise
• Bedingungsfeld: Transportmittel
• Operator: Gleich
• Bedingungswert: Eigener PKW
• Vergütungsbetrag: 0,30
• Berechnungsfeld: Kilometer

Diese Regel berechnet automatisch: 0,30 × Kilometer, wenn ein Mitarbeiter "Eigener PKW" als Transportmittel wählt.

Beispiel: Verpflegungsmehraufwand (Tagespauschale)

Für tägliche Verpflegungszuschüsse:

• Name: "Tagespauschale - Mahlzeiten"
• Datensatztypen: Tagespauschale
• Bedingungsfeld: (keine Bedingung erforderlich, gilt für alle Tagespauschalen-Posten)
• Vergütungsbetrag: (variiert je nach Mahlzeitentyp)
• Berechnungsfeld: Anzahl der Tage

Das System berechnet Verpflegungszuschüsse automatisch basierend auf:

• Startdatum/Zeit und Enddatum/Zeit der Ausgabe
• Welche Mahlzeiten bereitgestellt wurden (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)
• Anzahl der abgedeckten Tage

Ausgabenlimits

Sie können Ausgabenlimits pro Datensatztyp mit spezifischen Intervallen festlegen:

• Tageslimits - Maximale Vergütung pro Tag
• Wochenlimits - Maximale Vergütung pro Woche
• Monatslimits - Maximale Vergütung pro Monat
• Jahreslimits - Maximale Vergütung pro Jahr

Wenn ein Limit erreicht wird, wird das Feld Limit erreicht am Ausgabenposten automatisch auf wahr gesetzt. Dies kann in benutzerdefinierten Validierungen oder Workflows verwendet werden.

Limits einrichten

1. Konfigurieren Sie in der Ausgabenregeln-Vorlage die Limit-Felder:
   • Limit-Betrag - Maximal zulässiger Betrag
   • Limit-Intervall - Zeitspanne (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich)
   • Datensatztyp - Für welche Ausgabenpostentypen dieses Limit gilt

Abteilungs- und länderspezifische Regeln

Ausgabenregeln können so konfiguriert werden, dass sie nur für bestimmte Abteilungen oder Länder gelten:

• Abteilung - Regel gilt nur für Mitarbeiter aus dieser Abteilung
• Land - Regel gilt nur für Mitarbeiter aus diesem Land

Dies ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Teams oder Standorte zu haben.

Ausgabenregeln aktivieren

Nach dem Erstellen Ihrer Ausgabenregeln:

1. Stellen Sie sicher, dass die Standard-Ausgabenrichtlinie aktiviert ist
2. Die Richtlinie ist nach der Migration standardmäßig deaktiviert
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren oben rechts auf der Seite Ausgabenregeln-Vorlage
4. Sobald aktiviert, werden Regeln automatisch angewendet, wenn Ausgabenposten erstellt werden

Steuerverwaltung

Der Steuermanager ermöglicht es Ihnen, Steuerarten mit Ausgabenposten-Datensatztypen zu verknüpfen, um eine ordnungsgemäße Steuerhandhabung für verschiedene Arten von Ausgaben zu gewährleisten.

Zugriff auf den Steuermanager

So greifen Sie auf den Steuermanager zu:

1. Navigieren Sie zum Tab HR Administrator
2. Finden Sie den Link Steuermanager
3. Klicken Sie, um die Steuerverwaltungsseite zu öffnen

Steuerarten verstehen

Steuerarten definieren, wie Ausgaben besteuert werden sollen. Gängige Steuerarten sind:

• Steuerfrei - Keine Steuer fällt an
• Standard-MwSt. - Standard-Mehrwertsteuersatz
• Reduzierte MwSt. - Reduzierter Steuersatz für spezifische Ausgabenarten
• Benutzerdefinierte Steuersätze - Organisationsspezifische Steuerkonfigurationen

Steuerarten erstellen

So erstellen Sie eine neue Steuerart:

1. Gehen Sie im Steuermanager zum Abschnitt Steuerübersicht (rechte Seite)
2. Klicken Sie auf Neu, um einen Steuerdatensatz zu erstellen
3. Füllen Sie aus:
   • Steuername - Beschreibender Name (z. B. "Standard-MwSt.", "Steuerfrei")
   • Prozentsatz - Steuerprozentsatz
4. Klicken Sie auf Speichern

Steuern mit Datensatztypen verknüpfen

Der Steuermanager enthält eine generische Komponente zum Verknüpfen von Datensatztypen mit Steuerarten:

1. Verwenden Sie im Steuermanager die Komponente Datensatztyp-Steuerzuordnung (linke Seite)
2. Wählen Sie das Objekt (Standard: Ausgabenposten)
3. Sie sehen alle verfügbaren Datensatztypen für dieses Objekt
4. Wählen Sie für jeden Datensatztyp die entsprechende Steuerart
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuordnungen zu bestätigen

Beispiel-Zuordnungen

• Reise Datensatztyp → Steuerfrei
• Mahlzeit Datensatztyp → Standard-MwSt.
• Sonstiges Datensatztyp → Standard-MwSt.

Automatische Steuerzuweisung

Sobald Zuordnungen konfiguriert sind:

• Wenn ein Ausgabenposten erstellt wird, wird die Steuer basierend auf seinem Datensatztyp automatisch zugewiesen
• Wenn der Datensatztyp geändert wird, wird die Steuer automatisch neu berechnet
• Die Steuer kann auch manuell festgelegt werden, wird aber neu berechnet, wenn sich der Datensatztyp ändert

Steuermanager mit anderen Objekten verwenden

Die Steuermanager-Komponente ist generisch und kann mit jedem Objekt verwendet werden, das Datensatztypen hat:

1. Bearbeiten Sie die Seite Steuermanager
2. Ändern Sie in der Komponentenkonfiguration den Objektnamen
3. Speichern Sie die Seite
4. Die Komponente zeigt nun Datensatztypen für dieses Objekt an

Dies ermöglicht es Ihnen, Steuerzuordnungen für andere Objekte über Ausgabenposten hinaus zu verwalten, falls erforderlich.

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