Erstellen & Verwalten von Stellen

Die Seite Unternehmensstruktur ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller Stellen in Ihrer Organisation. Dieser Leitfaden behandelt das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Verstehen von Stellenstatus.

Zugriff auf die Unternehmensstruktur

Um zu beginnen, nutzen Sie den App Launcher 𓃑 und suchen Sie nach Unternehmensstruktur. Auf der Seite Unternehmensstruktur sehen Sie links auf dem Bildschirm eine Liste. Diese Liste enthält alle aktiven Stellen in Ihrem Unternehmen.

In diesem linken Bereich können Sie die Schnellsuche verwenden, um eine bestimmte Stelle zu finden. Sie können auch auf das Trichter-Symbol klicken, um Filter zu öffnen. Stellen mit einem Startdatum in der Zukunft sind nur sichtbar, wenn Sie die Filter öffnen und das Kontrollkästchen Zukünftige Stellen anzeigen aktivieren. Wenn Sie eine Stelle mit einem Startdatum in der Zukunft erstellen, wird sie hier erst ab diesem Datum angezeigt.

Ein Klick auf den Pfeil nach unten ⌄ neben einer Stelle zeigt alle aktiven Stellen an, die von dieser Rolle verwaltet werden. Die Farbe des Symbols zeigt den Status der Stelle an:

• Blau = Besetzt
• Orange = Recruiting oder Geplant
• Rot = Bevorstehende Vakanz
• Grau = Vakant oder Deaktiviert

Stellendetails verstehen

In der Mitte des Bildschirms sehen Sie weitere Details zur ausgewählten Stelle.

1. Stellentitel: Dies ist der Name der ausgewählten Stelle.
2. Beschreibung: Ein Text, der die Stelle und ihre Verantwortlichkeiten beschreibt.
3. Status: Gibt den Status der Stelle an, z. B. Besetzt oder Vakant.
4. Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der diese Stelle derzeit innehat.
5. Übergeordnete Stelle: Die Stelle über der ausgewählten Stelle in der Unternehmenshierarchie.
6. Manager: Der Mitarbeiter, der die übergeordnete Stelle innehat.
7. Startdatum: Das Datum, an dem diese Stelle erstmals im Unternehmen besetzt wurde.
8. Enddatum: Das Datum, an dem diese Stelle inaktiv wird. Lassen Sie es leer, wenn es nicht bekannt ist.
9. Zuweisen: Klicken Sie hier, um der ausgewählten Stelle einen Mitarbeiter zuzuweisen.
10. Bearbeiten/Löschen: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um die Stelle zu bearbeiten, zu löschen, die Zuweisung aufzuheben oder sie mit einem Job zu verknüpfen.
11. Vakant ab: Wenn die aktive Anstellungsbedingung ein Enddatum hat, zeigt dieses Feld an, wann die Stelle vakant wird.
12. Aktive Anstellungsbedingung: Details des Mitarbeiters, der dieser Stelle derzeit zugewiesen ist. Das hier angezeigte Startdatum und Enddatum beziehen sich auf den Zeitraum, in dem der aktuell zugewiesene Mitarbeiter diese Stelle innehatte.

Weiter unten in der Stellendetailansicht sehen Sie auch Inaktive Anstellungsbedingungen und Verknüpfte Jobs.

1. Inaktive Anstellungsbedingungen: Diese Tabelle zeigt alle Mitarbeiter, die diese Stelle zuvor innehatten oder in Zukunft innehaben werden.
2. Verknüpfte Jobs: Wenn Sie für eine Stelle einstellen, können Sie sie mit Jobs verknüpfen, die Sie in flair Recruiting erstellt haben.

Erstellen von Stellen

Um eine neue Stelle zu erstellen:

1. Navigieren Sie zur Seite Unternehmensstruktur
2. Klicken Sie auf Neu oder verwenden Sie die entsprechende Aktionsschaltfläche
3. Füllen Sie die Stellendetails aus:
   • Stellentitel - Der Name der Stelle
   • Beschreibung - Optionale Beschreibung der Verantwortlichkeiten
   • Übergeordnete Stelle - Die Stelle, an die berichtet wird (für die Hierarchie)
   • Startdatum - Wann die Stelle aktiv wird
   • Enddatum - Optionales Enddatum, wenn die Stelle befristet ist
4. Klicken Sie auf Speichern

Zukünftige Stellen

Sie können Stellen mit zukünftigen Startdaten erstellen. Diese erscheinen erst in der Hauptliste, wenn ihr Startdatum erreicht ist, es sei denn, Sie aktivieren „Zukünftige Stellen anzeigen“ in den Filtern.

Bearbeiten von Stellen

Um eine bestehende Stelle zu bearbeiten:

1. Navigieren Sie zur Seite Unternehmensstruktur
2. Wählen Sie die Stelle aus, die Sie bearbeiten möchten
3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der oberen rechten Ecke
4. Wählen Sie Bearbeiten
5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
6. Klicken Sie auf Speichern

Häufige Änderungen sind:

• Aktualisierung der Stellenbeschreibung
• Änderung der übergeordneten Stelle (Berichtsstruktur)
• Änderung von Start- oder Enddaten
• Aktualisierung von Stellendetails

Löschen von Stellen

Um eine Stelle zu löschen:

1. Navigieren Sie zur Seite Unternehmensstruktur
2. Wählen Sie die Stelle aus, die Sie löschen möchten
3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der oberen rechten Ecke
4. Wählen Sie Löschen

Eine Stelle kann nicht gelöscht werden, wenn mit der Stelle eine Anstellungsbedingung verknüpft ist. Wenn Sie eine zuvor besetzte Stelle aus Ihrer Unternehmensstruktur ausblenden möchten, wählen Sie ein Enddatum für die Stelle. Nach diesem Datum wird sie inaktiv.

Stellenstatus

Die Farbe des Symbols neben der Stelle zeigt den Status der Stelle an und wird in Echtzeit aktualisiert. Wenn Sie auf eine Stelle klicken, zeigt Ihnen das Feld Status den genauen Status dieser Stelle an.

Statustypen

• Besetzt: Die Stelle ist besetzt und wird in den nächsten drei Monaten nicht vakant.
• Recruiting: Die Stelle ist vakant und es gibt einen verknüpften offenen Job in flair Recruiting.
• Geplant: Die Stelle ist vakant, aber eine Besetzung ist geplant.
• Bevorstehende Vakanz: Die Stelle wird innerhalb von drei Monaten vakant und es ist keine neue Anstellung geplant.
• Vakant: Die Stelle ist vakant und nicht mit einem offenen Job in flair Recruiting verknüpft.
• Deaktiviert: Die Stelle wurde deaktiviert und ist nicht mehr aktiv.

Statusfarben verstehen

Die visuellen Indikatoren helfen Ihnen, den Stellenstatus schnell zu erfassen:

• 🔵 Blau = Besetzt (Stelle ist gefüllt)
• 🟠 Orange = Recruiting oder Geplant (wird aktiv besetzt)
• 🔴 Rot = Bevorstehende Vakanz (wird bald vakant)
• ⚪ Grau = Vakant oder Deaktiviert (derzeit nicht aktiv)

Anpassen des Stellensuchlayouts

Wenn Sie bei der Suche nach Stellen nicht alle Spalten sehen können, können Sie das Suchlayout in Salesforce anpassen:

1. Klicken Sie in Salesforce auf Setup
2. Klicken Sie auf Objekt-Manager
3. Geben Sie „Position“ in die Suche ein
4. Klicken Sie auf Position
5. Klicken Sie auf Details
6. Klicken Sie auf Bearbeiten
7. Aktivieren Sie Suche zulassen
8. Klicken Sie auf Speichern
9. Klicken Sie auf Suchlayouts
10. Klicken Sie neben dem Suchlayout auf Bearbeiten
11. Wählen Sie die verfügbaren Felder aus und fügen Sie sie zu den ausgewählten Feldern hinzu

Wir empfehlen die Auswahl folgender Felder:

• Stellenname
• Beschreibung (falls zutreffend)
• Aktueller Mitarbeiter
• Aktuelle Anstellungsbedingung
• Übergeordnete Stelle
• Startdatum
• Enddatum

12. Klicken Sie auf Speichern

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun wissen, wie man Stellen erstellt und verwaltet, erfahren Sie, wie man:

• Mitarbeitern Stellen zuweist
• Jobs mit Stellen für das Recruiting verknüpft
• Anstellungsbedingungen aktualisiert