Schichtplanung in Salesforce

Um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Personalressourcen effektiv zu nutzen, ermöglicht die flair HR App auf Salesforce Arbeitgebern und Managern, Arbeitsschichten effizient zu organisieren.

Das Ziel der Schichtplanung sollte sein, Personal erfolgreich zu rotieren, das Wohlbefinden der Belegschaft zu erhalten, Personalkosten zu kontrollieren und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern.

Zugriff auf den Schichtplaner

So beginnen Sie mit der Schichtplanung:

1. Öffnen Sie die flair HR App in Salesforce
2. Navigieren Sie zum Reiter Anwesenheit (Attendance)
3. Klicken Sie auf den Abschnitt Schichten

Hier sehen Sie eine praktische Zusammenfassung aller Unternehmensschichten.

4. Klicken Sie auf Schichten verwalten, um den Schichtplaner für alle Standorte zu öffnen

Der Schichtplaner ermöglicht es Benutzern, Arbeitspläne zu entwerfen, um die Anforderungen ihres Unternehmens zu erfüllen.

Filtern und Organisieren

Der Schichtplaner bietet leistungsstarke Filteroptionen, um Schichten effektiv zu verwalten:

Standortfilter

So sehen und verwalten Sie Schichten für einen einzelnen Standort:

1. Wählen Sie einen bestimmten Standort über den Reiter Filter hinzufügen aus
2. Dies zeigt nur Schichten für diesen Standort an

Mitarbeiterfilter

Der Reiter Filter hinzufügen ermöglicht es Ihnen auch, Mitarbeiter basierend auf Folgendem auszuwählen:

• Fähigkeiten: Filtern Sie nach spezifischen Kompetenzen oder Zertifizierungen
• Abteilungen: Sehen Sie Schichten nach Organisationseinheit

Diese Filterfunktion stellt sicher, dass Sie schnell die richtigen Personen finden und den richtigen Schichten zuweisen können.

Planungstools

Die Taskleiste oben im Schichtplaner bietet mehrere nützliche Tools:

• Kalendernavigation: Scrollen Sie durch verschiedene Wochen und Monate
• Mitarbeiter hinzufügen: Fügen Sie Mitarbeiter von verschiedenen Standorten in den Plan ein
• Schichten kopieren: Duplizieren Sie Schichtmuster von einer Woche auf eine andere, um Zeit zu sparen, wenn sich Pläne wiederholen
• Schichten veröffentlichen: Machen Sie den Plan für Mitarbeiter sichtbar
• Druckansicht: Erstellen Sie eine druckbare Version des Schichtplans

Schichten veröffentlichen

Sobald Sie Ihre Schichtplanung abgeschlossen haben:

1. Überprüfen Sie den Plan, um sicherzustellen, dass alle Schichten abgedeckt sind
2. Klicken Sie auf Schichten veröffentlichen, um den Plan für Mitarbeiter verfügbar zu machen
3. Mitarbeiter können ihre zugewiesenen Schichten im Employee Hub einsehen

Tipp

Veröffentlichen Sie Schichten immer rechtzeitig im Voraus, um Mitarbeitern eine angemessene Vorlaufzeit für ihre Pläne zu geben.

Synchronisierte Workloads

Sie können den flair Schichtplaner automatisch mit Mitarbeiter-Workloads synchronisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Schichtpläne von Woche zu Woche variieren.

Durch Aktivieren der Synchronisation können Sie Schichten planen und Arbeits- sowie Nicht-Arbeitstage direkt im Schichtplaner definieren, ohne den Workload separat anpassen zu müssen.

Einrichtung synchronisierter Workloads

So nutzen Sie synchronisierte Workloads:

1. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter-Workload erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Use Shift Planner
2. Diese Option ist nur für flexible Workloads verfügbar
3. Definieren Sie das Feld Full Day Duration (Dauer eines vollen Arbeitstages)

Full Day Duration bezieht sich auf die Zeitdauer, die einen vollen Arbeitstag für einen Mitarbeiter darstellt. Dies ist erforderlich, um Abwesenheiten korrekt zu berechnen.

Info

Synchronisierte Workloads können nicht im Reiter „Zeit & Workload“ im Mitarbeiterdatensatz bearbeitet werden. Sie werden nur im Schichtplaner bearbeitet und verwaltet.

Arbeitstage verwalten

Für Mitarbeiter mit synchronisierten Workloads sehen Sie oben rechts an jedem Schichttag im Schichtplaner ein neues Kontrollkästchen.

Dieses Kontrollkästchen ermöglicht es Ihnen:

• Umzuschalten, ob ein Tag ein Arbeitstag oder Nicht-Arbeitstag ist
• Arbeitstage hinzuzufügen: Die Tageslänge verwendet den im Feld „Full Day Duration“ definierten Wert
• Arbeitstage zu entfernen: Tage als frei markieren, ohne Abwesenheitsanträge zu erstellen

Änderungen veröffentlichen

Die Änderungen, die Sie im Schichtplaner vornehmen, werden im Mitarbeiter-Workload reflektiert, aber es gibt einen wichtigen Schritt:

Schichten müssen zuerst veröffentlicht werden, bevor sie im synchronisierten Workload reflektiert werden.

Bis Sie die Schichten veröffentlichen, bleiben Änderungen im Entwurfsmodus und wirken sich nicht auf Abwesenheitsberechnungen oder Mitarbeiterdatensätze aus.

Wiederkehrende Schichten

Mit nur wenigen Klicks können Sie jede Schicht wiederkehrend machen. Diese Funktion ist ideal für Organisationen mit vorhersehbaren Schichtmustern.

Wiederkehrende Schichten erstellen

So richten Sie eine wiederkehrende Schicht ein:

1. Klicken Sie auf eine bestehende Schicht im Schichtplaner
2. Dies öffnet das Popup Edit Shift (Schicht bearbeiten)
3. Wählen Sie den Reiter Recurrence (Wiederholung)
4. Wählen Sie die Option Repeat This Shift (Diese Schicht wiederholen)
5. Definieren Sie, wie oft diese Schicht am selben Tag wiederholt wird
6. Legen Sie fest, bis wann diese Schicht wiederholt werden soll (oder lassen Sie es leer für unbegrenzte Wiederholung)

Das Feld Repeat Until (Wiederholen bis) leer zu lassen bedeutet, dass die Schicht für unbegrenzte Zeit wiederholt wird.

Tipp

Im Schichtplaner werden wiederkehrende Schichten durch ein Zyklus-Symbol 🔄 gekennzeichnet.

Wiederkehrende Schichten bearbeiten oder löschen

Wenn Sie eine wiederkehrende Schicht bearbeiten oder löschen, haben Sie zwei Optionen:

1. This shift only (Nur diese Schicht): Wenden Sie Ihre Änderung nur auf die spezifische ausgewählte Schicht an
2. This and all future shifts (Diese und alle zukünftigen Schichten): Wenden Sie Ihre Änderung auf alle kommenden Instanzen dieser wiederkehrenden Schicht an

Wiederkehrende Schichten in der Vergangenheit sind von Ihren Änderungen nicht betroffen.

Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf einmalige Anpassungen vorzunehmen und gleichzeitig das wiederkehrende Muster für zukünftige Wochen beizubehalten.

Vorteile von wiederkehrenden Schichten

Wiederkehrende Schichten helfen Ihnen:

• Zeit bei wiederkehrenden Planungsaufgaben zu sparen
• Konsistente Schichtmuster beizubehalten
• Planungsfehler zu reduzieren
• Vorhersehbare Pläne für Mitarbeiter bereitzustellen
• Regelmäßige Geschäftsmuster einfach zu berücksichtigen