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Zeiterfassungskonfiguration

Konfigurieren Sie Zeiterfassungseinstellungen, Validierungsregeln und benutzerdefinierte Felder, um den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden. Dieser Leitfaden behandelt das Blockieren der Zeiterfassung an bestimmten Tagen, benutzerdefinierte Formularfelder und die Konfiguration des Zeitrahmens.

Zeiterfassung an ausgewählten Wochentagen blockieren​

Hier erfahren Sie, wie Sie Regeln erstellen, die Zeiterfassungseinträge an bestimmten Tagen verhindern. Durch das Einrichten von Validierungsregeln können Sie sicherstellen, dass Zeitänderungen den Unternehmensrichtlinien, Arbeitsgesetzen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Diese Funktion kann auch als Schutz vor menschlichen Fehlern dienen.

Zugriff auf Validierungsregeln​

  • Navigieren Sie in Ihrer Salesforce-App zum Setup-Menü, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken.

  • Wählen Sie als Nächstes im linken Bereich unter Platform Tools im Dropdown-Menü Object and Fields die Option Object Manager.

Einrichten von Validierungsregeln für die Zeiterfassung​

  • Suchen Sie im Object Manager das Objekt Time Entry und klicken Sie darauf. Sie können das Schnellsuche-Feld (Quick Find) verwenden.

  • Scrollen Sie im linken Bereich nach unten und klicken Sie auf Validation Rules.

  • Klicken Sie anschließend auf New. Um Ihre neue Validierungsregel so einzustellen, dass die Zeiterfassung an einem bestimmten Tag verhindert wird, benötigen Sie eine Formel. Die Formel lautet: WEEKDAY( DATEVALUE (flairStart_Datetimec)) = 6

  • Formel erklärt: Die Zahl am Ende der Formel stellt den Wochentag dar, beginnend mit Sonntag als 1 und aufsteigend für jeden folgenden Tag. Freitag ist beispielsweise der sechste Tag der Woche, sodass diese Formel oben und unten die Zeiterfassung an Freitagen verhindert.

  • Um die Fehlermeldung anzupassen, die erscheint, wenn die Regel verletzt wird, können Sie Ihre Nachricht in das Textfeld Error Message eingeben. In diesem Fall erscheint die Fehlermeldung im Employee Hub, wenn Mitarbeiter versuchen, an einem verbotenen Tag Zeit zu erfassen.

Änderungen an Zeiteinträgen an bestimmten Tagen verhindern​

  • Um zu verhindern, dass Benutzer manuelle Änderungen an ihren Zeiteinträgen vornehmen, d. h. die Funktion „Zeiteintrag hinzufügen“ im Employee Hub verwenden, müssen Sie eine Validierungsregel für das Objekt Time Entry Change Request einrichten.

Konfigurieren von Validierungsregeln für Zeiteintragsänderungsanfragen​

  • Suchen und klicken Sie diesmal im Object Manager auf das Objekt Time Entry Change Request

  • Klicken Sie wie bei der anderen oben erklärten Zeiterfassungsregel im linken Bereich auf Validation Rules
  • Klicken Sie auf New, um eine Validierungsregel für „Zeiteintrag hinzufügen“ im Employee Hub zu erstellen
  • Verwenden Sie dieselbe Formel wie in der vorherigen Validierungsregel, die Änderungen an Zeiteinträgen an einem bestimmten Tag verhindert. Denken Sie daran, dass die Ziffer am Ende der Formel den Wochentag darstellt, wobei Sonntag bei 1 beginnt: WEEKDAY( DATEVALUE (flairStart_Datetimec)) = 6

Sie haben nun erfolgreich Validierungsregeln eingerichtet, um die Zeiterfassung zu blockieren und Änderungen an Zeiteinträgen an bestimmten Wochentagen zu verhindern.

Benutzerdefinierte Formularfelder für Workloads und Workload Templates​

Wir haben Unterstützung für benutzerdefinierte Formulare in Workloads und Workload-Vorlagen in flair hinzugefügt. In nur wenigen Schritten können Sie diesen Datensätzen mithilfe von Page Layouts in Salesforce neue Felder hinzufügen.

  1. Öffnen Sie in der flair HR-App den AppLauncher 𓃑 und suchen Sie nach Employee Workload Templates.
  2. Klicken Sie auf die Workload-Vorlage, die Sie ändern möchten. Klicken Sie nun auf das Zahnradsymbol ⚙ und wählen Sie Edit Object. Dies öffnet einen neuen Tab im Salesforce Setup Object Manager.

  1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Page Layouts. Klicken Sie dann auf New.

  1. Lassen Sie das Existing Page Layout auf None eingestellt und geben Sie dann CustomFormLayout in das Feld Page Layout Name ein.

ℹ️ Bitte beachten Sie, damit dieses benutzerdefinierte Formular funktioniert, muss der Page Layout Name genau CustomFormLayout lauten (ohne Leerzeichen und mit dem ersten Buchstaben jedes Wortes großgeschrieben).

  1. Scrollen Sie nach unten zu Employee Workload Template Detail. Sie sehen einen Abschnitt namens Fields (Header Not Visible). Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol 🔧 rechts davon und ändern Sie den Section Name in IGNORE.

  1. Jetzt können Sie mit der Anpassung der Formularfelder für Ihre Workload-Vorlagen beginnen. Ziehen Sie einfach die verfügbaren Felder von oben auf dem Bildschirm und legen Sie sie im Abschnitt Employee Workload Template Detail ab. Klicken Sie dann auf Save.

  1. Gehen Sie nun zurück zu Ihrer Workload-Vorlage und aktualisieren Sie die Seite. Ihr neuer Abschnitt und Ihre neuen Felder sollten jetzt sichtbar sein.

Konfiguration des Zeitrahmens – Zeit für Nachtschichten nicht aufteilen​

Überblick​

Die Funktion Time Framework Configuration ermöglicht es Ihnen, zu konfigurieren, wie Zeit für Nachtschichten erfasst wird. Wenn aktiviert, verhindert die Option „Do Not Split Time for Overnight“, dass Zeit für Schichten, die über Mitternacht hinausgehen, über Kalendertage hinweg aufgeteilt wird.

Video-Tutorial​

Konfiguration​

So konfigurieren Sie diese Einstellung:

  1. Navigieren Sie zu Setup in Salesforce
  2. Suchen Sie in der Schnellsuche (Quick Find) nach Time Framework Configuration
  3. Suchen Sie die Option Do Not Split Time for Overnight
  4. Aktivieren oder deaktivieren Sie diese Einstellung basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation

Wenn aktiviert, werden Nachtschichten als ein einziger kontinuierlicher Zeitraum erfasst, anstatt um Mitternacht aufgeteilt zu werden.