Einführung in den flair Scheduler
Der flair Scheduler ist das Schichtplanungswerkzeug der nächsten Generation von flair. Er wurde von Grund auf für komplexe Schichtplanung im realen Einsatz entwickelt und ermöglicht es Ihnen, mehrere unabhängige Pläne parallel zu führen, über beliebige Zeiträume zu planen — von einer Woche bis hin zu mehrjährigen Langfristplänen — und Ihren Mitarbeitern eine umfassendere Self-Service-Erfahrung im Employee Hub zu bieten.
Der flair Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on, das zusätzlich zu Ihrem bestehenden flair-Abonnement erworben wird. Er ist nicht im Standardpaket enthalten. Um ihn für Ihr Unternehmen zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren flair Customer Success Manager oder das flair Sales-Team — diese begleiten Sie durch Preisgestaltung, Vertragsabschluss und Aktivierung.
flair Scheduler vs. der bisherige Shift Planner
Der flair Scheduler ist ein vollständiger Ersatz für den bisherigen Shift Planner. Er wurde entwickelt, um die Einschränkungen zu beseitigen, an die Kunden mit größeren oder komplexeren Abläufen gestoßen sind.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen.
| Funktion | Bisheriger Shift Planner | flair Scheduler |
|---|---|---|
| Anzahl der Pläne | Eine globale Ansicht pro Standort | Beliebig viele Scheduler — pro Team, Projekt, Station, Filiale, Geschäft usw. |
| Worauf ein Plan bezogen ist | Immer an einen Standort gebunden, Zeilen immer Mitarbeiter | Objekt-agnostisch — sowohl Zeilen (die Resource) als auch der übergeordnete Kontext (das Target) sind konfigurierbar: Mitarbeiter × Standort, Mitarbeiter × Abteilung, Mitarbeiter × Projekt oder jede beliebige individuelle Kombination |
| Zeithorizont | Woche / Monat | Voreingestellte Ansichten: 1 Woche, 2 Wochen, 4 Wochen, 1 Monat — plus einen benutzerdefinierten Datumsbereich für längere Horizonte (z. B. 3- oder 6-Monats-Pläne). Es gibt keine Obergrenze. |
| Anpassbare Ansicht | Begrenzt | Anpassbare Filter pro Scheduler — nach Skill, Abteilung, Mitarbeitern oder sogar per Raw-Query |
| Open Shifts | Unterstützt | Open Shifts mit erweiterter Berechtigungsprüfung — Skill-Filter und objekt-agnostische Target-Skopierung |
| Shift Transfer | Nicht unterstützt | Shift Transfer — Mitarbeiter können anfragen, eine Schicht an einen Kollegen zu übergeben; der Manager genehmigt |
| Vordefinierte Schichten | Einfach | Filterbare vordefinierte Schichten (z. B. „Morgen“, „Spät“, „Nacht“) für die Schichterstellung mit einem Klick |
| Wiederkehrende Schichten | Unterstützt | Unterstützt, mit Bearbeitung pro Vorkommnis |
| Aus vorherigem Zeitraum kopieren | Wochenweise | Schichten aus jedem beliebigen vorherigen Zeitraum kopieren |
| Veröffentlichung | Synchron für kleine Mengen, asynchron für große Mengen | Synchron für kleine Mengen, asynchron für große Mengen |
| Erfahrung im Employee Hub | Nur Lesezugriff auf „Meine Schichten“ | Meine Schichten, Kollegen-Ansicht, Open-Shift-Anfragen, Shift-Transfer-Anfragen |
| Berechtigungsmodell | An die Berechtigung „Schichten verwalten“ gebunden | Dedizierte Berechtigungssets Flair Scheduler Admin und Flair Scheduler Manager |
Schlüsselkonzepte
Drei Konzepte bilden die Grundlage des flair Scheduler. Es lohnt sich, sie zu kennen, bevor Sie etwas einrichten.
Scheduler
Ein Scheduler ist ein einzelner Schichtplan — zum Beispiel „Berlin Store — Morgenteam“, „ICU Station — Pflegekräfte“ oder „Projekt Atlas — Engineers“. Jeder Scheduler ist ein eigener Datensatz in Salesforce mit eigenen Resources (Zeilen), eigenem Target (übergeordneter Kontext), eigenen Filtern und eigenen vordefinierten Schichten.
Da jeder Scheduler unabhängig ist, können zwei Manager gleichzeitig völlig unterschiedliche Bereiche des Unternehmens planen, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.
Ein Scheduler wird durch zwei Achsen definiert:
- Eine Resource (die Zeilen im Kalender — typischerweise Mitarbeiter).
- Ein Target (der übergeordnete Kontext — zum Beispiel ein Standort, eine Abteilung, ein Projekt oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Objekt).
Genau das macht den flair Scheduler objekt-agnostisch — Sie wählen die Kombination aus Resource und Target, die zu Ihrem Betrieb passt.
Shift
Ein Shift (Shift__c) ist ein einzelner Block geplanter Arbeitszeit mit Startzeit, Endzeit und einer zugewiesenen Person. Jeder Shift hat immer eine zugewiesene Person. Schichten leben innerhalb eines Schedulers.
Nicht zugewiesene Slots, die Mitarbeiter aus dem Hub anfragen können, werden als separates Objekt geführt — Open Shifts (Open_Shift__c). Siehe Open Shifts für den vollständigen Ablauf.
Predefined Shift
Ein Predefined Shift ist eine wiederverwendbare Vorlage — zum Beispiel „Morgen 06:00–14:00“ oder „Nacht 22:00–06:00“. Vordefinierte Schichten ermöglichen es Managern, echte Schichten mit einem einzigen Klick zu erstellen, anstatt jedes Mal Start- und Endzeiten einzugeben.
Was Sie mit dem flair Scheduler tun können
Sobald er aktiviert ist, deckt der flair Scheduler den gesamten Schichtplanungsablauf sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter ab.
In Salesforce können Manager:
- Beliebig viele Scheduler für verschiedene Teams, Standorte, Projekte oder beliebige andere Gruppierungen erstellen
- Jeden Scheduler mit eigenen Filtern, vordefinierten Schichten und Mitarbeiterlisten konfigurieren
- Schichten über beliebige Zeiträume planen — es gibt keine Obergrenze, wie weit im Voraus geplant werden kann
- Einzelschichten und wiederkehrende Schichten erstellen
- Schichten aus vorherigen Zeiträumen kopieren, um wiederkehrende Muster nicht neu planen zu müssen
- Open Shifts veröffentlichen, die berechtigte Mitarbeiter anfragen können
- Shift-Transfer-Anfragen von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen
- Mitarbeiter aus anderen Standorten oder Abteilungen für einmalige Einsätze ausleihen
- Schichten veröffentlichen, um sie im Employee Hub für Mitarbeiter sichtbar zu machen
Im Employee Hub können Mitarbeiter:
- Ihre eigenen anstehenden Schichten in Meine Schichten sehen
- Die Schichten ihrer Kollegen in der Kollegen-Ansicht sehen
- Open Shifts anfragen, die zu ihren Skills und den für sie sichtbaren Targets des Schedulers passen
- Einen Shift Transfer mit einem Kollegen anfragen, wenn sie eine Schicht nicht wahrnehmen können
- Echtzeit-Aktualisierungen erhalten, sobald Manager Änderungen veröffentlichen
So navigieren Sie durch diesen Leitfaden
Dieser Abschnitt führt Sie durch jeden Teil des flair Scheduler:
- Einrichtung in Salesforce — die Funktion aktivieren, die richtigen Berechtigungssets zuweisen und Ihre Organisation vorbereiten.
- Scheduler verwalten — neue Scheduler erstellen und ihre Filter, Mitarbeiter und vordefinierten Schichten konfigurieren.
- Mit Schichten arbeiten — einen Scheduler öffnen, Schichten planen, aus vorherigen Zeiträumen kopieren und veröffentlichen.
- Open Shifts — unbesetzte Schichten erstellen, die Mitarbeiter selbst anfragen können.
- Shift Transfer — Mitarbeitern ermöglichen, Schichten an Kollegen zu übergeben, und diese als Manager genehmigen.
- Scheduler im Hub — was Mitarbeiter im Employee Hub sehen und wie Sie die Funktion ausblenden, falls nur Manager sie nutzen sollen.
Wenn Ihre Organisation den bisherigen Shift Planner bereits nutzt, können Sie beide während des Übergangs parallel betreiben. Bestehende Schichten bleiben erreichbar. Sobald Sie sich mit dem flair Scheduler vertraut gemacht haben, kann Ihr Customer Success Manager Sie bei der Migration der Workflows und der Außerbetriebnahme des alten Planners unterstützen.