Dokumente hochladen und verwalten

Verwenden Sie flair, um Unternehmensdokumente zu veröffentlichen und Mitarbeiterdokumente wie Gehaltsabrechnungen und Zertifikate zu speichern. Diese Anleitung behandelt Sammel-Uploads, Ordnerorganisation, Dateizuordnung, Textsuche und mobilen Zugriff.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins verwalten Dokumente in Salesforce. Mitarbeiter und Manager sehen erlaubte Dokumente im Employee Hub oder in der Mobile App.

Unternehmensdokument veröffentlichen

1. Öffnen Sie in flair HR Company Documents über die Navigationsleiste oder den App Launcher (⋮⋮-Rastersymbol).
2. Klicken Sie auf New.
3. Geben Sie einen Namen ein, mit dem Mitarbeiter das Dokument identifizieren können.
4. Aktivieren Sie das Entwurfs-Kontrollkästchen, wenn das Dokument unveröffentlicht bleiben soll. Deaktivieren Sie es zur Veröffentlichung.
5. Laden Sie die Dateien hoch.
6. Klicken Sie auf Save. Ein veröffentlichtes Dokument erscheint im Employee Hub unter Company → Documents.

Unternehmensdokumente in Ordnern organisieren

Gruppieren Sie Unternehmensdokumente in mehrstufigen, verschachtelten Ordnern, zum Beispiel nach Abteilung oder Dokumenttyp. Dokumente ohne Ordner erscheinen weiterhin auf der obersten Ebene, sodass vorhandene Dokumente keine Änderungen benötigen.

1. Öffnen Sie in flair HR Docs.

2. Öffnen Sie den Tab Company Documents.

3. Klicken Sie auf New Folder.

   

4. Geben Sie einen Namen ein, und klicken Sie auf Save. Der Ordner erscheint auf der Ebene, die Sie beim Klicken auf New Folder geöffnet hatten.

5. Klicken Sie auf einen Ordner, um ihn zu öffnen. Klicken Sie erneut auf New Folder, um einen weiteren Ordner darin zu verschachteln, oder verwenden Sie den Breadcrumb-Pfad über der Liste, um zurückzunavigieren.

6. Um ein Dokument direkt in einem Ordner zu veröffentlichen, öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf New Company Document. Um ein vorhandenes Dokument in einen Ordner zu verschieben, klicken Sie daneben auf Edit und legen Sie Folder fest.

Verwenden Sie Quick find, um Namen von Unternehmensdokumenten über alle Ordner hinweg zu suchen. Im Employee Hub erscheint ein Ordner für einen Mitarbeiter nur, wenn er mindestens ein Dokument enthält, für das dieser Mitarbeiter die Berechtigung zur Ansicht hat; leere oder vollständig eingeschränkte Ordner bleiben verborgen.

hinweis

Ein Ordner muss frei von Unterordnern und Dokumenten sein, bevor Sie ihn löschen können.

Mitarbeiterdokumente gesammelt hochladen

Upload-Vorlage erstellen

1. Suchen Sie im App Launcher nach Mass Employee Documents Uploads.

   

2. Öffnen Sie Mass Employee Documents Uploads.

3. Klicken Sie auf New.

   

4. Geben Sie einen Namen ein.

   

5. Wählen Sie unter Standard-Dokumentenkategorie einen Typ wie Payroll aus.

   

6. Klicken Sie auf Save. Salesforce öffnet die Upload-Vorlage.

   

Sichtbarkeit und Dateizuordnung konfigurieren

1. Wählen Sie unter Visibility aus, wer die Dokumente erhalten und sehen kann, zum Beispiel HR+Manager+Mitarbeiter oder HR.

   

2. Geben Sie unter File Name Pattern ein Muster wie {{flair__First_Name__c}}_{{flair__Last_Name__c}}.pdf ein.

   Eine Datei wie Adamaris_Vinke_Payroll_08-2025.pdf kann über Vor- und Nachname zugeordnet werden.

   

3. Kopieren Sie erforderliche Zusammenführungsfelder aus dem Informationsfeld.

   

4. Prüfen Sie das vollständige File Name Pattern.

   

5. Klicken Sie auf Update. Die Vorlage verwendet das Muster für die Zuordnung.

Dateien hochladen und Mitarbeiterdokumente erstellen

1. Klicken Sie auf Upload Files.

2. Wählen Sie die Dateien aus.

   

3. Klicken Sie nach dem Upload auf Done.

   

4. Klicken Sie auf Create Employee Documents. flair ordnet Dateien nach dem Muster zu.

5. Weisen Sie nicht erkannte Dateien manuell zu.

   

Dokumentenzuweisung prüfen

1. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus.

   

2. Öffnen Sie Documents.

   

3. Prüfen Sie, ob die hochgeladene Datei dem Mitarbeiter zugeordnet ist.

   

4. Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie den Inhalt.

   

   

Mitarbeiterdokumente über SFTP hochladen

Verwenden Sie SFTP für Dateien, die von einem externen Lohnabrechnungssystem oder einem anderen Dienst bereitgestellt werden.

Upload erstellen

1. Öffnen Sie in flair HR Staff and Docs.

2. Suchen Sie Employee Document Upload.

3. Klicken Sie auf Create New Upload.

4. Geben Sie einen Namen ein, beispielsweise Gehaltsabrechnungen Januar 2025.

5. Klicken Sie auf Save.

6. Wählen Sie einen Upload-Typ aus:

   Typ	Kapazität oder Quelle
   Standard	Bis zu 10 hochgeladene Dateien.
   Custom	Bis zu 1.000 hochgeladene Dateien.
   Split	Eine Datei, die für verschiedene Mitarbeiter in separate Dateien aufgeteilt wird.
   SFTP	Von einem SFTP-Server importierte Dateien.

7. Wählen Sie SFTP aus.

8. Klicken Sie auf Update.

SFTP konfigurieren und Dateien importieren

1. Wenn die Schnittstelle deaktiviert ist, klicken Sie auf Enable SFTP Integration.
2. Geben Sie die SFTP-Hostdaten ein.
3. Klicken Sie auf Save.
4. Klicken Sie auf Add from SFTP.
5. Durchsuchen Sie den Server und wählen Sie einzelne Dateien oder Ordner aus.
6. Klicken Sie auf Download. flair überträgt die ausgewählten Dateien.
7. Definieren Sie unter File Name Pattern ein Muster mit Mitarbeiternamen, Mitarbeiternummern oder anderen Employee-Feldern.
8. Stellen Sie sicher, dass jede Datei dem richtigen Mitarbeiter entspricht.

Dokumente erstellen und prüfen

1. Klicken Sie auf Create Employee Documents.
2. Öffnen Sie bei jedem Mitarbeiter den Tab Documents.
3. Öffnen Sie die importierte Datei und prüfen Sie ihren Inhalt.

Nachdem SFTP aktiviert wurde, können Sie auch einen bestimmten Mitarbeiter auswählen und Dateien direkt hochladen. Derselbe direkte Upload ist im Recruiting verfügbar.

Gelöschtes Dokument wiederherstellen

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (Rastersymbol ⋮⋮).
2. Suchen und öffnen Sie Recycle Bin.
3. Wählen Sie My Recycle Bin oder, sofern Ihre Berechtigungen es erlauben, All Recycle Bin aus.
4. Wählen Sie das gelöschte Dokument oder den Datensatz aus.
5. Klicken Sie auf Restore. Salesforce stellt es am ursprünglichen Speicherort wieder her.

Geparsten Dokumenttext durchsuchen

flair extrahiert automatisch Text aus allen hochgeladenen Mitarbeiterdokumenten und speichert ihn für die Suche. Die Funktion verwendet das gleiche Parsing wie das Recruiting-Modul. Der Text ist nach der Verarbeitung in flair durchsuchbar.

Uploads von Mitarbeiterdokumenten einschränken

Standardmäßig können Mitarbeiter Dokumente im Employee Hub hochladen. Diese Einstellung blendet Upload auf der persönlichen Seite Documents und im Profil-Widget des Dashboards aus. Anhänge, die über Request Forms eingereicht werden, bleiben verfügbar.

1. Öffnen Sie in Salesforce flair HR.
2. Öffnen Sie Settings → Employee Hub.
3. Aktivieren Sie unter Documents die Option Restrict Employee Document Upload.
4. Speichern Sie die Änderungen. Mitarbeiter können keine Dokumente mehr direkt hochladen.

Die Einstellung gilt global. Erstellen Sie für Ausnahmen eine Request Form mit Anhang, da die Einschränkung nicht für über Request Forms eingereichte Dateien gilt.

Dokumente in der Mobile App verwalten

Dokument hochladen

1. Tippen Sie auf dem Startbildschirm der Mobile App auf das Plus-Symbol.
2. Tippen Sie auf Add.
3. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Dokumentenkategorie aus.
4. Tippen Sie auf Add File.
5. Wählen Sie die Datei aus und schließen Sie den Upload ab.

Dokumente ansehen

• Tippen Sie in der Mobile App auf My Data, um aktuelle Gehaltsabrechnungen und selbst hochgeladene Dokumente zu sehen.

Laden Sie die flair Mobile App für iOS oder Android herunter.

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