Dokumente & Vorlagen

Die Digitalisierung Ihrer HR-Unterlagen kann Ihnen Zeit und Mühe sparen. Mit flair haben Sie einen zentralen Ort zum Hochladen, Verwalten, Teilen und sicheren Speichern von HR-Dokumenten, Gehaltsabrechnungen und Zertifikaten.

Unternehmensdokumente für Mitarbeiter verfügbar machen

Unternehmensdokumente für alle Mitarbeiter im Employee Hub leicht zugänglich zu machen, kann durch einige einfache Schritte erfolgen. Dazu müssen Sie auf die flair HR App in Salesforce zugreifen.

• Beginnen Sie damit, die flair HR App auf Ihrem Gerät zu starten. Diese App dient als Plattform, über die Sie Unternehmensdokumente verwalten und verteilen können.
• Sobald Sie die flair HR App gestartet haben, suchen Sie die Navigationsleiste. In der Navigationsleiste finden Sie eine Option mit der Bezeichnung Company Documents. Klicken Sie auf diese Option, um fortzufahren.
• Alternativ können Sie, wenn Sie die Option Company Documents in der Navigationsleiste nicht finden, den App Launcher verwenden, um danach zu suchen. Geben Sie einfach Company Documents in die Suchleiste ein.
• Nach dem Zugriff auf den Bereich Company Documents wird Ihnen eine Option zum Erstellen eines neuen Dokuments angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um den Prozess zu beginnen.
• Geben Sie dem Dokument als Nächstes einen aussagekräftigen und beschreibenden Namen, der Mitarbeitern hilft, dessen Inhalt leicht zu identifizieren. Dieser Name wird angezeigt, wenn Mitarbeiter auf das Dokument zugreifen.
• Wenn Sie das Dokument nicht sofort für alle Mitarbeiter veröffentlichen möchten, können Sie es als Entwurf markieren. Deaktivieren Sie das Entwurfs-Kontrollkästchen, um anzugeben, dass das Dokument zur Veröffentlichung bereit ist.
• Laden Sie als Nächstes die Dateien hoch, die Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen möchten.
• Speichern Sie das Dokument, um den Veröffentlichungsprozess abzuschließen.
• Um zu bestätigen, dass das Dokument für alle Mitarbeiter zugänglich ist, wechseln Sie zum Employee Hub. Sie sollten das neu veröffentlichte Dokument auf der Corporate-Seite des Bereichs Dokumente sehen können.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Unternehmensdokumente effizient verteilen und sicherstellen, dass wichtige Informationen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind.

Mitarbeiterdokumente in größeren Mengen hochladen

Um Mitarbeiterdokumente in größeren Mengen zum Employee Hub hochzuladen, verwenden Sie die flair HR App und befolgen Sie diese Schritte. Dies ist hilfreich für die Massenverteilung von Gehaltsabrechnungen oder anderen Dateien an die richtigen Mitarbeiter, die sie im Bereich Dokumente des Employee Hub erhalten.

Erstellen einer Vorlage

1. Klicken Sie auf den App Launcher und suchen Sie nach Mass Employee Documents Uploads.

2. Klicken Sie auf New, um eine neue Vorlage zum Hochladen von Dokumenten in größeren Mengen zu erstellen.

3. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen.

4. Wählen Sie die Art des Dokuments aus, das Sie hochladen. Wählen Sie beispielsweise Payroll als Standard-Dokumentenkategorie aus.

5. Klicken Sie auf Save. Sie werden automatisch zur neuen Vorlage weitergeleitet.

Konfigurieren der Sichtbarkeit und Dateinamenmuster

6. Verwenden Sie das Feld Visibility, um zu bestimmen, wer die Dokumente, die Sie senden möchten, erhalten und anzeigen kann. Die Optionen umfassen: HR+Manager+Mitarbeiter oder einfach die HR-Abteilung.

7. Innerhalb der Vorlage können Sie Ihren Dokumenten ein File Name Pattern geben. Beispielsweise {{flair__First_Name__c}}_{{flair__Last_Name__c}}.pdf. Dies ermöglicht es dem flair-System, Dokumente basierend auf den Dateinamen automatisch Mitarbeitern zuzuweisen.

Wenn das Dokument, das Sie für jeden Mitarbeiter hochladen möchten, derzeit Adamaris_Vinke_Payroll_08-2025.pdf heißt, können Sie den Vornamen und Nachnamen durch Zusammenführungsfelder ersetzen. Kopieren Sie einfach die Zusammenführungsfelder aus dem Informationsfeld neben der Vorlage.

8. Das File Name Pattern sollte nun so aussehen.

9. Klicken Sie auf Update, um das File Name Pattern zu speichern.

Dateien hochladen

10. Klicken Sie auf Upload Files und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten.

11. Sobald der Upload abgeschlossen ist, klicken Sie auf Done.

12. Klicken Sie auf Create Employee Documents. Das System weist Dokumente automatisch Mitarbeitern zu, wo immer dies möglich ist, basierend auf den vordefinierten File Name Patterns. Sie können Dokumente bei Bedarf auch manuell Mitarbeitern zuweisen.

Die Dokumente sind dann für Mitarbeiter oder Manager im Bereich Dokumente des Employee Hub sichtbar.

Überprüfen der Dokumentenzuweisung

Sie können überprüfen, ob Dokumente korrekt zugewiesen wurden, indem Sie den Datensatz eines Mitarbeiters überprüfen:

1. Klicken Sie auf einen beliebigen Mitarbeiter aus der Liste.

2. Klicken Sie auf den Tab Documents.

3. Sie werden feststellen, dass das Dokument, das Sie hochgeladen haben, automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet wurde.

4. Klicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen und den Inhalt zu überprüfen.

Automatisches Parsen von Dokumenttexten

flair extrahiert und parst automatisch Text aus allen hochgeladenen Mitarbeiterdokumenten. Wenn Sie ein Dokument in das Profil eines Mitarbeiters hochladen, verarbeitet das System das Dokument automatisch und extrahiert den Textinhalt. Dieser geparste Text wird dann im System gespeichert und wird durchsuchbar, was es einfacher macht, spezifische Informationen in allen Mitarbeiterdokumenten zu finden.

Diese Funktion funktioniert ähnlich wie die Dokumentenparsing-Funktionen im Recruiting-Modul, gilt aber jetzt für alle Mitarbeiterdokumente, die im System hochgeladen werden. Der extrahierte Text ist sofort verfügbar und kann innerhalb von flair durchsucht werden, was bessere Dokumentenverwaltungs- und Abruffunktionen bietet.

Mobile Dokumentenverwaltung

Manchmal möchten Sie vielleicht außerhalb der Arbeitszeiten Ihren Arbeitsvertrag oder eine Gehaltsabrechnung überprüfen. Die flair Mobile App bietet Ihnen eine sichere Möglichkeit, dies zu tun.

Vom Startbildschirm der mobilen App aus können Sie ein Dokument hochladen, indem Sie auf das Plus-Symbol und den Text Add klicken. Wählen Sie einfach einen Namen und eine Dokumentenkategorie aus und klicken Sie dann auf Add File.

Sie können auch alle Dokumente anzeigen, die Sie im Employee Hub erhalten haben. Tippen Sie auf den Tab My Data unten rechts auf dem Bildschirm und Sie sehen Ihre neuesten Gehaltsabrechnungsdokumente und alle Dokumente, die Sie hochgeladen haben.

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