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Dokumente mit Document Generator erstellen

Mit Document Generator füllen Sie Angebotsschreiben, Verträge, Onboarding-Dokumente und andere Dateien mit Salesforce-Daten. Dieser Leitfaden beschreibt die Vorlagensyntax, Feldzuordnung, Dokumentgenerierung und den Export von Leistungsbeurteilungen.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Administratoren erstellen Vorlagen und generieren Dokumente in Salesforce. Die verfügbaren Objekte und Felder hängen von den Salesforce-Berechtigungen ab.

Ein Document Template erstellen​

Vorlagendatensatz konfigurieren​

  1. Öffnen Sie in flair HR Personal & Dokumente → Document Templates.
  2. Klicken Sie auf Create Document Template.
  3. Geben Sie einen Namen ein, beispielsweise Employment Contract oder Offer Letter.
  4. Wählen Sie unter Objekt die Option Mitarbeiter, Kandidat, Position oder ein anderes unterstütztes Salesforce-Objekt aus. Das ausgewählte Objekt bestimmt, welche Felder Sie zuordnen können.

Quelldatei vorbereiten​

Erstellen Sie die Vorlage als .docx- oder .odt-Datei. Verwenden Sie eckige Klammern für Merge-Tags:

[employeeName]
[startDate]
[jobTitle]

Verwenden Sie camelCase ohne Leerzeichen und den exakten API-Namen des Salesforce-Felds, wenn Sie eine automatische Zuordnung wünschen.

Dear [firstName] [lastName],

We are pleased to offer you the position of [jobTitle] starting on [startDate].
Your annual salary is [salary].

Best regards,
[managerName]

Verwenden Sie für Rich-Text-Felder folgende Formen:

SyntaxVerwendung
[~tag]Ersetzt einen Teil eines Absatzes und behält die Inline-Formatierung bei.
[~~tag]Ersetzt einen vollständigen Block, der Absätze, Listen, Tabellen oder andere formatierte Elemente enthalten kann.

Stellen Sie dem Tag für ein dynamisches Bild % voran:

[%logoUrl]
[%employeePhoto]
[%companyLogo | size:200:100]
[%signature | size:300:150]

Die Werte für size:width:height sind Pixelangaben. Das Bild muss eine öffentliche URL verwenden. Authentifizierte Salesforce Files und öffentliche Salesforce-URLs, die auf Vorschauseiten umleiten, werden möglicherweise nicht zuverlässig dargestellt. Verwenden Sie deshalb externes Hosting oder eine Salesforce-Ressource mit einer direkten öffentlichen URL.

QR-Codes verwenden dasselbe Muster für Bildfelder:

[%yourUrl | qrcode:['width']:['height']]

Quelldatei hochladen und zuordnen​

  1. Klicken Sie auf Hochladen oder ziehen Sie die .docx- oder .odt-Datei in den Upload-Bereich.
  2. Warten Sie, bis Document Generator die Datei verarbeitet hat.
  3. Prüfen Sie die erkannten Merge-Tags.
  4. Wählen Sie für jedes Tag das entsprechende Salesforce-Feld aus.
  5. Optional: Geben Sie für ein Datum ein Date Format ein, beispielsweise dd/MM/yyyy oder MMMM dd, yyyy.
  6. Ordnen Sie Rich-Text-Tags den Rich-Text-Feldern in Salesforce zu.
  7. Ordnen Sie Bild-Tags den URL-Feldern zu.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
  9. Generieren Sie ein Beispieldokument.
  10. Vergewissern Sie sich, dass Tags, Bildgrößen und Formatierung korrekt dargestellt werden.

Beispiele für Zuordnungen:

Merge-TagSalesforce-Wert
[firstName]Mitarbeiter: Vorname
[startDate]Arbeitsverhältnis: Startdatum mit MMMM dd, yyyy
[%companyLogo]Company Settings: Logo URL
[~~jobDescription]Position: Beschreibung, ein Rich-Text-Feld

Ein Dokument aus einer Vorlage generieren​

Aus einem Mitarbeiterdatensatz generieren​

  1. Öffnen Sie unter Mitarbeiter oder Personal & Dokumente einen Mitarbeiterdatensatz.
  2. Öffnen Sie Dokumente.
  3. Klicken Sie auf Add from Template.
  4. Wählen Sie das Document Template aus.
  5. Prüfen Sie die generierte Vorschau und die eingefügten Daten.
  6. Klicken Sie auf Save to employee documents. Die Datei wird beim Mitarbeiter gespeichert.

Aus einem anderen Objekt generieren​

  1. Öffnen Sie den Kandidaten-, Positions- oder anderen Datensatz des von der Vorlage verwendeten Objekts.
  2. Öffnen Sie den Bereich Dokumente.
  3. Klicken Sie auf Add from Template.
  4. Wählen Sie die Vorlage aus.
  5. Generieren und speichern Sie das Dokument.

Beispiele für Vorlagensyntax verwenden​

Arbeitsvertrag​

EMPLOYMENT CONTRACT

This Employment Contract ("Contract") is entered into on [contractDate]
between [companyName] ("Company") and [firstName] [lastName] ("Employee").

POSITION AND DUTIES
The Employee is hired for the position of [jobTitle] in the [department]
department, reporting to [managerName].

START DATE
The employment commences on [startDate].

COMPENSATION
The Employee receives an annual salary of [salary], paid [paymentFrequency].

COMPANY LOGO
[%companyLogo | size:200:80]

AUTHORIZED SIGNATURE
[%authorizedSignature | size:250:100]

Date: [signatureDate]

Angebotsschreiben mit Rich Text​

[%companyLogo | size:180:60]

Dear [firstName] [lastName],

We are delighted to offer you the position of [jobTitle] at [companyName].

[~~offerDetails]

Your start date is [startDate].

Best regards,
[~hiringManagerName]
[~hiringManagerTitle]

Eine Leistungsbeurteilung exportieren​

Review-Vorlage erstellen​

  1. Öffnen Sie Document Templates.

  2. Wählen Sie den Review-Typ aus:

    • 360 Review enthält Beiträge von Peers, Mitarbeiter und Manager.
    • Standard Review enthält Feedback von Mitarbeiter und Manager ohne Peer-Beiträge.
    • Self-Review enthält nur Antworten des Mitarbeiters.

  3. Ordnen Sie Mitarbeiterantworten, Kommentare von Reviewern, Peer-Antworten und weitere erforderliche Felder zu.

  4. Konfigurieren Sie die Sichtbarkeit. Semi-Visible beschränkt ausgewählte Felder auf HR und Optional Answers zeigt bei unbeantworteten optionalen Feldern not required an.

  5. Speichern Sie die Vorlage. Sie können sie für spätere Reviews desselben Typs wiederverwenden.

Vorlagen können Details zu Mitarbeitern und Reviewern, Peer-Beiträge und Antworten zuordnen. Sie unterstützen außerdem verschachtelte Abschnitte, Multiple-Choice-Fragen und bedingte Formatierung.

Review herunterladen oder speichern​

  1. Öffnen Sie in flair HR die Leistungsbeurteilung.
  2. Klicken Sie auf Download PDF.
  3. Wählen Sie das Document Template aus.
  4. Prüfen Sie die Vorschau des Dokuments.
  5. Laden Sie es als PDF oder DOCX herunter oder speichern Sie es im Mitarbeiterdatensatz.

Datumsangaben formatieren​

Verwenden Sie bei der Feldzuordnung einen unterstützten Formatcode:

FormatcodeBeispielausgabe
dd/MM/yyyy15/03/2025
MMMM dd, yyyyMarch 15, 2025
EEEE, MMMM dd, yyyySaturday, March 15, 2025
MM-dd-yy03-15-25

Die vollständige Syntax finden Sie unter Salesforce-Datumsformate.

Salesforce-Gebietsschema ändern​

Wenn Datumsangaben oder Tagesnamen die falsche Sprache verwenden:

  1. Klicken Sie auf Ihren Salesforce-Avatar.
  2. Öffnen Sie Einstellungen → Sprache & Zeitzone → Gebietsschema.
  3. Wählen Sie das erforderliche Gebietsschema aus.
  4. Speichern Sie die Einstellung und generieren Sie das Dokument erneut.

Bedingte Inhalte hinzufügen​

Merge-Tags unterstützen keine direkte bedingte Logik. Hinterlegen Sie die Logik in einem Salesforce-Formelfeld und ordnen Sie dieses Feld zu.

  1. Erstellen Sie in Salesforce ein Formelfeld wie Contract_Greeting__c.

  2. Fügen Sie den bedingten Ausdruck hinzu.

    IF(Department__c = "Sales",
       "Welcome to our dynamic Sales team!",
       "Welcome to " & Department__c & "!")

  3. Fügen Sie der Quelldatei [contractGreeting] hinzu.

  4. Ordnen Sie das Tag dem Formelfeld zu.

  5. Speichern und testen Sie das Document Template.

Vorlagen für mehrere Sprachen erstellen​

  1. Erstellen Sie für jede Sprache ein separates Document Template.
  2. Benennen Sie die Vorlagen einheitlich, beispielsweise Contract_EN und Contract_DE.
  3. Speichern Sie die Sprachpräferenz jedes Mitarbeiters im Mitarbeiterdatensatz.
  4. Wählen Sie beim Generieren eines Dokuments die entsprechende Vorlage aus.

Fehlerbehebung​

Merge-Tags bleiben im generierten Dokument stehen​

  • Vergewissern Sie sich, dass jedes Merge-Tag einem Salesforce-Feld zugeordnet ist.
  • Vergewissern Sie sich, dass der Quelldatensatz einen Wert enthält.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihre Berechtigungen den Zugriff auf das Feld erlauben.
  • Verwenden Sie eckige Klammern um das Tag.

Bilder werden nicht dargestellt​

  • Öffnen Sie die URL in einem Browser, um sicherzustellen, dass sie öffentlich zugänglich ist und mit https:// beginnt.
  • Verwenden Sie eine unterstützte JPG-, PNG- oder GIF-Datei.
  • Vermeiden Sie authentifizierte Salesforce-Datei-URLs.

Rich-Text-Formatierung ändert sich​

  • Verwenden Sie [~tag] für Inline-Rich-Text.
  • Verwenden Sie [~~tag] für einen formatierten Block.
  • Ordnen Sie das Tag einem Rich-Text-Feld zu.
  • Prüfen Sie die Formatierung in der ursprünglichen .docx- oder .odt-Datei.

Datumsangaben verwenden das falsche Format oder die falsche Sprache​

  • Legen Sie das Format bei der Feldzuordnung ausdrücklich fest.
  • Prüfen Sie das Salesforce-Gebietsschema.
  • Vergewissern Sie sich, dass das Quellfeld ein Date- oder DateTime-Feld ist.

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