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Dokumente mit Document Builder Templates erstellen

Mit Document Builder Templates setzen Sie Dokumente aus wiederverwendbaren Abschnitten und Textoptionen zusammen. Sie können Mitarbeiterdaten einfügen, Inhalte für jeden Abschnitt auswählen und ein Document Template für Branding und Layout anwenden.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Administratoren, die Dokumente in Salesforce erstellen und generieren.

Ein Document Builder Template erstellen​

  1. Suchen Sie unter Other in HR Admin nach Document Builder Templates.

    Document Builder Templates unter Other in HR Admin

  2. Klicken Sie auf Neu.

    Aktion Neu für ein Document Builder Template

  3. Geben Sie einen Namen ein, beispielsweise Reference Letter DE oder Performance Review Template.

    Namensfeld für ein Document Builder Template

  4. Klicken Sie auf Neu, um einen Abschnitt zu erstellen.

  5. Weisen Sie jedem Abschnitt eine numerische Position zu, beispielsweise 1 für die Einleitung, 2 für den Hauptinhalt und 3 für den Abschluss.

    Abschnitte und ihre numerischen Positionen

  6. Wählen Sie einen Abschnitt aus.

    Ausgewählter Abschnitt in einem Document Builder Template

  7. Klicken Sie auf Neu, um eine Textvorlage hinzuzufügen.

  8. Geben Sie einen Optionsnamen ein, beispielsweise Appraisal.

    Neue Textvorlage für einen Abschnitt

  9. Fügen Sie einfachen Text, Rich Text oder unterstützte Mitarbeiter-Merge-Felder hinzu.

  10. Speichern Sie die Textvorlage. Fügen Sie weitere Optionen hinzu, wenn ein Abschnitt auswählbare Varianten benötigt, beispielsweise Beurteilungstexte für „Hervorragend“, „Gut“ oder „Zufriedenstellend“.

Inhaltseditor für eine Textvorlage

Merge-Felder hinzufügen​

Verwenden Sie folgende Mitarbeiterwerte in Vorlageninhalten:

Merge-FeldWert
{employee_name}Vollständiger Name.
{first_name}Vorname.
{last_name}Nachname.
{start_date}Beginn des Arbeitsverhältnisses.
{end_date}Ende des Arbeitsverhältnisses, falls vorhanden.
{employee_number}Mitarbeiter-ID.
{department}Name der Abteilung.
{job_title}Aktuelle Position.
{manager_name}Direkter Manager.
{salary}Gehaltsinformationen, wenn die Berechtigungen den Zugriff erlauben.
{workload}Details zum Arbeitszeitplan.
{$Label.flair__Afternoon}Benutzerdefiniertes Label für mehrsprachige Inhalte.

Verwenden Sie geschweifte Klammern für Nur-Text-Felder. Rich-Text-Felder können eine andere Syntax verwenden.

Ein Dokument generieren​

Vorlage und Mitarbeiter auswählen​

  1. Suchen Sie im App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) nach Document Builder Documents.

  2. Öffnen Sie Document Builder Documents.

  3. Klicken Sie auf Neu.

    Document Builder Documents im App Launcher

  4. Suchen Sie unter Select an Option nach einem Document Builder Template und wählen Sie es aus.

  5. Wählen Sie den oder die Mitarbeiter aus, die das Dokument erhalten sollen.

  6. Speichern Sie den Datensatz. Die Vorlagenabschnitte erscheinen im Document Builder.

Für ein Document Builder Document ausgewählte Vorlage und Mitarbeiter

Dokument zusammenstellen und exportieren​

  1. Klicken Sie bei einem Abschnitt auf das Informationssymbol, um HelpText oder Inhaltsanweisungen zu prüfen.

  2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste für jeden Abschnitt eine Textoption aus. Der ausgewählte Inhalt erscheint rechts in der Vorschau.

  3. Optional: Bearbeiten Sie den ausgewählten Inhalt. Wenn Sie zu einer anderen Option wechseln, werden diese manuellen Änderungen verworfen.

    Ausgewählte Textoptionen in einem Document Builder Document

  4. Klicken Sie auf Export and Save Document. Die Datei wird für den Mitarbeiter im Employee Hub unter Dokumente gespeichert.

  5. Optional: Laden Sie eine PDF-Datei zum Drucken herunter.

Aktion Export and Save Document

Layout eines Document Template anwenden​

Verwenden Sie ein Document Template, wenn die generierten Inhalte ein Layout mit Branding benötigen.

  1. Öffnen Sie Personal & Dokumente → Document Templates.

  2. Klicken Sie auf Create Document Templates.

    Aktion Create Document Templates

  3. Wählen Sie als Vorlagenobjekt Document Builder aus.

    Document Builder als Vorlagenobjekt ausgewählt

  4. Fügen Sie in der Quelldatei [result] für einfachen Text oder [~~result] zum Beibehalten der Formatierung ein.

    Result-Platzhalter in einem Quelldokument

  5. Laden Sie die Quelldatei mit Branding und Layout hoch.

    Quelldatei mit Branding in ein Document Template hochgeladen

  6. Ordnen Sie den Platzhalter Result zu.

    Result-Platzhalter dem Feld Result zugeordnet

  7. Klicken Sie auf Preview.

    Aktion Preview in einem Document Template

  8. Wählen Sie das zu verwendende Document Builder Document aus.

    Document Builder Document für die Vorschau ausgewählt

  9. Generieren Sie das Dokument. Das Ergebnis verwendet das hochgeladene Branding und die ausgewählten modularen Inhalte.

Generiertes Dokument mit Branding-Layout

Document Builder mit anderen Prozessen verbinden​

  • Verwenden Sie einen Workflow, um die Dokumentgenerierung auszulösen.
  • Kombinieren Sie das generierte Dokument mit einem E-Signatur-Prozess.
  • Verwenden Sie einen Genehmigungsablauf, um das Dokument zu prüfen.

Fehlerbehebung​

Eine Vorlage erscheint nicht im Document Builder​

  • Vergewissern Sie sich, dass die Vorlage gespeichert ist.
  • Vergewissern Sie sich, dass jeder Abschnitt mindestens eine Textoption enthält.
  • Entfernen Sie Sonderzeichen aus dem Vorlagennamen.

Merge-Felder werden nicht ausgefüllt​

  • Achten Sie auf die exakte Schreibweise des Feldnamens einschließlich Groß- und Kleinschreibung.
  • Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiterdatensatz den Wert enthält.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie zur Anzeige des Felds berechtigt sind.

Die Formatierung ändert sich im Ergebnis​

  • Verwenden Sie für komplexe Formatierungen Rich-Text-Felder.
  • Testen Sie die Ausgabe in einem anderen Browser.
  • Wenden Sie ein Document Template an, wenn das Dokument ein einheitliches Layout benötigt.

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