Dokumente mit flair eSign senden und unterschreiben

Mit flair eSign senden Sie ein Mitarbeiterdokument an einen oder mehrere Unterzeichner und speichern die abgeschlossene Datei.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins senden Dokumente aus Salesforce. Mitarbeiter unterschreiben über einen E-Mail-Link. flair eSign ist ein kostenpflichtiges Add-on.

Bevor Sie beginnen

• Kontaktieren Sie das flair Sales-Team, wenn flair eSign nicht in Ihrem Abonnement enthalten ist.
• Laden Sie das Dokument in flair HR in den Mitarbeiterdatensatz hoch.

Dokument zum Unterschreiben senden

1. Öffnen Sie in flair HR Employees.

2. Wählen Sie den primären Unterzeichner aus.

3. Öffnen Sie im Mitarbeiterdatensatz Documents.

4. Laden Sie das Dokument hoch.

   

5. Klicken Sie neben Status auf den Abwärtspfeil.

6. Klicken Sie auf Sign.

   

7. Klicken Sie im Signaturfenster für jede Person auf Add Signer.

8. Ziehen Sie die farbcodierte Signaturkomponente jeder Person an die erforderliche Position.

   

9. Um Unterzeichner nacheinander statt gleichzeitig unterschreiben zu lassen, aktivieren Sie Unterzeichner unterschreiben nacheinander.

10. Wählen Sie für jeden Unterzeichner im Menü neben seinem Namen die Reihenfolge (1, 2, 3 usw.) aus. Jeder Unterzeichner benötigt eine eindeutige Reihenfolge; flair deaktiviert Send for Signing, bis jede eindeutig ist.

11. Klicken Sie auf Send for Signing.

Ist Unterzeichner unterschreiben nacheinander deaktiviert, erhalten alle Unterzeichner die Signatur-E-Mail gleichzeitig. Ist die Option aktiviert, sendet flair die E-Mail an jeden Unterzeichner erst, nachdem der Unterzeichner mit der vorherigen Reihenfolge fertig unterschrieben hat.

Sie können Dokumente mit fehlenden Unterschriften verfolgen und die Versionshistorie eines Dokuments prüfen.

SMS-Authentifizierung verlangen

1. Öffnen Sie das Signaturfenster für das Dokument.
2. Wählen Sie für jeden Unterzeichner im Authentifizierungsmenü SMS one-time password aus.
3. Prüfen Sie die aus Company Phone Number oder Phone übernommene Telefonnummer.
4. Wenn ein Inline-Fehler eine fehlende Nummer meldet, aktualisieren Sie den Salesforce-Datensatz des Unterzeichners und öffnen Sie das Signaturfenster erneut.
5. Klicken Sie auf Send for signing. Jeder Unterzeichner muss vor dem Unterschreiben den SMS-Code eingeben.

Die Telefonnummer stammt aus dem Salesforce-Datensatz und kann nicht im Signaturfenster eingegeben werden.

Dokument unterschreiben

1. Öffnen Sie die E-Mail mit der Signaturanfrage.
2. Klicken Sie auf Sign Document.
3. Wenn eine SMS-Authentifizierung erforderlich ist, geben Sie das Einmalpasswort ein.
4. Prüfen Sie das vollständige Dokument.
5. Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und schließen Sie den Signaturvorgang ab. flair speichert das abgeschlossene Dokument.

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