Scheduler verwalten

Ein Scheduler ist ein einzelner Schichtplan — zum Beispiel „Berlin Store“, „ICU Tagesschicht“ oder „Projekt Atlas“. Jeder Scheduler ist ein eigener Datensatz in Salesforce mit eigenen Resources (Zeilen), eigenem Target-Objekt (übergeordneter Kontext), eigenen Filtern und eigenen vordefinierten Schichten.

Im Gegensatz zum bisherigen Shift Planner, der eine globale Ansicht an Standorte gebunden bietet, ermöglicht der flair Scheduler beliebig viele Scheduler, die jeweils an ein für Ihr Geschäft sinnvolles Objekt gebunden sind.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Scheduler erstellen, konfigurieren und freigeben.

Wer kann das tun?

Das Erstellen neuer Scheduler erfordert das Berechtigungsset Flair Scheduler Admin. Benutzer mit dem Berechtigungsset Flair Scheduler Manager können bestehende Scheduler nur sehen und nutzen. Siehe Einrichtung in Salesforce.

Aufbau eines Schedulers

Bevor Sie Ihren ersten Scheduler erstellen, sollten Sie die beiden zentralen Rollen verstehen, die jeder Scheduler definiert:

• Resource-Objekt — was als Zeilen in der Planungsansicht erscheint. Standardmäßig ist dies Mitarbeiter (jede Zeile ist ein Mitarbeiter), aber es kann jedes Objekt sein, das Ihre Organisation für Ressourcen verwendet.
• Target-Objekt — der übergeordnete Kontext, an den der Scheduler gebunden ist (z. B. Standort, Abteilung, Projekt oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Objekt). Das Target gibt dem Scheduler seinen Umfang.

Dieses Zwei-Achsen-Modell macht den flair Scheduler objekt-agnostisch. Der bisherige Shift Planner war stets Mitarbeiter × Standort. Der flair Scheduler kann Mitarbeiter × Projekt, Mitarbeiter × Abteilung oder — für anspruchsvollere Anwendungen — sogar (benutzerdefiniertes Resource-Objekt) × (benutzerdefiniertes Target-Objekt) sein.

Zusätzlich definiert jeder Scheduler:

• Filter — SOQL-Fragmente, die einschränken, welche Resources und Targets angezeigt werden.
• Predefined Shifts — wiederverwendbare Schichtvorlagen (Morgen, Spät, Nacht usw.), optional durch Filter eingeschränkt.
• Shift-Transfer-Regeln — ob Übergaben erlaubt sind und die Mindestvorlaufzeit.
• Veröffentlichungsverhalten — ob Manager vor dem Veröffentlichen oder Verschieben veröffentlichter Schichten bestätigen müssen.
• Optionaler benutzerdefinierter Screen Flow für das Edit-Shift-Modal.

Einen neuen Scheduler erstellen

1. Nutzen Sie den App Launcher und suchen Sie nach Schedulers.
2. Klicken Sie auf New.
3. Geben Sie dem Scheduler einen klaren, beschreibenden Namen (z. B. „Berlin Store — Morgenteam“).
4. Konfigurieren Sie die Bereiche Resource und Target (siehe unten).
5. Klicken Sie auf Save.

Resource-Konfiguration

Die Resource ist das, was als Zeilen Ihrer Planungsansicht erscheint. Für nahezu jeden Kunden ist dies Mitarbeiter, aber Sie können sie auf jedes beliebige Objekt verweisen lassen.

Feld	Funktion
Resource Object	Der API-Name des SObject, das als Zeilen verwendet wird (z. B. flair__Employee__c).
Resource Object Name Field	Welches Feld dieses Objekts als Anzeigename in jeder Zeile verwendet wird (z. B. eine benutzerdefinierte Formel „Nachname, Vorname“). Standardmäßig das Standardfeld Name.
Resources Filter Raw Query	Ein SOQL-WHERE-Fragment, das zusätzlich einschränkt, welche Resources erscheinen. Unterstützt dynamische Platzhalter — am häufigsten {targetRecordsIds}, der zur Laufzeit durch die IDs der Target-Datensätze des Schedulers ersetzt wird (z. B. flair__Employee__c.flair__Location__c IN ({targetRecordsIds})).
Shift Resource Reference Field	Das Lookup-Feld auf Shift__c, das eine Schicht mit einer Resource verknüpft (standardmäßig die Standard-Mitarbeiter-Verknüpfung).
Employee Targets Query	Wird verwendet, um einzuschränken, gegen welche Targets ein angemeldeter Salesforce-Benutzer planen kann.
Resource Object Preview Screen Flow Name	Name eines Salesforce-Screen Flows, der die Vorschau im Seitenpanel beim Klick auf eine Resource-Zeile steuert.
Fetch Employees Using Segments	Wenn aktiviert, werden Mitarbeiter über den Segments-Mechanismus der Organisation geladen (erweiterte Filterung).

Benutzerdefinierter Anzeigename

Viele Organisationen möchten Zeilen als „Nachname, Vorname“ oder als lokalisierten Anzeigenamen anzeigen. Verwenden Sie Resource Object Name Field, um auf ein Formel- oder Textfeld auf dem Resource-Objekt zu verweisen — wird auf jede Ansicht dieses Schedulers angewendet.

Target-Konfiguration

Das Target ist der übergeordnete Kontext, an den der Scheduler gebunden ist. Es ist, was einen Scheduler von einem anderen unterscheidet.

Feld	Funktion
Target Object	Der API-Name des SObject, das als Target verwendet wird (z. B. flair__Location__c, flair__Department__c, flair__Project__c oder ein benutzerdefiniertes Objekt).
Target Object Name Field	Anzeigename-Feld auf dem Target.
Targets Filter Raw Query	SOQL-WHERE-Fragment, das einschränkt, welche Target-Datensätze dieser Scheduler abdeckt (z. B. einen bestimmten Standort).
Shift Target Reference Field	Das Lookup-Feld auf Shift__c, das eine Schicht mit dem Target verknüpft.
Hub Targets Query	Optionale Query, die überschreibt, welche Targets der Hub für einen Mitarbeiter lädt.
Target Object Preview Screen Flow Name	Screen Flow, der im Seitenpanel angezeigt wird, wenn ein Target ausgewählt wird (nützlich für Projektübersichten).

Häufige Resource-Konfigurationen

Der Platzhalter {targetRecordsIds} ist der gängigste Weg, Resources auf die Targets des Schedulers einzugrenzen:

Anwendungsfall	Resources Filter Raw Query
Mitarbeiter in den Standorten des Schedulers	flair__Employee__c.flair__Location__c IN ({targetRecordsIds})
Mitarbeiter in den Abteilungen des Schedulers	flair__Employee__c.flair__Department__c IN ({targetRecordsIds})
Nur aktive Mitarbeiter	flair__Status__c = 'Active'

Häufige Target-Konfigurationen

Anwendungsfall	Target Object	Beispiel-Raw-Query
Standortbasierter Dienstplan	flair__Location__c	Id = 'a0X…' (ein bestimmter Standort)
Abteilungsplan	flair__Department__c	Id = 'a0X…'
Projektplan	flair__Project__c	flair__Status__c = 'Active'
Benutzerdefiniertes Objekt	YourOrg__Site__c	YourOrg__Active__c = true

Predefined Shifts

Predefined Shifts sind Vorlagen, mit denen Sie echte Schichten mit einem einzigen Klick anlegen können — zum Beispiel „Morgen 06:00–14:00“ oder „Nacht 22:00–06:00“.

So fügen Sie eine vordefinierte Schicht hinzu:

1. Öffnen Sie den Scheduler-Datensatz.
2. Scrollen Sie zur zugehörigen Liste Predefined Shifts.
3. Klicken Sie auf New.
4. Legen Sie Name, Start Time, End Time und (optional) Break, Color und Cost Center fest.
5. Wählen Sie die Days, an denen die vordefinierte Schicht gilt (sodass z. B. eine Nachtschicht auf Mo–Fr beschränkt sein kann).
6. Speichern Sie.

Filtern, welche Predefined Shifts erscheinen

Auf dem Scheduler-Datensatz schränkt das Feld Predefined Shifts Filter Raw Query ein, welche vordefinierten Schichten im Auswahlmenü dieses Schedulers erscheinen. Das ist praktisch, wenn ein globaler Pool von Vorlagen für viele Scheduler genutzt wird und jeder Scheduler nur eine Teilmenge benötigt.

Shift-Transfer-Konfiguration

Zwei Felder auf dem Scheduler-Datensatz steuern, wie Shift Transfer für Schichten in diesem Scheduler funktioniert:

Feld	Funktion
Allow Shift Transfer	Boolean — schaltet Shift Transfer für diesen Scheduler ein oder aus. Standardmäßig aus.
Min Days Before Shift Transfer	Numerisch — Mindestanzahl an Tagen zwischen heute und dem Start einer Schicht, bevor eine Übergabe angefragt werden kann.

Wenn Sie Shift Transfer in einem Scheduler gar nicht möchten, lassen Sie Allow Shift Transfer deaktiviert.

Veröffentlichungsverhalten

Feld	Funktion
Confirm Shift Publish	Wenn aktiviert, muss der Manager einen Dialog bestätigen, bevor Schichten veröffentlicht werden. Reduziert versehentliche Veröffentlichungen in großen Plänen.
Confirm Published Shift Move	Wenn aktiviert, löst das Ziehen einer veröffentlichten Schicht in einen neuen Slot eine Bestätigung aus. Empfohlen für Pläne, die für Mitarbeiter sichtbar sind.

Edit-Shift-Modal anpassen

Das Standard-Edit-Shift-Modal deckt die meisten Anforderungen ab (Start, Ende, Pause, Notizen, Wiederkehr). Wenn Sie zusätzliche Felder oder Geschäftslogik beim Anlegen oder Bearbeiten einer Schicht benötigen, können Sie das Standard-Modal durch einen Salesforce Screen Flow ersetzen.

Setzen Sie das Feld Edit Shift Screen Flow Name auf dem Scheduler auf den API-Namen Ihres Flows. Wenn Planer auf eine Schicht klicken, öffnet sich Ihr Flow statt des Standard-Modals.

Dies ist ein fortgeschrittener Anwendungsfall — lassen Sie das Feld leer, um das Standard-Modal zu verwenden.

Hub-Sichtbarkeit pro Scheduler

Das Scheduler-Feld Show In Hub steuert, ob die Schichten dieses bestimmten Schedulers im Employee Hub sichtbar sind. In Kombination mit dem organisationsweiten Hub-Schalter erhalten Sie feingranulare Kontrolle:

• Org-Schalter ein, Scheduler-Schalter ein → Mitarbeiter sehen die Schichten dieses Schedulers im Hub.
• Org-Schalter ein, Scheduler-Schalter aus → nur Salesforce-Benutzer sehen diesen Scheduler. Nützlich für Backoffice- oder Test-Scheduler.
• Org-Schalter aus → kein Scheduler wird im Hub angezeigt, unabhängig von der Pro-Scheduler-Einstellung.

Einen Scheduler freigeben

Scheduler respektieren die Salesforce-Sharing-Regeln. Das Standard-Sharing-Modell auf dem Scheduler-Objekt ist Read/Write intern, Private extern.

Um einem anderen Benutzer Zugriff zu gewähren:

1. Öffnen Sie den Scheduler-Datensatz.
2. Klicken Sie auf Sharing im Aktionsmenü (oder Share im Highlights-Panel).
3. Fügen Sie den Benutzer, die Rolle oder die öffentliche Gruppe hinzu.
4. Wählen Sie die Zugriffsstufe (Read oder Read/Write).
5. Speichern.

Benutzer mit dem Berechtigungsset Flair Scheduler Manager können Schichten in jedem mit ihnen geteilten Scheduler planen, aber die Scheduler-Konfiguration selbst nicht bearbeiten.

Einen Scheduler bearbeiten oder löschen

• Das Bearbeiten eines Schedulers (Umbenennen, Filter ändern, vordefinierte Schichten, Transferregeln) erfolgt direkt auf dem Scheduler-Datensatz. Änderungen werden wirksam, sobald jemand die Planungsansicht das nächste Mal öffnet.
• Das Löschen eines Schedulers entfernt die Scheduler-Konfiguration, löscht aber nicht automatisch die zugehörigen Schichten. Vorsicht — gelöschte Scheduler können nur aus dem Salesforce-Papierkorb wiederhergestellt werden.

Bevor Sie löschen

Wenn Sie einen Scheduler ausmustern, sollten Sie ihn besser archivieren — etwa indem Sie Show In Hub deaktivieren und ihn mit einem Präfix wie [Archiviert] umbenennen. So bleiben historische Schichten für Berichte abfragbar, ohne Mitarbeiter zu verwirren.

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun einen Scheduler eingerichtet haben, sind Sie bereit, Schichten zu planen. Weiter geht's mit Mit Schichten arbeiten.