Scheduler im Employee Hub

Dieser Artikel beschreibt, was Mitarbeiter im Employee Hub sehen, sobald ihre Organisation den flair Scheduler aktiviert hat. Er ist außerdem eine nützliche Referenz für Manager, die wissen möchten, was ihr Team erlebt, nachdem eine Schicht veröffentlicht wurde.

Wo Mitarbeiter ihren Plan finden

Wenn der flair Scheduler aktiv ist und die Hub-Sichtbarkeit eingeschaltet ist (siehe Einrichtung), sehen Mitarbeiter im Hauptmenü des Employee Hub den Eintrag Schichten.

Die Schichten-Seite ist in vier Tabs gegliedert:

Tab	Was er zeigt
Kalender	Die eigenen Schichten des Mitarbeiters (die Ansicht Meine Schichten), in Wochen- / Tagesformat.
Kollegen	Eine Nur-Lese-Ansicht der Schichten von Kollegen, damit der Mitarbeiter sehen kann, wer sonst arbeitet. Enthält zudem einen Schalter Open Shifts anzeigen, der berechtigte Open Shifts über den Kalender legt.
Gesendete Anfragen	Shift-Transfer-Anfragen, die der Mitarbeiter an Kollegen gesendet hat, mit ihrem Status.
Eingegangene Anfragen	Shift-Transfer-Anfragen, die andere Mitarbeiter an diesen Mitarbeiter gesendet haben und auf seine Antwort warten.

Kalender (Meine Schichten)

Hier sieht der Mitarbeiter seine eigenen zugewiesenen Schichten.

Funktionen:

• Wochen- und Tagesansicht — wechseln Sie zwischen einer vollständigen Wochenübersicht und einer detaillierten Tagesansicht.
• Navigation in Vergangenheit und Zukunft — scrollen Sie zeitlich vor oder zurück.
• Schichtdetails — klicken Sie auf eine beliebige Schicht, um Start/Ende, Pause, Mitarbeiter-Notizen (sofern für Mitarbeiter freigegeben) und den übergeordneten Datensatz (Standort/Projekt/etc.) zu sehen.
• Echtzeit-Aktualisierungen — wenn ein Manager eine Änderung veröffentlicht, sieht der Mitarbeiter sie beim nächsten Aktualisieren.

Aus einer einzelnen Schicht heraus kann der Mitarbeiter:

• Einen Shift Transfer mit einem Kollegen anfragen (sofern der Scheduler dies erlaubt — siehe Shift Transfer).
• Pausendetails und Vorbereitungszeit sehen.
• Mitarbeiter-Notizen lesen, die mit ihm geteilt wurden.

Kollegen-Ansicht

Der Tab Kollegen ist eine transparente Nur-Lese-Ansicht, wer sonst noch arbeitet.

Das ist besonders nützlich in Umgebungen, in denen Koordination wichtig ist — eine Verkäuferin kann sehen, wann der Manager im Laden ist, eine Pflegekraft kann sehen, wer die nächste Schicht übernimmt, ein Ingenieur kann sehen, wann ein Teamkollege Bereitschaft hat.

Der Mitarbeiter kann:

• Sehen, welche Kollegen für den kommenden Zeitraum eingeplant sind.
• Sehen, welche Stunden jeder Kollege arbeitet.
• Nach Abteilung oder Standort filtern (je nach Scheduler-Konfiguration).
• Einen Kollegen auswählen, um mit ihm einen Shift Transfer anzufragen.
• Den Schalter Open Shifts anzeigen aktivieren, um berechtigte Open Shifts direkt im Kollegen-Kalender einzublenden.

Datenschutzaspekte

Die Kollegen-Ansicht folgt denselben Datenschutz- und Sichtbarkeitsregeln wie der Rest von flair. Mitarbeiter sehen nur Kollegen, in die sie normalerweise Einblick haben (über Salesforce-Sharing, Segmente oder die Hub Targets Query des Schedulers). Sie macht keine verborgenen Teams sichtbar.

Open Shifts im Hub

Open Shifts werden im Tab Kollegen über den Schalter Open Shifts anzeigen angezeigt. Wenn der Schalter aktiv ist, werden alle Open Shifts, für die der Mitarbeiter berechtigt ist, im Kollegen-Kalender neben den Schichten der Kollegen dargestellt.

Die Berechtigung wird bestimmt durch:

• Den Scheduler, zu dem der Mitarbeiter gehört — das Target des Schedulers (Abteilung / Standort / Projekt / benutzerdefiniertes Objekt) gibt vor, welche Open Shifts sichtbar sind.
• Pro-Schicht-Skill-Filter — wenn der Open Shift erforderliche Skills angibt, sehen ihn nur Mitarbeiter mit diesen Skills.

Der vollständige Open-Shifts-Ablauf ist in Open Shifts dokumentiert.

Kurzfassung: den Schalter im Kollegen-Tab aktivieren → auf den Open Shift tippen → Details ansehen → auf Request Shift klicken → auf die Bestätigung des Managers warten.

Shift Transfer im Hub

Shift Transfer wird vollständig vom Hub aus initiiert und verwaltet.

Tab „Gesendete Anfragen“

Listet Transfers auf, die der Mitarbeiter an Kollegen gesendet hat. Pro Anfrage sieht der Mitarbeiter:

• Die angebotene Schicht.
• Den angefragten Kollegen.
• Den Status — Wartet auf Kollegen-Antwort, Wartet auf Manager-Genehmigung, Genehmigt oder Abgelehnt.
• Die Möglichkeit, die Anfrage zu stornieren, solange sie noch ausstehend ist.

Tab „Eingegangene Anfragen“

Listet Transfers auf, die Kollegen an den Mitarbeiter gesendet haben. Pro Anfrage sieht der Mitarbeiter:

• Die ihm angebotene Schicht.
• Den anbietenden Kollegen.
• Eine eventuell beigefügte Nachricht.
• Schaltflächen Accept und Decline.

Eine neue Eingegangene Anfrage löst eine Benachrichtigung im Hub aus (und je nach Einstellungen per E-Mail/Push).

Der vollständige Shift-Transfer-Ablauf ist in Shift Transfer dokumentiert.

Den Scheduler im Hub ausblenden

Wenn Sie den flair Scheduler gerade aktiviert haben und ihn zunächst nur in Salesforce nutzen möchten, während Sie Manager einlernen, aktivieren Sie Hide flair Scheduler auf dem Employee HUB Feature-Datensatz in Salesforce — siehe Einrichtung.

Solange dieser Schalter aktiv ist:

• Manager können in Salesforce weiterhin planen und veröffentlichen.
• Mitarbeiter sehen den Menüeintrag „Schichten“ im Hub nicht.
• Bestehende Schichten werden nicht gelöscht — sie werden lediglich nicht angezeigt.

Sie können auch einen bestimmten Scheduler aus dem Hub ausblenden, während andere sichtbar bleiben, indem Sie Show In Hub auf dem entsprechenden Scheduler-Datensatz umschalten.

Parallelbetrieb mit dem bisherigen Shift Planner

Der Hub hat zwei unabhängige Schalter: Hide Shift Planner (bisheriger) und Hide flair Scheduler (neu). Sie sind bewusst unabhängig — Sie können:

• Nur den bisherigen Planner anzeigen, solange Sie ihn noch nutzen.
• Nur den neuen Scheduler anzeigen, sobald Sie migriert haben.
• Beide während der Migrationsphase anzeigen (einige Teams auf dem alten, andere auf dem neuen).

Die beiden Seiten haben unterschiedliche Routen im Hub, sodass ein Mitarbeiter eines migrierenden Teams sie als zwei eigenständige Menüeinträge sieht.

Eine saubere Migration

Die meisten Kunden fahren einige Wochen in einem Mischbetrieb: aktivieren den flair Scheduler, migrieren ein Team nach dem anderen und schalten Hide Shift Planner erst auf an, wenn alle Teams umgestellt sind. Ihr Customer Success Manager kann Sie bei der Cutover-Planung unterstützen.

Benachrichtigungen

Der Hub benachrichtigt Mitarbeiter, wenn:

• Eine neue Schicht für sie veröffentlicht wird.
• Eine Änderung an einer ihrer veröffentlichten Schichten veröffentlicht wird.
• Eine Shift-Transfer-Anfrage eingeht.
• Ein von ihnen gesendeter Shift Transfer angenommen oder abgelehnt wird.
• Ein Manager einen sie betreffenden Shift Transfer genehmigt oder ablehnt.
• Ein von ihnen angefragter Open Shift vom Manager bestätigt oder abgelehnt wird.

Die Benachrichtigungskanäle (In-App, E-Mail, Push) folgen den standardmäßigen flair-Benachrichtigungseinstellungen jedes Benutzers.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Schichten-Seite im Hub nicht?

• Der flair Scheduler ist möglicherweise nicht in Ihrer Lizenz aktiviert (flair kontaktieren).
• Ihr Administrator hat möglicherweise Hide flair Scheduler auf Org- oder Scheduler-Ebene aktiviert.
• Sie haben möglicherweise noch keine veröffentlichten Schichten — manche Konfigurationen zeigen den Menüeintrag erst nach der ersten veröffentlichten Schicht.

Warum kann ich keinen Shift Transfer anfragen?

• Der Scheduler, zu dem die Schicht gehört, hat Allow Shift Transfer deaktiviert, oder
• Die Schicht ist näher an heute, als das konfigurierte Min Days Before Shift Transfer-Fenster erlaubt.

Warum sehe ich einen Open Shift nicht, den ein Kollege erwähnt hat?

• Er ist möglicherweise noch nicht veröffentlicht.
• Der Schalter Open Shifts anzeigen im Kollegen-Tab ist möglicherweise ausgeschaltet.
• Berechtigungsregeln (Target-Scope des Schedulers, erforderliche Skills) schließen Sie möglicherweise aus.
• Ein Manager hat möglicherweise bereits die Anfrage eines anderen dafür bestätigt.