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Eine Schicht übertragen

Mit Shift Transfer kann ein Mitarbeiter eine zugewiesene Schicht einem berechtigten Kollegen anbieten. Der Kollege muss annehmen und ein Manager genehmigen, bevor flair die Schicht neu zuweist.

Wer kann diese Funktion verwenden?

Mitarbeiter im Employee Hub oder in der flair Mobile App, und Manager mit Flair Scheduler Admin oder Flair Scheduler Manager in Salesforce. flair Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on.

Shift Transfer konfigurieren​

Jeder Scheduler hat eigene Transfer-Einstellungen:

FeldFunktion
Allow Shift TransferAktiviert Shift Transfer für Schichten im Scheduler. Standardmäßig ist die Option deaktiviert.
Min Days Before Shift TransferLegt die Mindestanzahl von Tagen vor der Schicht für eine Anfrage fest.
  1. Öffnen Sie im App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) Schedulers.
  2. Wählen Sie den Scheduler aus.
  3. Aktivieren Sie Allow Shift Transfer.
  4. Geben Sie unter Min Days Before Shift Transfer die Vorlaufzeit ein, zum Beispiel 2 für 48 Stunden.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Schichten im Scheduler übernehmen die Einstellungen.

Sie können Allow Shift Transfer und Min Days Before Shift Transfer für eine einzelne Schicht überschreiben.

Eine Übertragung anfragen​

  1. Öffnen Sie im Employee Hub Schichten.
  2. Wählen Sie die zu übertragende Schicht aus.
  3. Klicken Sie auf Transfer Shift.
  4. Wählen Sie einen Kollegen aus. Nur berechtigte Mitarbeiter erscheinen.
  5. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein.
  6. Klicken Sie auf Send Request. Der Kollege erhält eine Benachrichtigung im Employee Hub und abhängig von den Einstellungen per E-Mail oder Push.

Eine Übertragung annehmen oder ablehnen​

  1. Öffnen Sie als empfangender Kollege die Benachrichtigung oder Schichten → Eingegangene Anfragen.
  2. Prüfen Sie Schichtdetails und optionale Nachricht.
  3. Klicken Sie auf Accept oder Decline.

Bei einer Ablehnung benachrichtigt flair den ursprünglichen Mitarbeiter und behält die Zuweisung. Bei einer Annahme gelangt die Anfrage zur Manager-Genehmigung.

Eine Übertragung auf dem Mobilgerät anfragen, annehmen oder ablehnen​

Mitarbeiter können Shift-Transfer-Anfragen auch über die flair Mobile App senden, annehmen, ablehnen und zurückziehen.

  1. Tippen Sie in Schichtdetails auf An Kollegen übertragen.
  2. Wählen Sie einen berechtigten Kollegen aus.
  3. Geben Sie einen Grund ein. Die App verlangt einen Grund, bevor sie die Sendeaktion aktiviert.
  4. Tippen Sie auf Übertragungsanfrage senden.
  5. Öffnen Sie Schichtübergaben und verwenden Sie die Tabs Gesendet und Erhalten, um Anfragen zu prüfen. Tippen Sie dann je nach Verfügbarkeit auf Annehmen, Ablehnen oder Zurückziehen.

Jede Anfrage zeigt ein Status-Badge: Warten auf Kollegen, Warten auf Manager, Genehmigt, Vom Kollegen abgelehnt, Vom Manager abgelehnt oder Zurückgezogen. Eine Schicht mit einer bereits laufenden Anfrage zeigt auf ihrem Detailbildschirm Übertragung ausstehend anstelle der Übertragungsaktion. Die Anzahl ausstehender Transfers erscheint auf dem Dashboard und dem Scheduler-Startbildschirm.

Die vollständige mobile Anleitung finden Sie unter flair Scheduler auf Mobilgeräten verwenden.

Eine Übertragung im Employee Hub genehmigen​

  1. Öffnen Sie als Manager Approvals.
  2. Wählen Sie die Anfrage Shift Transfer aus.
  3. Prüfen Sie ursprüngliche und neue zugewiesene Person, Schichtzeit und optionale Nachricht.
  4. Klicken Sie auf Approve oder Decline.

Eine Übertragung in Salesforce genehmigen​

  • Wählen Sie im Scheduler die Schicht mit dem Indikator für eine ausstehende Übertragung aus, prüfen Sie die Anfrage und genehmigen oder lehnen Sie sie ab.

Das Ergebnis prüfen​

Nach der Genehmigung ändert flair die zugewiesene Person. Die Schicht wechselt zwischen den Ansichten Meine Schichten der Mitarbeiter. Beide erhalten eine Bestätigung. Kalendersynchronisierung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung übernehmen die neue Zuweisung.

Bei einer Ablehnung durch den Manager bleibt die Schicht beim ursprünglichen Mitarbeiter und flair benachrichtigt beide Mitarbeiter. Jede Ablehnung lässt die ursprüngliche Zuweisung unverändert.

Eine Übertragungsanfrage abbrechen​

  • Öffnen Sie vor der Manager-Genehmigung die gesendete Anfrage und brechen Sie sie ab. Nach der Genehmigung erfordert eine erneute Änderung eine neue Anfrage.

Den Prüfpfad der Übertragung prüfen​

Jede Übertragung erstellt einen Datensatz Shift_Change_Request__c mit diesen Daten:

DatenGespeicherter Wert
Ursprüngliche und neue PersonDie Mitarbeiter vor und nach der angefragten Übertragung.
Genehmigende PersonDer Manager, der die Anfrage prüft.
StatusApproval_Status__c, Colleague_Approval_Status__c und Approval_Status_Detailed__c.
ZeitstempelDie Zeit jedes Workflow-Schritts.
NachrichtenDie während der Anfrage ausgetauschten Nachrichten.

Der Prüfpfad unterstützt Compliance-Prüfungen und die Abstimmung der Lohnabrechnung.

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