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Shift Transfer

Shift Transfer ermöglicht es Mitarbeitern mit einer bereits zugewiesenen Schicht, die Übergabe an einen Kollegen anzufragen — ohne dass sie dafür einen Manager kontaktieren müssen. Der Manager prüft und genehmigt den Transfer weiterhin, aber der Großteil der Koordination findet zwischen den beiden Mitarbeitern im Employee Hub statt.

Das ist ein großer Produktivitätsgewinn in Betrieben mit häufigen Schichttauschen (Einzelhandel, Gesundheitswesen, Gastronomie), in denen die Flut von „Kannst du meinen Donnerstag übernehmen?“-Nachrichten sonst komplett beim Teamleiter landet.

So funktioniert Shift Transfer im Überblick​

  1. Mitarbeiter A hat eine Schicht, die er nicht mehr wahrnehmen kann.
  2. Er öffnet die Schicht im Hub und fragt einen Shift Transfer an, indem er den Kollegen (Mitarbeiter B) auswählt, an den er die Schicht übergeben möchte.
  3. Mitarbeiter B erhält die Anfrage in seinem Hub und kann annehmen oder ablehnen.
  4. Wenn Mitarbeiter B annimmt, erhält der Manager die Anfrage zur Genehmigung.
  5. Sobald der Manager genehmigt, wird die Schicht von A auf B umgebucht.
  6. Wenn jemand in der Kette ablehnt (B oder der Manager), bleibt die Schicht bei A.

In jedem Schritt werden sowohl die Mitarbeiter als auch der Manager über den Stand des Transfers informiert.

Shift Transfer konfigurieren​

Shift Transfer wird pro Scheduler auf dem Scheduler-Datensatz konfiguriert. Das bedeutet, ein Scheduler kann Transfers erlauben, während ein anderer streng gesperrt bleibt — nützlich, wenn Sie zum Beispiel ein flexibles Retail-Team und einen streng kontrollierten medizinischen Dienstplan in derselben Organisation haben.

Zwei Felder auf dem Scheduler-Datensatz steuern Shift Transfer:

FeldFunktion
Allow Shift TransferBoolean — schaltet Shift Transfer für Schichten innerhalb dieses Schedulers ein oder aus. Standardmäßig aus.
Min Days Before Shift TransferNumerisch — die Mindestanzahl an Tagen zwischen heute und dem Start der Schicht, bevor ein Transfer angefragt werden kann. Verhindert kurzfristige Transfers.

So aktivieren Sie Shift Transfer auf einem Scheduler:

  1. Öffnen Sie den Scheduler-Datensatz (App Launcher → Schedulers → wählen Sie den Scheduler).
  2. Aktivieren Sie Allow Shift Transfer.
  3. Setzen Sie Min Days Before Shift Transfer auf Ihre bevorzugte Vorlaufzeit (z. B. 2 für 48 Stunden).
  4. Speichern Sie.

Einzelne Schichten erben die Einstellung des Schedulers über ihre eigenen Felder Allow Shift Transfer und Min Days Before Shift Transfer, aber Sie können diese bei Bedarf pro Schicht überschreiben (zum Beispiel für eine kritische Samstagsschicht, die nicht übergeben werden darf).

Berechtigungen

Der Transfer-Ablauf nutzt die gleichen Scheduler-Berechtigungen wie reguläre Schichten. Mitarbeiter brauchen nur den Standard-Zugang zum Employee Hub, um Transfers anzufragen. Manager benötigen das Berechtigungsset Flair Scheduler Manager oder Flair Scheduler Admin, um Transfers zu genehmigen — siehe Einrichtung in Salesforce.

Einen Transfer anfragen (Mitarbeiterseite)​

Die Mitarbeitererfahrung findet vollständig im Hub statt.

  1. Der Mitarbeiter öffnet Schichten im Employee Hub.
  2. Er wählt die Schicht aus, die er übergeben möchte.
  3. Er klickt auf Transfer Shift.
  4. Er wählt einen Kollegen, dem die Schicht angeboten werden soll (es erscheinen nur Kollegen, die für diese Schicht berechtigt sind).
  5. Er kann eine kurze Nachricht anfügen (z. B. „Bin auf einer Hochzeit, gebe dir später einen aus!“).
  6. Er klickt auf Send Request.

Der Kollege erhält eine Benachrichtigung im Hub (und je nach Benachrichtigungseinstellungen per E-Mail/Push).

Einen Transfer annehmen oder ablehnen (Kollegenseite)​

Der Kollege sieht den eingehenden Transfer in seinem Hub:

  1. Er öffnet die Benachrichtigung — oder den Tab Eingegangene Anfragen auf der Schichten-Seite.
  2. Er sieht die Schichtdetails und die optionale Nachricht.
  3. Er klickt auf Accept oder Decline.

Wenn er ablehnt, wird der ursprüngliche Mitarbeiter benachrichtigt und die Schicht bleibt beim ursprünglichen Empfänger.

Wenn er annimmt, geht die Anfrage zur Manager-Genehmigung weiter.

Einen Transfer genehmigen (Managerseite)​

Manager sehen eingehende Transferanfragen an zwei Stellen:

  • Den Approvals-Eingang im Hub (Manager-Ansicht).
  • Den Scheduler selbst — ausstehende Transferanfragen werden auf den betroffenen Schichten hervorgehoben.

Aus dem Hub genehmigen​

  1. Öffnen Sie die Seite Approvals im Hub.
  2. Suchen Sie die Shift Transfer-Anfrage.
  3. Überprüfen Sie die Details:
    • Wer ursprünglich die Schicht hatte
    • Wer sie übernimmt
    • Wann die Schicht stattfindet
    • Optionale Nachricht vom ursprünglichen Mitarbeiter
  4. Klicken Sie auf Approve oder Decline.

Aus dem Scheduler genehmigen​

In Salesforce erscheinen ausstehende Transferanfragen mit einem kleinen Indikator auf der betroffenen Schicht. Klicken Sie auf die Schicht, um die Anfrage zu sehen und zu genehmigen oder abzulehnen, ohne den Scheduler zu verlassen.

Was nach der Genehmigung passiert​

Sobald der Manager genehmigt:

  • Die zugewiesene Person der Schicht wird von Mitarbeiter A auf Mitarbeiter B aktualisiert.
  • Mitarbeiter A sieht die Schicht nicht mehr in seinem Meine Schichten.
  • Mitarbeiter B sieht die Schicht jetzt in seinem Meine Schichten.
  • Beide Mitarbeiter erhalten eine Bestätigungsbenachrichtigung.
  • Alle nachgelagerten Integrationen (Kalendersynchronisierung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung) übernehmen die neue Zuweisung.

Wenn der Manager ablehnt, bleibt die Schicht bei Mitarbeiter A und beide Mitarbeiter werden benachrichtigt.

Einen laufenden Transfer abbrechen​

Der ursprüngliche Mitarbeiter kann seine Transferanfrage jederzeit abbrechen, solange der Manager noch nicht genehmigt hat. Nach der Genehmigung wurde die Schicht tatsächlich neu zugewiesen — ab diesem Punkt muss ein neuer Transfer angefragt werden, falls er sie zurück haben möchte.

Sichtbarkeit und Audit-Trail​

Jeder Shift Transfer wird als Shift_Change_Request__c-Datensatz in Salesforce erfasst, sodass Sie einen vollständigen Audit-Trail haben:

  • Ursprüngliche zugewiesene Person
  • Neue zugewiesene Person
  • Genehmigender
  • Genehmigungsstatus (Approval_Status__c), Kollegen-Genehmigungsstatus (Colleague_Approval_Status__c) und detaillierter Status (Approval_Status_Detailed__c)
  • Zeitstempel für jeden Schritt
  • Ausgetauschte Nachrichten

Das ist nützlich für Compliance, Lohnabrechnungsabgleiche und das gelegentliche „Ich erinnere mich nicht, dass ich dieser Schicht zugestimmt habe“-Gespräch.

Best Practices​

  • Setzen Sie eine klare Vorlaufzeit. Ein Transfer, der 30 Minuten vor Schichtbeginn angefragt wird, ist selten eine gute Idee. Ein Minimum von 24 oder 48 Stunden ist üblich.
  • Nutzen Sie Skill-Beschränkungen sinnvoll. Wenn eine Schicht eine bestimmte Zertifizierung erfordert (z. B. Stapler), bietet Shift Transfer den Transfer nur Kollegen mit diesem Skill an — stellen Sie aber sicher, dass diese Skills in den Mitarbeiterprofilen aktuell gehalten werden.
  • Sparsam überschreiben. Die Pro-Schicht-Überschreibungen Allow Shift Transfer und Min Days Before Shift Transfer auf Shift__c sind nützlich für einmalige Ausnahmen (eine kritische Schicht, die nicht übergeben werden soll), aber sie routinemäßig zu überschreiben hebt die Vorhersehbarkeit auf, die Ihnen die Scheduler-Ebenen-Einstellung gibt.

Nächste Schritte​

  • Sehen Sie sich den Rest der Mitarbeitererfahrung an — Scheduler im Hub.
  • Lesen Sie über Open Shifts — den anderen Self-Service-Mechanismus zum Schließen von Schichtlücken.