Open Shifts

Open Shifts sind Schichten, die ohne zugewiesene Person angelegt werden. Sobald sie veröffentlicht sind, sehen berechtigte Mitarbeiter sie im Employee Hub und können sie anfragen.

Dies ist eines der zentralen Merkmale des flair Scheduler. Statt dass Sie (der Manager) Personen jagen, um Lücken zu schließen, verwandelt die Plattform die Schichtlücke in ein Self-Service-Angebot.

Wann Open Shifts sinnvoll sind

Open Shifts eignen sich gut für:

• Verfügbarkeitslücken schließen — z. B. ein Kollege ist krank und Sie brauchen jemanden, der einspringt.
• Freiwillige Überstunden anbieten — Sie veröffentlichen zusätzliche Schichten und lassen interessierte Mitarbeiter sich melden.
• Flexible Rotationen — statt jeden Slot vorzubelegen, veröffentlichen Sie einen Pool von Schichten und überlassen es dem Team, sich selbst zu organisieren.
• Organisationen mit mehreren Standorten — berechtigte Mitarbeiter über mehrere Standorte hinweg können sich um dieselbe Schicht bewerben.

Einen Open Shift in Salesforce anlegen

Sie erstellen Open Shifts in der Scheduler-Planungsansicht auf dieselbe Weise wie reguläre Schichten — Sie lassen einfach das Feld der zugewiesenen Person leer.

1. Öffnen Sie den Scheduler (siehe Mit Schichten arbeiten).
2. Klicken Sie auf die Tagesspalte, in die der Open Shift gehört — auf der Zeile Open Shifts oben in der Ansicht (statt auf eine Mitarbeiterzeile).
3. Der Dialog Edit Shift öffnet sich.
4. Legen Sie Start time, End time, Break und alle Notes fest, die für Mitarbeiter sichtbar sein sollen, die die Schicht in Betracht ziehen.
5. Wählen Sie optional eine Predefined Shift-Vorlage.
6. Schränken Sie optional die Berechtigung nach Skill ein — nur Mitarbeiter mit den passenden Skills sehen die Schicht.
7. Klicken Sie auf Save.

Der Open Shift erscheint in der Zeile Open Shifts oben in der Planungsansicht, visuell deutlich von zugewiesenen Schichten unterscheidbar.

Open Shifts veröffentlichen

Open Shifts verhalten sich beim Veröffentlichen wie reguläre Schichten. Sie bleiben für Mitarbeiter unsichtbar, bis Sie den Zeitraum, der sie enthält, veröffentlichen.

Siehe Mit Schichten arbeiten → Veröffentlichen für den Veröffentlichungsablauf.

Wie Mitarbeiter einen Open Shift anfragen

Sobald veröffentlicht, sehen berechtigte Mitarbeiter den Open Shift in ihrem Employee Hub:

1. Der Mitarbeiter öffnet die Seite Schichten im Employee Hub.
2. Verfügbare Open Shifts erscheinen im Tab Kollegen, wenn der Schalter Open Shifts anzeigen aktiviert ist.
3. Der Mitarbeiter tippt auf die Schicht, um die Details zu sehen.
4. Er klickt auf Request Shift, um eine Anfrage zu senden.

Die Anfrage erzeugt einen Open_Shift_Assignment_Request__c-Datensatz und benachrichtigt den Manager. Bis der Manager bestätigt, bleibt der Open Shift sichtbar und andere Mitarbeiter können ihn ebenfalls anfragen. Der angezeigte Status im Hub durchläuft Available → Request Sent → Waiting Approval → Confirmed (oder Rejected).

Manager-Genehmigung ist immer erforderlich

Das Anfragen eines Open Shift weist diesen niemals direkt zu. Ein Manager muss die Anfrage ausdrücklich bestätigen — erst dann wird die Schicht erstellt und dem Mitarbeiter zugewiesen, und der Open Shift wird aus dem Pool entfernt. Andere Mitarbeiter, die ihn ebenfalls angefragt hatten, werden benachrichtigt, dass die Schicht nicht mehr verfügbar ist.

Einen Open Shift nach der Veröffentlichung verwalten

Wenn Sie es sich bei einem Open Shift anders überlegen, bevor jemand ihn anfragt, öffnen Sie ihn einfach in der Planungsansicht und bearbeiten oder löschen Sie ihn wie jede andere Schicht. Sobald veröffentlichte Änderungen gespeichert sind, wird die Änderung beim nächsten Aktualisieren in den Hub übernommen.

Wenn ein Open Shift bereits einem Mitarbeiter bestätigt wurde, wird er zu einer regulären zugewiesenen Schicht für diesen Mitarbeiter — Sie können sie bei Bedarf weiterhin bearbeiten oder neu zuweisen.

Berechtigung und Filterung

Nicht jeder Mitarbeiter passt zu jedem Open Shift. Die Berechtigung wird durch zwei Dinge bestimmt:

• Das Target des Schedulers — Open Shifts erben den Geltungsbereich des Schedulers, zu dem sie gehören. Ein Scheduler, dessen Target Department__c ist, zeigt seine Open Shifts nur Mitarbeitern dieser Abteilung; ein Scheduler, dessen Target Location__c ist, beschränkt sie auf diesen Standort; und so weiter. Es gibt keinen separaten Pro-Schicht-Filter für Abteilung oder Standort — das ergibt sich aus dem Target-Objekt des Schedulers.
• Pro-Schicht-Skill-Filter — schränken Sie einen einzelnen Open Shift auf Mitarbeiter ein, die einen oder mehrere bestimmte Skills haben (Open_Shift_Skill_Association__c).

Target-Skopierung und Skills kombinieren

Ein Scheduler, der auf die Logistik-Abteilung skopiert ist, mit einem Open Shift, der auf den Skill Stapler beschränkt ist, bietet die Schicht nur Logistik-Mitarbeitern mit dem Stapler-Skill an. So bleibt das Angebot fokussiert und die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass eine unqualifizierte Person sie anfragt.

Objekt-agnostisch by design

Open Shifts sind objekt-agnostisch: Jeder Scheduler kann Open Shifts haben, unabhängig davon, an welches übergeordnete Objekt der Scheduler gebunden ist (Standort, Abteilung, Projekt, Benutzerdefiniert). Es gibt keinen speziellen Datensatztyp — eine Schicht ist einfach „offen“, weil ihr kein Mitarbeiter zugewiesen ist.

Das bedeutet, dass Open Shifts überall im Scheduler einheitlich funktionieren, unabhängig davon, wie Ihre Organisation strukturiert ist.

Nächste Schritte

• Lassen Sie Mitarbeiter Schichten übergeben, die ihnen bereits zugewiesen sind — Shift Transfer.
• Sehen Sie die Mitarbeiterseite von Open Shifts im Detail — Scheduler im Hub.