Einrichtung des flair Scheduler in Salesforce
Bevor jemand in Ihrer Organisation Schichten im flair Scheduler planen kann, muss ein Administrator:
- Sicherstellen, dass die Funktion flair Scheduler auf Ihrer flair-Lizenz aktiviert ist.
- Den Managern und Administratoren die richtigen Berechtigungssets zuweisen.
- (Optional) Entscheiden, ob Mitarbeiter den neuen Scheduler im Employee Hub sehen sollen.
Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt.
Der flair Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on. Er ist standardmäßig nicht aktiviert. Um ihn für Ihre Organisation freizuschalten, wenden Sie sich bitte an Ihren flair Customer Success Manager oder das flair Sales-Team — diese begleiten Sie durch die Preisgestaltung und schalten die Funktion für Ihre Lizenz frei. Solange dies nicht geschehen ist, sind der Tab flair Scheduler und die Scheduler-bezogenen Berechtigungssets nicht verfügbar.
1. Bestätigen Sie, dass die Funktion in Ihrer Lizenz aktiv ist
Der flair Scheduler wird als Teil des verwalteten flair-Pakets ausgeliefert und über einen Feature-Parameter auf Ihrer flair-Lizenz gesteuert. Sobald flair die Funktion aktiviert hat, wird in Ihrer Salesforce-Organisation Folgendes verfügbar:
- Ein Tab flair Scheduler.
- Die Objekte Scheduler und Predefined Shift und ihre Tabs.
- Die dedizierten Berechtigungssets Flair Scheduler Admin und Flair Scheduler Manager.
- Neue Hub-Menüeinträge für Mitarbeiter (Schichten → Kalender / Kollegen / Gesendete Anfragen / Eingegangene Anfragen).
Sie können prüfen, ob die Funktion aktiv ist, indem Sie:
- Den App Launcher öffnen (9-Punkte-Symbol).
- Nach flair Scheduler suchen.
- Wenn der Tab vorhanden ist, ist die Funktion aktiv.
Wenn Sie den Tab auch nach Zuweisung der Berechtigungssets (nächster Schritt) nicht sehen, ist die Funktion noch nicht in Ihrer Lizenz aktiv — wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
Die Aktivierung des flair Scheduler deaktiviert den bisherigen Shift Planner nicht. Beide können während des Übergangs parallel bestehen. Der Employee Hub hat sogar zwei unabhängige Sichtbarkeits-Umschalter — Hide Shift Planner und Hide flair Scheduler — sodass Sie während der Migration den einen, den anderen oder beide anzeigen können.
2. Berechtigungssets zuweisen
Der flair Scheduler liefert zwei dedizierte Berechtigungssets aus. Weisen Sie sie je nach Aufgabe des jeweiligen Benutzers zu.
| Berechtigungsset | Was der Benutzer tun kann |
|---|---|
| Flair Scheduler Admin | Scheduler erstellen, bearbeiten und löschen (die Konfiguration des Plans selbst) — plus alles, was ein Manager kann. |
| Flair Scheduler Manager | Nur Lesezugriff auf die Scheduler-Konfiguration — kann keine Scheduler erstellen oder ändern. Kann Schichten in jedem zugänglichen Scheduler erstellen, bearbeiten, veröffentlichen und löschen. Kann Predefined Shifts erstellen und verwalten. Kann Shift Transfers und Open Shift-Anfragen genehmigen. |
Kurz gesagt:
- Geben Sie Flair Scheduler Admin an HR-Administratoren oder alle, die für die Struktur Ihrer Pläne verantwortlich sind (welche Scheduler existieren, wer in jedem enthalten ist).
- Geben Sie Flair Scheduler Manager an Teamleiter und Schichtplaner, die die tägliche Schichtplanung in bereits konfigurierten Schedulern durchführen. Sie können weiterhin Predefined Shifts pflegen und Tausch- sowie Open-Shift-Anfragen genehmigen — sie können lediglich die Scheduler-Konfiguration nicht ändern.
Beide Berechtigungssets gewähren vollen CRUD-Zugriff auf die Planungsobjekte (Shift__c, Predefined_Shift__c, Shift_Break__c, Shift_Change_Request__c, Open_Shift__c, Shift_Label__c, Workload_Entry__c) und Zugriff auf die zugehörigen Apex-Controller. Der einzige Unterschied liegt im Objekt Scheduler: Nur-Lese-Zugriff für Manager, voller CRUD-Zugriff für Admin.
So weisen Sie ein Berechtigungsset zu
- Suchen Sie im Setup nach Permission Sets.
- Öffnen Sie das relevante Berechtigungsset: Flair Scheduler Admin oder Flair Scheduler Manager.
- Klicken Sie auf Manage Assignments → Add Assignments.
- Wählen Sie die Benutzer aus und klicken Sie auf Assign.
Wir trennen bewusst die Konfiguration des Plans (welche Scheduler existieren, woran sie gebunden sind) von der Operation des Plans (Planung der tatsächlichen Schichten). So können Sie Schichtplanern genügend Zugriff geben, ohne jedem Teamleiter Ihre gesamte Planarchitektur offenzulegen.
3. Entscheiden, ob Mitarbeiter den Scheduler im Hub sehen
Standardmäßig sehen Mitarbeiter, sobald ein Scheduler veröffentlichte Schichten für sie enthält, diese im Employee Hub unter dem Menüpunkt Schichten, zusammen mit Open Shifts, die sie anfragen können, und einer Kollegen-Ansicht.
Wenn Sie den Scheduler zunächst nur für Manager ausrollen und erst später für Mitarbeiter freigeben möchten, können Sie den Scheduler im Hub über den Employee HUB Feature-Datensatz ausblenden:
- Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher und suchen Sie nach Employee HUB Feature.
- Öffnen Sie den Employee HUB Feature-Datensatz für Ihre Organisation.
- Scrollen Sie zum Bereich Features.
- Aktivieren Sie Hide flair Scheduler.
- Speichern Sie.
Solange dieser Schalter aktiv ist, funktioniert der flair Scheduler weiterhin in Salesforce — lediglich der mitarbeiterseitige Hub-Menüeintrag ist ausgeblendet.
Der Hub hat zwei unabhängige Schalter: Hide Shift Planner (für den bisherigen Shift Planner) und Hide flair Scheduler (für den neuen). Sie können den einen, den anderen oder beide anzeigen — hilfreich, wenn Sie Kunden vom alten Planner auf den neuen migrieren.
Einrichtung verifizieren
Sobald die Funktion aktiv und die Berechtigungssets zugewiesen sind, sollte ein Manager in der Lage sein:
- Den App Launcher zu öffnen und nach flair Scheduler zu suchen.
- Auf dem flair Scheduler-Tab zu landen und die Liste der Scheduler in der Organisation zu sehen.
- Einen beliebigen Scheduler zu öffnen, um auf dessen Planungsansicht zuzugreifen.
Wenn Sie den Tab nicht sehen, prüfen Sie:
- Ist die Funktion flair Scheduler in der Lizenz aktiv (flair kontaktieren).
- Hat der Benutzer das Berechtigungsset Flair Scheduler Admin oder Flair Scheduler Manager zugewiesen.
- Hub-seitiger Test: Melden Sie sich im Employee Hub als ein Mitarbeiter an, der veröffentlichte Schichten hat — er sollte den Menüeintrag Schichten sehen.
Nächste Schritte
Sie sind nun bereit, Ihren ersten Scheduler zu erstellen. Wechseln Sie zu Scheduler verwalten, um zu erfahren, wie das geht.