Schichten planen und veröffentlichen
Erstellen, bearbeiten, kopieren und veröffentlichen Sie Schichten in der Planungsansicht. Sie können den Planungszeitraum ändern, Mitarbeiterzeilen filtern und vorübergehend Mitarbeiter hinzufügen.
Manager mit Flair Scheduler Admin oder Flair Scheduler Manager in Salesforce. flair Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on.
Bevor Sie beginnen
- Erstellen Sie einen Scheduler und konfigurieren Sie Resources und Target.
Einen Scheduler öffnen
Wählen Sie einen Weg zur Planungsansicht:
- Öffnen Sie im App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) flair Scheduler und wählen Sie einen Scheduler aus.
- Wählen Sie unter Schedulers einen Scheduler-Datensatz aus.
- Klicken Sie auf einem Target-Datensatz wie Standort, Abteilung oder Projekt auf die konfigurierte Scheduler-Aktion, wenn ein Administrator sie zum Seitenlayout hinzugefügt hat.
Die Planungsansicht öffnet sich in der aktuellen Woche.
Den Planungszeitraum ändern
Wählen Sie im Ansichtswechsler einen Zeitraum aus:
| Ansicht | Umfang |
|---|---|
| 1 Woche | Eine Woche mit detaillierten Schichtinformationen. |
| 2 Wochen | Die kommenden zwei Wochen. |
| 4 Wochen | Vier Wochen im Überblick. |
| 1 Monat | Ein Kalendermonat. |
| Benutzerdefinierter Bereich | Beliebiges Start- und Enddatum ohne Obergrenze. |
Mit den Navigationsaktionen wechseln Sie vorwärts oder rückwärts, ohne die Ansicht zu ändern.
Die Planungsansicht filtern
Filter wirken nur auf Ihre aktuelle Ansicht und ändern nicht die Scheduler-Konfiguration.
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Zeigt ausgewählte Mitarbeiter. |
| Abteilungen | Zeigt Mitarbeiter aus ausgewählten Abteilungen. |
| Skills | Zeigt Mitarbeiter mit ausgewählten Skills oder Zertifizierungen. |
| Benutzerdefinierter Filter | Wendet die vom Administrator konfigurierte Raw Query an. |
Eine Schicht erstellen
- Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters am gewünschten Tag auf ein leeres Zeitfeld. Edit Shift wird geöffnet.
- Geben Sie Start time und End time ein.
- Optional: Geben Sie Break und Notes ein oder wählen Sie einen Predefined Shift aus.
- Klicken Sie auf Save. Die Schicht erscheint als Entwurf.
Eine Schicht aus einem Predefined Shift erstellen
- Klicken Sie auf ein leeres Zeitfeld.
- Wählen Sie unter Edit Shift einen Predefined Shift aus.
- Passen Sie bei Bedarf die automatisch ausgefüllten Start- und Endzeiten an.
- Klicken Sie auf Save. Der Entwurf erscheint in der Planungsansicht.
Wiederkehrende Schichten erstellen
- Erstellen oder öffnen Sie eine Schicht.
- Öffnen Sie Recurrence.
- Wählen Sie Repeat this shift aus.
- Wählen Sie ein tägliches, wöchentliches oder benutzerdefiniertes Muster aus.
- Wählen Sie ein Enddatum aus oder lassen Sie die Wiederholung offen.
- Klicken Sie auf Save. Scheduler erstellt für jeden passenden Tag ein Vorkommnis.
Wählen Sie beim Bearbeiten oder Löschen nur diese Vorkommnis oder diese und alle künftigen Vorkommnisse aus. Vergangene Vorkommnisse bleiben unverändert.
Wiederkehrende und kopierte Schichten umfassen passende Tage mit einer Abwesenheit oder einem Feiertag. Die Planungsansicht hebt diese Tage hervor, aber Scheduler überspringt sie nicht automatisch. Prüfen Sie das Ergebnis nach einer Massenaktion.
Eine Schicht bearbeiten oder löschen
- Klicken Sie in der Planungsansicht auf eine Schicht. Edit Shift wird geöffnet.
- Ändern Sie Start, Ende, zugewiesene Person, Pause, Notizen, Wiederholung oder Open-Shift-Status.
- Klicken Sie zum Beibehalten auf Save oder zum Entfernen auf Delete und bestätigen Sie den Vorgang.
Die Sichtbarkeit von Notizen für Mitarbeiter hängt von der Konfiguration ab. Bestätigungen schützen wiederkehrende Schichten vor versehentlichem Löschen.
Schichten aus einem früheren Zeitraum kopieren
- Navigieren Sie zum Zielzeitraum.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Copy from previous period.
- Wählen Sie einen beliebigen vergangenen Zeitraum und dessen Länge aus.
- Wählen Sie die zu kopierenden Zuweisungen aus und entscheiden Sie, ob Open Shifts enthalten sind.
- Bestätigen Sie den Vorgang. Scheduler erstellt Entwürfe zur Prüfung vor der Veröffentlichung.
Einen Mitarbeiter ausleihen
- Klicken Sie in der Planungsansicht auf Add Employee oder Borrow Employee.
- Suchen Sie nach dem Namen des Mitarbeiters.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus. In der aktuellen Ansicht erscheint eine temporäre Zeile.
- Erstellen Sie Schichten für den Mitarbeiter.
Die Zeile bleibt sichtbar, solange der Mitarbeiter im angezeigten Zeitraum Schichten hat. In einem Zeitraum ohne seine Schichten verschwindet sie.
Das Ausleihen fügt den Mitarbeiter nicht dauerhaft zur Resource-Liste hinzu. Bearbeiten Sie für eine dauerhafte Aufnahme Resources Filter Raw Query auf dem Scheduler-Datensatz.
Das Seitenpanel verwenden
Das Seitenpanel zeigt Kontext, ohne die Planungsansicht zu verlassen. Bei einem Projekt-Target kann es Meilensteine und geplante Gesamtstunden zeigen. Andere Targets zeigen ihre relevante Zusammenfassung. Das Auswählen einer Mitarbeiterzeile öffnet eine Profilvorschau.
- Klappen Sie das Seitenpanel ein, um mehr Platz für den Kalender zu erhalten.
Schichten veröffentlichen
Entwürfe sind für Manager sichtbar, aber nicht für Mitarbeiter.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Publish.
- Wählen Sie den Zeitraum aus.
- Optional: Wählen Sie nur Änderungen seit der vorherigen Veröffentlichung aus.
- Bestätigen Sie die Veröffentlichung. Mitarbeiter sehen ihre Schichten nach dem Aktualisieren des Employee Hub.
Kleine Veröffentlichungen laufen synchron. Große Mengen werden asynchron im Hintergrund verarbeitet. Sie können weiterarbeiten und erhalten danach eine Benachrichtigung. Fehler nennen die durch eine Validierungsregel oder andere Ursache blockierten Schichten.
Das Veröffentlichen einer Schicht fügt deren geplante Minuten zusätzlich dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters für diesen Tag hinzu. Das Bearbeiten oder Löschen einer bereits veröffentlichten Schicht aktualisiert das synchronisierte Arbeitszeitmodell auf dieselbe Weise, sodass es stets den aktuellen Zeitplan widerspiegelt.
Diese Synchronisierung erfolgt für Scheduler, deren Ziel ein Standort ist, und für Mitarbeiter, deren Arbeitszeitmodell das Flexible-Modell mit aktiviertem Schichtplan verwenden nutzt. Scheduler mit Projekten oder Abteilungen als Ziel synchronisieren keine Schichten in Arbeitszeitmodelle.
Einen Tag als Arbeitstag markieren
Bei Mitarbeitern, deren Arbeitszeitmodell das Flexible-Modell mit aktiviertem Schichtplan verwenden nutzt, können Sie den Arbeitsstatus eines Tages direkt in der Planungsansicht festlegen, unabhängig von einer geplanten Schicht. Mitarbeiter mit einem festen Arbeitszeitmodell haben diese Option nicht.
- Klicken Sie in der Planungsansicht mit der rechten Maustaste auf eine Tageszelle in der Zeile eines Mitarbeiters. Das Zeitplanmenü öffnet sich.
- Wählen Sie je nach aktuellem Status des Tages Als Arbeitstag markieren oder Als arbeitsfreier Tag markieren aus.
flair aktualisiert das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters für diesen Tag und aktualisiert den Zeitplan. Diese Option erscheint nur für Tage, die innerhalb eines mit dem Schichtplan synchronisierten Arbeitszeitmodell-Zeitraums liegen.
Den Plan drucken
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Drucken. Eine druckfertige Version der aktuellen Ansicht wird zum Drucken oder Speichern als PDF geöffnet.