Mit Schichten arbeiten

Sobald Sie einen Scheduler eingerichtet haben, verbringen Sie hier die meiste Zeit. Die Planungsansicht des Schedulers ist eine umfangreiche Kalenderoberfläche zum Erstellen, Bearbeiten, Kopieren und Veröffentlichen von Schichten.

Dieser Artikel beschreibt den täglichen Arbeitsablauf eines Schichtplaners.

Einen Scheduler öffnen

Es gibt mehrere Wege, zur Planungsansicht zu gelangen:

1. Über den flair Scheduler-Tab — öffnen Sie den App Launcher, suchen Sie nach flair Scheduler und wählen Sie einen Scheduler aus der Liste.
2. Über die Schedulers-Listenansicht — öffnen Sie den Tab Schedulers, klicken Sie auf einen Scheduler-Datensatz, und die Planungsansicht lädt auf seiner Datensatzseite.
3. Über einen Target-Datensatz (Standort, Abteilung, Projekt usw.) — wenn Ihr Administrator eine Scheduler-Schaltfläche auf dem Page-Layout dieses Objekts konfiguriert hat, klicken Sie darauf, um direkt zum passenden Scheduler zu springen.

Die Planungsansicht lädt standardmäßig mit der aktuellen Woche.

Die Ansicht wechseln

Der Scheduler bietet vier voreingestellte Planungshorizonte sowie einen benutzerdefinierten Datumsbereich für alles darüber hinaus. Verwenden Sie den Ansichtswechsler in der oberen Symbolleiste, um zu ändern, wie viel Zeit angezeigt wird.

Ansicht	Wann nutzen
1 Woche	Tägliche Schichtplanung
2 Wochen	Bestätigen der kommenden zwei Wochen
4 Wochen	Den nächsten Monat auf einen Blick prüfen
1 Monat	Kalendermonatsansicht
Benutzerdefinierter Bereich	Jeder längere Horizont — wählen Sie ein Start- und Enddatum für quartals-, halbjahres- oder langfristige Planung

Navigationsschaltflächen ermöglichen es Ihnen, in der Zeit vor- und zurückzugehen, ohne die gewählte Ansicht zu verlieren.

Die richtige Zoomstufe wählen

Kürzere Ansichten (1–2 Wochen) zeigen Schichtdetails übersichtlich, während längere benutzerdefinierte Bereiche sich am besten eignen, um Lücken und Muster zu erkennen, statt einzelne Zeiten zu lesen.

Die Ansicht filtern

Jeder Scheduler lässt sich filtern, um sich auf eine Teilmenge der Mitarbeiter zu konzentrieren. Filter befinden sich in der Symbolleiste oben in der Planungsansicht.

Verfügbare Filter:

• Mitarbeiter — bestimmte Personen auswählen.
• Abteilungen — nur Mitarbeiter ausgewählter Abteilungen anzeigen.
• Skills — nur Mitarbeiter mit bestimmten Skills/Zertifizierungen anzeigen.
• Benutzerdefinierter Filter (Raw Query) — für anspruchsvolle Fälle kann ein Administrator einen Raw-Filter auf Scheduler-Ebene konfigurieren (z. B. nur Mitarbeiter mit aktivem Vertrag, deren Standort mit dem übergeordneten Standort übereinstimmt).

Filter wirken sofort und betreffen nur Ihre Ansicht — sie ändern die Scheduler-Konfiguration nicht.

Schichten erstellen

Es gibt zwei Wege, Schichten im Scheduler anzulegen: einzeln oder als wiederkehrende Serie.

Einzelne Schicht

1. Klicken Sie auf ein leeres Zeitfeld in dem Tag und der Zeile, in der die Schicht liegen soll.
2. Der Dialog Edit Shift öffnet sich.
3. Tragen Sie Start time, End time und (optional) Break, Notes oder eine Predefined Shift-Vorlage ein.
4. Klicken Sie auf Save.

Eine Predefined Shift verwenden

Wenn auf Ihrem Scheduler vordefinierte Schichten konfiguriert sind (siehe Scheduler verwalten), müssen Sie die Zeiten nicht jedes Mal eintippen.

1. Klicken Sie auf ein leeres Zeitfeld.
2. Wählen Sie im Dialog eine Predefined Shift aus dem Dropdown.
3. Start- und Endzeit werden automatisch ausgefüllt — passen Sie sie bei Bedarf an.
4. Speichern.

Wiederkehrende Schichten

Für sich wiederholende Planung (z. B. „dieser Mitarbeiter arbeitet Mo, Mi und Fr von 09:00–17:00 für die nächsten zwei Monate“) wandeln Sie eine einzelne Schicht in eine wiederkehrende Schicht um.

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Schicht.
2. Wechseln Sie zum Tab Recurrence.
3. Aktivieren Sie Repeat this shift.
4. Wählen Sie die Frequenz (täglich, wöchentlich oder ein benutzerdefiniertes Muster — z. B. bestimmte Wochentage) und das Enddatum (oder lassen Sie es offen).
5. Speichern.

Der Scheduler erstellt pro passendem Tag eine Vorkommnis. Beim Bearbeiten oder Löschen einer wiederkehrenden Schicht werden Sie gefragt, ob die Änderung nur diese Vorkommnis oder diese und alle künftigen Vorkommnisse betrifft. Vergangene Vorkommnisse werden nie geändert.

Abwesenheiten und Feiertage

Wiederkehrende Schichten und das Kopieren aus vorherigen Zeiträumen platzieren Schichten an jedem passenden Tag, einschließlich Tagen, an denen der Mitarbeiter eine Abwesenheit oder einen Feiertag hat. Diese Tage sind in der Ansicht hervorgehoben, damit Sie sie erkennen können, der Scheduler überspringt sie aber nicht automatisch. Führen Sie nach einer Massenanlage immer einen kurzen Prüflauf durch.

Schichten bearbeiten

Klicken Sie auf eine beliebige Schicht in der Ansicht, um den Dialog Edit Shift zu öffnen. Sie können ändern:

• Start- und Endzeiten
• Zugewiesenen Mitarbeiter (Neuzuweisung an eine andere Person)
• Pausendauer
• Notizen (für Manager sichtbar; konfigurierbar, um auch für Mitarbeiter sichtbar zu sein)
• Wiederkehrregeln
• Open-Shift-Status (siehe Open Shifts)

Klicken Sie auf Delete, um eine Schicht zu entfernen. Bestätigungen schützen Sie vor dem versehentlichen Entfernen wiederkehrender Schichten.

Schichten aus einem vorherigen Zeitraum kopieren

Bei sich wiederholenden Plänen (z. B. dieselbe Rotation alle zwei Wochen) müssen Sie den Plan nicht von Grund auf neu aufbauen.

1. Navigieren Sie zu dem Zeitraum, in den Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Copy from previous period.
3. Wählen Sie den Quellzeitraum — ein beliebiger vergangener Zeitraum beliebiger Länge.
4. Entscheiden Sie, welche Zuweisungen kopiert werden (z. B. Open Shifts einschließen oder ausschließen).
5. Bestätigen.

Der Scheduler klont die Schichten in den neuen Zeitraum. Sie werden als Entwürfe angelegt, damit Sie sie vor der Veröffentlichung überprüfen und anpassen können.

Mitarbeiter von anderswo ausleihen

Manchmal müssen Sie eine Schicht für jemanden planen, der normalerweise nicht Teil dieses Schedulers ist — zum Beispiel einen Kollegen, der für eine Woche aushilft.

1. Klicken Sie in der Planungsansicht auf Add Employee (oder Borrow Employee).
2. Suchen Sie den Mitarbeiter über den Namen.
3. Er erscheint als neue Zeile in der Planungsansicht.
4. Legen Sie Schichten für ihn wie gewohnt an.

Ausgeliehene Mitarbeiter bleiben sichtbar, solange sie Schichten in der aktuellen Ansicht haben. Sobald Sie zu einem Zeitraum navigieren, in dem sie keine Schichten haben, verschwinden sie automatisch aus der Ansicht — so bleibt der Scheduler auf die Personen fokussiert, die tatsächlich arbeiten.

Ausgeliehene Mitarbeiter ändern die Scheduler-Konfiguration nicht

Das Ausleihen fügt den Mitarbeiter nur zu Ihrer aktuellen Ansicht hinzu. Er wird nicht zur dauerhaften Resource-Liste des Schedulers hinzugefügt. Wenn Sie ihn dauerhaft auf diesem Scheduler haben möchten, bearbeiten Sie stattdessen das Feld Resources Filter Raw Query auf dem Scheduler-Datensatz — siehe Scheduler verwalten.

Das Seitenpanel

Der Scheduler enthält ein Seitenpanel, das Ihnen Kontext zu Ihrer Planung liefert, ohne die Ansicht zu verlassen:

• Bei einem Projekt-basierten Scheduler zeigt das Seitenpanel die Projektübersicht — Milestones, geplante Gesamtstunden usw.
• Bei anderen übergeordneten Objekten (Standort, Abteilung) zeigt das Seitenpanel relevante Zusammenfassungen.
• Ein Klick auf eine Mitarbeiterzeile öffnet zudem ein Schnellprofil im Seitenpanel.

Das Seitenpanel kann eingeklappt werden, wenn Sie mehr horizontalen Platz für den Kalender benötigen.

Schichten veröffentlichen

Schichten, die Sie in der Planungsansicht anlegen, sind zunächst Entwürfe. Entwürfe sind für andere Manager sichtbar, aber nicht für Mitarbeiter. Sobald ein Plan final ist, müssen Sie ihn veröffentlichen, damit er im Employee Hub sichtbar wird.

So veröffentlichen Sie

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Publish in der oberen Symbolleiste.
2. Wählen Sie den Zeitraum, der veröffentlicht werden soll (z. B. diese Woche, die nächsten zwei Wochen).
3. Wählen Sie optional, nur Änderungen seit der letzten Veröffentlichung zu veröffentlichen (damit Mitarbeiter nur über das informiert werden, was neu ist).
4. Bestätigen.

Mitarbeiter mit veröffentlichten zugewiesenen Schichten sehen diese im Hub beim nächsten Aktualisieren.

Synchrone vs. asynchrone Veröffentlichung

Die Veröffentlichung läuft synchron für kleine Mengen und wechselt bei großen Mengen zu asynchroner Hintergrundverarbeitung. Wenn sie asynchron läuft:

• Sie starten die Veröffentlichung, und sie läuft im Hintergrund.
• Sie können im Scheduler weiterarbeiten, während sie verarbeitet wird.
• Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Veröffentlichung abgeschlossen ist.
• Falls etwas schiefgeht (z. B. eine Validierungsregel blockiert eine Schicht), sehen Sie den Fehler und welche Schichten betroffen sind.

Früh veröffentlichen, oft veröffentlichen

Mitarbeiter schätzen es, ihren Plan so früh wie möglich zu erhalten. Eine bewährte Praxis ist es, in wöchentlichen Zyklen zu veröffentlichen — z. B. den Plan der nächsten Woche immer bis Donnerstag.

Drucken und Exportieren

Die Symbolleiste enthält eine Drucken-Aktion, die eine saubere, druckfertige Version der aktuellen Ansicht öffnet. Nutzen Sie sie, um Pläne in einem Pausenraum auszuhängen oder als PDF zu teilen.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie, wie Sie nicht zugewiesene Schichten erstellen, die Mitarbeiter selbst anfragen können — Open Shifts.
• Lassen Sie Mitarbeiter Schichten untereinander übergeben — Shift Transfer.
• Sehen Sie, was Mitarbeiter im Hub erleben — Scheduler im Hub.