Workflows

Ein Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, die Sie einem Mitarbeiter zuweisen können. Workflows sind eine effektive Möglichkeit, wiederkehrende Prozesse effizienter und konsistenter zu gestalten.

Ein gutes Beispiel dafür, wo Sie eine Workflow-Vorlage verwenden können, ist das Onboarding. Indem Sie eine Workflow-Vorlage für das Onboarding einrichten, wird neuen Mitarbeitern automatisch eine Liste von Aufgaben zugewiesen, die sie erledigen müssen, um sich mit ihrem neuen Unternehmen und ihrer Rolle vertraut zu machen.

So erstellen Sie eine Workflow-Vorlage

Mit Workflow-Vorlagen können Sie eine Liste von Aufgaben für wiederkehrende Prozesse definieren. Mit einer Workflow-Vorlage können Sie die Konsistenz verbessern und alle Beteiligten benachrichtigen, wenn eine Aufgabe fällig ist.

• Öffnen Sie zunächst die flair HR App in Salesforce und klicken Sie in der Navigationsleiste oder über den App Launcher 𓃑 auf Workflows.
• Sie sehen nun eine Übersicht Ihrer bestehenden Workflows. Klicken Sie auf den Tab „Workflow-Vorlagen".
• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Neue Workflow-Vorlage".

• Geben Sie Ihrer Workflow-Vorlage einen Namen, damit Sie sie später leicht wiederfinden. Wählen Sie einen Workflow-Typ aus dem Dropdown aus – Sie können zwischen Onboarding, Offboarding und Sonstiges wählen. Onboarding-Workflows können außerdem ein optionales Widget enthalten, das der neue Mitarbeiter auf seinem Dashboard im Employee Hub sieht.
• Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Informationen für Benutzer bereitzustellen.

Schritte zu Workflow-Vorlagen hinzufügen

Nachdem Sie Ihre Workflow-Vorlage gespeichert haben, können Sie Schritte und Aufgaben hinzufügen. Ein Schritt ist wie eine Phase eines Workflows und kann mehrere Aufgaben enthalten. Eine Aufgabe ist eine konkrete Aktion, die ausgeführt werden soll, z. B. das Hochladen eines Dokuments oder das Ausfüllen fehlender Informationen.

Öffnen Sie Ihre Workflow-Vorlage. Klicken Sie auf „Erstelle den ersten Schritt". Geben Sie Ihrem Schritt einen Namen und wählen Sie anschließend einen Trigger aus. Sie können einen Schritt auslösen, nachdem alle Pflichtaufgaben im vorherigen Schritt abgeschlossen wurden.

Alternativ können Sie den Schritt so einstellen, dass er eine bestimmte Zeit vor oder nach einem bestimmten Ereignis ausgelöst wird, z. B. dem Workflow-Startdatum oder dem Startdatum des Mitarbeiters. Nachdem Sie den Trigger festgelegt haben, klicken Sie auf „Hinzufügen".

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie unter Ihrem neu erstellten Schritt auf „Neue Aufgabe zu diesem Schritt hinzufügen". Geben Sie Ihrer Aufgabe einen Namen, wählen Sie aus, zu welchem übergeordneten Schritt sie gehören soll, und schreiben Sie bei Bedarf eine Beschreibung. Definieren Sie eine Frist und wählen Sie aus, ob die Aufgabe verpflichtend ist.

Sie können auch Video-Anleitungen hinzufügen, indem Sie eine Video-URL eingeben oder eine Videodatei anhängen, um dem Benutzer zu helfen, die Aufgabe abzuschließen.

Wenn Sie auf „Weiter" klicken, können Sie aus verschiedenen Aufgabentypen wählen, darunter Hochladen, Daten, Performance Review oder Bewertung.

Jede Aufgabe hat eine etwas andere Struktur:

• Allgemein: Eine einfache Aufgabe, die erledigt werden muss, z. B. „Schreiben Sie eine Nachricht an Ihr neues Team auf Slack". Diese Aufgaben werden abgeschlossen, indem sie als erledigt markiert werden.

• Hochladen: Wenn eine Datei oder ein Dokument hochgeladen werden muss, z. B. „Arbeitsvertrag unterschreiben und hochladen". Sie müssen den Typ, die Kategorie und das Dateiformat des Dokuments definieren. Die Aufgabe enthält ein Upload-Feld, das der Empfänger verwenden kann.

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  Unterstützte Dateitypen: Derzeit werden für Uploads in Workflow-Aufgaben die folgenden Dateitypen unterstützt: PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF

• Daten: Wenn Sie Informationen benötigen, z. B. „Bankverbindung eingeben". Sie können Datenfelder für diesen Elementtyp definieren. Der Empfänger sieht diese Felder in der Aufgabe im Employee Hub.

• Performance Review: Weisen Sie eine zuvor erstellte Leistungsbeurteilung und einen Prüfer zu.

• Bewertung: Weisen Sie einem Mitarbeiter eine bestehende Bewertungsvorlage zu, um Mitarbeiter oder Kandidaten zu bewerten.

• Unterschrift: Wenn Sie die flair eSign Integration verwenden, können Sie elektronische Unterschriften für Dokumente anfordern.

Sie können auch Unteraufgaben hinzufügen, um den Benutzer zu führen. Unteraufgaben sind zwar nicht verpflichtend, um den Schritt abzuschließen, sie erscheinen jedoch in einer Checkliste im Employee Hub und geben dem Empfänger eine Schritt-für-Schritt-To-do-Liste, die ihn bei der Erledigung der Aufgabe unterstützt.

Wenn Sie auf „Weiter" zum letzten Bildschirm klicken, können Sie auswählen, welche Rolle für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist:

• Manager: Der Manager der Person, der dieser Workflow zugewiesen ist.
• Performance Manager: Der Performance Manager der Person, der dieser Workflow zugewiesen ist.
• Workflow-Empfänger: Die Person, der dieser Workflow zugewiesen ist, die Sie festlegen, sobald Sie die Erstellung Ihrer Workflow-Vorlage abgeschlossen haben.
• Mitarbeiter: Wählen Sie einen beliebigen Mitarbeiter aus, um ihm diese Aufgabe zuzuweisen.
• Team: Wählen Sie ein Team aus, um ihm diese Aufgabe zuzuweisen.

Sie können die Sichtbarkeit der Aufgabe auch über den Schalter anpassen.

Wenn Ihr Workflow eine Aufgabe enthält, die einem Manager zugewiesen ist, kann der Manager die Aufgaben einsehen und bearbeiten, die Mitarbeitern zugewiesen sind.

E-Signatur-Anfragen

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Workflow-Vorlage können Sie die Aufgabe „Unterschrift" auswählen, um elektronische Unterschriften vom Workflow-Empfänger und anderen Mitarbeitern anzufordern.

Um Workflow-Aufgaben vom Typ Unterschrift zu verwenden, müssen Sie die flair eSign Integration aktivieren. Gehen Sie dazu zu HR Administrator > Schnittstellen > eSign. Diese Integration ist ein optionales kostenpflichtiges Add-on.

Sie können über das Dropdown eine elektronische Unterschrift für eine bestehende Dokumentvorlage anfordern. Alternativ können Sie „Dokument hochladen" auswählen, um ein neues Dokument zum Unterschreiben hinzuzufügen.

Nachdem Sie Ihr zu unterzeichnendes Dokument ausgewählt haben, müssen Sie der Aufgabe einen Namen geben, eine Dokumentkategorie wählen und im Dropdown „Sichtbarkeit" festlegen, wer das Dokument sehen kann. Optional können Sie auch Notizen und Unteraufgaben hinzufügen, um dem Empfänger zu helfen, die Aufgabe abzuschließen.

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie auswählen, wer für das Abschließen der Aufgabe verantwortlich ist. Das sollte der Hauptunterzeichner des Dokuments sein. Sie können außerdem auf „Einen Unterzeichner hinzufügen" klicken, wenn mehrere Personen das Dokument unterzeichnen müssen.

Klicken Sie anschließend auf „Platzhalter hinzufügen". Dadurch öffnet sich eine Vorschau des zu unterzeichnenden Dokuments. Sie können für die Unterschrift jedes Unterzeichners im Dokument per Drag-and-drop einen Platzhalter hinzufügen. Klicken Sie nun auf „Fertig" und dann auf „Speichern", um abzuschließen. Sobald Sie die Workflow-Vorlage einem Mitarbeiter zuweisen, erhalten der Workflow-Empfänger und alle weiteren Unterzeichner eine Anfrage, das Dokument zu unterschreiben.

Wenn es mehrere Unterzeichner gibt, enthält der Workflow nach dem Zuweisen der Workflow-Vorlage für jeden Unterzeichner eine Unterschrift-Aufgabe.

Um eine Unterschrift-Workflow-Aufgabe im Employee Hub abzuschließen, klicken Sie auf den Aufgabennamen, um sie zu öffnen, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Dokument unterschreiben". Dadurch wird ein neuer Browser-Tab geöffnet, in dem Sie das Dokument prüfen und Ihre Unterschrift hinzufügen können. Sie können entweder eine Standardunterschrift mit Ihrem vollständigen Namen einfügen oder Ihre Unterschrift im Dokument zeichnen.

Videos zu Workflows hinzufügen

Manchmal ist es einfacher, jemandem einen Prozess zu zeigen, statt ihn schriftlich zu erklären. In solchen Fällen können Videos ein großartiges Informationsformat sein.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Workflow-Aufgabe ein Video hinzuzufügen. Erstens können Sie im Abschnitt „Anhänge" am unteren Rand eines neuen Workflow-Elements eine Videodatei anhängen.

Alternativ können Sie eine Video-URL in das Feld „Video-Anleitung" einfügen. Dieses Feld unterstützt URLs von Videoplattformen wie YouTube, Loom und Wistia. Sobald Sie den Workflow einem Mitarbeiter zuweisen, wird Ihr Video im Workflow-Element im Employee Hub eingebettet.

So weisen Sie Workflows zu

Nachdem Sie eine Workflow-Vorlage erstellt haben, können Sie sie nun Personen in Ihrer Organisation zuweisen. Öffnen Sie zunächst die Seite Workflows in der flair HR App und klicken Sie im Tab „Überblick" auf die Schaltfläche „Workflows zuweisen".

Der Tab „Überblick" zeigt Ihnen alle Ihre Workflows, einschließlich Workflow-Empfängern, Kategorien, Fortschritt, nächstem Fälligkeitsdatum und welcher Vorlage der Workflow zugrunde liegt. Sie können Workflows außerdem bearbeiten oder löschen, indem Sie auf den Pfeil nach unten ▼ klicken.

Wählen Sie als Nächstes den Workflow aus, den Sie zuweisen möchten. Wählen Sie im Feld „Vorlage" über das Dropdown „Alle Kategorien" den passenden Vorlagentyp aus und verwenden Sie die Vorlagensuche.

Klicken Sie auf „Weiter", um Workflows einzeln oder gleichzeitig mehreren Personen basierend auf Standort, Abteilung oder Team zuzuweisen.

Nachdem Sie einem Mitarbeiter einen Workflow zugewiesen haben, wird er im Employee Hub benachrichtigt. Je nach Benachrichtigungseinstellungen erhält er möglicherweise auch Benachrichtigungen und Erinnerungen über Slack und E-Mail.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Workflows zuweisen können, die mindestens eine Aufgabe enthalten.

Fehlende Daten vervollständigen

Wenn Sie im Tab „Überblick" neben einem Workflow ein oranges Warnsymbol sehen, fehlen in Ihrem Workflow möglicherweise einige wesentliche Informationen. Das kann passieren, wenn der Workflow eine Aufgabe enthält, für die ein Manager verantwortlich ist, der Workflow-Empfänger jedoch in flair keinen Manager hat.

Um diesen Fehler zu beheben, klicken Sie neben dem betroffenen Workflow auf den Pfeil nach unten ▼ und wählen Sie „Bearbeiten". Sie sehen dann alle Schritte und Aufgaben in diesem Workflow, sodass Sie erkennen können, bei welchen Aufgaben Informationen fehlen.

Wählen Sie neben einem betroffenen Element den Pfeil nach unten ▼ und klicken Sie auf „Bearbeiten". Klicken Sie auf „Weiter", bis Sie den Schritt namens „Empfänger" erreichen, und fügen Sie dann einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Dropdown hinzu.

Alternativ können Sie diesen Fehler vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass jedem Mitarbeiter ein Manager zugewiesen ist. Das können Sie über die Seite Unternehmensstruktur in der flair HR App tun.

Workflows im Hub abschließen

Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Workflow zuweisen, kann er in seinem flair Employee Hub eine Übersicht seiner Aufgaben sehen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den Employee Hub in der flair HR App aktiviert haben. Das können Sie tun, indem Sie die Startseite besuchen und den Setup Assistant prüfen. Von dort aus können Sie Mitarbeiter auch in den Hub einladen.

Das Feld „Firmen-E-Mail" muss ausgefüllt sein, damit Ihre Empfänger den Workflow erhalten. Sie können im Datensatz des Mitarbeiters in der flair HR App eine Unternehmens-E-Mail-Adresse hinzufügen.

Nach Abschluss der Einrichtung erhalten Ihre Empfänger jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen einen Workflow zuweisen. Wenn sie auf den Link in dieser E-Mail klicken, gelangen sie im Employee Hub zu Workflows und sehen eine Liste der zu erledigenden Aufgaben.

Alternativ können Sie im linken Menü des Employee Hub auf Workflows klicken, um alle Ihre zugewiesenen Workflows zu sehen. Hier können Sie nach Workflow-Name, Mitarbeiter, Workflow-Typ, Jahr und Status filtern. Wenn Sie den Schalter rechts von Workflows auf Aufgaben umstellen, werden alle Aufgaben innerhalb Ihrer zugewiesenen Workflows angezeigt.

Wenn Sie einen der Workflows öffnen, sehen Sie eine Liste von Aufgaben, die in Schritte unterteilt sind, zusammen mit der verantwortlichen Person, dem Fälligkeitsdatum und dem Status. Sie können außerdem Kommentare zu jeder Aufgabe hinzufügen und anzeigen. Pflichtaufgaben sind mit einem Sternchen * markiert, und Schritte und Aufgaben, die erfordern, dass vorherige Aufgaben abgeschlossen werden, sind durch ein Vorhängeschloss-Symbol gekennzeichnet.

Bitte beachten Sie, dass Workflow-Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen sind, möglicherweise nicht für Sie sichtbar sind. Wenn Sie Ihre Pflichtaufgaben abgeschlossen haben, der nächste Schritt aber noch inaktiv ist, hat möglicherweise eine andere Person ihre Pflichtaufgaben noch nicht abgeschlossen.

Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf ihren Status und ändern ihn auf „Abgeschlossen". Sie können Aufgaben auch als „In Bearbeitung" markieren.

Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, sehen Sie weitere Details, einschließlich einer Aufgabenbeschreibung. Bei Aufgaben vom Typ Hochladen und Daten können Sie hier Dokumente hochladen oder die angeforderten Daten eingeben. Sie sehen außerdem alle Unteraufgaben, die ggf. enthalten sind. Wenn Sie eine Unteraufgabe abschließen, können Sie darauf klicken, um sie als erledigt zu markieren; dadurch wird auch der Status der übergeordneten Aufgabe automatisch aktualisiert. Es ist nicht erforderlich, jede Unteraufgabe als erledigt zu markieren, aber es kann Ihnen helfen zu prüfen, ob Sie alles getan haben, was erforderlich ist.

Workflows kommentieren

Unsere Kommentarfunktion im Employee Hub ermöglicht einen offenen und klaren Austausch über Workflows. Haben Sie eine Frage an einen Kollegen? Möchten Sie eine Anfrage noch einmal überprüfen? Sie können direkt im Bereich Workflows einen Kommentar zum Thema hinterlassen.

Wählen Sie einfach den entsprechenden Workflow aus. Sie können Kommentare erstellen und ansehen, indem Sie entweder auf das Sprechblasen-Symbol in der Spalte Kommentare klicken oder eine Workflow-Aufgabe öffnen und den Tab „Kommentare" auswählen.

Sie können Ihren Kommentaren außerdem Dokumente und Bilder anhängen, Kollegen markieren und Emojis verwenden, um auf Kommentare zu reagieren.

Was passiert mit älteren Workflows?

Wichtiger Hinweis: Kunden mit bereits vorhandenen Workflow-Vorlagen müssen diese Workflows überprüfen und neu konfigurieren, um sie an dieses neue flair Update anzupassen. Folgendes sollten Sie wissen.

1. Früher bestanden Workflows nur aus Aufgaben wie unten.

2. Jetzt werden mit der Ergänzung von Workflow-Schritten bestehende Aufgaben unter einer neuen Überschrift und einem neuen Namen namens „Schritt 1" in Ihren Workflow-Vorlagen gruppiert. Sehen Sie unten das neue Layout.

3. Früher wurden Startdaten für Aufgaben individuell wie unten festgelegt. Startdaten werden jetzt auf Schritt-Ebene festgelegt. Das bedeutet, dass alle Aufgaben innerhalb eines Schritts dasselbe Startdatum teilen.

4. Mit diesem neuen Update werden Sie feststellen, dass Ihre Aufgaben unter „Schritt 1" gruppiert sind. Standardmäßig hängt das Startdatum für „Schritt 1" von einem bestimmten Ereignis ab, das als „Workflow-Startdatum" bekannt ist.

Wenn Ihre Fälligkeitsdaten zuvor basierend auf einem anderen Trigger-Ereignis als dem „Workflow-Startdatum" festgelegt wurden, müssen Sie einen neuen Schritt für das Trigger-Ereignis erstellen und Ihre Aufgabe unter diesen Schritt verschieben.

5. So sieht das Einrichten eines neuen Schritts für ein Trigger-Ereignis aus:

6. Bestehende Aufgaben bleiben hinsichtlich ihres Inhalts unverändert. Ihre Fristen müssen jedoch möglicherweise entsprechend der neuen Struktur angepasst werden.