Performance Reviews

Performance Reviews und Selbstbeurteilungen sind wichtig, da sie Unternehmen eine strukturierte Möglichkeit bieten, Produktivität zu bewerten, Mitarbeiterentwicklung zu unterstützen und offene Kommunikation zu fördern.

Mit der Engagement-Seite der flair HR-App können Sie Performance Reviews und Selbstbeurteilungen einfach für HR-Manager und Mitarbeiter anpassen.

Erstellen eines Performance Reviews

Manuelle Erstellung

1. Navigieren Sie zur Seite Engagement in der flair HR-App auf Salesforce.
2. Wählen Sie den Tab Performance Review und klicken Sie auf Neues Performance Review. Dies ermöglicht es Ihnen, ein neues Performance Review oder eine Selbstbeurteilung zu erstellen.

Performance Reviews mit KI erstellen

Wenn KI in Ihrer Organisation verfügbar ist, können Sie KI-Unterstützung verwenden, um Performance Reviews automatisch zu generieren.

Voraussetzungen:

• KI muss aktiviert und in Ihrer flair-Org verfügbar sein
• Zugriff auf den Bereich Engagement und Performance Reviews

Schritt 1: Auf die Funktion zugreifen

1. Navigieren Sie zu Engagement > Performance Reviews
2. Suchen Sie nach der Schaltfläche „Mit KI erstellen"
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den KI-Generierungsprozess zu starten

Schritt 2: Parameter konfigurieren

Legen Sie die folgenden Parameter für Ihr Performance Review fest:

• Team-Typ: Wählen Sie das relevante Team aus (z. B. „Operations Team")
• Sprache: Wählen Sie die Sprache für das Review
• Abteilung: Geben Sie die Abteilung an (z. B. „Operations")
• Größe: Wählen Sie die entsprechende Review-Größe/-Länge

Schritt 3: Inhalt generieren

• Klicken Sie auf „Generieren", um das Performance Review zu erstellen
• Das KI-Modell verarbeitet Ihre Parameter und erstellt angepasste Inhalte

Schritt 4: Überprüfen und entscheiden

Nach der Generierung haben Sie mehrere Optionen:

• Speichern: Behalten Sie den generierten Inhalt, wenn Sie zufrieden sind
• Löschen: Entfernen Sie bestimmte Abschnitte, die Sie nicht möchten
• Verwerfen: Löschen Sie das gesamte generierte Review und beginnen Sie von vorne
• Bearbeiten: Ändern Sie den Inhalt nach Bedarf, bevor Sie speichern

KI-Modell-Informationen:

• Das KI-Modell wird direkt im flair-Cluster in Frankfurt gehostet
• Es ist nicht mit externen Diensten wie OpenAI oder Mistral AI verbunden
• Ihre Daten bleiben sicher innerhalb der flair-Infrastruktur

Vorteile:

• Beschleunigt die Erstellung von Performance Reviews
• Bietet strukturierte, professionelle Inhalte
• Anpassbar basierend auf Team- und Abteilungsbedürfnissen
• Gewährleistet Datenschutz und Sicherheit

3. Geben Sie dem Performance Review oder der Beurteilung einen Namen und fügen Sie gegebenenfalls einen Einführungstext hinzu. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise das bevorstehende Format für einen Mitarbeiter umreißen. Wählen Sie dann Weiter.

4. Wählen Sie die Zeitachse des Performance Reviews, um die Reihenfolge der Beurteilung festzulegen:
   • Gleichzeitig: Sowohl Mitarbeiter als auch Manager vervollständigen die Beurteilung gleichzeitig, wobei der Manager erst nach der Einreichung beider Beurteilungen Einblick in die Antworten des Mitarbeiters erhält.
   • Sequenziell: Diese Art der Beurteilung beginnt damit, dass der Mitarbeiter seine Antworten liefert. Erst nachdem der Mitarbeiter seine Beurteilung abgeschlossen hat, kann ein Manager mit der eigenen Beurteilung fortfahren.
5. Geben Sie als Nächstes eine Frist für Mitarbeiter und Manager ein, um ihre Beurteilungsaufgaben abzuschließen.

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Wenn Sie ein sequenzielles Performance Review oder eine Beurteilung erstellen, stellen Sie sicher, dass die Frist des Managers chronologisch nach der Frist des Mitarbeiters liegt, um Fehler zu vermeiden.

6. Der letzte Schritt besteht darin, einige wichtige Parameter für das Performance Review anzupassen. Mit einem Schieberegler können Sie Folgendes auswählen:

• Selbstbeurteilung: Wenn Sie diese Einstellung wählen, handelt es sich bei der Beurteilung um eine Selbstbeurteilung.
• Peer Reviewer: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine Peer-Review durchführen, bei der anonyme Peers oder Kollegen nominiert werden, um Feedback zur Leistung einer Person zu geben. Peer Reviewer können nur zu einem sequenziellen Performance Review hinzugefügt werden.
• Sichtbarkeit erforderlicher Fragen: Wenn Sie diese Schaltfläche aktivieren, können Manager nur Antworten auf Fragen sehen, die obligatorisch zu beantworten sind.
• Zielverwaltung: Ermöglicht sowohl Mitarbeitern als auch Managern, Ziele zu erstellen, zu überwachen und zu überarbeiten.
• Obligatorisches Meeting: Wenn Sie diese Option aktivieren, muss ein Meeting für Manager und Mitarbeiter geplant werden, um das Review zu besprechen.
• Unterschrift: Wenn Sie diese Schaltfläche aktivieren, müssen Mitarbeiter und Manager eine Unterschrift angeben, um den Review-Prozess abzuschließen.
• Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage: Aktivieren Sie vertrauliches Feedback zum Review-Prozess an HR ohne Sichtbarkeit für Manager.

7. Klicken Sie auf Erstellen, um den Erstellungsprozess des Performance Reviews abzuschließen.
8. Um einem Mitarbeiter das neue Performance Review zuzuweisen, klicken Sie auf den Namen der Beurteilung (z. B. Performance Review 2024). Wählen Sie Hinzufügen im Tab Teilnehmer und wählen Sie einen Mitarbeiter aus.

Abschnitte und Fragen hinzufügen

Nachdem Sie den ersten Entwurf des Performance Reviews erstellt haben, beginnen Sie mit dem Entwurf des Abschnittslayouts und dem Hinzufügen von Fragen. Sie können dies im Tab Beurteilung eines Performance Reviews tun. So funktioniert es:

• Öffnen Sie in der flair HR-App ein neu erstelltes Performance Review über die Engagement-Seite.
• Wählen Sie das Review aus, zu dem Sie Abschnitte und Fragen hinzufügen möchten.

• Wählen Sie als Nächstes den Tab Beurteilung und klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen, um das Layout zu organisieren.

• Sobald Sie Ihrem neu hinzugefügten Abschnitt einen Namen gegeben haben, können Sie Fragen hinzufügen. Für jede Frage, die Sie erstellen, können Sie einen Fragetyp auswählen. Dazu gehören:
  • Scoreboard: Geben Sie eine Daumen-hoch-Bewertung zu einer Aussage oder Frage.
  • Einzelauswahl: Wählen Sie eine Option aus mehreren Antworten.
  • Mehrfachauswahl: Wählen Sie mehrere Antwortoptionen.
  • Bewertung 1-5: Bewerten Sie eine Frage oder Aussage von 1 bis 5.
  • Freitext: Befragte können Antworten in eigenen Worten geben, ohne auf vordefinierte Optionen beschränkt zu sein.
  • Freier Schieberegler: Geben Sie eine Bewertung aus einem Bereich an, indem Sie einen Schieberegler bewegen.

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Sie können so viele Abschnitte und Fragen in ein Performance Review einfügen, wie Sie möchten, indem Sie auf Frage hinzufügen klicken.

• Als Nächstes müssen Sie Teilnehmer zum Performance Review hinzufügen, bevor Sie Ihr Performance Review veröffentlichen und an die relevanten Mitarbeiter senden können.

Teilnehmer hinzufügen und veröffentlichen

Sobald Sie die relevanten Abschnitte und Fragen zu Ihrem Performance Review hinzugefügt haben, ist es Zeit, die Namen der teilnehmenden Personen hinzuzufügen. So funktioniert es:

• Wählen Sie, genau wie beim Hinzufügen von Abschnitten und Fragen, das Performance Review aus, zu dem Sie Teilnehmer hinzufügen möchten.
• Wählen Sie diesmal den Tab Teilnehmer und verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um Mitarbeiter zum Performance Review hinzuzufügen.

• Beim Hinzufügen von Teilnehmern ist es möglich, Ihre Mitarbeitersuche nach Abteilung, Standort, Manager, Position, Name und Startdatum zu filtern. Klicken Sie auf Hinzufügen, sobald Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind.

• Wählen Sie das Teammitglied aus, das als Standard-Reviewer fungieren soll, indem Sie auf die Schaltfläche Ändern auf der rechten Einstellungskarte klicken.

• Um Ihr Performance Review zu initiieren und zu versenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Veröffentlichen, die sich in der Statuskarte rechts befindet und mit „Dieser Zyklus befindet sich im Einrichtungsstatus" beschriftet ist.
• Sobald das Performance Review veröffentlicht wurde, werden Mitarbeiter per E-Mail und im Employee Hub benachrichtigt. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie die Funktionen Ihres Performance Reviews nicht mehr ändern können, sobald es aktiv ist.

Selbstbeurteilungen abschließen

Sobald ein Performance Review veröffentlicht und Ihnen zugewiesen wurde, können Sie Ihre Selbstbeurteilung als Mitarbeiter abschließen.

In Ihrem Employee Hub sehen Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Dashboard, dass Sie ein Performance Review zu erledigen haben. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zu Ihrer Reviews-Seite, wo Sie die Review-Anfrage sehen können.

Klicken Sie auf Selbstbeurteilung starten. Dies leitet Sie zu einem vorbereiteten Formular weiter, in dem Sie die gewünschten Felder ausfüllen und dann auf Absenden klicken können.

Nach dem Absenden der Beurteilung können Sie zurückgehen und Ihre Antworten ändern, wenn Sie noch kein Meeting mit Ihrem Manager zur Besprechung der Beurteilung hatten.

Fragen bearbeiten und löschen

Ein Performance Review kann drei verschiedene Zustände haben:

1. Einrichtung: Ein Entwurfsmodus, der es Ihnen ermöglicht, Änderungen an Fragen vorzunehmen
2. In Bearbeitung: Mitarbeiter und Manager können beginnen, die Review-Fragen zu beantworten
3. Abgeschlossen: Der Zyklus ist geschlossen und Änderungen sind eingeschränkt

Sie können nur Änderungen an den Fragen in einem Performance Review vornehmen, wenn sich das Review im Zustand Einrichtung befindet. Klicken Sie dazu zurück in den Abschnitt Beurteilung eines Performance Reviews und wählen Sie den Dropdown-Pfeil neben einer Frage.

warnung

Wenn die Review-Formulare bereits erstellt wurden (und der Status des Feedback-Zyklus Veröffentlichung, In Bearbeitung oder Abgeschlossen ist), werden diese Formulare nicht mit Ihren Änderungen aktualisiert. Wenn Sie jedoch neue Mitarbeiter zum Review hinzufügen, erhalten diese die aktualisierten Fragen.

Wenn sich Ihr Performance Review im Einrichtungsmodus befindet, können Sie Fragen entfernen. Klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol rechts neben der Frage. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen sofort angewendet werden – Sie werden nicht zur Bestätigung der Löschung aufgefordert.

Peer Reviews

Peer Reviews ermöglichen 360-Grad-Feedback, indem sie Erkenntnisse von Kollegen einbeziehen, die eng mit einem zu beurteilenden Mitarbeiter zusammenarbeiten. Die Erstellung einer Peer-Review-Leistungsbeurteilung bietet Perspektiven aus verschiedenen Blickwinkeln innerhalb einer Organisation und trägt zu einer umfassenderen Beurteilung der Leistung einer Person bei.

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Peer Reviewer können nur zu einem sequenziellen Performance Review hinzugefügt werden.

Erstellen eines Peer Reviews

Um ein Peer Review zu aktivieren, erstellen Sie ein neues sequenzielles Performance Review und folgen Sie dann diesen Schritten:

• Aktivieren Sie in dem neuen Performance Review die Einstellung Peer Reviewer und wählen Sie die gewünschte Anzahl von Peer Reviewern für die Beurteilung. Die maximale Anzahl von Peer Reviewern beträgt fünf.

• Fügen Sie Abschnitte und Fragen zu Ihrem Peer Review hinzu, wie Sie es bei jedem Performance Review mit dem Tab Beurteilung tun würden.

• Wählen Sie als Nächstes die Person aus, die während des Performance Reviews beurteilt werden soll, mit der Option Teilnehmer. Klicken Sie dann auf Veröffentlichen. Der Performance-Review-Manager und der zu beurteilende Mitarbeiter werden im Employee Hub benachrichtigt.

Peer Reviewer zuweisen

Sobald eine Peer-Review-Beurteilung veröffentlicht wurde, werden der zugewiesene Manager und die zu beurteilende Person im Employee Hub benachrichtigt. Als Nächstes kann der zugewiesene Manager die Peer Reviewer auswählen, die an diesem Performance Review teilnehmen werden. Dazu muss der Manager folgende Schritte ausführen:

• Wählen Sie als Manager das neu zugewiesene Performance Review über den Tab Entwicklung im Bereich Team des Employee Hub aus.

• Wählen Sie dann Peer Reviewer zuweisen. Eine Suchleiste erscheint, mit der Sie die Peer Reviewer aus einer Liste von Mitarbeitern auswählen können.

• Nachdem Sie die Peers ausgewählt haben, können diese Personen Feedback über den Employee Hub zusammen mit dem Mitarbeiter und dem Performance-Review-Manager geben.
• Sobald die Peer Reviewer ihre Beurteilung abgeschlossen haben, kann der Performance-Review-Manager die Ergebnisse in der unteren rechten Ecke des Performance-Review-Bildschirms sehen.
• Wenn ein Performance Review Bewertungsfragen enthält, wird eine Durchschnittspunktzahl durch die Zusammenfassung der Antworten der Peer Reviewer ermittelt.

• Nachdem der Mitarbeiter seine Selbstbeurteilung abgeschlossen und die Performance-Review-Fragen beantwortet hat, können Sie als Manager Ihr Feedback geben. Klicken Sie auf Absenden, um das Performance Review abzuschließen.

Review-Meetings planen

Wenn ein Performance Review mit einem obligatorischen Meeting erstellt wurde, kann der Performance-Review-Manager ein Meeting als letzten Schritt in einem Performance Review planen.

Sobald jede Person, die an einem Performance Review beteiligt ist, ihr Feedback eingereicht hat, hat der Performance-Review-Manager zwei Optionen zum Planen eines Meetings:

1. Sie können auf die Schaltfläche Planen im Abschnitt Meeting klicken.
2. Oder Sie können auf die Schaltfläche Einreichen und Meeting planen klicken.

3. Legen Sie abschließend eine Zeit und ein Datum für das Meeting mit der beurteilten Person fest.

Performance Reviews als PDF exportieren

Performance Reviews als PDF exportieren: Ein Leitfaden zur neuen Funktion

Unser neuestes Update führt die Möglichkeit ein, Performance Reviews als PDFs zu exportieren und bietet einen optimierteren und anpassbareren Ansatz zur Verwaltung Ihrer Reviews. Diese Verbesserung nutzt Document Generator, eine wichtige Funktion, die sicherstellt, dass alle Daten genau in einem professionellen Format dargestellt werden. So funktioniert es und warum Vorlagen für den Erfolg entscheidend sind:

Hauptmerkmale der neuen Funktion

1. 360° Review: Umfasst Eingaben von Peers, Mitarbeitern und Managern.
2. Für Review: Beschränkt auf Mitarbeiter- und Manager-Feedback (keine Peer-Eingaben).
3. Selbstreview: Enthält nur Antworten des Mitarbeiters.
4. Vorlagen stellen die korrekte Struktur, Formatierung und Sichtbarkeit von Daten für jeden Review-Typ sicher.
5. Vorlagen sind mit zugeordneten Feldern wie Mitarbeiterinformationen, Reviewer-Details, Peer-Eingaben und Antworten vorausgefüllt.
6. Unterstützung für komplexe Datenstrukturen wie verschachtelte Abschnitte, Multiple-Choice-Fragen und bedingte Formatierung.
7. Vorlagen definieren, wer bestimmte Informationen sehen kann (z. B. HR-exklusive Felder, halb sichtbare Antworten).
8. Dokumente können heruntergeladen oder direkt in Mitarbeiterdatensätzen gespeichert werden für zentralisierten Zugriff.
9. Performance Reviews können als PDF- oder DOCX-Dateien heruntergeladen werden.
10. Dokumente können auch an Mitarbeiterprofile angehängt werden für zukünftige Referenz.

So verwenden Sie die neue Funktion

Schritt 1: Dokumentenvorlage erstellen

• Navigieren Sie zum Abschnitt Dokumentenvorlagen.
• Wählen Sie den entsprechenden Review-Typ
• Konfigurieren Sie Felder wie Mitarbeiterantworten, Reviewer-Kommentare und Peer-Antworten.
• Halb sichtbar: Nur HR kann bestimmte Felder ansehen.
• Optionale Antworten: Felder, die als optional markiert sind, zeigen „nicht erforderlich" an, wenn sie unbeantwortet bleiben.

Schritt 2: Performance Review konfigurieren

• Stellen Sie sicher, dass das Review alle notwendigen Daten enthält (Mitarbeiterantworten, Peer-Feedback usw.).
• Verwenden Sie die Vorlage, um Daten korrekt zuzuordnen und eine genaue Formatierung und Darstellung sicherzustellen.

Schritt 3: PDF exportieren

• Öffnen Sie das Performance Review und klicken Sie auf die neue Schaltfläche PDF herunterladen.
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage.
• Vorschau des Dokuments vor dem Exportieren, um Genauigkeit sicherzustellen.
• Laden Sie das Dokument herunter.
• Speichern Sie es direkt im Mitarbeiterdatensatz für zentralisierte Dokumentation.

Wichtige Hinweise zu Dokumentenvorlagen

• Vorlagen sind eine Einmal-Einrichtung: Sobald konfiguriert, können sie für alle nachfolgenden Reviews wiederverwendet werden.
• Bedingte Formatierung: Verwenden Sie Bedingungen, um bestimmte Daten zu filtern und anzuzeigen (z. B. optionale Abschnitte ausschließen oder nach Mitarbeiterleistungen filtern).
• Unterstützung für verschachtelte untergeordnete Datensätze.
• Verbesserte Sortierung und Bedingungen.
• Richtlinien für die Verwendung von Merge-Text ohne Leerzeichen (folgen Sie camelCase, z. B. employeeName).

Anwendungsfälle und Vorteile

Abschließende Gedanken

Diese neue Funktion revolutioniert, wie Performance Reviews dokumentiert und geteilt werden. Durch den Fokus auf Dokumentenvorlagen stellen Sie sicher, dass jedes Review professionell, genau und auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Richten Sie Ihre Vorlagen noch heute ein und beginnen Sie mit dem Exportieren von Performance Reviews!