Mitarbeiter und Teamstruktur verwalten

Verwalten Sie Mitarbeiterdatensätze und die Berichtsstrukturen, die Sichtbarkeit und Genehmigungen in flair steuern. Diese Anleitung behandelt außerdem Mitarbeiterhistorie und das Löschen von Datensätzen.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins und Salesforce-Admins verwalten Mitarbeiterdatensätze in Salesforce. Manager sehen ihre Teams im Employee Hub.

Teamstruktur verstehen

flair verwendet drei Strukturen für unterschiedliche Zwecke:

Struktur	Funktion
Unternehmensstruktur	Manager-Zuweisungen steuern die Sichtbarkeit im Employee Hub und die Hierarchie für Genehmigungsprozesse.
Teams	Salesforce-Teamdatensätze gruppieren Personen für Workflow-Aufgaben, Genehmigungen, Automatisierungen und Berichte.
Abteilungen	Abteilungen dienen zum Filtern, Segmentieren, für Analytics und Berichte.

Widgets wie Jubiläen und Geburtstage verwenden die Manager-Hierarchie. Die Sichtbarkeit umfasst direkte Unterstellte und Mitarbeiter mit demselben Manager.

Team im Employee Hub prüfen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Team → People.
2. Wählen Sie ein Teammitglied aus, um persönliche Details, Zeiterfassungen und Historie zu sehen.
3. Prüfen Sie rechts Zeiterfassungen, Ausgaben und Abwesenheitsanträge, die Ihre Genehmigung erfordern.

Mitarbeiter erstellen

1. Öffnen Sie in flair HR Personal & Dokumente und klicken Sie auf New Employee. Alternativ klicken Sie auf Mitarbeiter auf Neu.

   

2. Geben Sie unter Basisinformationen Name, Startdatum, Position und Arbeitslast-Vorlage ein.

3. Optional: Geben Sie unter Zusätzliche Informationen eine Firmen-E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein.

   

4. Speichern Sie den Mitarbeiterdatensatz.

5. Wenn der Mitarbeiter keine Position hat, öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz und klicken Sie unter Beschäftigungsbedingungen auf Neu.

   

6. Geben Sie einen Namen und ein Startdatum für die Beschäftigungsbedingung ein.

7. Wählen Sie eine unbesetzte Position oder Neue Position aus.

8. Klicken Sie auf Speichern. Der Mitarbeiter erhält die Position über die Beschäftigungsbedingung.

   

Wenn der Employee Hub im Setup Assistant aktiviert ist, geben Sie unter Kontaktinformationen eine gültige Firmen-E-Mail-Adresse ein, um einem neuen Mitarbeiter Hub-Zugriff zu geben.

Einen bevorzugten Namen festlegen

Legen Sie Preferred Name fest, um einen anderen Namen für den Mitarbeiter anzuzeigen, beispielsweise einen Spitznamen, anstelle der automatischen Kombination aus Vorname und Nachname.

1. Öffnen Sie unter Mitarbeiter den Mitarbeiterdatensatz.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Geben Sie unter Preferred Name den anzuzeigenden Namen ein, und klicken Sie auf Speichern. flair verwendet diesen Wert überall als Name des Mitarbeiters, wo flair ihn anzeigt.

hinweis

Leeren Sie Preferred Name und speichern Sie den Datensatz, um den Name des Mitarbeiters wieder auf die automatische Kombination aus Vorname und Nachname zurückzusetzen. HR-Admins und Salesforce-Admins legen Preferred Name im Mitarbeiterdatensatz in Salesforce fest; Mitarbeiter können es im Employee Hub nicht selbst festlegen.

Mitarbeiterhistorie ansehen

Die Mitarbeiterhistorie zeichnet Änderungen an Gehalt, Position, Kontaktdaten und Manager auf.

Historie im Employee Hub ansehen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Mein Team.
2. Wählen Sie ein Teammitglied aus.
3. Wählen Sie oben Historie. Ereignisse erscheinen vom neuesten zum ältesten.
4. Optional: Filtern Sie nach Ereignistypen wie Manager-, Gehalts- oder Abwesenheitsänderungen.

Historie in Salesforce ansehen

1. Öffnen Sie in flair HR Mitarbeiter.
2. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus.
3. Öffnen Sie Historie.
4. Wählen Sie unter Ansicht die vertikale Liste oder horizontale Timeline.
5. Wählen Sie in der vertikalen Ansicht ein Ereignis aus, um vorherige und neue Daten sowie den Bearbeiter zu sehen.
6. Ziehen Sie in der horizontalen Ansicht den blauen Slider, um die Timeline zu durchsuchen.

Manager eines Mitarbeiters ändern

1. Ermitteln Sie im Mitarbeiterdatensatz den aktuellen Manager und die Position.

   

2. Wählen Sie unter Unternehmensstruktur die Position des Mitarbeiters aus.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Ändern Sie die übergeordnete Position zur Position des neuen Managers.

5. Klicken Sie auf Speichern. Berichtsstruktur und Hub-Sichtbarkeit verwenden den neuen Berichtsweg.

   

Ungültige Berichtsstruktur beheben

Eine Reporting-Schleife entsteht, wenn eine Managerkette wieder zu einem ihrer Mitglieder zurückführt. Alle verbundenen Positionen werden dadurch ungültig.

1. Aktivieren Sie unter Unternehmensstruktur die Option Positionen mit ungültiger Berichtsstruktur anzeigen.
2. Wählen Sie eine Position in der ungültigen Gruppe aus.
3. Ändern Sie die übergeordnete Position, sodass die Berichtsstruktur keine Schleife mehr enthält.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Positionen erscheinen wieder in der gültigen Unternehmensstruktur.

Mitarbeiterdaten gesammelt aktualisieren

Verwenden Sie den Salesforce Data Import Wizard, um Mitarbeiterdatensätze aus einer CSV-Datei zu aktualisieren.

hinweis

Sie können Manager, Start Date oder End Date nicht direkt im Mitarbeiterdatensatz aktualisieren. Ändern Sie stattdessen die zugehörige Position oder den Employment Term.

Mitarbeiterdaten hochladen

1. Öffnen Sie in Salesforce Setup.
2. Geben Sie unter Quick Find Data Import ein.
3. Öffnen Sie Data Import Wizard.
4. Klicken Sie auf Launch Wizard.
5. Wählen Sie Custom objects → Employees aus.
6. Klicken Sie auf Update existing records.
7. Wählen Sie unter Match by für die genaueste Zuordnung Salesforce ID oder für eine einfachere Zuordnung Name aus.
8. Wenn die CSV-Datei keine Beziehungsfelder wie Cost Center oder Feedback Manager enthält, lassen Sie die anderen Zuordnungsfelder auf --None--.
9. Laden Sie die CSV-Datei hoch.
10. Klicken Sie auf Weiter.

Daten zuordnen und importieren

1. Prüfen Sie die automatische Feldzuordnung und ihre Beispiele.
2. Klicken Sie zum Korrigieren einer Zuordnung auf Change, suchen Sie das Feld und klicken Sie auf Map.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Start Import. Salesforce öffnet die Übersicht des Importauftrags und kennzeichnet fehlgeschlagene Datensätze.

Mitarbeiterdaten exportieren

Ausgewählte Daten mit einem Bericht exportieren

flair enthält Berichte wie Working Time Report für Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Salesforce-Bericht, wenn die enthaltenen Berichte nicht die benötigten Felder enthalten.

1. Erstellen Sie einen Bericht mit dem Berichtstyp Absences with Absence Days and Employee.
2. Fügen Sie folgende Spalten hinzu: Employee: Full Name, Absence: Absence Name, Employee Absence Category, Absence Day: Absence Day Name und Amount.
3. Filtern Sie den Bericht bei Bedarf nach Abwesenheitskategorie.
4. Klicken Sie auf Ausführen.
5. Exportieren Sie die Berichtsdaten.

Alle flair-Daten exportieren

1. Öffnen Sie in Salesforce Setup.
2. Geben Sie unter Quick Find Data Export ein.
3. Öffnen Sie Data Export.
4. Klicken Sie auf Export Now.
5. Wählen Sie unter Export File Encoding Unicode (UTF-8) aus.
6. Wählen Sie Include images, documents, and attachments aus.
7. Wählen Sie die zu exportierenden Daten aus. Wählen Sie für eine vollständige Sicherung alle Daten aus.
8. Klicken Sie auf Start Export. Wenn der Export bereit ist, fügt Salesforce den Downloadlink unter Action hinzu.

Salesforce-API- und flair-Paketversionen finden

1. Öffnen Sie in Salesforce Setup.
2. Geben Sie unter Quick Find API ein.
3. Öffnen Sie API.
4. Klicken Sie auf Generate Enterprise WSDL.
5. Klicken Sie auf Generate. Die generierte Seite zeigt die Salesforce-API-Version und die installierte flair-Paketversion an.

Einen Mitarbeiter löschen

Legen Sie bei einem ausscheidenden Mitarbeiter End Date im Mitarbeiterdatensatz fest, statt den Datensatz zu löschen. Der Mitarbeiter wird inaktiv, während Ihre Organisation Daten behält, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten können.

Löschen Sie einen Mitarbeiter nur, wenn der Datensatz nicht aufbewahrt werden soll, beispielsweise wenn eine neue Arbeitskraft vor dem Eintritt absagt.

gefahr

Das Löschen eines Mitarbeiters und der mit ihm verknüpften Datensätze kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie zuvor die Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation.

1. Öffnen Sie unter Mitarbeiter den Mitarbeiterdatensatz.

2. Klicken Sie neben dem Namen des Mitarbeiters auf Löschen.

   

3. Wenn Salesforce zugehörige Datensätze aufführt, notieren Sie deren Typen und Namen. Häufige zugehörige Datensätze sind Zeiterfassungen, Workloads, Abwesenheitsansprüche und Leistungsbeurteilungen.

   

4. Suchen Sie im App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) nach dem ersten zugehörigen Datensatztyp, beispielsweise Employee Notification Messages.

5. Öffnen Sie den Datensatztyp und wählen Sie Alle aus.

6. Klicken Sie auf das Trichtersymbol und anschließend auf Add Filter.

   

7. Filtern Sie nach dem exakten Datensatznamen aus dem Fehler oder nach dem Namen des Mitarbeiters.

8. Löschen Sie jeden vom Filter zurückgegebenen zugehörigen Datensatz.

9. Wiederholen Sie Suche und Löschung für jeden Typ zugehöriger Datensätze.

   

10. Kehren Sie zum Mitarbeiterdatensatz zurück und klicken Sie auf Löschen. Salesforce löscht den Mitarbeiter, wenn keine zugehörigen Datensätze mehr vorhanden sind.

Fehlerbehebung

Ein Mitarbeiter fehlt in der Unternehmensstruktur

Prüfen Sie folgende Bedingungen:

• Der Mitarbeiter hat einen aktiven Employment Term.
• Start Date des Employment Term liegt in der Vergangenheit und End Date noch nicht.
• Die Berichtsstruktur enthält keine Schleife.
• Unter HR → Positions → Empty ist eine aktive Position verfügbar.

Wenn keine passende Position vorhanden ist, erstellen Sie eine Position und weisen Sie ihre übergeordnete Position zu. Details zu Employment Terms finden Sie unter Employment Terms aktualisieren.

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