Mitarbeiter & Teamstruktur
Dieser umfassende Leitfaden behandelt, wie die Teamlogik in flair funktioniert und wie Sie Mitarbeiter verwalten – vom Erstellen von Mitarbeiterdatensätzen bis hin zum Nachverfolgen ihrer Historie und dem Verwalten von Berichtsstrukturen.
Teamstruktur verstehen
Mehrere strukturelle Elemente in Salesforce beeinflussen, was Sie im Employee Hub sehen und wie Teams organisiert sind. Wenn Sie diese Konzepte verstehen, können Sie Ihre Organisation effektiv konfigurieren.
Unternehmensstruktur (Manager-Zuweisung)
- Die Unternehmenshierarchie – insbesondere Manager-Zuweisungen – steuert, wer wen im Employee Hub sieht.
- Beispiel: Ein Manager sieht alle Mitarbeiter, die ihm direkt zugewiesen sind.
- Genehmigungsprozesse basieren ebenfalls auf dieser Hierarchie.
Teamlogik im Employee Hub (Widgets)
- Widgets wie Jubiläen, Geburtstage oder ähnliche folgen dieser hierarchiebasierten Logik.
- Die Sichtbarkeit umfasst direkte Unterstellte und Peers (Mitarbeiter, die denselben Manager haben).
Teams als Salesforce-Objekt
- In Salesforce erstellte Teams sind zentral für andere Prozesse, zum Beispiel:
- Zuweisen von Aufgaben oder Genehmigungen an ganze Teams in Workflows.
- Automatisierungen oder Berichte, die von diesen Teamgruppierungen abhängen.
Abteilungen
- Abteilungen werden hauptsächlich zum Filtern und Segmentieren von Mitarbeitern verwendet.
- Nützlich für:
- Listenansichten.
- Analytics und Reporting.
Wichtigste Erkenntnis
Die Logik für Sichtbarkeit im Employee Hub wird in erster Linie durch die Manager-Hierarchie bestimmt, aber Teams und Abteilungen spielen wichtige Rollen in Workflows, Berichten und Filtern. Wenn Sie in einem Widget unerwartete Mitarbeiter sehen, liegt es wahrscheinlich daran, wie die Unternehmenshierarchie oder die Peer-Logik konfiguriert ist.
People Übersicht
Die Seite People gibt Ihnen einen hilfreichen Überblick über Ihr Team. In der Mitte sehen Sie die Personen, die Teil Ihres Teams sind. Wenn Sie auf ihren Namen klicken, sehen Sie zusätzliche Details zu dieser Person, einschließlich ihrer persönlichen Details, Zeiterfassungen und Historie.
Auf der rechten Seite der Seite People sehen Sie eine kurze Übersicht über Elemente, die Ihre Genehmigung erfordern, wie Zeiterfassungen, Ausgaben und Abwesenheitsanträge.
Mitarbeiter erstellen
Um einen neuen Mitarbeiter in flair zu erstellen, öffnen Sie den Tab „Personal & Dokumente" in der HR App und klicken Sie auf den Button „New Employee". Sie können auch auf der Seite „Mitarbeiter" auf „Neu" klicken.
Sie können Basisinformationen wie Name, Startdatum, Position und Arbeitslast-Vorlage ausfüllen. Wenn Sie den Tab „Zusätzliche Informationen" auswählen, können Sie für diesen Mitarbeiter eine Firmen-E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer eingeben.
Wenn Sie einen Mitarbeiter ohne Position erstellt haben, können Sie später eine auswählen, indem Sie den Mitarbeiterdatensatz öffnen und im Abschnitt „Beschäftigungsbedingungen" auf „Neu" klicken.
Wählen Sie einen Namen für die Beschäftigungsbedingung, damit sie leicht identifiziert werden kann. Wählen Sie dann ein Startdatum und eine Position. Für die Position können Sie entweder eine unbesetzte Position aus der Dropdown-Liste auswählen oder „Neue Position" wählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern".
Einzelne Mitarbeiter über Mitarbeiterdatensätze hinzufügen
Wenn Sie den Employee Hub mithilfe des Setup Assistant aktiviert haben, ist es möglich, einzelne Mitarbeiter über Mitarbeiterdatensätze hinzuzufügen.
- Mitarbeiterdatensatz: Rufen Sie den Datensatz eines neu eingestellten Mitarbeiters in der flair HR App auf.
- Firmen-E-Mail: Geben Sie dem Mitarbeiter im Abschnitt „Kontaktinformationen" des Mitarbeiterdatensatzes eine gültige Firmen-E-Mail-Adresse.
Mitarbeiterhistorie
Während der Zeit eines Mitarbeiters in Ihrer Organisation kann sich vieles ändern: sein Gehalt, seine Position, Kontaktdaten und sein Manager. Mit der Funktion „Mitarbeiterhistorie" können Sie all diese Änderungen in einer einfachen Ansicht nachverfolgen.
Mitarbeiterhistorie im Hub
Als Manager können Sie die Historie jedes Teammitglieds im Employee Hub anzeigen. Öffnen Sie in der Manager-Ansicht den Tab „Mein Team" und wählen Sie einen Mitarbeiter aus Ihrem Team aus. Wählen Sie in der oberen Navigation „Historie". Sie sehen nun eine chronologische Ansicht der historischen Ereignisse des ausgewählten Mitarbeiters – von den neuesten zu den ältesten.
Sie können außerdem Filter aus dem Dropdown-Menü auf der rechten Seite des Bildschirms auswählen, um festzulegen, welche Ereignistypen angezeigt werden, z. B. Manageränderungen, Gehaltsänderungen und Abwesenheiten.
Mitarbeiterhistorie in Salesforce
Sie können die Historie eines Mitarbeiters auch in Salesforce anzeigen. Wählen Sie in der flair HR App in der oberen Navigationsleiste „Mitarbeiter" aus und wählen Sie einen Mitarbeiter. Klicken Sie auf den Tab „Historie", um frühere Ereignisse zu sehen. Über das Dropdown „Ansicht" können Sie zwischen einer vertikalen Listenansicht oder einer horizontalen Timeline-Ansicht wechseln.
In der vertikalen Ansicht zeigt ein Klick auf ein Ereignis die vorherigen Daten, worauf sie geändert wurden, und wer die Änderung vorgenommen hat. In der horizontalen Ansicht können Sie den blauen Slider verwenden, um die Änderungen auf der Timeline anzuzeigen.
Manager ändern
Um den Manager eines Mitarbeiters zu ändern, können Sie entweder die übergeordnete Position ändern oder einen neuen Mitarbeiter für die aktuelle übergeordnete Position auf der Seite „Unternehmensstruktur" auswählen.
Beispielsweise ist Sarah Lee Head of HR und berichtet an die CEO Anna Turnbull. Das sehen wir im Mitarbeiterdatensatz von Sarah.
Um die Effizienz zu verbessern, hat das Unternehmen eine neue COO, Kena Liao, ernannt. Von nun an berichtet der Head of HR an die COO. Um den Manager zu ändern, gehen Sie zur Seite „Unternehmensstruktur". Wählen Sie die Position „Head of HR" aus und klicken Sie auf „Bearbeiten".
Ungültige Berichtsstruktur beheben
Positionen, die Teil einer ungültigen Berichtsstruktur sind, erscheinen am unteren Rand des Bereichs auf der linken Seite der Seite „Unternehmensstruktur". Mit dem Toggle „Positionen mit ungültiger Berichtsstruktur anzeigen" können Sie diese Positionen anzeigen.
Ein Beispiel für eine ungültige Berichtsstruktur ist eine Reporting-Schleife, wie im Beispiel unten gezeigt. Louis Marks berichtet direkt an Rory Garlett. Rory Garlett berichtet jedoch an Max Grünwald, der wiederum an Louis Marks berichtet, wodurch eine Schleife entsteht. Das bedeutet, dass die drei Positionen, die Teil dieser Schleife sind (und alle anderen Positionen, die mit einer dieser Schleifenpositionen verbunden sind), in der Unternehmensstruktur nicht korrekt angezeigt werden können.
Um dieses Problem zu beheben, klicken Sie auf eine der betroffenen Positionen und ändern Sie die übergeordnete Position, sodass die Berichtsstruktur keine Schleife mehr enthält.
So löschen Sie einen Mitarbeiter
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie diesen Mitarbeiter nicht sofort aus flair löschen. Stattdessen können Sie einfach das Feld „Enddatum" im Mitarbeiterdatensatz ausfüllen; dieser Mitarbeiter wird dann als nicht mehr aktiv markiert.
Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Sie einen Mitarbeiterdatensatz vollständig aus flair löschen müssen. Zum Beispiel, wenn eine neue Einstellung einen Vertrag unterschrieben hat, es sich aber vor dem Eintritt in Ihr Unternehmen anders überlegt.
Wir raten generell davon ab, einen Mitarbeiterdatensatz aus flair zu löschen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Das liegt daran, dass Vorschriften oft verlangen, dass Sie bestimmte Mitarbeiterinformationen für einen bestimmten Zeitraum speichern, nachdem sie das Unternehmen verlassen haben. Bitte prüfen Sie, welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Organisation gelten.
Wenn Sie einen Mitarbeiterdatensatz auf der Seite „Mitarbeiter" in flair öffnen, sehen Sie neben dem Namen einen Button „Löschen". Wenn Sie auf diesen Button klicken, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn der Mitarbeiter mit anderen Datensätzen verknüpft ist. Um den Mitarbeiter erfolgreich zu löschen, müssen Sie zuerst diese Datensätze löschen.
Die Fehlermeldung gibt Ihnen eine vollständige Liste der Datensätze, die mit dem Mitarbeiter verknüpft sind. Dazu gehören typischerweise Zeiterfassungen, Arbeitslasten, Abwesenheitskontingente und Leistungsbeurteilungen. Alle diese Datensätze müssen gelöscht werden, bevor Sie den Mitarbeiter aus flair löschen können.
Um das Löschen zu beschleunigen, können Sie Filter verwenden, um schnell nach Datensätzen zu suchen, die mit dem Mitarbeiter verknüpft sind. In dieser Fehlermeldung kann der Mitarbeiterdatensatz von Adan Miguet beispielsweise nicht gelöscht werden, weil er noch mit Mitarbeiterbenachrichtigungsnachrichten mit den Namen a1U0600000DtSir und a1U0600000DtSkb verknüpft ist.
Um diese Datensätze zu löschen, geben Sie „Mitarbeiterbenachrichtigungsnachrichten" in den App Launcher ein. Wählen Sie die Listenansicht „Alle", um alle Datensätze anzuzeigen. Klicken Sie dann rechts auf das Trichter-Symbol, um die Filteroptionen zu öffnen, und klicken Sie auf „Filter hinzufügen".
Sie können Ihre Suche jetzt auf verschiedene Weise verfeinern. Beispielsweise könnten Sie nach dem exakten Datensatznamen suchen, wie er in der Fehlermeldung angezeigt wird, z. B. a1U0600000DtSkb. Oder Sie könnten nach dem Namen des Mitarbeiters filtern, wie in diesem Beispiel gezeigt. Dadurch werden alle Datensätze dieses Typs angezeigt, die mit dem ausscheidenden Mitarbeiter verknüpft sind, sodass Sie sie schneller löschen können.
Sie können diesen Prozess für andere Datensatztypen wiederholen, z. B. Zeiterfassungen oder Arbeitslasten.
