Employee Hub

Der Employee Hub – kurz Hub – ist ein Online-Self-Service-Portal für Mitarbeiter, das flair Benutzern zur Verfügung steht. Er bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für alltägliche HR-Aufgaben außerhalb von Salesforce. Das bedeutet, dass auch Benutzer ohne Salesforce-Erfahrung von flair profitieren können.

Auch wenn der Hub außerhalb von Salesforce liegt, wird jede Information und jede Aktion sofort mit den flair Apps in Salesforce synchronisiert. Das stellt eine Single Source of Truth für Ihre HR- und Recruiting-Daten sicher.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Employee Hub eine Auszeit beantragt, wird dieser Antrag in der flair HR App protokolliert. Ebenso kann ein Manager in Salesforce eine Onboarding-Aufgabe zuweisen und der neue Mitarbeiter sieht diese Aufgabe sofort in seinem Hub.

Employee Hub aktivieren

Im Employee Hub können Sie HR-Aufgaben wie Zeiterfassung, Beantragen von Abwesenheiten, Verwalten von Dokumenten und vieles mehr einfach erledigen.

Der Hub – wie wir ihn kurz nennen – ermöglicht es Ihnen, das volle Potenzial von flair auszuschöpfen. Ihr Integrationsbenutzer spielt eine entscheidende Rolle bei der Aktivierung und Wartung des Employee Hub.

Der Integrationsbenutzer ist dafür verantwortlich, den Employee Hub zu aktivieren und den Zugriff auf das Mitarbeiterportal für Ihre Mitarbeiter sicherzustellen. Auch wenn dies keine Standard-Salesforce-Rolle ist, ist der Integrationsbenutzer entscheidend für die Funktionalität des Employee Hub.

Wenn der Integrationsbenutzer das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, diese Rolle einem neuen Benutzer zuzuweisen. Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um einen neuen Integrationsbenutzer zuzuweisen.

Funktionen im Employee Hub

Der Employee Hub dient als zentraler Ort für Mitarbeiter und Manager, um ihre täglichen HR-bezogenen Aufgaben zu erledigen.

Links auf Ihrem Bildschirm sehen Sie das Seitenmenü. Dieses enthält eine Reihe von Menüpunkten, die Ihnen helfen, im Hub zu navigieren. Funktionen, die Sie persönlich betreffen, finden Sie unter der Überschrift Persönlich. Wenn Sie Führungsverantwortung haben, sehen Sie eine zweite Überschrift namens Team, die mehrere Funktionen für People Management enthält. Wir werden diese weiter unten genauer behandeln.

Oben auf Ihrem Bildschirm finden Sie die Navigationsleiste. Diese Leiste ist immer sichtbar und hilft Ihnen dabei, im Employee Hub zu navigieren. Die Wörter links zeigen Ihnen Ihren aktuellen Ort im Hub. Wenn Sie beispielsweise Ihren Abwesenheitskalender ansehen, steht dort Abwesenheiten / Kalender.

Hub-Funktionen für Manager

Wenn Sie für andere Mitglieder Ihres Teams verantwortlich sind, sehen Sie im linken Seitenmenü des Employee Hub eine zusätzliche Liste von Optionen. Diese stehen unter der Überschrift Team und trennen Ihre Aufgaben als Manager von Ihren eigenen persönlichen HR-Aufgaben.

Machen wir eine kurze Tour durch die Employee Hub Funktionen für Manager.

Linke Menüleiste anpassen

Der Employee Hub bietet Zugriff auf alle wichtigen Funktionen, die Sie und Ihre Kollegen täglich verwenden. Mit einer einfachen Konfiguration können Sie den Employee Hub personalisieren, um ihn an die Bedürfnisse Ihrer Organisation und ihrer Teams anzupassen.

Wenn Sie Zugriff auf die flair HR App in Salesforce haben, können Sie anpassen, welche Funktionen im linken Menü des Employee Hub angezeigt werden. So können Sie sicherstellen, dass nur die Funktionen angezeigt werden, die Sie benötigen.

Employee Hub Funktionen konfigurieren

Um Employee Hub Funktionen zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf App Launcher

2. Geben Sie „hub“ ein

3. Klicken Sie auf Employee HUB Features

4. Klicken Sie auf New

5. Klicken Sie auf Search Employees

6. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den die Einstellungen gelten sollen

7. Alternativ können Sie Abteilung, Entity oder Standort auswählen, um die Einstellungen des Mitarbeiters zu überschreiben

8. Aktivieren/deaktivieren Sie die benötigten Einstellungen

9. Klicken Sie auf Save

Konfigurationsoptionen

Wenn Sie auf New klicken, sehen Sie ein Pop-up-Fenster mit zwei Abschnitten: Information und Features.

Im Abschnitt Information können Sie Ihrer benutzerdefinierten Menüansicht einen Namen geben, z. B. Default View oder Sales View. Sie können außerdem auswählen, welche Mitarbeiter diese Ansicht sehen, indem Sie nach Abteilungen, Entities und Standorten suchen oder einzelne Mitarbeiter auswählen. Wenn Sie keine Mitarbeiter auswählen, wird diese Menüansicht auf alle Mitarbeiter angewendet.

Im Abschnitt Features können Sie Checkboxen auswählen, um bestimmte Funktionen auszublenden. Wenn beispielsweise nur bestimmte Teams in Ihrer Organisation Zugriff auf den Shift Planner benötigen, können Sie diese Funktion für Teams ausblenden, die nicht in Schichten arbeiten.

Zusätzliche Konfigurationsmethoden

Eine weitere Möglichkeit, das Employee Hub Menü für ein bestimmtes Office oder einen bestimmten Standort zu konfigurieren, ist, zur Seite Locations in der flair HR App zu gehen. Wählen Sie einen Standort aus und scrollen Sie zum unteren Ende der Seite, um anzupassen, welche Employee Hub Funktionen für Mitarbeiter sichtbar sind, die diesem Standort zugewiesen sind.

Sie können auch benutzerdefinierte Ansichten für einzelne Mitarbeiter erstellen, indem Sie den Tab Employee Hub Features im Profil eines Mitarbeiters in flair HR verwenden.

Employee Hub Einstellungen

Auf der Seite Settings im Employee Hub können Sie die Sprache Ihres Hub ändern, auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten, und flair Customer Support Zugriff auf Ihren Hub gewähren, falls Sie ein Problem haben.

Um auf Ihre Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie Settings.

Sie haben nun drei Tabs zur Auswahl:

• General: Hier können Sie Ihre bevorzugte Sprache aus einer Liste von acht Optionen ändern. Die Spracheinstellung bestimmt außerdem das Datumsformat, das im Employee Hub angezeigt wird. Um Daten im Format TT/MM/JJJJ (europäisches Format) anzuzeigen, wählen Sie in Ihren Spracheinstellungen „English“ statt „English (US)“. Wenn Sie „English (US)“ auswählen, werden Daten im Format MM/TT/JJJJ angezeigt.

• Notification Settings: Auf dieser Seite können Sie Ihre Benachrichtigungen konfigurieren. Sie können beispielsweise auswählen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn Ihre Abwesenheitsanträge und Timesheets genehmigt werden, wenn Sie einen Kommentar erhalten und wenn Ihnen eine Schicht zugewiesen wird. Für jeden Benachrichtigungstyp können Sie auswählen, ob Sie die Benachrichtigung über Slack, E-Mail oder die Mobile App erhalten.

Customer Support: Wenn es ein technisches Problem mit Ihrem Employee Hub gibt, können Sie diese Option aktivieren, um dem flair Customer Support Team Zugriff auf Ihren Hub zu gewähren, damit es das Problem untersuchen und beheben kann. Erfahren Sie mehr über das Gewähren von Support-Zugriff.

Employee Hub Passwort zurücksetzen

Wenn ein Mitarbeiter sein Employee Hub Passwort zurücksetzen muss, können Sie dies über Salesforce tun:

1. Klicken Sie in der flair HR App auf HR.
2. Klicken Sie auf Employees.
3. Klicken Sie auf den Mitarbeiter, der ein Passwort-Reset benötigt.
4. Scrollen Sie nach unten zur Komponente Employee Hub.
5. Klicken Sie auf Reset password.

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link, um sein Passwort zurückzusetzen. Er kann:

1. Auf den in der E-Mail bereitgestellten Link klicken.
2. Ein neues Passwort wählen.
3. Sich mit dem neuen Passwort im Employee Hub anmelden.

Analytics im Employee Hub

Derzeit sind Berichtstypen im Analytics-Bereich des Employee Hub individuell programmiert und nicht in Salesforce integriert, sodass sie nicht direkt geändert werden können.

Schlagen Sie vor, im Analytics-Bereich im Hub Feedback hinzuzufügen, um weitere Verbesserungen zu ermöglichen.

Workaround: Erstellen Sie einen Bericht oder ein Dashboard in Salesforce und abonnieren Sie es; Abonnenten erhalten E-Mails nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Wenn einige Empfänger keinen Salesforce-Benutzer haben, richten Sie eine automatische E-Mail-Weiterleitungsregel aus einem abonnierten Postfach ein.

Employee Hub Konto löschen

Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber, um die Löschung Ihres Kontos zu beantragen.

Wenn Sie HR-Manager sind, lesen Sie bitte unseren Leitfaden How To Delete an Employee.

Seiten im Employee Hub

Dashboard

Das Hub Dashboard ist Ihr Home-Bildschirm. Es bietet Ihnen schnellen und einfachen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen.

1. Quick Links: Beantragen Sie Abwesenheit, senden Sie Ihren Kollegen einen Cheer oder laden Sie Dokumente mit nur wenigen Klicks hoch.
2. Last Updates: Sehen Sie einen Feed mit den neuesten Unternehmensankündigungen, Cheers und neuen Mitarbeitern. Sie können nach Update-Typ filtern und zwischen unternehmensweiten oder teambezogenen Updates umschalten.
3. Upcoming Absences: Prüfen Sie Ihre beantragten und geplanten Abwesenheiten und deren Genehmigungsstatus oder klicken Sie auf das Plus-Symbol, um Abwesenheit zu beantragen.
4. Time Tracking: Starten Sie schnell Ihren Time Tracker und sehen Sie Ihre aktuell erfasste Zeit.
5. Public Holidays: Erhalten Sie einen schnellen Überblick über die nächsten Feiertage an Ihrem Standort.
6. Absent Today, Birthdays, and Anniversaries: Sehen Sie, welche Kollegen heute abwesend sind, und prüfen Sie, wer bald Geburtstag oder ein Firmenjubiläum hat.

Profil

Die Seite Profile enthält eine Reihe von Funktionen, die sich auf Ihre persönlichen Informationen, Dokumente und Arbeitsausrüstung beziehen.

• Personal Data: Hier können Sie Ihre persönlichen Informationen ansehen und aktualisieren, z. B. Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen.
• Documents: Der Bereich Documents enthält alle Ihre persönlichen und unternehmensbezogenen Dokumente. Sie können Dokumente ansehen, organisieren, herunterladen und hochladen.
• Inventory: Im Bereich Inventory sehen Sie alle Arbeitsausrüstungsgegenstände, die Ihnen zugewiesen wurden, einschließlich Seriennummern, Ausgabedatum und Support-Ressourcen (falls verfügbar).
• Expenses: Wenn Sie eine Unternehmensausgabe einreichen, z. B. Reise- und Unterkunftskosten, können Sie die Details hier ansehen.
• Certificates: In diesem Bereich können Sie Zertifizierungen zu Ihren Fähigkeiten und Trainings ansehen und hochladen. Sie können außerdem Dateien hochladen oder zu Online-Zertifikaten verlinken.

Unternehmen

Auf der Seite Company finden Sie hilfreiche Informationen zu Ihrer Organisation.

• Directory: Verwenden Sie das Directory, um die Kontaktdaten von Mitarbeitern in Ihrer Organisation zu finden. Sie können nach bestimmten Mitarbeitern suchen oder nach Standort und Abteilung filtern.
• Org Chart: Sehen Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, prüfen Sie, zu welchem Team ein Kollege gehört, und sehen Sie, wer an wen berichtet.
• Announcements: Hier können Sie alle Unternehmensankündigungen ansehen, kommentieren und darauf reagieren.

Workflows

Auf der Seite Workflows sehen Sie eine Liste von Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden. Die erste Seite zeigt Ihnen eine Liste von Workflows, an denen Sie beteiligt sind. Sie können das nächste anstehende Fälligkeitsdatum im Workflow sowie den Erfüllungsstatus in der Spalte Overview sehen.

Erfahren Sie mehr über das Abschließen von Workflows im Employee Hub.

Abwesenheiten

Die Seite Absences im Employee Hub ermöglicht es Ihnen, Ihre Abwesenheiten anzusehen und zu verwalten. Weitere Informationen zur Abwesenheitsverwaltung finden Sie im Abschnitt Absence Management.

Zeit

Die Seite Time enthält alles rund um Ihre Arbeitszeit. Dazu gehören:

• Time Tracking: Starten, pausieren und stoppen Sie Ihren Time Tracker, sehen Sie Ihre Arbeitszeit für die aktuelle Woche und fügen Sie Zeiten manuell hinzu.
• Projects: Erfassen Sie Zeiten zu bestimmten Projekten und Kunden.
• Shifts: Wenn Ihr Team in Schichten arbeitet, sehen Sie hier Ihren Schichtplan und die Schichten Ihrer Kollegen. Sie können außerdem Anfragen stellen, offene Schichten zu übernehmen, wenn sie verfügbar gemacht wurden, und die Anforderungen für jede Schicht sehen.

Time Management (für Manager)

Die Seite Time Management zeigt Ihnen eine detaillierte Übersicht über die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder.

• Controlling: Sehen Sie eine Wochenübersicht der Team-Arbeitszeiten, einschließlich etwaiger Abweichungen in erfassten Zeiten. Sie können diese Zeiteinträge mit nur einem Klick genehmigen und filtern, um bestimmte Timesheets zu finden.
• Change Requests: Wenn ein Teammitglied seine Arbeitszeiten manuell einträgt oder einen Zeiteintrag anpasst, kann das Ihre Genehmigung erfordern. Auf der Seite Change Requests sehen Sie eine klare Zusammenfassung dieser Änderungen, sodass Sie sie schnell bewerten und genehmigen können.
• Projects: Wenn Sie projektbasierte Zeiterfassung verwenden, um Stunden für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden zu protokollieren, sehen Sie hier die Übersicht.

Entwicklung

Ähnlich wie auf Ihrer persönlichen Seite Development zeigt die Seite Team Development die Bewertungen, Ziele und Fähigkeiten Ihres Teams.

• Assessments: Führen Sie Leistungsbeurteilungen Ihrer Teammitglieder durch.
• Goals: Setzen Sie Ziele für Ihr Team und verfolgen Sie den Fortschritt.
• Skills: Sehen Sie die Skills Ihres Teams und passen Sie sie an und identifizieren Sie Trainingsbedarf. Diese Seite bietet Ihnen eine Skills Matrix, um einen schnellen Überblick über die Fähigkeiten Ihres Teams zu erhalten.

Engagement

Die Seite Engagement enthält nützliche Funktionen rund um Mitarbeiterengagement, darunter:

• Cheers: In flair ist ein Cheer eine Anerkennungsnachricht, die Sie Ihren Teamkollegen schicken können, um sich für gute Arbeit zu bedanken oder zu einem Geburtstag oder einem besonderen Anlass, wie einem Geburtstag, zu gratulieren. Fügen Sie ein Bild oder eine Videonachricht hinzu, um Ihren Cheer zu personalisieren.
• Surveys: Wenn Ihre Organisation Ihnen eine Umfrage zum Ausfüllen geschickt hat, können Sie die Umfrage auf dieser Seite ansehen und ausfüllen.

Ausgaben

Die Seite Expenses für Manager zeigt eine Zusammenfassung aller Ausgabenanträge, die von Mitgliedern Ihres Teams eingereicht wurden. Sie können den Status dieser Anträge prüfen und anpassen, damit Mitarbeiter Unternehmensausgaben erstattet bekommen.

Recruiting

Wenn Ihre Organisation plant, eine neue Person zur Verstärkung Ihres Teams einzustellen, werden Sie möglicherweise gebeten, den Kandidaten zu beurteilen und Feedback zu seiner Bewerbung zu geben. Sie können diese Bewertungen in diesem Abschnitt des Employee Hub ansehen und ausfüllen.

HR Help Desk

Der HR Help Desk ist Ihre erste Anlaufstelle, wenn Sie ein Problem haben, bei dem Ihr HR-Team Ihnen helfen kann. Wenn es beispielsweise einen Fehler in Ihrer Gehaltsabrechnung gibt oder Sie IT-Unterstützung benötigen, können Sie ein Ticket einreichen, damit der für Sie zuständige HR-Manager eine Lösung findet.

Darüber hinaus können Sie den HR Help Desk für anonymes Whistleblowing nutzen, wenn Sie ein Sicherheits- oder Compliance-Anliegen haben.