Employee Hub verwenden und konfigurieren

Der Employee Hub ist das webbasierte Self-Service-Portal für alltägliche HR-Aufgaben außerhalb von Salesforce. Informationen und Aktionen werden sofort mit den flair Apps in Salesforce synchronisiert.

Wer kann diese Funktion verwenden?

Mitarbeiter und Manager verwenden den Employee Hub. HR-Admins und der Integrationsbenutzer konfigurieren ihn in Salesforce.

Bevor Sie beginnen

• Ihr Integrationsbenutzer hat den Employee Hub aktiviert.
• Wenn der Integrationsbenutzer Ihr Unternehmen verlässt, weisen Sie die Rolle einem anderen Benutzer zu.

Employee Hub aktivieren

• Verwenden Sie als Integrationsbenutzer den Setup Assistant auf der Startseite von flair HR, um den Hub zu aktivieren und Mitarbeiter einzuladen. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Erste Schritte mit flair.

Im Employee Hub navigieren

Das Seitenmenü trennt Ihre eigenen Funktionen unter Persönlich von Managerfunktionen unter Team. Die Navigationsleiste bleibt sichtbar und zeigt Ihren aktuellen Ort, zum Beispiel Abwesenheiten → Kalender.

Dashboard verwenden

Das Hub-Dashboard enthält diese Widgets:

Widget	Funktion
Quick Links	Öffnet Aktionen zum Beantragen von Abwesenheit, Senden eines Cheers oder Hochladen von Dokumenten.
Last Updates	Zeigt Unternehmensankündigungen, Cheers und neue Mitarbeiter mit Filtern.
Upcoming Absences	Zeigt beantragte und geplante Abwesenheiten und deren Genehmigungsstatus.
Time Tracking	Startet den Time Tracker und zeigt die aktuell erfasste Zeit.
Public Holidays	Zeigt die nächsten Feiertage an Ihrem Standort.
Absent Today, Birthdays, and Anniversaries	Zeigt abwesende Kollegen, Geburtstage und Firmenjubiläen.

Persönliche Informationen öffnen

Die Seite Profile enthält diese Bereiche:

Bereich	Funktion
Personal Data	Persönliche Informationen wie Kontakt-, Bank- und Steuerdaten ansehen und aktualisieren.
Documents	Persönliche und unternehmensbezogene Dokumente ansehen, organisieren, herunterladen und hochladen.
Inventory	Zugewiesene Arbeitsausrüstung, Seriennummern, Ausgabedatum und Support-Ressourcen ansehen.
Expenses	Details zu eingereichten Unternehmensausgaben ansehen.
Certificates	Zertifikate zu Fähigkeiten und Trainings als Datei oder Link ansehen und hochladen.

Personal Data hat zwei Tabs: Details für Kontakt-, Bank- und Steuerinformationen und Profile für Ihre Ausbildung und Berufserfahrung.

Ausbildung und Berufserfahrung zu Ihrem Profil hinzufügen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Personal Data und klicken Sie dann auf den Tab Profile.
2. Klicken Sie unter Experience auf Add Experience. Geben Sie Titel, Firmenname, Zeitraum und weitere Details ein und klicken Sie dann auf Bestätigen. Der Eintrag erscheint in der Zeitleiste Experience.
3. Klicken Sie unter Education auf Add Education. Geben Sie Abschluss, Schule, Zeitraum und weitere Details ein und klicken Sie dann auf Bestätigen. Der Eintrag erscheint in der Zeitleiste Education.
4. Um einen Eintrag zu ändern, klicken Sie auf dessen Stiftsymbol, aktualisieren Sie die Details und klicken Sie dann auf Bestätigen.
5. Um einen Eintrag zu entfernen, klicken Sie auf dessen Papierkorbsymbol und bestätigen Sie anschließend die Löschung.

hinweis

HR-Admins können den Tab Profile für bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen ausblenden, indem sie Hide Employee Profile in einem Employee Hub Feature-Set auswählen. Siehe Employee Hub-Menü konfigurieren.

Ausbildung und Berufserfahrung in Employee- und Talent-Datensätzen ansehen

HR-Admins und Recruiter sehen dieselbe Ausbildung und Berufserfahrung im entsprechenden Employee- oder Talent-Datensatz in Salesforce.

1. Öffnen Sie in Salesforce einen Employee- oder Talent-Datensatz.
2. Klicken Sie auf den Tab Profile. Die Karten Experiences, Educations und Links zeigen den beruflichen Werdegang, die Ausbildung und alle hinzugefügten Links der Person.
3. Um einen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf der entsprechenden Karte auf Add Experience, Add Education oder Add Link.
4. Um einen Eintrag zu ändern oder zu entfernen, öffnen Sie dessen Aktionsmenü und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen aus.

Unternehmensinformationen finden

• Directory — Kontaktdaten finden und Mitarbeiter nach Standort oder Abteilung filtern.
• Org Chart — Organisationsstruktur, Teamzugehörigkeit und Berichtswege ansehen.
• Announcements — Unternehmensankündigungen ansehen, kommentieren und darauf reagieren.

Workflows abschließen

Die Seite Workflows zeigt zugewiesene Workflows. Die Übersicht enthält das nächste Fälligkeitsdatum und den Erfüllungsstatus.

Die Aufgabenanleitung finden Sie unter Workflows abschließen und verwalten.

Abwesenheiten und Zeiten verwalten

Unter Abwesenheiten sehen und verwalten Sie Ihre Abwesenheiten. Weitere Informationen finden Sie in der Einführung in die Abwesenheitsverwaltung.

Unter Zeiten finden Sie diese Funktionen:

• Zeiterfassung — Time Tracker starten, pausieren und stoppen, Wochenzeiten ansehen und Zeiten manuell hinzufügen.
• Projects — Zeiten zu Projekten und Kunden erfassen.
• Schichten — Schichtplan und Schichten von Kollegen ansehen, offene Schichten anfragen und Anforderungen prüfen.

Team verwalten

Manager sehen zusätzliche Optionen unter Team. Time Management enthält folgende Bereiche:

• Controlling — Team-Arbeitszeiten und Abweichungen nach Woche prüfen, Timesheets filtern und Zeiteinträge genehmigen.
• Change Requests — Änderungen an manuell erfassten oder angepassten Zeiten prüfen.
• Projects — projekt- oder kundenbezogene Zeiten des Teams prüfen.

Unter Development finden Sie diese Managerfunktionen:

• Assessments — Leistungsbeurteilungen von Teammitgliedern durchführen.
• Goals — Teamziele setzen und Fortschritt verfolgen.
• Skills — Fähigkeiten des Teams ansehen und anpassen sowie Trainingsbedarf in der Skills Matrix erkennen.

Engagement und HR-Services verwenden

Unter Engagement senden Sie einen Cheer mit einem optionalen Bild oder Video oder beantworten eine Umfrage.

Manager prüfen unter Expenses die Ausgabenanträge ihres Teams und passen deren Status vor der Erstattung an.

Wenn Sie am Recruiting teilnehmen, bewerten Sie unter Recruiting Kandidaten und geben Feedback zu Bewerbungen.

Unter HR Help Desk reichen Sie HR- oder IT-Anfragen ein. Wenn Ihre Organisation anonyme Meldungen aktiviert, können Sie Sicherheits- oder Compliance-Anliegen ohne Namensangabe einreichen.

Employee Hub-Menü konfigurieren

HR-Admins können Feature-Sets erstellen, die die Optionen im Seitenmenü des Hub steuern.

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮-Rastersymbol).

   

2. Geben Sie in der Suche hub ein.

   

3. Öffnen Sie Employee HUB Features.

   

4. Klicken Sie auf New.

   

5. Klicken Sie auf Search Employees.

   

6. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, für die das Feature-Set gelten soll.

   

7. Optional: Wählen Sie eine Abteilung, Entity oder einen Standort aus.

   

8. Aktivieren oder deaktivieren Sie die benötigten Einstellungen.

   

9. Klicken Sie auf Save. Der Hub wendet die Konfiguration auf die ausgewählten Mitarbeiter oder Gruppen an.

   

Geltungsbereich des Feature-Sets auswählen

Wenn Sie auf New klicken, enthält das Fenster die Abschnitte Information und Features.

Geben Sie unter Information einen Namen wie Default View oder Sales View ein. Wählen Sie Mitarbeiter, Abteilungen, Entities oder Standorte aus. Ohne Auswahl gilt die Ansicht für alle Mitarbeiter.

Aktivieren Sie unter Features die Checkboxen der Funktionen, die Sie ausblenden möchten. Blenden Sie beispielsweise den Shift Planner für Teams aus, die nicht in Schichten arbeiten.

Sie können die Sichtbarkeit auch unten in einem Standortdatensatz oder im Tab Employee Hub Features eines Mitarbeiterdatensatzes konfigurieren.

Hub-Domäne ändern

1. Öffnen Sie in flair HR HR Admin → General → Settings.
2. Suchen Sie Domain.
3. Geben Sie eine Domäne wie yourcompany ein. Die Hub-URL lautet anschließend https://yourcompany.hub.flair.hr/.
4. Speichern Sie die Einstellungen. Der Hub verwendet die neue Domäne.

Inaktivitäts-Timeout festlegen

Das Sicherheits-Timeout kann nicht deaktiviert werden.

1. Öffnen Sie in flair HR HR Admin → Hub Settings → Security.
2. Geben Sie unter Inactivity Timeout die gewünschte Dauer ein.
3. Speichern Sie die Einstellungen. Der Hub beendet inaktive Sitzungen nach dieser Dauer.

Employee Hub-Einstellungen aktualisieren

1. Klicken Sie im Employee Hub auf Ihren Namen.

2. Klicken Sie auf Settings.

   

3. Öffnen Sie einen dieser Bereiche:

   Bereich	Funktion
   General	Hub-Sprache und Datumsformat. English verwendet TT/MM/JJJJ, English (US) verwendet MM/TT/JJJJ. Acht Sprachen sind verfügbar.
   Notification Settings	E-Mail-, Slack- und Mobile-Benachrichtigungen für genehmigte Abwesenheiten, Timesheets, Kommentare und Schichtzuweisungen.
   Customer Support	Temporärer Zugriff von flair Customer Support auf Ihr Hub-Konto.

Benachrichtigungen verwalten

1. Öffnen Sie im Employee Hub Settings → Notification Settings.
2. Wählen Sie eine Kategorie wie Workflows, Absences oder Documents aus.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie E-Mail-, Slack- und Mobile-Benachrichtigungen.
4. Deaktivieren Sie die Option für alle E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie keine E-Mails erhalten möchten.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Folgen Sie zum Gewähren oder Entziehen des temporären Zugriffs der Anleitung flair Customer Support Zugriff gewähren.

Employee Hub-Passwort zurücksetzen

1. Öffnen Sie in flair HR HR → Employees.
2. Öffnen Sie den Mitarbeiter, der ein neues Passwort benötigt.
3. Scrollen Sie zu Employee Hub.
4. Klicken Sie auf Reset password. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail.
5. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, den E-Mail-Link zu öffnen und ein neues Passwort einzugeben.
6. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, sich mit dem neuen Passwort anzumelden.

Berichte für Hub Analytics erstellen

Die Berichtstypen unter Analytics im Employee Hub sind individuell programmiert und nicht in Salesforce integriert. Sie können nicht direkt geändert werden.

Erstellen Sie als Workaround einen Bericht oder ein Dashboard in Salesforce und abonnieren Sie ihn. Salesforce sendet Abonnenten E-Mails nach dem festgelegten Zeitplan. Richten Sie für Empfänger ohne Salesforce-Benutzer eine automatische E-Mail-Weiterleitung aus einem abonnierten Postfach ein.

Löschung eines Employee Hub-Kontos beantragen

• Bitten Sie als Mitarbeiter Ihren Arbeitgeber um die Löschung des Kontos.
• Folgen Sie als HR-Admin der Anleitung Mitarbeiter löschen.

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