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Interviewplanung

Die Interviewplanungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Kandidateninterviews mit automatischer Kalenderintegration und E-Mail-Benachrichtigungen zu erstellen und zu verwalten. So richten Sie sie ein und verwenden sie:

Voraussetzungen​

  • Die Recruiting-Communication-Funktion muss aktiviert sein (dies ist ein kostenpflichtiges Add-on)
  • Mindestens ein Teilnehmer muss einen verbundenen Kalender haben (derzeit wird Microsoft Outlook unterstützt, Google-Calendar-Unterstützung folgt in Kürze)

Ersteinrichtung​

  1. Gehen Sie in Salesforce zum Tab „HR Administrator“
  2. Navigieren Sie zu „Schnittstellen“
  3. Fügen Sie eine neue „Recruiting Communication Integration“ hinzu
  4. Klicken Sie auf „Verbinden“, um alle verbundenen Accounts und Hiring Manager zu sehen

Ein Interview erstellen​

Benutzeroberfläche zur Erstellung eines Interviews
  1. Gehen Sie zur Seite „Candidates“
  2. Wählen Sie den Kandidaten aus (z. B. Lena Smith)
  3. Klicken Sie auf den neuen Tab „Interviews“
  4. Klicken Sie auf „New Interview“
  5. Füllen Sie die Interviewdetails aus:
    • Interner Name
    • Dauer
    • Interne Notizen (für Teilnehmer sichtbar, nicht für Kandidaten)

Interviewdetails einrichten​

Die Intervieweinrichtung umfasst drei Hauptkomponenten:

Interviewdetails​

  • Interner Name
  • Interne Notizen
  • Dauer

Interviewteilnehmer​

Standardmäßig fügt das System hinzu:

  • Den Kandidaten
  • Alle Hiring Manager für die Stelle

Sie können zusätzliche Teilnehmer hinzufügen:

  • Mitarbeiter aus Ihrer Organisation
  • Externe Teilnehmer über eine benutzerdefinierte E-Mail

Kalenderverbindung​

  • Mindestens ein Teilnehmer benötigt einen verbundenen Kalender
  • So verbinden Sie einen Kalender:
    • Verwenden Sie die Schaltfläche „Quick Actions“
    • Wählen Sie „Copy Employee Calendar Connection“
    • Fügen Sie den Link ein, um Microsoft Outlook zu verbinden
    • Wählen Sie den Teilnehmer als Organisator des Termins aus

Optionen zur Interviewplanung​

Sie haben drei Möglichkeiten, Interviews zu planen:

Option 1: Direkte Planung​

  • Legen Sie ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit fest
  • Senden Sie die Einladung direkt
  • Erstellt sofort einen Kalendereintrag und E-Mail-Benachrichtigungen

Option 2: Vordefinierte Zeitfenster​

  • Bieten Sie mehrere vordefinierte Zeitoptionen an
  • Der Kandidat erhält einen Link, um sein bevorzugtes Zeitfenster auszuwählen
  • Nach der Auswahl wird das Interview automatisch geplant

Option 3: Offene Kalenderauswahl​

  • Zeigen Sie dem Kandidaten einen offenen Kalender
  • Er kann ein beliebiges verfügbares Zeitfenster auswählen
  • Das System blockiert automatisch nicht verfügbare Zeiten basierend auf den Kalendern der Teilnehmer

Interviewverwaltung​

  • Statusverfolgung: Sehen Sie geplantes Datum, Status und den Microsoft Teams-Beitrittslink
  • E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische E-Mails an den Kandidaten und alle Teilnehmer
  • Abbruch: Interviews können entweder von der Kandidatenseite oder von der HR-Seite in Salesforce abgesagt werden
  • Kalenderintegration: Termine werden automatisch in Microsoft Outlook-Kalendern erstellt

Wichtige Hinweise​

  • Wenn ein Teilnehmer als abwesend markiert ist, können Sie ihn als „optional“ festlegen, um mehr verfügbare Zeitfenster zu erhalten
  • Das System zeigt Warnungen für Teilnehmer an, die abwesend sind, ermöglicht aber weiterhin die Planung
  • Alle Teilnehmer erhalten Kalendereinladungen und E-Mail-Benachrichtigungen
  • Kandidaten erhalten einen dedizierten Interview-Link mit Meeting-Details und Beitrittsoptionen