E-Mail-Vorlagen

Mit flair E-Mail-Vorlagen können Sie standardisierte E-Mail-Inhalte für verschiedene HR-bezogene Zwecke, wie Recruiting, erstellen und planen. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie E-Mail-Vorlagen erstellen, anpassen und versenden sowie wie Sie Merge-Felder für eine personalisierte Kommunikation verwenden.

Damit E-Mails an Kandidaten Ihren Firmennamen enthalten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Firmennamen zu Ihrem Salesforce-Benutzerprofil hinzugefügt haben. Öffnen Sie dazu Salesforce Setup und verwenden Sie Quick Find, um zur Seite „Users“ zu navigieren. Klicken Sie neben Ihrem Benutzerprofil auf „Bearbeiten“, stellen Sie sicher, dass das Feld „Company“ korrekt ausgefüllt ist, und klicken Sie dann auf „Speichern“. Dieser Firmenname erscheint dann in Ihren Recruiting-E-Mails, z. B. „Thank you for your application at flair“.

E-Mail-Vorlagen mit der flair HR App erstellen

• Melden Sie sich zunächst bei Ihrer flair HR App in Salesforce an und klicken Sie auf das Optionsmenü mit den neun Punkten auf der linken Seite des Bildschirms. Geben Sie „Email Templates\“ in die Suchleiste ein.
• Wählen Sie in den Suchergebnissen die Option „Email Templates“ aus. Dies bringt Sie zu einer Seite, auf der Sie eine neue E-Mail-Vorlage erstellen können.

• Klicken Sie auf „New Email Template“ und geben Sie einen Namen für Ihre E-Mail-Vorlage an, z. B. „Successful Candidate Interview“

Classic E-Mail-Vorlagen in Salesforce erstellen

Vier verschiedene Arten von Classic E-Mail-Vorlagen stehen Ihnen zur Verfügung: Text, HTML mit Classic Letterhead, Custom und Visualforce. Hier sind die Schritte, die Sie über die Salesforce Setup-Seite durchführen müssen.

• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wählen Sie Setup

• Suchen Sie im Setup-Home-Menü nach „Email Template“, um die Classic E-Mail-Vorlagen zu finden

• Innerhalb der Seite „Classic Email Templates“ ist es möglich, über die Option „Folder“ zwischen verschiedenen Kategorien von E-Mail-Vorlagen zu wechseln. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Änderungen an einer bereits vorhandenen E-Mail-Vorlage vorzunehmen.

Innerhalb jedes Ordners ist es möglich, eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen. Wählen Sie dazu einfach „New Template“.

Nachdem Sie zur Erstellung einer neuen Vorlage navigiert haben, können Sie den E-Mail-Typ auswählen, den Sie erstellen möchten. Beispielsweise können Sie ein Text- oder HTML-E-Mail-Format erstellen.

E-Mail-Vorlagen für Kandidatenbewerbungen konfigurieren

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie die E-Mail-Vorlage ändern, die verwendet wird, um Kandidaten automatisch zu benachrichtigen, wenn sie ihre Bewerbung einreichen.

Voraussetzungen

Wenn Sie noch keine E-Mail-Vorlage erstellt haben, sollten Sie zuerst Ihre E-Mail-Vorlage erstellen. Gehen Sie zu Setup → Email Templates und erstellen Sie entweder Ihre eigene Vorlage oder klonen Sie eine vorhandene Vorlage und passen Sie sie an.

Schritte zum Aktualisieren der Benachrichtigungsvorlage

1. Den App Launcher öffnen

Klicken Sie in Salesforce auf den App Launcher (Symbol mit neun Punkten).

2. Zu Recruiting Config navigieren

Geben Sie in der App-Launcher-Suche „Recruiting Config“ ein und wählen Sie es in den Ergebnissen aus.

3. Ihre Vorlage auswählen

Suchen Sie in den Recruiting-Config-Einstellungen das Feld für E-Mail-Vorlagen für Kandidatenbewerbungen und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zuvor erstellt haben.

4. Änderungen speichern

Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration der E-Mail-Vorlage zu übernehmen.

Ihre E-Mail-Vorlage testen

tipp

Um zu verifizieren, dass Ihre E-Mail-Vorlage wie beabsichtigt aussieht, können Sie sich einfach selbst auf eine Ihrer veröffentlichten Stellen bewerben. Sie erhalten dieselbe Benachrichtigungs-E-Mail, die auch Ihre Kandidaten erhalten.

Zusätzliche Ressourcen

Für eine vollständige visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung sehen Sie sich den Tango-Leitfaden: Update Candidate Email Notification Templates an.

E-Mail-Vorlagen im Bereich „Candidates“ versenden

Wenn Sie eine E-Mail mit einer flair E-Mail-Vorlage senden möchten, können Sie dies über die Funktion „Candidates“ in der flair Recruiting App tun.

• Öffnen Sie die flair Recruiting App und navigieren Sie zur Seite „Candidates“
• Wählen Sie den Kandidaten aus, der die E-Mail erhalten soll

Merge-Felder zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

Mit flair E-Mail-Vorlagen ist es möglich, Merge-Felder einzubinden. Ein Merge-Feld ist ein Platzhalter bzw. eine Variable, die beim Versand der E-Mail durch tatsächliche Daten ersetzt wird. Dadurch wird eine Personalisierung und Automatisierung von E-Mail-Inhalten möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten, Merge-Felder zu einer E-Mail-Vorlage hinzuzufügen.

Classic E-Mail-Merge-Felder

• Beim Erstellen einer neuen Classic E-Mail-Vorlage sehen Sie oben links in der Vorlage eine Option mit der Bezeichnung „Available Merge Fields“.

• Wählen Sie über die Dropdown-Liste „Select Field Type“ den passenden Merge-Feld-Typ aus einer Auswahl von Optionen aus. Wenn Sie beispielsweise kandidatenbezogene Merge-Felder in eine E-Mail aufnehmen möchten, wählen Sie „Candidate Fields“. Wenn die E-Mail lohnabrechnungsbezogen ist, wählen Sie „Payroll Fields“.

Es gibt mehr als 100 Kategorien von Merge-Feldern im Zusammenhang mit Recruiting, Mitarbeitern, Stellen, Abteilungen, Talent, Skills, Bewertung, Zeiterfassungen und mehr.

• Innerhalb des relevanten Merge-Feld-Typs finden Sie Felder wie First Name, Employment Type, Job Name und viele weitere Optionen für Ihre E-Mails.
• Wenn Sie ein Merge-Feld wie First Name auswählen, wird Ihnen ein Merge-Feld-Wert angezeigt, den Sie in Ihre E-Mail-Vorlage kopieren können.

• Die Arten von Merge-Feldern, die Sie in eine E-Mail-Vorlage einfügen, bestimmen, welche Daten automatisch in die E-Mail aufgenommen werden. Beispielsweise füllen Felder wie First Name oder Contact ID die E-Mail mit entsprechenden individuellen Informationen.
• Sobald Sie mit dem Aussehen der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu speichern.

Merge-Felder in Kandidaten-E-Mails

Es ist auch möglich, Merge-Felder zu Kandidaten- und Recruiting-E-Mails über die flair Recruiting App hinzuzufügen. So funktioniert es.

• Navigieren Sie in der flair Recruiting App zur Seite „Candidates“ und wählen Sie die Person aus, der Sie eine E-Mail senden möchten.

• Navigieren Sie im Profil des ausgewählten Kandidaten zur Box „Activity“ unten rechts und wählen Sie das E-Mail-Symbol aus, um Ihre Korrespondenz zu beginnen.

• Innerhalb einer Kandidaten-E-Mail können Sie so viele Merge-Felder einfügen, wie Sie möchten, indem Sie die Schaltfläche „Merge Fields“ verwenden, die durch die Klammer-Symbole gekennzeichnet ist.

• Wählen Sie aus einer Auswahl von Merge-Feldern, die mit dem Absender, Ihrer Organisation und dem Kandidaten verbunden sind.
• Nachdem Sie die E-Mail erstellt und die relevanten Merge-Felder eingefügt haben, klicken Sie auf das Augen-Symbol, um die Korrespondenz in der Vorschau zu sehen. Klicken Sie anschließend auf „Senden“, um die E-Mail zu versenden.

Massen-E-Mails an Kandidaten versenden

Wenn Sie mehrere Kandidaten gleichzeitig für dieselbe Stelle kontaktieren müssen, spart Ihnen die Massen-E-Mail-Funktion von flair Zeit, da Sie mehrere Kandidaten auswählen und ihnen in einem Schritt eine E-Mail basierend auf einer Vorlage senden können. Dies ist besonders nützlich für Interview-Einladungen, Status-Updates oder Ablehnungsbenachrichtigungen.

Zugriff auf die Massen-E-Mail-Funktion

1. Navigieren Sie in der flair Recruiting App zum Tab Jobs

2. Wählen Sie die Stelle aus, für die Sie Kandidaten per E-Mail kontaktieren möchten

3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kandidaten, die Sie per E-Mail kontaktieren möchten

4. Klicken Sie auf das Symbol Menü anzeigen (drei Punkte)

5. Klicken Sie auf Send Emails to Candidates

Ihre Massen-E-Mail konfigurieren

6. Klicken Sie auf Select Template, um Ihre E-Mail-Vorlage auszuwählen

7. Wählen Sie Ihre gewünschte E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown aus

Versandzeitpunkt planen

8. Um festzulegen, wann die E-Mail gesendet werden soll, klicken Sie auf Hours

9. Klicken Sie auf Now, um die E-Mail sofort zu senden (oder wählen Sie eine geplante Zeit)

Vorlage für diesen Versand anpassen

Wenn Sie spezifische Anpassungen am E-Mail-Inhalt für diesen Massenversand vornehmen möchten, ohne die gespeicherte Vorlage zu verändern:

10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Overwrite selected template

11. Sie können nun Text, Bilder und Links für diese spezifische Massen-E-Mail hinzufügen oder entfernen. Ihre gespeicherte Vorlage wird durch diese Änderungen nicht beeinflusst.

Merge-Tags hinzufügen, um Massen-E-Mails zu personalisieren

12. Klicken Sie auf das Symbol (Merge-Tags), um dynamische Platzhalter einzufügen

13. Geben Sie Schlüsselwörter ein, um nach Merge-Feldern zu suchen (z. B. „job“)

14. Wählen Sie das gewünschte Merge-Feld aus den Suchergebnissen aus (z. B. Job Name)

15. Klicken Sie auf Insert, um den Merge-Tag in Ihre E-Mail einzufügen

16. Der Merge-Tag (z. B. {{{flair__Candidate__c.flair__Job_Name__c}}}) ist nun zu Ihrer E-Mail hinzugefügt und wird beim Versand durch tatsächliche Daten ersetzt

Massen-E-Mail senden

17. Sobald Sie mit der E-Mail-Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie auf Schedule, um die E-Mails an alle ausgewählten Kandidaten zu senden

Erfolg

Gut gemacht! Sie haben gerade mehrere Kandidaten auf einmal per E-Mail kontaktiert und viel Zeit gespart!

Zusätzliche Ressourcen

Für eine vollständige visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung sehen Sie sich den Tango-Leitfaden: Send Mass Emails to Candidates an.

E-Mail-Vorlagen zur Kandidatenablehnung erstellen

Dieser Leitfaden führt Sie durch das Erstellen einer E-Mail-Vorlage zur Kandidatenablehnung in Salesforce, die Sie verwenden können, um professionelle Ablehnungsbenachrichtigungen an Kandidaten zu senden.

Die Vorlage erstellen

1. Klicken Sie auf App Launcher und suchen Sie nach „email“.

2. Geben Sie „email“ in die Suchleiste ein.

3. Klicken Sie auf Email Templates.

4. Klicken Sie auf New Email Template.

5. Geben Sie einen Namen für Ihre E-Mail-Vorlage an, z. B. „Candidate Rejection Email“.

6. Verwenden Sie das Feld Related Entity Type, um das zugehörige Objekt anzugeben. Wenn es sich beispielsweise um eine E-Mail an Interview-Kandidaten handelt, können Sie Candidate auswählen.

7. Klicken Sie auf Candidate.

8. Wählen Sie über das Feld Folder die Sichtbarkeit der Vorlage aus. Sie können sie privat lassen (nur für Sie sichtbar) oder öffentlich machen, damit andere darauf zugreifen können.

9. Klicken Sie auf flair Recruiting.

10. Klicken Sie auf Select Folder.

11. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um zusätzlichen Kontext für die Vorlage zu liefern, z. B. „Use for Candidate rejection“.

12. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein. Dieser Betreff wird beim Senden der E-Mail an Empfänger verwendet.

13. Verfassen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail über das Textfeld.

14. Sie können Merge-Tags als Platzhalter verwenden, die dynamisch mit Kandidateninformationen wie Namen und Stellentiteln gefüllt werden. Klicken Sie auf Insert merge field.

15. Wählen Sie Candidate.

16. Wählen Sie First Name.

17. Klicken Sie auf Insert.

18. Sie können auch Bilder in Ihre Nachricht einfügen, indem Sie auf das Bild-Symbol klicken.

19. Klicken Sie auf Browse or Upload.

20. Wählen Sie das Bild aus, das Sie einfügen möchten.

21. Klicken Sie auf Insert.

22. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

E-Mails mit Ihrer neuen Vorlage versenden

23. Klicken Sie auf Candidates.

24. Klicken Sie auf den Kandidaten, dem Sie eine E-Mail senden möchten.

25. Klicken Sie rechts auf Schedule Email.

26. Wählen Sie Ihre Vorlage aus.

27. Klicken Sie auf Candidate Rejection Email.

28. Klicken Sie auf New Scheduled Email….

29. Sie können die ausgewählte Vorlage auch überschreiben, indem Sie das Kästchen aktivieren.

30. Sie können festlegen, wann die E-Mail gesendet werden soll, indem Sie auf Hours klicken.

31. Wählen Sie aus, wann die E-Mail gesendet werden soll.

32. Klicken Sie auf Schedule, um die E-Mail zu senden.

Erfolg

Gut gemacht! Sie haben eine E-Mail-Vorlage erstellt und bereits eine E-Mail versendet!

Zusätzliche Ressourcen

Für eine vollständige visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung sehen Sie sich den Tango-Leitfaden: Create Candidate Rejection Email in Salesforce an.