Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung ermöglicht es Organisationen, die für bestimmte Projekte, Aufgaben und Kundenarbeit aufgewendete Zeit zu überwachen. Diese Funktion integriert sich nahtlos in das gesamte Zeiterfassungssystem von flair und bietet detaillierte Einblicke in die Projektrentabilität und Ressourcenallokation.

Projektzeiterfassung aktivieren

Bevor Mitarbeiter Zeit auf Projekte erfassen können, müssen Administratoren die Projektzeiterfassung aktivieren und konfigurieren.

Voraussetzungen

• Zeiterfassung muss in Ihrer Organisation aktiviert sein
• Mitarbeiter müssen Zeiterfassungsberechtigungen haben
• Projekte müssen in Salesforce erstellt sein

Funktion aktivieren

Um die Projektzeiterfassung für einen Mitarbeiter zu aktivieren, öffnen Sie die flair HR App in Salesforce. Suchen Sie nach einem Mitarbeiter über die globale Suchleiste oder indem Sie auf den Namen eines Mitarbeiters im Reiter Mitarbeiter klicken.

Klicken Sie im Mitarbeiterdatensatz auf den Reiter Mehr und wählen Sie die Option Time And Workload. Wenn der Mitarbeiter bereits eine aktive Arbeitslast (Workload) hat, müssen Sie diese beenden, bevor Sie eine neue Arbeitslast einrichten.

Klicken Sie nun auf Add New Workload und wählen Sie im Feld Time Tracking Type die Option „Time Tracking and Project Tracking“ aus dem Dropdown-Menü.

• Projektauswahl erforderlich: Projektauswahl für alle Zeiteinträge verpflichtend machen
• Aufgabenverfolgung: Verfolgung auf Aufgabenebene innerhalb von Projekten aktivieren
• Kundenverfolgung: Zeit nach Klient/Kunde verfolgen
• Abrechenbare Stunden: Bestimmte Projekte als abrechenbar markieren

Berechtigungskonfiguration

Stellen Sie sicher, dass Benutzer die entsprechenden Berechtigungen haben:

1. Navigieren Sie zu Berechtigungssätze oder Profile
2. Gewähren Sie Zugriff auf:
   • Objekt Projekt: Mindestens Lesezugriff
   • Objekt Projektzeiteintrag: Erstellen, Lesen, Bearbeiten

Projekte erstellen

Administratoren und Projektmanager können Projekte erstellen, auf die Mitarbeiter Zeit erfassen.

Grundlegende Projekterstellung

1. Nutzen Sie den App Launcher 𓃑, um zu Projekte zu navigieren
2. Klicken Sie auf Neu, um ein neues Projekt zu erstellen

3. Füllen Sie die Projektdetails aus:
   • Projektname: Beschreibender Name (z. B. „Website Redesign Q1 2024“)
   • Projektcode: Kurze Kennung (z. B. „WR-Q1-2024“)
   • Klient/Kunde: Zugehöriger Kunde (falls zutreffend)
   • Startdatum: Projektstartdatum
   • Enddatum: Erwartetes Abschlussdatum (optional)
   • Status: Aktiv, Geplant, Angehalten, Abgeschlossen
   • Budgetierte Stunden: Geschätzte Gesamtstunden
   • Abrechenbar: Ob es sich um ein abrechenbares Projekt handelt

Erweiterte Projekteinstellungen

Kostenstellenzuordnung

• Projekte bestimmten Kostenstellen zuordnen
• Projektkosten gegen Budget verfolgen
• Finanzberichte nach Projekt generieren

Projektteam

• Teammitglieder zuweisen, die Zeit auf das Projekt erfassen können
• Projektrollen definieren (Leiter, Mitglied, Beitragender)
• Stundensätze pro Teammitglied festlegen (für die Abrechnung)

Rechnungskonfiguration

• Abrechenbarer Satz: Stundensatz für die Kundenabrechnung
• Interne Kosten: Interne Kosten pro Stunde
• Abrechnungsart: Stündlich, Festpreis oder nicht abrechenbar
• Rechnungseinstellungen: Integration mit Rechnungssystemen

Zeit auf Projekte erfassen

Mitarbeiter können ihre Zeit auf Projekte über verschiedene Schnittstellen erfassen.

Im Employee Hub

Methode 1: Stunden nach Projekt einreichen

Mitarbeiter können ihre Projekte im Employee Hub ansehen, indem sie Zeiten > Projekte in der linken Seitenleiste wählen.

1. Navigieren Sie zu Zeiten > Projekte im Employee Hub
2. Wählen Sie ein Projekt, auf das Zeit erfasst werden soll
3. Wählen Sie optional eine Aufgabe innerhalb des Projekts
4. Klicken Sie auf Einstempeln
5. Alle erfassten Zeiten werden dem ausgewählten Projekt zugeordnet
6. Wenn Sie das Projekt wechseln, stempeln Sie aus und stempeln Sie in das neue Projekt ein

Methode 2: Tagesansicht

Die Tagesansicht bietet die zusätzliche Option, Notizen hinzuzufügen und Zeiteinträgen eine Kostenstelle zuzuweisen.

In Salesforce

1. Navigieren Sie zu Zeiteinträge
2. Klicken Sie auf Neu
3. Füllen Sie den Zeiteintrag aus:
   • Mitarbeiter: Wählen Sie sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter
   • Datum: Datum der Arbeit
   • Stunden: Gearbeitete Stunden
   • Projekt: Wählen Sie das Projekt
   • Aufgabe: Wählen Sie die Aufgabe (falls zutreffend)
   • Beschreibung: Woran Sie gearbeitet haben
   • Abrechenbar: Markieren, ob Stunden abrechenbar sind
4. Speichern Sie den Eintrag

Manager-Ansicht

Manager können eine Übersicht der Projektzeiteinträge sehen, indem sie den Reiter Team > Zeitmanagement > Projekte im Employee Hub öffnen.

Beschreibungen und Notizen hinzufügen

Fügen Sie Projektzeiteinträgen immer aussagekräftige Beschreibungen hinzu:

• Was Sie getan haben: Kurze Beschreibung der abgeschlossenen Arbeit
• Fortschritt: Was wurde erreicht
• Blocker: Aufgetretene Probleme
• Nächste Schritte: Was als nächstes geplant ist

Diese Informationen sind wertvoll für:

• Projektberichterstattung
• Rechtfertigung der Kundenabrechnung
• Teamkommunikation
• Leistungsbeurteilungen

Projektberichte

Generieren Sie umfassende Berichte:

Zeit nach Projekt

• Gesamtstunden pro Projekt
• Aufschlüsselung nach Teammitglied
• Details auf Aufgabenebene
• Zeitachsenansichten

Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden

• Kundenabrechenbare Zeit
• Interne/administrative Zeit
• Gemeinkostenzuweisung

Genehmigung von Zeiteinträgen

Konfigurieren Sie Genehmigungsworkflows für Projektzeit:

1. Mitarbeiter reicht Zeiteintrag für Projekt ein
2. Projektmanager überprüft und genehmigt
3. Kunde genehmigt abrechenbare Stunden (optional)
4. Finanzabteilung genehmigt für Abrechnung (falls zutreffend)

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

Projekt erscheint nicht im Dropdown

• Verifizieren Sie, dass der Projektstatus „Aktiv“ ist
• Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen für das Projekt
• Stellen Sie sicher, dass das Projektstartdatum nicht in der Zukunft liegt
• Aktualisieren Sie die Seite/App

Kann keine Zeit auf Projekt erfassen

• Verifizieren Sie, dass die Projektzeiterfassung aktiviert ist
• Überprüfen Sie, ob Sie dem Projektteam zugewiesen sind
• Stellen Sie sicher, dass das Projekt nicht beendet ist
• Kontaktieren Sie Ihren Projektmanager

Zeit wird nicht in Berichten angezeigt

• Verifizieren Sie, dass der Zeiteintrag genehmigt wurde
• Überprüfen Sie, ob der Berichtszeitraum den Eintrag enthält
• Stellen Sie sicher, dass der korrekte Projektfilter angewendet wird
• Aktualisieren Sie den Bericht