Zeit erfassen und Mitarbeiter Projekten zuordnen

Richten Sie Projekte ein und erfassen Sie Arbeitszeit in Salesforce, im Employee Hub oder in der mobilen App. Manager können Projektzeiteinträge und Berichte prüfen.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Administratoren und Projektmanager richten Projekte in Salesforce ein. Mitarbeiter und Manager erfassen oder prüfen Projektzeit im Employee Hub, in der mobilen App oder in Salesforce.

Bevor Sie beginnen

• Die Zeiterfassung ist für Ihre Organisation aktiviert.
• Mitarbeiter haben Zeiterfassungsberechtigungen und einen aktiven Workload.
• Benutzer haben mindestens Lesezugriff auf das Objekt Projekt sowie Zugriff zum Erstellen, Lesen und Bearbeiten des Objekts Projektzeiteintrag.

Die Projektzeiterfassung aktivieren

1. Öffnen Sie in der flair HR-App in Salesforce Mitarbeiter und wählen Sie den Mitarbeiter aus.

   

2. Öffnen Sie Mehr → Time And Workload.

3. Beenden Sie einen aktiven Workload, bevor Sie den Ersatz erstellen.

   

4. Klicken Sie auf Add New Workload.

5. Lassen Sie den neuen Workload direkt nach dem vorherigen beginnen.

6. Wählen Sie unter Time Tracking Type die Option Time Tracking and Project Tracking aus.

   

7. Konfigurieren Sie, ob die Projektauswahl erforderlich ist und ob Mitarbeiter Aufgaben, Kunden oder abrechenbare Stunden erfassen können.

8. Speichern Sie den Workload.

Ein Projekt erstellen

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und wählen Sie Projekte aus.

2. Klicken Sie auf Neu.

   

3. Füllen Sie die Projektfelder aus:

   Einstellung	Funktion
   Projektname	Bezeichnet das Projekt.
   Projektcode	Enthält eine kurze Kennung wie WR-Q1-2024.
   Klient/Kunde	Ordnet einen optionalen Kunden zu.
   Startdatum	Legt das erste Projektdatum fest.
   Enddatum	Legt das optionale erwartete Abschlussdatum fest.
   Status	Kennzeichnet das Projekt als Aktiv, Geplant, Angehalten oder Abgeschlossen.
   Budgetierte Stunden	Erfasst die geschätzten Gesamtstunden.
   Abrechenbar	Kennzeichnet das Projekt als abrechenbar.

4. Speichern Sie das Projekt.

Projektteam und Abrechnung konfigurieren

Erstellen Sie Employee Segments, um festzulegen, wer Zeit auf das Projekt erfassen kann.

Die Projektkonfiguration unterstützt diese Details:

Gruppe	Verfügbare Details
Kostenstelle	Projektkostenstelle, Kosten im Vergleich zum Budget und Finanzberichte.
Projektteam	Teammitglieder, Rollen und Stundensätze für die Abrechnung.
Abrechnung	Abrechenbarer Satz, Interne Kosten, Abrechnungsart und Rechnungseinstellungen.

Projektzeit im Employee Hub erfassen

Über die Projektansicht erfassen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Zeiten → Projekte.

   

2. Wählen Sie das Projekt aus.

3. Optional: Wählen Sie eine Aufgabe aus.

4. Klicken Sie auf Einstempeln. flair ordnet die erfasste Zeit dem Projekt zu.

5. Stempeln Sie vor dem Wechsel zu einem anderen Projekt aus.

6. Wählen Sie das nächste Projekt aus und stempeln Sie wieder ein.

Über das Zeiterfassungs-Widget erfassen

Wenn die Projektauswahl optional ist, wählen Sie vor oder während der Schicht im Zeiterfassungs-Widget ein Projekt aus. Beim Ausstempeln ordnet flair die Zeit diesem Projekt zu.

Details in der Tagesansicht hinzufügen

• Fügen Sie in der Tagesansicht des Employee Hub Notizen oder eine Kostenstelle zu einem Projektzeiteintrag hinzu.

Beschreibungen können Arbeit, Fortschritt, Blocker oder nächste Schritte für Projektberichte, Kundenabrechnung, Teamkommunikation oder Leistungsbeurteilungen festhalten.

Projektzeit in der mobilen App erfassen

Bei einem Workload mit Projektzeiterfassung zeigt der Startbildschirm der mobilen App ein Dashboard-Widget Projekte mit dem Projekt, das Sie gerade erfassen, oder Ihren wichtigsten aktiven Projekten. Tippen Sie auf das Widget, um die Liste Projekte zu öffnen, die in die Tabs Aktiv, Nicht angefangen und Fertig gruppiert ist und durchsucht werden kann. Tippen Sie auf ein Projekt, um seinen Fortschritt gegenüber Budget Hours, abrechenbarer und nicht abrechenbarer erfasster Zeit sowie den letzten Einträgen zu sehen.

Ein Projekt dem laufenden Timer zuordnen

1. Starten Sie auf dem Startbildschirm der mobilen App Ihre Zeiterfassung.

2. Tippen Sie im laufenden Timer auf Add project.

3. Wählen Sie im Auswahlfenster Track to a project das Projekt aus.

flair zeigt Working on mit dem ausgewählten Projekt neben dem Timer an und erfasst die verstrichene Zeit dafür. Um ohne Ausstempeln zu einem anderen Projekt zu wechseln, tippen Sie auf Switch und wählen Sie das neue Projekt aus.

Stunden beim Ausstempeln zuordnen

1. Tippen Sie auf dem Startbildschirm der mobilen App auf das Stopp-Symbol, um sich auszustempeln.

2. Wenn Ihre Organisation vor dem Ausstempeln ein Projekt verlangt, öffnet flair das Auswahlfenster Select a project to clock out; wählen Sie ein Projekt aus, um fortzufahren.

3. Bestätigen Sie das Ausstempeln. flair öffnet das Fenster Ausstempeln mit der Gearbeitet-Zeit für die Sitzung.

4. Wählen Sie unter Assign time to projects für jede Zeile ein Projekt aus und geben Sie die Stunden ein.

5. Optional: Tippen Sie auf Add project, um die gearbeitete Zeit auf mehrere Projekte aufzuteilen.

6. Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu.

7. Tippen Sie auf Speichern. flair erfasst die zugeordneten Stunden für jedes Projekt.

Um die Zeit stattdessen später zuzuordnen, schließen Sie das Fenster, ohne zu speichern. Die Sitzung erscheint weiterhin nicht zugeordnet im Bereich Project time dieses Tages.

Projektzeit für einen Tag erfassen

1. Öffnen Sie in der mobilen App Zeiterfassung und wählen Sie einen Tag aus.
2. Tippen Sie im Bereich Project time auf Edit project time.
3. Tippen Sie unter Log project time auf Add project und wählen Sie ein Projekt aus.
4. Geben Sie die Stunden für das Projekt ein. Wiederholen Sie dies, um Zeit für weitere Projekte an diesem Tag zu erfassen.
5. Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu.
6. Tippen Sie auf Speichern. flair erfasst die Einträge in der Zeiterfassung dieses Tages.

Ein Tag ohne aufgelöste Zeiterfassung zeigt No timesheet for this date an, und Speichern bleibt deaktiviert, bis Sie ein Datum mit einer Zeiterfassung auswählen.

Einen Projektzeiteintrag in Salesforce erstellen

1. Öffnen Sie in Salesforce Zeiteinträge.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Füllen Sie Mitarbeiter, Datum, Stunden und Projekt aus.
4. Optional: Füllen Sie Aufgabe, Beschreibung und Abrechenbar aus.
5. Speichern Sie den Eintrag. Er erscheint beim ausgewählten Projekt.

Projektzeit prüfen

Die Manager-Ansicht prüfen

• Öffnen Sie im Employee Hub Team → Zeitmanagement → Projekte, um den Projektfortschritt zu prüfen.

Berichte prüfen

Projektberichte können diese Daten anzeigen:

Berichtsgruppe	Verfügbare Daten
Zeit nach Projekt	Gesamtstunden, Aufschlüsselung nach Teammitglied, Aufgabendetails und Zeitachsenansichten.
Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit	Kundenabrechenbare Zeit, interne Zeit und Gemeinkostenzuweisung.

Genehmigungen können vom Mitarbeiter zum Projektmanager und optional zum Kunden für abrechenbare Stunden sowie zur Finanzabteilung weitergeleitet werden.

Project Allocation planen

Project Allocation zeigt jeden Mitarbeiter als Zeile und Projekte als Blöcke auf einer Zeitachse. Überlappende Blöcke machen gleichzeitige Zuweisungen sichtbar.

1. Öffnen Sie in flair Attendance → Project Allocation.
2. Wählen Sie Wochen, Monate, ein Jahr oder einen benutzerdefinierten Zeitraum aus. Gesetzliche Feiertage erscheinen auf der Zeitachse.
3. Optional: Filtern Sie nach Department, Location, Entity oder Mitarbeitername.
4. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt ein Start Date und ein End Date besitzt.
5. Entfernen Sie All Employees und fügen Sie Employee Segments oder einzelne Mitarbeiter hinzu, um die für ein Projekt angezeigten Personen einzuschränken.
6. Prüfen Sie die Zeitachse auf Überzuweisung, Unterauslastung, Planungskonflikte, Kontinuität, Übergaben und Kapazität.

Fehlerbehebung

Ein Projekt erscheint nicht in der Auswahl

• Bestätigen Sie, dass Status auf Aktiv gesetzt ist.
• Prüfen Sie den Benutzerzugriff auf das Projekt.
• Bestätigen Sie, dass das Startdatum nicht in der Zukunft liegt.
• Aktualisieren Sie die Seite oder App.

Sie können keine Projektzeit erfassen

• Bestätigen Sie, dass die Projektzeiterfassung aktiviert ist.
• Prüfen Sie Ihre Zuordnung zum Projektteam.
• Bestätigen Sie, dass das Projekt nicht beendet ist.
• Kontaktieren Sie Ihren Projektmanager.

Projektzeit erscheint nicht in einem Bericht

• Bestätigen Sie die Genehmigung des Projektzeiteintrags.
• Prüfen Sie, ob der Berichtszeitraum den Eintrag enthält.
• Prüfen Sie den Projektfilter.
• Aktualisieren Sie den Bericht.

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