Zeiterfassungen und Change Requests prüfen

Prüfen Sie Arbeitsstunden, genehmigen oder lehnen Sie Zeiterfassungen ab und bearbeiten Sie Korrekturen über Change Requests. Dieser Artikel behandelt außerdem erneute Genehmigungen, Berichte und häufige Datensatzprobleme.

Wer kann diese Funktion verwenden?

Manager und HR-Administratoren prüfen Zeiterfassungen in Salesforce, im Employee Hub oder in der Mobile App. Mitarbeiter senden Change Requests im Employee Hub.

Bevor Sie beginnen

• Mitarbeiter haben einen aktiven Workload und Zugriff auf die Zeiterfassung.
• Genehmiger haben die zugewiesene Rolle und Berechtigungen für die jeweiligen Mitarbeiter.

Eine Zeiterfassung in Salesforce prüfen

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und wählen Sie Zeiterfassungen aus.

2. Grenzen Sie die Liste mit Status, Mitarbeiter, Datumsbereich oder Abteilung und Team ein.

   

3. Öffnen Sie eine Zeiterfassung.

   

4. Prüfen Sie Mitarbeiter, Zeitraum, Gesamtstunden, tägliche Aufschlüsselung, Pausen, Überstunden, Kostenstellen und Notizen.

5. Vergleichen Sie Auffälligkeiten wie übermäßige Stunden oder fehlende Pausen mit dem erwarteten Zeitplan.

6. Klicken Sie zum Genehmigen auf Genehmigen. flair benachrichtigt den Mitarbeiter.

7. Klicken Sie zum Zurückgeben auf Ablehnen und geben Sie die erforderliche Korrektur ein. flair sendet das Feedback zur erneuten Einreichung.

Mehrere Zeiterfassungen genehmigen

1. Wählen Sie in der Liste Zeiterfassungen die Datensätze aus.
2. Klicken Sie, falls verfügbar, auf Massengenehmigung.
3. Bestätigen Sie die Genehmigung. flair benachrichtigt die ausgewählten Mitarbeiter.

Eine Zeiterfassung im Employee Hub prüfen

1. Melden Sie sich mit Ihrem Managerzugriff im Employee Hub an.
2. Öffnen Sie Zeitmanagement oder Zeiterfassungen.
3. Wählen Sie die ausstehende Zeiterfassung eines Mitarbeiters aus.
4. Prüfen Sie die Einträge für den Zeitraum.
5. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
6. Geben Sie bei einer Ablehnung einen Kommentar ein. flair aktualisiert den Status und benachrichtigt den Mitarbeiter.

In der Mobile App prüfen

1. Öffnen Sie in der flair Mobile App Genehmigungen oder Zeiterfassungen.
2. Öffnen Sie eine Zeiterfassung.
3. Genehmigen oder lehnen Sie sie ab.

Einen Change Request einreichen

Ein Change Request behält einen Prüfpfad bei, wenn ein Mitarbeiter einen eingereichten Zeiteintrag korrigiert.

1. Öffnen Sie im Employee Hub den Zeiteintrag.
2. Klicken Sie auf Änderung beantragen.
3. Ändern Sie Startzeit, Endzeit, Pausendauer, Kostenstelle oder Datum.
4. Erklären Sie die Korrektur unter Grund für die Änderung.
5. Reichen Sie die Anfrage ein. Der zugewiesene Genehmiger erhält sie.

Sie können mit einem Change Request auch einen vergessenen Eintrag hinzufügen.

Einen Change Request prüfen

In Salesforce prüfen

1. Öffnen Sie in Salesforce im App Launcher Änderungsanfragen.
2. Öffnen Sie eine ausstehende Anfrage.
3. Vergleichen Sie den ursprünglichen Eintrag, die beantragten Werte, den Grund und die Auswirkung auf die Gesamtstunden.
4. Genehmigen oder lehnen Sie die Anfrage ab.
5. Geben Sie bei einer Ablehnung einen Grund ein.

Im Employee Hub prüfen

1. Öffnen Sie im Employee Hub Genehmigungen oder Änderungsanfragen.
2. Öffnen Sie eine ausstehende Anfrage.
3. Vergleichen Sie die ursprünglichen und beantragten Werte.
4. Genehmigen oder lehnen Sie die Anfrage mit einem optionalen Kommentar ab.

Der Prüfpfad erfasst Autor und Einreichung des ursprünglichen Eintrags, Antragsteller, geänderte Werte, Entscheidung, Genehmiger und Entscheidungszeitpunkt.

Eine geänderte Zeiterfassung erneut genehmigen

flair ändert eine genehmigte Zeiterfassung zu Ausstehende erneute Genehmigung, wenn ein Administrator einen genehmigten Eintrag bearbeitet, ein Change Request ihn ändert oder Stunden und Berechnungen angepasst werden.

1. Öffnen Sie die Zeiterfassung mit Ausstehende erneute Genehmigung aus der Benachrichtigung.
2. Prüfen Sie hervorgehobene Unterschiede, ursprüngliche Werte, Autor und Grund.
3. Prüfen Sie die Auswirkung auf Lohnabrechnung oder Compliance.
4. Genehmigen oder lehnen Sie die geänderte Zeiterfassung ab.
5. Informieren Sie das Lohnabrechnungsteam, wenn die Änderung die Lohnabrechnung betrifft.

Einen anderen Genehmiger für Zeiterfassungen zuweisen

Standardmäßig leitet flair Zeiterfassungen an den direkten Manager des Mitarbeiters weiter. Der direkte Manager stammt aus der Parent Position unter Company Structure und wird im Mitarbeiterdatensatz im Bereich Contract angezeigt.

1. Öffnen Sie in der flair HR App den Mitarbeiterdatensatz.
2. Öffnen Sie Staff & Docs → Additional Managers.
3. Fügen Sie den Manager hinzu.
4. Gewähren Sie Time Entries Approval. Der zusätzliche Manager erhält die wöchentlichen Zeiterfassungen zusammen mit dem direkten Manager.

Regeln für Zeiterfassungen konfigurieren

Administratoren können diese Verhaltensweisen konfigurieren:

Gruppe	Verfügbare Regeln
Genehmigungsworkflow	Ein Genehmiger, mehrere Genehmigungsstufen oder automatische Genehmigung nach einem festgelegten Zeitraum.
Einreichung	Fristen, Erinnerungen und Eskalation bei versäumten Fristen.
Sperrfristen	Sperren für genehmigte Zeiträume und Lohnabrechnungszeiträume sowie Entsperren durch Administratoren.
Benachrichtigungen	Ausstehende, genehmigte und abgelehnte Zeiterfassungen, Change Requests, Fristen und erneute Genehmigungen.

Mindestpausenzeit erzwingen

1. Öffnen Sie unter HR Admin die Time Frameworks.
2. Wählen Sie das Time Framework aus.
3. Geben Sie unter Minimum Rest Period die nach dem Ausstempeln erforderliche ununterbrochene Ruhezeit ein.
4. Optional: Konfigurieren Sie eine längere Pause in einem rollierenden Zeitraum, beispielsweise 36h innerhalb von 7 days.
5. Klicken Sie auf Save. Die Regel gilt für Mitarbeiter, denen das Time Framework zugewiesen ist.

Wenn sich ein Mitarbeiter zu früh einstempelt, zeigt flair die verbleibende Ruhezeit an und verhindert das Einstempeln. Spätere Einstempelvorgänge am selben Tag und manuell hinzugefügte Einträge sind nicht betroffen.

Berichte zu Zeiterfassungen erstellen

Verfügbare Berichte enthalten folgende Daten:

Bericht	Daten
Geleistete Stunden nach Mitarbeiter	Gesamtstunden pro Mitarbeiter in einem Zeitraum.
Überstunden	Überstunden nach Mitarbeiter oder Abteilung.
Genehmigungsstatus	Ausstehende Zeiterfassungen.
Kostenstellenaufschlüsselung	Stunden nach Kostenstelle.
Anwesenheitstrends	Muster bei Ein- und Ausstempelzeiten.
Compliance	Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften.

Sie können Zeiterfassungen als CSV, Excel oder PDF oder über eine direkte Integration mit einem Lohnabrechnungssystem exportieren.

Working Time Report drucken

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (Rastersymbol ⋮⋮) und wählen Sie Employees aus.
2. Öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz.
3. Klicken Sie auf Working Time Report.
4. Wählen Sie den Zeitraum aus.
5. Drucken Sie den Bericht.

Workload Template erstellen

Workloads definieren erwartete Stunden und Arbeitspläne für die Zeiterfassung und die Berechnung von Abwesenheitsansprüchen.

1. Öffnen Sie in der flair HR App Attendance → Workload Templates.
2. Klicken Sie auf New Workload Template.
3. Geben Sie einen Namen ein, beispielsweise Vollzeit-Büromitarbeiter.
4. Wählen Sie aus, ob Stunden wochen- oder monatsweise gezählt werden.
5. Wählen Sie den ersten Wochentag und das Time Framework aus.
6. Legen Sie unter Skip Time Tracking fest, ob der Workload die Zeit erfasst.
7. Geben Sie für einen festen wöchentlichen Workload die Stunden, Start- und Endzeiten sowie Pausenlängen jedes Tages ein.
8. Geben Sie für einen flexiblen Workload die Stunden pro Arbeitstag ein.
9. Speichern Sie die Vorlage.

Workload zuweisen

Die Liste Workloads zeigt alle Workload-Datensätze für jeden Mitarbeiter, nicht nur den aktuellsten.

1. Öffnen Sie in der flair HR App Attendance → Workloads.

2. Wählen Sie im Workload-Filter Aktive Arbeitspensen (Standard), Abgelaufene Arbeitspensen, Zukünftige Arbeitslasten, Keine Arbeitslasten oder Alle Arbeitslasten aus.

3. Optional: Wählen Sie Datensätze mit Fehlern anzeigen aus, um Workloads mit einem Berechnungsproblem, Mitarbeiter ohne zugewiesenen aktiven Workload und ausgeschiedene Mitarbeiter mit weiterhin aktivem Workload aufzulisten.

   

4. Wählen Sie die Mitarbeiter aus. Ein Warnsymbol kennzeichnet Mitarbeiter ohne Workload.

5. Klicken Sie auf Assign Workload Template.

6. Wählen Sie die Vorlage aus.

7. Geben Sie bei einer bestehenden flair-Einrichtung unter Start Date das Vertragsstartdatum des Mitarbeiters ein.

8. Geben Sie bei einer Migration zu flair und einer Urlaubsberechnung ab Jahresbeginn stattdessen den 1. Januar ein.

9. Optional: Geben Sie ein End Date ein.

10. Klicken Sie auf Assign. Der Workload gilt für die ausgewählten Daten.

Flexiblen Workload erstellen

1. Öffnen Sie in der flair HR App den Mitarbeiterdatensatz.

2. Öffnen Sie Time And Workload.

3. Klicken Sie auf Add New Workload oder Add From Template.

   

4. Geben Sie Name und Startdatum ein.

5. Wählen Sie einen wöchentlichen oder monatlichen Workload-Typ aus.

6. Ändern Sie Workload Model von Fixed zu Flexible.

7. Prüfen Sie den FTE: Verwenden Sie 100% für Vollzeit oder den entsprechenden Anteil für Teilzeit.

8. Behalten Sie für vollständig flexible Arbeit das Availability Template von Montag bis Freitag bei und passen Sie die täglichen Stunden an die Wochensumme an.

9. Klicken Sie bei einem rotierenden Arbeitsplan auf Add New Week und konfigurieren Sie jede Woche.

10. Klicken Sie auf Save. Der Kalender des Mitarbeiters zeigt den flexiblen Workload an.

Tragen Sie die tatsächlichen Arbeitsstunden in den Workload-Kalender ein, wenn sich die Arbeitstage des Mitarbeiters ändern. So bleiben die Berechnungen für Urlaub und Krankheit korrekt.

hinweis

Konfigurieren Sie für die Abwesenheitsverwaltung in der Accrual Policy unter Workload Proration Type die Option Prorate based on FTE percentage. Weitere Informationen finden Sie unter Anspruch und anteilige Berechnung konfigurieren.

Workloads und Zeiterfassungen neu berechnen

Berechnen Sie nach gelöschten Zeiterfassungen, Workload-Änderungen, falschen Abwesenheitssalden oder anderen Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Stunden neu.

1. Klicken Sie in der flair HR-App auf Anwesenheit.

   

2. Klicken Sie auf Arbeitszeiten.

   

3. Wählen Sie die Workloads aus.

   

4. Klicken Sie auf das Blitzsymbol.

   

5. Klicken Sie auf Neu berechnen. flair berechnet Workloads und zugehörige Zeiterfassungen im Hintergrund neu.

   

   

6. Klicken Sie nach Abschluss auf Aktualisieren, um die geänderten Datensätze anzuzeigen.

   

Fehlerbehebung

Zeiteinträge oder Zeiterfassungen fehlen

Ein Mitarbeiter kann einen manuellen Eintrag für vergessenes Ein- oder Ausstempeln senden. So rufen Sie fehlende Datensätze in Salesforce ab:

1. Öffnen Sie Anwesenheit → Arbeitszeiten.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
3. Klicken Sie auf das Blitzsymbol.
4. Wählen Sie Zeiteinträge neu verteilen aus. flair startet einen Apex-Job, der fehlende Zeiteinträge abruft und anzeigt.

Zeiteinträge überschneiden sich

• Prüfen Sie die markierten Einträge und entfernen oder korrigieren Sie das Duplikat.

Ein Zeiteintrag überschreitet die maximalen Stunden

• Prüfen Sie die Warnung, bestätigen Sie die Genehmigung der Überstunden und korrigieren Sie einen Fehler oder genehmigen Sie gültige Zeit.

Eine erforderliche Pause fehlt

• Prüfen Sie die markierte Pause, dokumentieren Sie eine gültige Ausnahme oder korrigieren Sie den Zeiteintrag.

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