Zeiterfassungen

Zeiterfassungen bieten einen umfassenden Überblick über die Arbeitsstunden der Mitarbeiter und ermöglichen die Überprüfung, Genehmigung und Verwaltung von Zeiteinträgen. Manager und HR-Personal können Zeiterfassungen sowohl in Salesforce als auch im Employee Hub genehmigen.

Anzeigen und Genehmigen von Zeiterfassungen in Salesforce

Manager und HR-Administratoren können Mitarbeiter-Zeiterfassungen direkt in Salesforce überprüfen und genehmigen.

Zugriff auf Zeiterfassungen

1. Öffnen Sie Salesforce und verwenden Sie den App Launcher 𓃑.
2. Navigieren Sie zu Zeiterfassungen.

3. Sie sehen eine Listenansicht aller Zeiterfassungen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
4. Verwenden Sie Filter, um die Liste einzugrenzen:
   • Status: Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt
   • Mitarbeiter: Nach bestimmtem Mitarbeiter filtern
   • Datumsbereich: Einen bestimmten Zeitraum auswählen
   • Abteilung/Team: Zeiterfassungen nach Organisationseinheit anzeigen

Überprüfen einer Zeiterfassung

1. Klicken Sie auf eine Zeiterfassung, um sie zu öffnen.

2. Überprüfen Sie die folgenden Details:
   • Mitarbeiterinformationen: Name, Mitarbeiter-ID, Abteilung
   • Zeitraum: Die Woche oder der Monat, die/der von der Zeiterfassung abgedeckt wird
   • Gesamtstunden: Insgesamt geleistete Stunden
   • Tägliche Aufschlüsselung: Täglich geleistete Stunden
   • Pausenzeiten: Dauer und Zeitpunkt der Pausen
   • Überstunden: Alle geleisteten Überstunden
   • Kostenstellenzuordnungen: Falls zutreffend
   • Notizen: Alle Kommentare des Mitarbeiters

Genehmigen oder Ablehnen

Um eine Zeiterfassung zu genehmigen:

1. Überprüfen Sie alle Zeiteinträge auf Richtigkeit.
2. Prüfen Sie auf Anomalien (übermäßige Stunden, fehlende Pausen usw.).
3. Vergleichen Sie mit Zeitplänen und erwarteten Arbeitsstunden.
4. Klicken Sie auf Genehmigen, um die Zeiterfassung zu genehmigen.
5. Der Mitarbeiter wird über die Genehmigung benachrichtigt.

Um eine Zeiterfassung abzulehnen:

1. Klicken Sie auf Ablehnen.
2. Wichtig: Fügen Sie einen klaren Ablehnungsgrund hinzu, der erklärt, was korrigiert werden muss.
3. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit Ihrem Feedback.
4. Er kann dann Korrekturen vornehmen und erneut einreichen.

Massengenehmigung

Zum Genehmigen mehrerer Zeiterfassungen auf einmal:

1. Wählen Sie in der Listenansicht der Zeiterfassungen die Kontrollkästchen neben den Zeiterfassungen aus, die Sie genehmigen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Massengenehmigung (falls verfügbar).
3. Bestätigen Sie die Massengenehmigung.
4. Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten Genehmigungsbenachrichtigungen.

Anzeigen und Genehmigen von Zeiterfassungen im Hub

Der Employee Hub bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für Manager, um Zeiterfassungen zu überprüfen und zu genehmigen.

Zugriff auf Zeiterfassungen im Hub

1. Melden Sie sich mit Manager-Zugangsdaten im Employee Hub an.
2. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Zeitmanagement oder Zeiterfassungen.
3. Sie sehen alle ausstehenden Zeiterfassungen, die Ihre Genehmigung erfordern.

Hub-Genehmigungsprozess

1. Klicken Sie auf die Zeiterfassung eines Mitarbeiters, um Details anzuzeigen.
2. Überprüfen Sie die Zeiteinträge für den Zeitraum.
3. Verwenden Sie die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen.
4. Wenn Sie ablehnen, fügen Sie einen Kommentar hinzu, der das Problem erklärt.
5. Das System aktualisiert sich automatisch und benachrichtigt den Mitarbeiter.

Mobile Genehmigung

Manager können Zeiterfassungen auch über die mobile flair-App genehmigen:

1. Öffnen Sie die flair-App.
2. Gehen Sie zu Genehmigungen oder Zeiterfassungen.
3. Überprüfen und genehmigen/lehnen Sie Zeiterfassungen von unterwegs ab.

Änderungsanfragen

Wenn Mitarbeiter bereits eingereichte Zeiteinträge ändern müssen, können sie eine Änderungsanfrage stellen. Dies gewährleistet einen Prüfpfad und erfordert die Genehmigung durch den Manager.

Wie Mitarbeiter Änderungsanfragen stellen

1. Navigieren Sie im Employee Hub zu dem Zeiteintrag, der korrigiert werden muss.
2. Klicken Sie auf Änderung beantragen.
3. Ändern Sie die Informationen:
   • Startzeit
   • Endzeit
   • Pausendauer
   • Kostenstellenzuordnung
4. Fügen Sie einen Grund für die Änderung hinzu (erforderlich).
5. Reichen Sie die Anfrage ein.

Arten von Änderungen

Mitarbeiter können Änderungen beantragen für:

• Ein-/Ausstempelzeiten: Start- oder Endzeiten anpassen.
• Vergessene Einträge: Fehlende Zeiteinträge hinzufügen.
• Pausenkorrekturen: Start-/Endzeiten von Pausen ändern.
• Kostenstellenänderungen: Kostenstellenzuordnungen aktualisieren.
• Datumskorrekturen: Einträge korrigieren, die am falschen Datum protokolliert wurden.

Genehmigen von Änderungsanfragen

In Salesforce

1. Navigieren Sie im App Launcher zu Änderungsanfragen.
2. Sie sehen alle ausstehenden Änderungsanfragen.
3. Klicken Sie auf eine Anfrage zur Überprüfung:
   • Ursprünglicher Eintrag: Was ursprünglich protokolliert wurde.
   • Beantragte Änderungen: Was der Mitarbeiter ändern möchte.
   • Grund: Erklärung des Mitarbeiters.
   • Auswirkung: Wie sich dies auf die Gesamtstunden auswirkt.
4. Genehmigen oder lehnen Sie die Anfrage ab.
5. Wenn Sie ablehnen, geben Sie einen klaren Grund an.

Im Employee Hub

1. Gehen Sie zu Genehmigungen oder Änderungsanfragen.
2. Überprüfen Sie ausstehende Anfragen.
3. Vergleichen Sie die ursprünglichen und beantragten Änderungen nebeneinander.
4. Genehmigen oder lehnen Sie mit Kommentaren ab.

Prüfpfad

Alle Änderungsanfragen behalten einen vollständigen Prüfpfad bei:

• Wer den ursprünglichen Eintrag vorgenommen hat
• Wann er eingereicht wurde
• Wer die Änderung beantragt hat
• Was geändert wurde
• Wer die Änderung genehmigt/abgelehnt hat
• Wann die Genehmigung/Ablehnung erfolgte

Dies gewährleistet Compliance und Rechenschaftspflicht.

Erneutes Genehmigen von Zeiterfassungen

In einigen Fällen muss eine bereits genehmigte Zeiterfassung möglicherweise geändert und erneut genehmigt werden.

Dies kann passieren, wenn:

• Fehler nach der Genehmigung entdeckt werden
• Lohnabrechnungskorrekturen erforderlich sind
• Compliance-Audits Anpassungen erfordern

Wann eine erneute Genehmigung erforderlich ist

Das System kennzeichnet eine Zeiterfassung zur erneuten Genehmigung, wenn:

• Ein genehmigter Zeiteintrag von einem Administrator bearbeitet wird
• Eine Änderungsanfrage genehmigt wird, die eine bereits genehmigte Zeiterfassung ändert
• Manuelle Anpassungen an Stunden oder Berechnungen vorgenommen werden

Prozess der erneuten Genehmigung

1. Der Status der Zeiterfassung ändert sich automatisch zu Ausstehende erneute Genehmigung.
2. Der zugewiesene Genehmiger erhält eine Benachrichtigung.
3. Der Genehmiger überprüft die Änderungen (in der Benutzeroberfläche hervorgehoben).
4. Der Genehmiger kann sehen:
   • Was ursprünglich genehmigt wurde
   • Was sich geändert hat
   • Wer die Änderungen vorgenommen hat
   • Warum die Änderungen vorgenommen wurden
5. Der Genehmiger genehmigt oder lehnt die geänderte Zeiterfassung dann ab.

Best Practices für die erneute Genehmigung

• Änderungsverlauf überprüfen: Prüfen Sie immer, was geändert wurde.
• Auswirkung verifizieren: Stellen Sie sicher, dass Änderungen keine Compliance-Probleme verursachen.
• Gründe dokumentieren: Fügen Sie Notizen hinzu, warum die erneute Genehmigung erteilt wurde.
• Lohnabrechnung benachrichtigen: Wenn Änderungen die Lohnabrechnung betreffen, informieren Sie das Lohnabrechnungsteam.
• Fristen setzen: Legen Sie Fristen für die erneute Genehmigung fest, um Verzögerungen bei der Lohnabrechnung zu vermeiden.

Zeiterfassungs-Einstellungen

Administratoren können verschiedene Zeiterfassungs-Einstellungen konfigurieren:

Genehmigungsworkflows

• Einzelner Genehmiger: Ein Manager genehmigt alle Zeiteinträge.
• Mehrstufige Genehmigung: Zeiteinträge durchlaufen mehrere Genehmigungsstufen.
• Automatische Genehmigung: Zeiteinträge werden nach einem bestimmten Zeitraum automatisch genehmigt (mit Vorsicht verwenden).

Einreichungsfristen

• Legen Sie Fristen für die Einreichung von Zeiterfassungen fest (z. B. Freitag bis 17 Uhr).
• Konfigurieren Sie Erinnerungsbenachrichtigungen.
• Richten Sie eine Eskalation für verpasste Fristen ein.

Sperrfristen

• Sperren Sie genehmigte Zeiterfassungen, um Änderungen zu verhindern.
• Legen Sie Sperrdaten für Lohnabrechnungszeiträume fest.
• Konfigurieren Sie, wer Zeiterfassungen entsperren kann (normalerweise auf Admins beschränkt).

Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie Benachrichtigungen für:

• Ausstehende Zeiterfassungen, die genehmigt werden müssen
• Genehmigte/abgelehnte Zeiterfassungen
• Änderungsanfragen
• Nahende Einreichungsfristen
• Anforderungen zur erneuten Genehmigung

Zeiterfassungs-Berichte

Generieren Sie Berichte, um Zeiterfassungsdaten zu analysieren:

Verfügbare Berichte

• Geleistete Stunden nach Mitarbeiter: Gesamtstunden pro Mitarbeiter über einen Zeitraum.
• Überstundenbericht: Überstunden nach Mitarbeiter oder Abteilung.
• Genehmigungsstatus: Ausstehende Zeiterfassungen.
• Kostenstellenaufschlüsselung: Stunden nach Kostenstelle.
• Anwesenheitstrends: Muster bei Ein-/Ausstempelzeiten.
• Compliance-Bericht: Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften.

Exportieren von Zeiterfassungen

Exportieren Sie Zeiterfassungsdaten für:

• Lohnabrechnungsverarbeitung
• Buchhaltungssysteme
• Externes Berichtswesen
• Compliance-Dokumentation

Exportformate umfassen typischerweise:

• CSV
• Excel
• PDF
• Direkte Integration mit Lohnabrechnungssystemen

Häufige Zeiterfassungs-Probleme

Fehlende Zeiteinträge

Problem: Mitarbeiter hat vergessen, sich ein- oder auszustempeln, oder Zeiteinträge fehlen im System.

Lösung:

• Mitarbeiter reicht einen manuellen Zeiteintrag ein.
• Manager prüft und genehmigt.
• System behält Prüfpfad bei.

Fehlende Zeiteinträge neu verteilen:

Wenn Zeiteinträge oder Zeiterfassungen für einen Mitarbeiter fehlen, können Sie diese neu verteilen:

1. Navigieren Sie zum Reiter Anwesenheit.
2. Wählen Sie unter Arbeitszeiten (Workloads) den betroffenen Mitarbeiter aus.
3. Klicken Sie auf das Blitzsymbol ⚡.
4. Wählen Sie "Zeiteinträge neu verteilen".

Diese Aktion erstellt einen Apex-Job, der alle fehlenden Zeiteinträge im System abruft und anzeigt.

Überlappende Zeiteinträge

Problem: Zeiteinträge überschneiden sich (z. B. zweimal eingestempelt).

Lösung:

• System kennzeichnet die Überschneidung.
• Manager prüft und korrigiert.
• Doppelte Einträge entfernen.

Übermäßige Stunden

Problem: Zeiteintrag überschreitet die maximal zulässigen Stunden.

Lösung:

• System warnt während der Einreichung.
• Manager prüft auf Richtigkeit.
• Verifizieren, ob Überstunden genehmigt wurden.
• Bei Fehler anpassen, bei Rechtmäßigkeit genehmigen.

Pausen-Compliance

Problem: Mitarbeiter hat keine erforderlichen Pausen gemacht.

Lösung:

• System kennzeichnet fehlende Pausen.
• Manager bespricht dies mit dem Mitarbeiter.
• Künftige Einhaltung sicherstellen.
• Dokumentieren, wenn legitime Ausnahme.

Arbeitszeiten neu berechnen

Wenn Sie Probleme mit der Berechnung von Arbeitszeiten oder der Genauigkeit von Zeiterfassungen haben, kann eine Neuberechnung der Arbeitszeiten das Problem lösen. Dieser Prozess berechnet alle Arbeitszeiten und zugehörigen Zeiterfassungen neu, was helfen kann, Diskrepanzen in der Zeiterfassung zu beheben.

Wann Arbeitszeiten neu berechnet werden sollten

Sie müssen Arbeitszeiten möglicherweise neu berechnen, wenn Folgendes auftritt:

• Versehentlich gelöschte Zeiterfassungen - Fehlende Zeiteinträge, die Saldoberechnungen beeinflussen.
• Geänderte Arbeitszeiten - Geänderte Mitarbeiterzeitpläne oder Arbeitsstunden.
• Falsche Abwesenheitssalden - Urlaubs-, Krankheitstage oder Überstundensaldo zeigen falsche Beträge an.
• Dateninkonsistenzen - Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Stunden.

So berechnen Sie Arbeitszeiten neu

1. Klicken Sie auf Anwesenheit

2. Klicken Sie auf Arbeitszeiten (Workloads)

3. Wählen Sie die Arbeitszeiten aus, die Sie neu berechnen möchten

4. Klicken Sie auf das Blitzsymbol

5. Klicken Sie auf Neu berechnen (Recalculate)

6. Die Berechnung läuft im Hintergrund und kann einige Zeit dauern

7. Klicken Sie auf Aktualisieren (Refresh), um die neu berechneten Arbeitszeiten zu sehen

info

Alle Arbeitszeiten und zugehörigen Zeiterfassungen werden neu berechnet. Abhängig von der Datenmenge kann dieser Vorgang eine Weile dauern.

success

Gut gemacht! Sie haben Ihre Arbeitszeiten neu berechnet!