Zeitsaldo konfigurieren und verwalten

Konfigurieren Sie, wie flair die erfasste Arbeitszeit mit der Zielzeit eines Mitarbeiters vergleicht und daraus einen Zeitsaldo bildet, und wie dieser Saldo vergütet wird. Dieser Artikel behandelt die Einstellungen im Zeitrahmen, die Verwaltung der Salden in Salesforce und die Ansichten im Employee Hub.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Administratoren konfigurieren und korrigieren Zeitsalden in Salesforce. Mitarbeiter und Manager sehen Salden im Employee Hub.

Bevor Sie beginnen

• Die Zeiterfassung ist für Ihre Organisation aktiviert.
• Mitarbeitern sind Arbeitspensen mit einem Zeitrahmen zugewiesen.

Zeitsaldo in einem Zeitrahmen konfigurieren

1. Öffnen Sie in der flair HR-App den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und wählen Sie Zeitrahmen aus.

2. Öffnen Sie den Zeitrahmen.

   

3. Öffnen Sie Zeitsaldo.

4. Wählen Sie unter Zeitsaldo Berechnung eine Berechnungsmethode aus. Bei einer anderen Methode als Nicht erfassen erscheinen die weiteren Einstellungen.

5. Konfigurieren Sie die weiteren Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.

warnung

Wenn Sie die Zeitsaldo-Einstellungen eines bereits verwendeten Zeitrahmens ändern, betrifft das die Berechnung aller Arbeitspensen, die diesen Zeitrahmen verwenden. Erstellen Sie stattdessen einen neuen Zeitrahmen, wenn bereits berechnete Salden erhalten bleiben sollen.

Eine Berechnungsmethode auswählen

Zeitsaldo Berechnung legt fest, womit flair die erfasste Zeit vergleicht:

Einstellung	Funktion
Nicht erfassen	Berechnet keinen Saldo. Das ist die Standardeinstellung.
Basierend auf dem täglichen Arbeitszeitmodell	Vergleicht die erfasste Zeit mit der Zielzeit des Arbeitspensums für den Tag. 8h 30m bei einer Zielzeit von 8h ergeben 30m.
Nach einer bestimmten Zeitspanne	Vergleicht die erfasste Zeit unabhängig vom Arbeitspensum mit Start Calculating After. Bei 7h ergeben 6h den Wert -1h und 8h den Wert +1h.

Verwenden Sie Nach einer bestimmten Zeitspanne, wenn der Vertrag eines Mitarbeiters bereits eine feste Menge Überstunden enthält.

Festlegen, wann der Saldo zurückgesetzt wird

Saldo automatisches Zurücksetzen legt fest, wie oft flair einen positiven Zeitsaldo vergütet. Für einen negativen Saldo gilt Abhebung des negativen Saldos.

Einstellung	Funktion
Am Ende jeden Monats	Setzt den Saldo monatlich zurück und vergütet ihn.
Am Ende jeden Quartals	Setzt den Saldo vierteljährlich zurück und vergütet ihn.
Am Ende jeden Jahres	Setzt den Saldo jährlich zurück und vergütet ihn.
Wenn die Zeiterfassung genehmigt wird	Setzt den Saldo bei jeder Genehmigung einer Zeiterfassung zurück und vergütet ihn.

Dieser Wert steuert auch Ansammlungszeitraum und Zeitraum automatischer Abzug, die beide nur lesbar sind.

Festlegen, was mit einem negativen Saldo passiert

Abhebung des negativen Saldos steuert das Ende eines Ansammlungszeitraums, wenn der Saldo unter null liegt:

Einstellung	Funktion
Negativsaldo auf den nächsten Zeitraum übertragen	Behält den negativen Saldo und führt ihn im nächsten Zeitraum weiter.
Negativer Saldo auf 0 zurückgesetzt	Setzt den negativen Saldo auf null.
Negativer Saldo zum Ausgleich abziehen und zurücksetzen	Zieht den negativen Saldo von der Vergütung ab und setzt ihn dann zurück.

Tägliche Berechnung konfigurieren

Die Einstellungen unter Tägliche Berechnung legen fest, welche der an einem Tag erfassten Minuten in den Saldo einfließen.

Einstellung	Funktion
Maximum Daily Working Time	Legt die maximale Anzahl täglicher Arbeitsminuten fest, die im Zeitsaldo gezählt werden. Minuten über dieser Grenze werden nicht berücksichtigt.
Daily Threshold	Beginnt die Berechnung des Zeitsaldos erst nach Überschreiten dieser täglichen Grenze.
Don't Deduct Negative Deficit	Verhindert, dass Minuten abgezogen werden, wenn ein Defizit besteht. Der Zeitsaldo kann dann nur wachsen.
Tägliche Prämien	Wendet ab einer bestimmten Menge einen Multiplikator auf Überstundenminuten an und erhöht so die dem Saldo hinzugefügte Zeit.

Tägliche Prämien festlegen

Aktivieren Sie Tägliche Prämien, um die Überstunden eines Tages in zwei Stufen zu gewichten. Jede Stufe besteht aus einer Minutenzahl und einem Multiplikator, der für alles darüber gilt.

1. Aktivieren Sie Tägliche Prämien.
2. Geben Sie unter Prämienstufe 1 die Minuten ein, ab denen der erste Multiplikator gilt.
3. Geben Sie unter Multiplikator 1 den Multiplikator ein, beispielsweise 1,5.
4. Optional: Füllen Sie Prämienstufe 2 und Multiplikator 2 für eine zweite Stufe aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Bei 60 Minuten mit 1,5 und 300 Minuten mit 2 wird die Arbeitszeit nach einer Stunde Arbeit mit 1,5 multipliziert und nach fünf Stunden doppelt gezählt.

Ansammlung konfigurieren

Die Einstellungen unter Ansammlung legen fest, wann die Tageszeiten in den gespeicherten Saldo übergehen und wie groß dieser Saldo werden kann.

Einstellung	Funktion
Ansammlungszeitraum	Zeigt den Zeitraum, über den flair ansammelt. Das Feld ist nur lesbar und folgt Saldo automatisches Zurücksetzen.
Aktualisierung des Zeitsaldos	Legt fest, wann die angesammelten Tagesstunden in den Saldo übertragen werden: Sofort oder Wenn die Zeiterfassung genehmigt wird.
Threshold	Zählt den Saldo erst, wenn die Gesamtzahl der Überstunden diesen Betrag überschreitet. Er wird mit Saldo automatisches Zurücksetzen zurückgesetzt.
Positive Cap	Legt die maximalen angesammelten positiven Minuten fest. Alles darüber wird ignoriert.
Negative Cap	Legt den kleinstmöglichen Wert an Minusminuten fest. Der Wert muss null oder negativ sein, wobei null bedeutet, dass der Saldo nicht negativ werden kann.

Positive Cap und Negative Cap stehen gemeinsam unter Zeitsaldo Obergrenzen.

hinweis

Der Rohzeitsaldo eines Mitarbeiters ist der Wert, bevor flair Grenzen, Obergrenzen und Multiplikatoren anwendet.

Überstundenvergütung konfigurieren

Die Einstellungen unter Abzug (Überstundenvergütung) legen fest, was ein Mitarbeiter erhält, wenn flair den Saldo abzieht.

Eine Vergütungsmethode auswählen

Vergütungsmethode steuert, in was der abgezogene Saldo umgewandelt wird:

Einstellung	Funktion
Keine Vergütung	Zieht den Saldo ab, ohne Freizeit oder Geld zu gewähren. Verwenden Sie diese Option, um einen Saldo ohne Vergütung zurückzusetzen.
Freizeitausgleich	Fügt die abgezogene Zeit einem Abwesenheitssaldo hinzu, sodass der Mitarbeiter sie als Abwesenheit nimmt.
Monetäre Vergütung	Zahlt die abgezogene Zeit als einmalige Vergütung aus.

Zeitraum automatischer Abzug darüber ist nur lesbar und entspricht Saldo automatisches Zurücksetzen.

Den Umrechnungssatz festlegen

Verbrauchte Zeitsaldo Minuten legt fest, wie viele Saldominuten eine Einheit der Vergütung ergeben — einen Abwesenheitstag, eine Abwesenheitsstunde oder eine Währungseinheit. Ein Abwesenheitstag entspricht 480 Minuten, eine Abwesenheitsstunde 60 Minuten.

1. Wählen Sie unter Vergütungsmethode die Option Freizeitausgleich aus.
2. Wählen Sie unter Abwesenheitskategorie die Kategorie aus, die den Saldo erhält.
3. Geben Sie unter Verbrauchte Zeitsaldo Minuten die Minuten pro Einheit ein.
4. Klicken Sie auf Speichern. Das Formular bestätigt die Umrechnung, beispielsweise 60 Minuten Zeitsaldo werden in 1 Stunde "Overtime" umgewandelt.

Bei Monetäre Vergütung verwendet flair den geltenden Satz oder das Gehalt des Mitarbeiters, und Compensation Per 1min of Time Balance legt den Betrag pro Saldominute fest.

Aktivieren Sie Withdraw Requires Timesheet Approval, um einen Abzug zurückzuhalten, bis alle Zeiterfassungen des Zeitraums genehmigt sind. Eine erneute Genehmigung löst dann automatisch einen neuen Abzug aus.

Mitarbeitern Abzüge im Employee Hub erlauben

Neben dem automatischen Abzug können Sie Mitarbeitern erlauben, ihren Saldo selbst im Employee Hub umzuwandeln.

1. Öffnen Sie im Zeitrahmen Zeitsaldo.
2. Aktivieren Sie Self-Service Withdrawal.
3. Wählen Sie die Ziele aus, die Mitarbeiter nutzen können: Allow Compensatory Time Withdrawal, Allow Monetary Withdrawal oder beide.
4. Wählen Sie für den Freizeitausgleich eine Abwesenheitskategorie aus und geben Sie Verbrauchte Zeitsaldo Minuten ein.
5. Optional: Legen Sie den Ablauf des Saldos fest, sodass der gewährte Saldo nach einem Zeitraum oder zu einem festen Datum verfällt.
6. Klicken Sie auf Speichern. Mitarbeiter sehen daraufhin eine Abzugsoption im Employee Hub.

Salden in Salesforce prüfen und anpassen

Die Seite Zeitsaldo hat drei Tabs: Zeitsaldo für aktuelle Salden, Automatische Abhebungen für vergangene und künftige automatische Abzüge und Withdrawals to Review.

Salden prüfen

1. Öffnen Sie in der flair HR-App Zeitsaldo.
2. Filtern Sie auf dem Tab Zeitsaldo nach Name, Zeitrahmen, Monat, Standort oder Abteilung.
3. Prüfen Sie die Spalten Zeitsaldo und Aufgebraucht pro Mitarbeiter und Datum.
4. Optional: Aktivieren Sie Zeitsalden 0 ausblenden, um nur Zeilen mit einem Saldo ungleich null anzuzeigen.

Ein Saldo erscheint auch auf der Zeiterfassung, aus der er stammt, neben den Tages- und Wochensummen.

Die Zusammenfassung der Zeiterfassung zeigt außerdem, wie flair die Zielzeit für den Vergleich ermittelt: Workload Hours minus Absence Hours und Public Holiday Hours ergeben Target Hours. Ein Arbeitspensum von 40 Stunden mit 24 Abwesenheitsstunden ergibt für diese Woche eine Zielzeit von 16 Stunden.

Einen Saldo anpassen

1. Wählen Sie auf dem Tab Automatische Abhebungen die Mitarbeiter aus, deren Saldo Sie anpassen möchten.
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü (⚡ Symbol) und wählen Sie Zeitsaldo anpassen aus.
3. Geben Sie den Zielwert ein und bestätigen Sie. flair erfasst die Änderung als Anpassung des Zeitsaldos.

Vom Saldo eines einzelnen Mitarbeiters abziehen

Die Komponente Zeitsaldo auf einem Mitarbeiterdatensatz zeigt den Saldo und die konfigurierte Vergütung.

1. Öffnen Sie in Salesforce den Mitarbeiterdatensatz.
2. Prüfen Sie in Zeitsaldo die Werte Verfügbar, Vergütung und Methode.
3. Klicken Sie auf Abziehen und bestätigen Sie die Umwandlung.

Wenn Abziehen nicht verfügbar ist, nennt die Komponente den Grund — beispielsweise Nicht genügend Zeitsaldo verfügbar oder No applicable rate or salary found to calculate the monetary compensation.

Einen Abzug manuell erstellen

1. Öffnen Sie in Salesforce den App Launcher (⋮⋮ Rastersymbol) und wählen Sie Zeitsaldos Abzug aus.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Füllen Sie Employee, Day und Amount aus. Amount wird in Minuten angegeben.
4. Optional: Ergänzen Sie Notes.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Einen automatischen Abzug erneut ausführen

Wenn sich Zeiteinträge nach einem Abzug ändern, führen Sie ihn erneut aus, damit die Vergütung zum korrigierten Saldo passt.

1. Suchen Sie den Abzug auf dem Tab Automatische Abhebungen.
2. Öffnen Sie das Zeilenmenü und wählen Sie Erneut abziehen aus. flair berechnet die betroffenen Zeiterfassungen neu.

Automatische Abzüge reparieren im Aktionsmenü löscht die Abzüge der ausgewählten Mitarbeiter und erstellt sie asynchron neu.

hinweis

Eine erneute Genehmigung einer Zeiterfassung löst automatisch einen neuen Abzug aus, wenn Withdraw Requires Timesheet Approval aktiv ist. Bei monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Zeiträumen führen Sie den Abzug selbst erneut aus.

Eine hängende Zeitsaldo-Berechnung wiederherstellen

Wenn eine Neuberechnung im Hintergrund unterbrochen wird, kann der Zeitsaldo eines Mitarbeiters auf Calculating… stehen bleiben, anstatt einen Wert anzuzeigen, selbst nach dem Aktualisieren der Seite.

1. Öffnen Sie in Salesforce Zeitsaldo → Automatische Abhebungen.
2. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Saldo auf Calculating… hängt.
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü (⚡ Symbol) und wählen Sie Fix Stuck Time Balance aus.
4. Warten Sie auf die Bestätigungsmeldung und aktualisieren Sie die Liste, um zu prüfen, dass ein Saldowert erscheint.

Fix Stuck Time Balance behebt nur die hängenden Berechnungen der ausgewählten Mitarbeiter — eine noch laufende Berechnung bleibt unberührt. Automatische Abzüge reparieren daneben im selben Menü erstellt stattdessen Abzugsdatensätze neu und behebt eine hängende Berechnung nicht.

warnung

Fix Stuck Time Balance berechnet den Zeitsaldo der ausgewählten Mitarbeiter neu. Führen Sie die Aktion nur für Mitarbeiter aus, bei denen Calculating… bestätigt ist, nicht als allgemeines Werkzeug zur Neuberechnung.

Zeitsaldo im Employee Hub ansehen

Ihren Saldo ansehen

1. Gehen Sie im Employee Hub zu Zeiten → Zeiterfassung.
2. Öffnen Sie Alle Stundenzettel.
3. Prüfen Sie Aktueller Zeitsaldo für die Gesamtsumme und die Spalte Zeitsaldo für den laufenden Saldo pro Stundenzettel.

Ein positiver Saldo bedeutet, dass Sie mehr als Ihre Zielzeit erfasst haben und die zusätzliche Zeit nutzen können. Ein negativer Saldo bedeutet, dass Sie weniger erfasst haben, und null bedeutet, dass erfasste Zeit und Zielzeit übereinstimmen.

Die Salden Ihres Teams ansehen

• Gehen Sie in der Manageransicht zu Zeitmanagement → Controlling, um Differenz und Zeitsaldo pro Teammitglied und Stundenzettel zu sehen.

Von Ihrem Saldo abziehen

Verfügbar, wenn ein HR-Administrator den Selbstbedienungsabzug für Ihren Zeitrahmen aktiviert.

1. Öffnen Sie im Employee Hub Ihren Zeitsaldo.
2. Klicken Sie auf Abziehen.
3. Wählen Sie unter Abziehen aus den Freizeitausgleich oder die monetäre Vergütung aus.
4. Bestätigen Sie die Umwandlung. flair meldet Der Abzug war erfolgreich.

Der Freizeitausgleich landet in der Abwesenheitskategorie, die der HR-Administrator ausgewählt hat, und Sie beantragen ihn wie jede andere Abwesenheit.

Fehlerbehebung

Der Saldo wird nicht aktualisiert

• Prüfen Sie, ob die Zeiteinträge genehmigt sind, wenn Aktualisierung des Zeitsaldos auf Wenn die Zeiterfassung genehmigt wird gesetzt ist.
• Prüfen Sie, ob der Zeitsaldo im zugewiesenen Zeitrahmen aktiviert ist.
• Warten Sie bis zu eine Stunde. flair aktualisiert den gespeicherten Saldo automatisch, und Sie können eine Zeiterfassung auch direkt neu berechnen.

Der Saldo ist niedriger als erwartet

• Prüfen Sie Maximum Daily Working Time und Daily Threshold, die Minuten verwerfen, bevor sie in den Saldo einfließen.
• Prüfen Sie Positive Cap, wodurch alles über der Grenze ignoriert wird.
• Prüfen Sie Threshold, wodurch der Saldo erst nach Überschreiten der Gesamtüberstunden zählt.
• Prüfen Sie den Rohzeitsaldo, der Grenzen, Obergrenzen und Multiplikatoren ausschließt.

Sie können nicht von einem Saldo abziehen

• Nicht genügend Zeitsaldo verfügbar — der Saldo deckt keine Einheit der Vergütung ab.
• "<Abwesenheitskategorie>" ist nicht aktiviert oder Die Abwesenheitskategorie wurde nicht gefunden — korrigieren Sie Abwesenheitskategorie im Zeitrahmen.
• No applicable rate or salary found to calculate the monetary compensation — legen Sie einen Satz oder ein Gehalt für den Mitarbeiter an.
• Ist bereits vorhanden — für diesen Zeitraum ist bereits ein Abzug erfasst.

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