Zeitsaldo

Zeitsaldo ist ein flexibles System zur Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterarbeitszeiten, das Organisationen ermöglicht, Überstunden, Freizeitausgleich und flexible Arbeitszeitmodelle zu berücksichtigen. Anstatt Überstunden sofort zu bezahlen, können Mitarbeiter Zeitguthaben ansammeln, das später als Freizeitausgleich genommen werden kann.

Zeitsaldo-Einstellungen

Der Zeitsaldo ist hochgradig konfigurierbar, um unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Administratoren können genau abstimmen, wie Zeit angesammelt, berechnet und abgegolten wird.

Zugriff auf Zeitsaldo-Einstellungen

Um die Zeitsaldo-Funktion zu nutzen, öffnen Sie die flair HR App und verwenden Sie den App Launcher 𓃑, um die Seite Zeitrahmen zu öffnen.

Im Reiter Zeitsaldo sehen Sie die Zeitsaldo-Einstellungen für Ihren ausgewählten Zeitrahmen.

Allgemeine Einstellungen

Diese Einstellungen steuern das allgemeine Verhalten des Zeitsaldo-Systems.

Zeitsaldo-Berechnung

Standardmäßig ist die Zeitsaldo-Berechnung auf Nicht erfassen eingestellt. Durch Auswahl einer der anderen Optionen wird die Zeitsaldo-Funktion für den ausgewählten Zeitrahmen aktiviert und Sie sehen weitere Einstellungen.

Es gibt drei Berechnungsmethoden:

Nicht erfassen

• Der Zeitsaldo wird nicht erfasst.

Basierend auf täglichem Arbeitspensum

• Jede erfasste Zeit, die von der Sollzeit eines Mitarbeiters abweicht (Arbeitsstunden minus Abwesenheiten und Feiertage), trägt zum Zeitsaldo bei.
• Beispiel: Wenn die tägliche Sollzeit 8 Stunden beträgt und ein Mitarbeiter 8 Stunden und 30 Minuten arbeitet, beträgt der resultierende Zeitsaldo +30 Minuten.

Nach einer bestimmten Zeitspanne

• Die Zeitsaldo-Berechnung basiert auf einer festgelegten Zeitspanne, unabhängig vom Arbeitspensum des Mitarbeiters.
• Beispiel: Wenn Sie 7h in das Feld „Berechnung starten nach“ eingeben, ist die Sollzeit diese Zahl abzüglich etwaiger Abwesenheiten oder Feiertage. In diesem Fall erhält ein Mitarbeiter, der 6 Stunden arbeitet, -1h Zeitsaldo, während ein Mitarbeiter, der 8 Stunden arbeitet, +1h Zeitsaldo erhält.
• Diese Einstellung kann verwendet werden, wenn Überstunden im Vertrag eines Mitarbeiters enthalten sind.

Zeitsaldo aktivieren

Aktivieren Sie zunächst die Zeitsaldo-Funktion:

1. Wählen Sie Zeitsaldo aktivieren.
2. Wählen Sie aus, welche Mitarbeitergruppen den Zeitsaldo nutzen sollen:
   • Alle Mitarbeiter
   • Bestimmte Abteilungen
   • Bestimmte Mitarbeiterarten
   • Benutzerdefinierte Mitarbeitergruppen

Startdatum des Zeitsaldos

Legen Sie fest, wann die Zeitsaldo-Erfassung beginnt:

1. Beginn des Arbeitsverhältnisses: Zeitsaldo beginnt ab dem Einstellungsdatum.
2. Bestimmtes Datum: Legen Sie ein unternehmensweites Startdatum fest (z. B. Beginn des Geschäftsjahres).
3. Benutzerdefiniert pro Mitarbeiter: Erlauben Sie individuelle Startdaten.

Übertragsregeln

Konfigurieren Sie, was am Jahresende mit dem Zeitsaldo geschieht:

• Voller Übertrag: Alle angesammelten Zeiten werden in das nächste Jahr übertragen.
• Begrenzter Übertrag: Nur eine bestimmte Anzahl von Stunden wird übertragen (z. B. maximal 40 Stunden).
• Verfall: Der Zeitsaldo wird am Jahresende auf Null zurückgesetzt.
• Auszahlungsoption: Nicht genutztes Guthaben kann ausgezahlt werden.
• Manager-Genehmigung: Übertrag erfordert die Genehmigung des Managers.

Negativer Saldo

Entscheiden Sie, ob negative Salden zulässig sind:

• Erlaubt: Mitarbeiter können ins Minus gehen (Zeit leihen).
• Nicht erlaubt: Mitarbeiter können nicht weniger Stunden arbeiten als geplant.
• Begrenzt: Negativen Saldo bis zu einem bestimmten Schwellenwert zulassen (z. B. -20 Stunden).
• Rückzahlungsplan: Automatische Rückzahlung aus zukünftigem positiven Saldo.

Anzeigeeinstellungen

Konfigurieren Sie, wie der Zeitsaldo angezeigt wird:

• Einheiten: Stunden und Minuten, Dezimalstunden oder Tage.
• Genauigkeit: Runden auf die nächsten 15 Minuten, 30 Minuten oder exakte Zeit.
• Sichtbarkeit: Was Mitarbeiter im Hub sehen können.
• Farbcodierung: Visuelle Indikatoren für niedrigen/hohen Saldo.

Tägliche Berechnungseinstellungen

Diese Einstellungen bestimmen, wie der Zeitsaldo auf täglicher Basis berechnet wird.

Arbeitszeitberechnung

Definieren Sie, was als Arbeitszeit zählt:

• Kernarbeitszeiten: Standardmäßige geplante Stunden.
• Gleitzeit: Zeit innerhalb flexibler Grenzen.
• Überstunden: Stunden über die Standardzeit hinaus.
• Pausenabzüge: Wie Pausen den Zeitsaldo beeinflussen.

Rundungsregeln

Konfigurieren Sie, wie die Zeit gerundet wird:

• Keine Rundung: Exakte Minuten erfassen.
• Auf 5 Minuten runden: Auf das nächste 5-Minuten-Intervall runden.
• Auf 15 Minuten runden: Auf die nächste Viertelstunde runden.
• Auf 30 Minuten runden: Auf die nächste halbe Stunde runden.
• Rundungsrichtung: Immer aufrunden, immer abrunden oder kaufmännisch runden.

Minimale und maximale tägliche Hinzufügungen

Legen Sie Grenzen für tägliche Zeitsaldo-Änderungen fest:

• Maximale tägliche Hinzufügung: Obergrenze, wie stark der Saldo pro Tag steigen kann (z. B. max. 2 Stunden).
• Minimale tägliche Hinzufügung: Erfordert eine Mindestarbeitszeit, um Saldo zu verdienen.
• Tägliches Überstundenlimit: Maximale Überstunden, die zum Saldo hinzugefügt werden.

Geplante vs. Tatsächliche Zeit

Definieren Sie, wie geplante Zeit den Saldo beeinflusst:

• Geplante Stunden abziehen: Saldo wird um geplante Stunden reduziert, um tatsächliche Arbeitsstunden erhöht.
• Vergleich mit Ist: Saldo ist die Differenz zwischen Ist und Soll.
• Flexibler Zeitplan: Kein fester Zeitplan, Saldo basierend auf Vertragsstunden.

Feiertage und Abwesenheiten

Konfigurieren Sie, wie sich besondere Tage auf den Zeitsaldo auswirken:

• Feiertage: Nicht vom Saldo abziehen.
• Genehmigte Abwesenheiten: Wie verschiedene Abwesenheitsarten den Saldo beeinflussen.
  • Urlaub: Vom Saldo oder separaten Kontingent abziehen.
  • Krankheit: Keine Auswirkung auf den Zeitsaldo.
  • Elternzeit: Zeitsaldo-Berechnung pausieren.
• Nicht genehmigte Abwesenheiten: Vom Saldo mit einem Strafsatz abziehen (optional).

Einstellungen für die Ansammlung

Steuern Sie, wie sich der Zeitsaldo im Laufe der Zeit ansammelt.

Ansammlungsmethoden

Wählen Sie, wie Zeit zum Saldo hinzugefügt wird:

Methode 1: Überstundenansammlung

• Nur Überstunden werden zum Saldo hinzugefügt.
• Standardstunden beeinflussen den Saldo nicht.
• Beispiel: 10 Stunden arbeiten, wenn 8 geplant sind, fügt 2 Stunden zum Saldo hinzu.

Methode 2: Ansammlung aller Stunden

• Alle geleisteten Stunden werden zum Saldo hinzugefügt.
• Geplante Stunden werden vom Saldo abgezogen.
• Beispiel: 10 Stunden Arbeit fügt 10 hinzu, geplante 8 Stunden ziehen 8 ab, Netto +2.

Methode 3: Flexible Ansammlung

• Legen Sie minimale und maximale tägliche Stunden fest.
• Nur Zeit außerhalb dieses Bereichs beeinflusst den Saldo.
• Beispiel: Zwischen 6-10 Stunden keine Änderung, über 10 Stunden wird zum Saldo hinzugefügt.

Ansammlungsraten

Legen Sie unterschiedliche Ansammlungsraten für verschiedene Szenarien fest:

• Standard-Überstunden: Verhältnis 1:1 (1 Stunde Arbeit = 1 Stunde Saldo).
• Erhöhte Überstunden: Verhältnis 1,5:1 (1 Stunde Arbeit = 1,5 Stunden Saldo).
• Wochenendarbeit: Verhältnis 2:1.
• Feiertagsarbeit: Verhältnis 2,5:1.
• Nachtschicht: Zusätzlicher Multiplikator.

Maximale Saldogrenzen

Legen Sie Obergrenzen fest, wie viel Zeit angesammelt werden kann:

• Maximaler Saldo: Obergrenze für Zeitsaldo (z. B. 100 Stunden).
• Aktion bei Maximum: Was passiert, wenn das Limit erreicht ist.
  • Ansammlung stoppen
  • Auszahlung erzwingen
  • In Bezahlung umwandeln
  • Auf nächste Periode übertragen
• Warnschwellenwert: Mitarbeiter benachrichtigen, wenn sie sich dem Maximum nähern (z. B. bei 80 Stunden).

Minimale Saldoschwellenwerte

Legen Sie Untergrenzen fest:

• Minimaler Saldo: Wie weit der Saldo ins Minus gehen kann (z. B. -20 Stunden).
• Aktion bei Minimum: Was passiert, wenn das Limit erreicht ist.
  • Weitere Auszahlungen blockieren
  • Rückzahlungsplan anfordern
  • Manager benachrichtigen
• Warnschwellenwert: Warnen, wenn das Minimum erreicht wird.

Abgeltungseinstellungen (Überstundenausgleich)

Konfigurieren Sie, wie Mitarbeiter ihren angesammelten Zeitsaldo nutzen können.

Abgeltungsmethoden

Definieren Sie, wie Mitarbeiter vom Zeitsaldo abheben können:

Freizeitausgleich (Time Off)

• Nehmen Sie sich frei, anstatt zu arbeiten.
• Muss wie Urlaub beantragt und genehmigt werden.
• Mindestabhebung: Halber Tag oder ganzer Tag.
• Kann mit anderen Urlaubsarten kombiniert werden.

Reduzierte Stunden

• Verlassen Sie die Arbeit früher unter Verwendung des Zeitsaldos.
• Früher ausstempeln, Saldo deckt die Differenz.
• Täglich oder wöchentlich reduzierte Zeitpläne.

Guttage (Comp Time)

• Legen Sie bestimmte Tage als Freizeitausgleich fest.
• Verwenden Sie angesammelte Überstunden für volle freie Tage.
• Alternative zur Überstundenbezahlung.

Auszahlung

• Wandeln Sie Zeitsaldo in Geld um.
• Normalerweise am Jahresende oder auf Anfrage.
• Kann eine Mindestsaldoanforderung haben.
• Auszahlung zum regulären oder Überstundensatz.

Genehmigungsanforderungen

Legen Sie Genehmigungsworkflows für Abhebungen fest:

• Automatische Genehmigung: Abhebungen bis zu einem bestimmten Limit werden automatisch genehmigt.
• Manager-Genehmigung: Alle Abhebungen erfordern die Zustimmung des Managers.
• HR-Genehmigung: Große Abhebungen benötigen HR-Genehmigung.
• Kündigungsfrist: Wie weit im Voraus Anträge eingereicht werden müssen (z. B. 2 Wochen).

Abhebungsgrenzen

Steuern Sie, wie viel abgehoben werden kann:

• Mindestabhebung: Kleinster Betrag, der genommen werden kann (z. B. 2 Stunden).
• Maximale Abhebung pro Antrag: Größte einzelne Abhebung (z. B. 40 Stunden).
• Maximum pro Monat: Gesamtabhebungen pro Monat.
• Maximum pro Jahr: Jährliches Abhebungslimit.

Prioritätsregeln

Wenn mehrere Mitarbeiter frei nehmen möchten:

• Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Anträge werden in der Reihenfolge des Eingangs genehmigt.
• Saldobasiert: Mitarbeiter mit höherem Saldo haben Vorrang.
• Dienstalterbasiert: Mitarbeiter mit längerer Betriebszugehörigkeit haben Vorrang.
• Manager-Ermessen: Manager entscheidet über Prioritäten.

Zeitpunkt der Abhebung

Konfigurieren Sie, wann Abhebungen genutzt werden können:

• Vorausbuchung: Muss Tage/Wochen im Voraus gebucht werden.
• Abhebung am selben Tag: Kann Saldo kurzfristig nutzen (für Notfälle).
• Sperrzeiten: Keine Abhebungen während der Hochsaison.
• Verpflichtende Nutzung: Nutzung vor Verfall verlangen.

Zeitsaldo-Übersicht und manuelle Abhebungen

Manager und Administratoren können Zeitsalden in Salesforce einsehen und verwalten.

Anzeigen von Zeitsalden

Für einzelne Mitarbeiter

1. Navigieren Sie zum Mitarbeiterdatensatz in Salesforce.
2. Finden Sie das Widget oder den Abschnitt Zeitsaldo.
3. Ansicht:
   • Aktueller Saldo (Stunden und Tage)
   • Saldoverlauf (letzte 12 Monate)
   • Ausstehende Abhebungen
   • Geplante zukünftige Änderungen
   • Ansammlung seit Jahresbeginn

Für Teams/Abteilungen

1. Verwenden Sie den App Launcher 𓃑, um Zeitsalden zu öffnen.
2. Verwenden Sie Listenansichten, um zu sehen:
   • Salden aller Teammitglieder
   • Mitarbeiter mit hohem Saldo (müssen frei nehmen)
   • Mitarbeiter mit negativem Saldo
   • Saldotrends

Manuelle Anpassungen

Administratoren können Zeitsalden bei Bedarf manuell anpassen. Sie können detaillierte Zeiterfassungen einsehen und Anpassungen vornehmen:

1. Gehen Sie zum Zeitsaldo-Datensatz des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf Neue Anpassung.
3. Füllen Sie aus:
   • Menge: Stunden zum Hinzufügen oder Abziehen (verwenden Sie negative Werte für Abzüge).
   • Datum: Gültigkeitsdatum.
   • Grund: Erforderliche Erklärung (z. B. „Korrektur für Systemfehler“).
   • Typ: Korrektur, Bonus, Strafe usw.
4. Speichern Sie die Anpassung.
5. Die Anpassung erscheint im Saldoverlauf des Mitarbeiters.

Häufige Gründe für manuelle Anpassungen:

• Korrektur von Systemberechnungsfehlern
• Hinzufügen von Bonuszeit (z. B. als Belohnung)
• Anpassung für vor der Systemimplementierung geleistete Arbeitszeit
• Ausgleich für Systemausfallzeiten
• Rückwirkende Richtlinienänderungen

Manuelle Abhebungen

Bearbeiten Sie Abhebungen im Namen von Mitarbeitern:

1. Navigieren Sie zu Zeitsaldo-Abhebungen.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Wählen Sie aus:
   • Mitarbeiter: Wer die Zeit nutzt.
   • Menge: Stunden zum Abheben.
   • Datum(e): Wann die freie Zeit genommen wird.
   • Grund: Zweck der Abhebung.
4. Speichern und benachrichtigen Sie den Mitarbeiter.

Erneutes Abheben periodischer Abhebungen

Wenn Sie periodische Abhebungen erneut verarbeiten müssen, können Sie die Funktion „Erneut abheben“ verwenden:

1. Navigieren Sie zu Zeitsaldo → Periodische Abhebungen.
2. Wählen Sie die Abhebung aus, die Sie erneut verarbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Erneut abheben.

info

Alle Zeiterfassungen werden neu berechnet, wenn Sie eine periodische Abhebung erneut abheben.

Automatische Neuerstellung von Abhebungen

Höchstwahrscheinlich wurden Zeiteinträge hinzugefügt oder geändert, nachdem die Abhebung bereits erfolgt war. Das Systemverhalten hängt von Ihrer Einstellung für den Zeitsaldo-Rücksetzungszeitraum ab:

• Wenn der Zeitsaldo-Rücksetzungszeitraum auf TimeSheetApprove eingestellt ist: Die erneute Genehmigung der Zeiterfassung erstellt solche Abhebungen automatisch neu.
• Wenn der Zeitsaldo-Rücksetzungszeitraum auf monatlich / Monatsende eingestellt ist: Eine automatische erneute Abhebung ist nicht implementiert. Sie müssen Abhebungen manuell erneut verarbeiten, wenn sich Zeiteinträge nach der Abhebung ändern.

Berichte und Analysen

Generieren Sie Zeitsaldo-Berichte:

Standardberichte:

• Zeitsaldo-Zusammenfassung nach Mitarbeiter
• Saldotrend im Zeitverlauf
• Abhebungen nach Typ und Mitarbeiter
• Mitarbeiter, die sich Limits nähern (hoch oder niedrig)
• Prognostizierter Saldo zum Jahresende

Benutzerdefinierte Berichte:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte mit dem Salesforce Report Builder
• Fügen Sie Filter für Abteilung, Standort, Mitarbeiterart hinzu
• Planen Sie automatische Verteilung

Zeitsaldo im Employee Hub

Mitarbeiter können ihren Zeitsaldo über den Employee Hub einsehen und verwalten.

Manager-Ansicht

Als Manager können Sie die Zeitsalden Ihrer Teammitglieder auf der Seite Zeitmanagement > Controlling einsehen.

Anzeigen Ihres Zeitsaldos

1. Melden Sie sich im Employee Hub an.
2. Navigieren Sie zu Zeitsaldo oder Meine Stunden.
3. Sie sehen:
   • Aktueller Saldo: Ihre verfügbare Zeit (z. B. „+15,5 Stunden“).
   • Saldotrend: Grafik, die zeigt, wie sich Ihr Saldo verändert hat.
   • Letzte Aktivität: Kürzliche Hinzufügungen und Abhebungen.
   • Prognostizierter Saldo: Erwarteter Saldo basierend auf dem Zeitplan.

Ihren Saldo verstehen

Die Zeitsaldo-Anzeige zeigt:

• Positiver Saldo: Sie haben mehr gearbeitet als geplant.
  • Beispiel: „+20 Stunden“ bedeutet, dass Sie 20 Stunden zusätzliche Zeit haben.
  • Kann als Freizeitausgleich genommen werden.
• Negativer Saldo: Sie haben weniger gearbeitet als geplant.
  • Beispiel: „-5 Stunden“ bedeutet, dass Sie 5 Stunden schulden.
  • Sie müssen zusätzliche Stunden arbeiten, um auf Null zurückzukehren.
• Nullsaldo: Sie haben genau Ihre geplanten Stunden gearbeitet.

Beantragen von Freizeitausgleich mit Saldo

Um Ihren Zeitsaldo für Freizeitausgleich zu nutzen:

1. Klicken Sie im Abschnitt Zeitsaldo auf Freizeitausgleich beantragen.
2. Oder gehen Sie zu Abwesenheiten und erstellen Sie einen Antrag.
3. Wählen Sie Zeitsaldo oder Freizeitausgleich als Abwesenheitsart.
4. Wählen Sie Ihre Daten und Zeiten.
5. Ihr aktueller Saldo wird angezeigt.
6. Reichen Sie den Antrag ein.
7. Der Manager prüft und genehmigt.
8. Nach Genehmigung wird die Zeit von Ihrem Saldo abgezogen.

Anzeigen des Saldoverlaufs

Sehen Sie, wie sich Ihr Saldo verändert hat:

1. Klicken Sie auf Verlauf anzeigen oder Saldodetails.
2. Sie sehen eine Zeitleiste von:
   • Täglichen Hinzufügungen durch Überstunden
   • Abzügen durch Nehmen von Freizeitausgleich
   • Manuellen Anpassungen (falls vorhanden)
   • Laufendem Saldo
3. Exportieren Sie den Verlauf bei Bedarf für persönliche Unterlagen.

Benachrichtigungen

Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn:

• Ihr Saldo bestimmte Schwellenwerte erreicht (hoch oder niedrig).
• Ihr Abhebungsantrag genehmigt/abgelehnt wird.
• Sich Ihr Saldo aufgrund manueller Anpassung ändert.
• Sie sich maximalen oder minimalen Grenzen nähern.
• Jahresende ist und der Saldo verfällt (falls zutreffend).

Tipps zur Verwaltung Ihres Saldos

• Regelmäßig überwachen: Prüfen Sie Ihren Saldo wöchentlich.
• Nutzung planen: Lassen Sie den Saldo nicht zu stark anwachsen.
• Positiv bleiben: Vermeiden Sie negativen Saldo, wenn möglich.
• Kommunizieren: Besprechen Sie Pläne für Freizeitausgleich mit Ihrem Manager.
• Richtlinie verstehen: Kennen Sie die Zeitsaldo-Regeln Ihrer Organisation.

Szenarien und Anwendungsfälle

Szenario 1: Flexible Bürozeiten

Unternehmensrichtlinie:

• Kernzeiten: 10:00 - 15:00 Uhr
• Flexible Start-/Endzeiten
• 40 Stunden pro Woche erwartet

Zeitsaldo-Einrichtung:

• Tägliche Berechnung: Ist vs. Soll (8 Stunden)
• 9 Stunden Arbeit fügt +1 zum Saldo hinzu
• 7 Stunden Arbeit fügt -1 zum Saldo hinzu
• Saldo über Zeit ansammeln für Flexibilität

Beispiel:

• Montag: 9 Stunden Arbeit → +1 Stunde Saldo
• Dienstag: 9 Stunden Arbeit → +2 Stunden Saldo
• Mittwoch: 6 Stunden Arbeit → +1 Stunde Saldo
• Donnerstag: 8 Stunden Arbeit → +1 Stunde Saldo
• Freitag: 8 Stunden Arbeit → +1 Stunde Saldo
• Wochenende: +1 Stunde Saldo übertragen

Szenario 2: Einzelhandels-Überstunden

Unternehmensrichtlinie:

• Standardmäßige 40-Stunden-Woche
• Überstunden üblich in der Hochsaison
• Mitarbeiter können zwischen Freizeitausgleich oder Bezahlung für Überstunden wählen

Zeitsaldo-Einrichtung:

• Überstunden über 40 Stunden pro Woche
• 1,5-fache Ansammlungsrate für Überstunden
• Kann als Freizeitausgleich mit 2 Wochen Vorlaufzeit genommen werden
• Jährliche Auszahlungsoption für nicht genutzten Saldo

Beispiel:

• Mitarbeiter arbeitet 50 Stunden in Woche 1
• 10 Überstunden × 1,5 = 15 Stunden zum Saldo hinzugefügt
• Kann später 15 Stunden (~ 2 Tage) frei nehmen
• Oder Überstundenvergütung am Jahresende erhalten

Szenario 3: Projektbasierte Arbeit

Unternehmensrichtlinie:

• Arbeitszeiten schwanken je nach Projekten
• Auf arbeitsreiche Zeiten folgen ruhigere Zeiten
• Ausgleich über das Jahr fördern

Zeitsaldo-Einrichtung:

• Monatlicher Abgleich
• Keine täglichen Limits
• Saldo muss innerhalb von -40 bis +80 Stunden bleiben
• Nutzung des Saldos während Projektpausen fördern

Beispiel:

• Während intensivem Projekt: +40 Stunden angesammelt
• Zwischen Projekten: Woche frei nehmen unter Nutzung von -40 Stunden
• Rückkehr zum Nullsaldo
• Erhält Work-Life-Balance über die Zeit

Szenario 4: Schichtarbeit im Gesundheitswesen

Unternehmensrichtlinie:

• 12-Stunden-Schichten
• Fester Rotationsplan
• Schichttausch üblich
• Stunden müssen präzise erfasst werden

Zeitsaldo-Einrichtung:

• Geplante Schichtstunden abgezogen
• Tatsächlich geleistete Stunden hinzugefügt
• Saldo berücksichtigt Schichttausch
• Negativer Saldo, wenn Schicht nicht abgedeckt

Beispiel:

• Geplant: 3 × 12-Stunden-Schichten = 36 Stunden
• Arbeitet: 4 × 12-Stunden-Schichten = 48 Stunden
• Saldo: +12 Stunden
• Kann für zukünftige Schichtreduzierung oder Freizeitausgleich genutzt werden

Best Practices

Für Mitarbeiter

1. Regelmäßig prüfen: Überwachen Sie Ihren Saldo wöchentlich.
2. Nutzung planen: Lassen Sie den Saldo nicht zu stark anwachsen.
3. Kommunizieren: Informieren Sie Ihren Manager, wenn Sie planen, Saldo zu nutzen.
4. Persönlich verfolgen: Führen Sie eigene Aufzeichnungen zur Überprüfung.
5. Vor Verfall nutzen: Verlieren Sie keine angesammelte Zeit.

Für Manager

1. Teamsalden überwachen: Regelmäßig überprüfen.
2. Nutzung fördern: Erinnern Sie Mitarbeiter mit hohen Salden daran, frei zu nehmen.
3. Faire Genehmigung: Seien Sie konsistent bei der Genehmigung von Anträgen auf Freizeitausgleich.
4. Negative Salden ansprechen: Arbeiten Sie mit Mitarbeitern, die dauerhaft negative Salden haben.
5. Personalplanung: Berücksichtigen Sie potenziellen Freizeitausgleich bei der Planung.

Für Administratoren

1. Klare Richtlinie: Dokumentieren Sie Zeitsaldo-Regeln klar.
2. Regelmäßige Audits: Prüfen Sie, ob Berechnungen korrekt sind.
3. Fehler zeitnah beheben: Gehen Sie Berechnungsprobleme schnell an.
4. Schulung anbieten: Stellen Sie sicher, dass jeder das System versteht.
5. Einstellungen überprüfen: Überprüfen und passen Sie Einstellungen regelmäßig bei Bedarf an.

Fehlerbehebung

Saldo entspricht nicht den Erwartungen

• Überprüfen Sie Ihre geplanten Stunden vs. tatsächlich geleistete Stunden.
• Überprüfen Sie kürzliche Abwesenheiten (einige Arten können den Saldo beeinflussen).
• Suchen Sie nach manuellen Anpassungen im Verlauf.
• Verifizieren Sie, dass Zeiteinträge genehmigt wurden.
• Kontaktieren Sie HR, wenn die Abweichung bestehen bleibt.

Kann keinen Freizeitausgleich beantragen

• Prüfen Sie, ob Sie über ausreichend Saldo verfügen.
• Verifizieren Sie Anforderungen an die Kündigungsfrist.
• Prüfen Sie auf Sperrdaten.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht am Limit für negativen Saldo sind.
• Kontaktieren Sie Ihren Manager zur Klärung.

Saldo wird nicht aktualisiert

• Stellen Sie sicher, dass Zeiteinträge genehmigt sind.
• Prüfen Sie, ob Zeitsaldo für Sie aktiviert ist.
• Verifizieren Sie, dass Ihnen der korrekte Zeitrahmen zugewiesen ist.
• Warten Sie, bis die tägliche Berechnung läuft (oft über Nacht).
• Kontaktieren Sie den Systemadministrator, wenn das Problem andauert.

Bedenken wegen negativem Saldo

• Überprüfen Sie, warum der Saldo negativ ist.
• Besprechen Sie mit dem Manager, wenn Sie mehr Stunden benötigen.
• Erstellen Sie einen Plan, um zum positiven Saldo zurückzukehren.
• Prüfen Sie, ob die Richtlinie negativen Saldo zulässt.
• Beantragen Sie bei Bedarf eine Plananpassung.