Physische Zeiterfassung

flair bietet mehrere physische Zeiterfassungslösungen für Organisationen an, die eine Anwesenheitserfassung vor Ort benötigen, einschließlich RFID-Tags, Fingerabdruck-Scanning und Kiosk-Geräten.

Einrichten von RFID-Tag-Datensätzen

RFID-Tags (Radio Frequency Identification) ermöglichen es Mitarbeitern, sich durch Scannen ihres Ausweises an einem Lesegerät ein- und auszustempeln.

Erstellen von RFID-Tags

So richten Sie RFID-Tags für Ihre Mitarbeiter ein:

1. Verwenden Sie in Salesforce den App Launcher 𓃑, um zu RFID Tags zu navigieren.
2. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen RFID-Tag-Datensatz zu erstellen.
3. Geben Sie im Feld RFID Tag ID die eindeutige ID des physischen Tags ein (diese ID ist normalerweise auf dem Tag oder der Karte aufgedruckt).
   • Die ID darf nur Zahlen enthalten.
   • Sie darf nicht mit 0 beginnen.
4. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü Mitarbeiter aus, um ihm den Tag zuzuweisen.
   • Jeder Mitarbeiter benötigt einen eindeutigen RFID-Tag.

Tipp: Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern können Sie den Salesforce Data Import Wizard verwenden, um mehrere RFID-Datensätze in einem Stapel zu erstellen und so Zeit bei Schritt 4 zu sparen.

Fingerabdruck-Scanning

Sobald Sie jedem Mitarbeiter in Salesforce einen RFID-Tag zugewiesen haben, müssen Sie dessen Tag mit seinem Fingerabdruck in Ihrem Zugangskontrollsystem koppeln.

Sicherheit und Compliance

In Übereinstimmung mit ISO 19794-4 und ANSI 378 speichert der Fingerabdruckscanner des Geräts kein Bild des Fingerabdrucks des Mitarbeiters, sondern nur eine numerische Darstellung (biometrischer Schlüssel). Dies ermöglicht es dem Scanner, Fingerabdrücke mit zuvor gespeicherten Scans abzugleichen, sodass der Zeitstempel dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

Registrierung von Fingerabdrücken

So registrieren Sie Mitarbeiterfingerabdrücke:

1. Wählen Sie an jedem Zugangskontrollgerät das Fingerabdruckmenü aus.
2. Geben Sie Ihre PIN für den Fingerabdruckmenü-Administrator ein.
3. Tippen Sie auf Finger lernen.
4. Geben Sie die RFID-Tag-ID ein, die Sie zuvor für einen bestimmten Mitarbeiter erstellt haben.
5. Wählen Sie die Option Registrieren.
6. Wählen Sie, welchen Finger der Mitarbeiter verwenden möchte.
7. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Gerätedisplay.
8. Der Mitarbeiter sollte seinen gewählten Finger auf den Scanner legen, bis Sie einen Ton hören.
9. Wiederholen Sie diesen Vorgang noch zwei Mal, um den Finger vollständig zu scannen.
10. Nach Abschluss sehen Sie eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm, dass der Scan erfolgreich war.
11. Sie sehen auch einen Qualitätswert – wir empfehlen eine Qualität von mindestens 80 %.
12. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Mitarbeiter und an jedem Zugangskontrollgerät.

Tipps für einen qualitativ hochwertigen Fingerabdruck-Scan

• Halten Sie den Finger gerade, ruhig und vertikal und üben Sie leichten Druck aus.
• Die Qualität kann beeinträchtigt sein, wenn der Finger feucht, trocken oder kalt ist.
• Wenn Sie weiterhin Probleme haben, versuchen Sie, einen anderen Finger zu scannen.

Zeiterfassungs-Kiosk

flair Kiosk ist eine physische Zeiterfassungslösung, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, sich von einem Tablet-Gerät aus ein- und auszustempeln. Sie ist mit Android-Geräten kompatibel und bietet eine sichere und benutzerfreundliche Möglichkeit, Zeit und Anwesenheit zu erfassen.

Anforderungen

Um den Kiosk einzurichten, benötigen Sie:

• Administratorzugriff auf Ihre Salesforce-Org
• Den Berechtigungssatz Flair Kiosk Manager (oder Flair_Beta)
• Der Employee Hub muss aktiviert sein
• Ein Android-Tablet-Gerät

Einrichten des flair Kiosk

Schritt 1: Erstellen eines Kiosks in Salesforce

1. Verwenden Sie den App Launcher 𓃑, um die Seite Kiosks in Salesforce zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie Ihrem Kiosk einen Namen, der Ihnen hilft, ihn später zu identifizieren (z. B. „Büro Haupteingang“).

4. Sprache: Englisch ist die Standardsprache für den flair Kiosk. Wenn Sie zu einer anderen von flair unterstützten Sprache wechseln möchten, geben Sie den zweistelligen Sprachcode ein (z. B. de für Deutsch).
5. Standort (optional): Fügen Sie Ihrem Kiosk einen Standort hinzu, um weitere Details wie Adresse, Zeitzone und Standortart bereitzustellen.
6. Anmeldemethode: Aktivieren Sie die Anmeldung per PIN oder per QR-Code (oder beides).
   • PIN: Generiert einen numerischen PIN-Code für jeden Mitarbeiter.
   • QR-Code: Generiert einen QR-Code für jeden Mitarbeiter zum Scannen.

Schritt 2: Generieren von PINs oder QR-Codes für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter, der den Kiosk nutzen wird, benötigt eine PIN oder einen QR-Code:

1. Gehen Sie zum Datensatz des Mitarbeiters in Salesforce.
2. Scrollen Sie nach unten, um das Widget Kiosk zu finden.
3. Klicken Sie auf PIN generieren, um einen Code für diesen Mitarbeiter zu erstellen.

4. Die PIN ist zunächst ausgeblendet – klicken Sie auf das Augensymbol, um sie anzuzeigen.
5. Teilen Sie die PIN sicher mit dem Mitarbeiter.
6. Drucken Sie den QR-Code aus oder senden Sie ihn per E-Mail, wenn Sie die QR-Code-Anmeldung verwenden.

Schritt 3: Installieren der Kiosk-App

1. Gehen Sie zurück zu Ihrem neu erstellten Kiosk in Salesforce.
2. Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie das Feld Kiosk Information.
3. Kopieren Sie die dort aufgeführte URL.

4. Öffnen Sie diese URL auf Ihrem Android-Gerät.
5. Dies öffnet die flair Kiosk-App.
6. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol ⋮ oben rechts, um das Menü zu öffnen.
7. Wählen Sie Zum Startbildschirm hinzufügen.
8. Tippen Sie im Popup auf Hinzufügen, um die Installation der App abzuschließen.
9. Die App ist nun auf dem Startbildschirm Ihres Geräts verfügbar.

Verwendung des flair Kiosk

Einstempeln

1. Geben Sie auf dem Kiosk-Startbildschirm Ihre PIN ein oder scannen Sie Ihren QR-Code.

2. Sobald Sie angemeldet sind, tippen Sie auf Clock-In, um die Zeiterfassung zu starten.
3. Sie werden nach zehn Sekunden automatisch abgemeldet.

Auto-Logout: Wenn Sie nach der Eingabe Ihrer PIN/Ihres QR-Codes nichts drücken, werden Sie nach drei Minuten automatisch abgemeldet.

Während Ihrer Schicht

Während Sie eingestempelt sind:

• Sehen Sie Ihre gesamte Arbeitszeit für die Sitzung oben auf dem Bildschirm.
• Sehen Sie Ihre gesamte Pausenzeit für die Sitzung.
• Tippen Sie auf Start Break, um eine Pause zu beginnen.
• Tippen Sie auf End Break, um von einer Pause zurückzukehren.
• Tippen Sie auf Clock Out, wenn Ihre Schicht beendet ist.

Best Practices für flair Kiosk

Sicherheits-Best-Practices

• Stellen Sie sicher, dass PIN und QR-Codes vertraulich behandelt werden.
• Teilen Sie Ihre Kiosk-URL nicht öffentlich.
• Aktualisieren Sie regelmäßig PIN und QR-Codes.
  • Um eine neue PIN oder einen neuen QR-Code zu erstellen, gehen Sie zum Kiosk-Widget im Mitarbeiterdatensatz.
  • Klicken Sie auf den Pfeil nach unten ▼.
  • Klicken Sie dann auf PIN neu generieren.
• Installieren Sie die Kiosk-App nach Möglichkeit auf einem dedizierten Gerät.
• Prüfen Sie regelmäßig auf Systemupdates und stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version verwenden.

Physische Einrichtung

• Platzieren Sie Kiosks an günstigen, zugänglichen Orten.
• Sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung zum Scannen von QR-Codes.
• Befestigen Sie Tablets sicher, um Diebstahl zu verhindern.
• Stellen Sie klare Anweisungen in der Nähe des Kiosks für Erstbenutzer bereit.

Fehlerbehebung

Wenn Sie nicht auf den Kiosk zugreifen können:

• Stellen Sie sicher, dass der Employee Hub aktiviert ist und korrekt funktioniert.
• Überprüfen Sie Berechtigungen: Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungssätze verfügen (Flair Kiosk Manager für Admins).
• Überprüfen Sie Anmeldeinformationen: Stellen Sie sicher, dass die richtige PIN oder der richtige QR-Code verwendet wird.
• Überprüfen Sie die Netzwerkverbindung: Das Gerät benötigt Internetzugang.
• Browser-Cache leeren: Wenn Sie einen Webbrowser verwenden, versuchen Sie, den Cache zu leeren.
• Anmeldeinformationen neu generieren: Wenn eine PIN oder ein QR-Code nicht funktioniert, versuchen Sie, sie neu zu generieren.
• Gerätekompatibilität prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie ein kompatibles Android-Gerät verwenden.
• Kiosk-URL verifizieren: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige URL aus Salesforce verwenden.

Häufige Probleme

Kein Zugriff auf Kiosk

• Stellen Sie sicher, dass der HUB aktiviert ist und korrekt funktioniert.
• Überprüfen Sie Berechtigungssätze (Flair Kiosk Manager oder Flair_Beta).
• Stellen Sie sicher, dass die PIN korrekt generiert wurde.
• Überprüfen Sie Anmeldeinformationen: Stellen Sie sicher, dass die richtige PIN oder der richtige QR-Code verwendet wird.

PIN funktioniert nicht

• Überprüfen Sie, ob die PIN in Salesforce korrekt generiert wurde.
• Prüfen Sie, ob die PIN neu generiert werden muss.
• Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter dem richtigen Kiosk zugewiesen ist.

QR-Code wird nicht gescannt

• Sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung.
• Reinigen Sie die Gerätekamera.
• Prüfen Sie, ob das QR-Code-Bild klar und nicht beschädigt ist.
• Versuchen Sie, den QR-Code größer anzuzeigen.

Installationsprobleme

• Browser-Cache leeren.
• Gerätekompatibilität prüfen.
• Internetverbindung verifizieren.
• Anwendung entfernen und erneut installieren.

Kiosk-App lädt nicht

• Internetverbindung verifizieren.
• Prüfen, ob die Kiosk-URL korrekt ist.
• Browser-Cache und Cookies leeren.
• Versuchen, von einem anderen Browser zuzugreifen.

Auto-Logout zu schnell/langsam

• Überprüfen Sie die Timeout-Einstellungen in Ihrer Kiosk-Konfiguration.
• Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie Timeout-Dauer anpassen müssen.