Request Forms erstellen und verwenden
Eine Request Form ist ein von Administratoren definiertes Formular, das Mitarbeiter und optional Manager im Employee Hub öffnen, um etwas zu beantragen – meistens eine Änderung am eigenen Datensatz. Jedes Formular legt fest, welche Felder geändert werden können, ob die Änderung genehmigt werden muss und welche Angaben vor dem Absenden erforderlich sind. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Administratoren Formulare konfigurieren und wie Mitarbeiter, Manager und HR-Administratoren die daraus entstehenden Employee Data Change Requests bearbeiten.
Mitarbeiter und Manager senden und verfolgen Anträge im Employee Hub. HR-Administratoren konfigurieren Request Forms und prüfen Employee Data Change Requests in Salesforce.
Request Forms im Employee Hub finden
Mitarbeiter öffnen Request Forms in der Hub-Seitenleiste unter Persönlich → Profil. Manager sehen außerdem in Mein Team einen Tab Request Forms für Formulare, deren Sichtbarkeit sie einschließt.
Die Seite listet Ihre eingereichten Anträge auf. Klicken Sie auf Neue Anfrage, um Neue Änderungsanfrage zu öffnen und ein Formular auszuwählen.
Die Auswahl enthält ein Suchfeld und Kategorie-Filter: Alle, eine Option für jede verwendete Kategorie und Nicht kategorisiert für Formulare ohne Kategorie. Eine Kategorie und das Suchfeld können die Liste gemeinsam filtern. Nach der Auswahl eines Formulars zeigt der Hub die Hinweise des Administrators unter Selected Form Information an.
Administratoren können den Eintrag mit dem Kontrollkästchen Hide Request Forms im Datensatz Employee Hub Feature vollständig aus der Seitenleiste entfernen. Dadurch wird der Eintrag Request Forms unter Persönlich → Profil für Mitarbeiter ausgeblendet.
Eine Request Form erstellen oder bearbeiten
- Öffnen Sie in Salesforce HR Admin.
- Klicken Sie auf Manage Request Forms. Die Liste Request Forms wird geöffnet.
- Öffnen Sie ein vorhandenes Formular oder klicken Sie auf Neu.
- Konfigurieren Sie im Tab Details die Bereiche Basic Information, den Bereich für den ausgewählten Antragstyp und More Options.
- Klicken Sie auf Speichern. Aktive Formulare stehen den unter Visibility ausgewählten Rollen zur Verfügung.
Jedes Formular wird im Tab Details geöffnet und ist in drei Bereiche gegliedert: Basic Information, einen nach dem gewählten Antragstyp benannten Bereich und More Options.
Basic Information konfigurieren
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Form Name | Der Name, anhand dessen Antragsteller das Formular erkennen. |
| Request Type | Wählen Sie Object Update Request, Object Creation Request oder Without Object Creation aus. |
| Visibility | Wählen Sie Employee, Manager oder Manager and Employee aus, um festzulegen, wer das Formular öffnen kann. |
| Information | Hinweise, die Antragstellern beim erfolgreichen Ausfüllen helfen. Sie werden als Selected Form Information angezeigt. |
| Active | Legt fest, ob das Formular verwendet werden kann. Ist die Option deaktiviert, ist das Formular im Hub nicht sichtbar. |
Felder auswählen
Der unmittelbar folgende Bereich ist nach dem Antragstyp benannt. Bei einem Formular Object Update Request trägt er die Überschrift Object Update Request und beginnt mit Object to Update. Darunter wählen Sie aus, worauf Antragsteller zugreifen können: Felder werden zwischen Available fields und Fields added to this form verschoben.
More Options konfigurieren
More Options steuert, welche Angaben Antragsteller machen müssen und welche zusätzlichen Schritte das Formular enthält. Jeder Schalter zeigt Active oder Inactive an.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Workflow Template | Workflow-Vorlage, die nach der Genehmigung des Änderungsantrags automatisch gestartet wird. |
| Request Form Category | Gruppiert zusammengehörige Request Forms, damit sie im Hub leichter zu finden sind. Diese Einstellung steuert die Hub-Filter. |
| Include salary change step in the form | Fügt dem Formular einen Schritt zur Gehaltsänderung hinzu. |
| Include position change step in the form | Fügt dem Formular einen Schritt zur Positionsänderung hinzu. |
| Hide the reason field in the form | Das Feld für den Grund wird Antragstellern nicht angezeigt. |
| Hide the attachment field in the form | Der Bereich zum Hochladen von Anhängen wird Antragstellern nicht angezeigt. |
| Require the form requester to explain the reason of this request | Antragsteller müssen vor dem Absenden das Feld für den Grund ausfüllen. |
| Require the form requester to upload at least one document | Antragsteller müssen vor dem Absenden mindestens eine Datei hochladen. |
| This change request requires approval | Ist die Option deaktiviert, wird die Änderung automatisch auf den Datensatz angewendet, statt zur Genehmigung weitergeleitet zu werden. |
Je nach Antragstyp kann More Options außerdem ein Document Template anbieten, mit dem nach der Genehmigung des Änderungsantrags ein Employee Document generiert wird.
Ein Feld kann nicht gleichzeitig ausgeblendet und erforderlich sein. Wenn Sie Hide the reason field in the form aktivieren, wird der zugehörige Schalter Require the form requester to explain the reason of this request aus dem Editor entfernt und beim Speichern des Formulars deaktiviert. Hide the attachment field in the form verhält sich entsprechend für Require the form requester to upload at least one document.
Wenn Require the form requester to upload at least one document aktiviert ist, wird das Hochladen vor dem Absenden erzwungen. Antragsteller können das Formular nicht ohne Anhang senden.
Request Forms mit Kategorien organisieren
Kategorien helfen Mitarbeitern, über die Hub-Filter das richtige Formular zu finden. Jedes Unternehmen definiert seine eigenen Kategorien unter HR Admin → Dictionaries → Request Form Category.
- Klicken Sie unter Request Form Category auf Add item.
- Fügen Sie für jede unterstützte Sprache einen Namen hinzu. Mitarbeiter sehen die Kategorie in ihrer Hub-Sprache.
- Öffnen Sie in einer Request Form More Options.
- Wählen Sie unter Request Form Category die Kategorie aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Mitarbeiter können Request Forms nach dieser Kategorie filtern.
Einen Antrag auf Datenänderung einreichen
Mitarbeiter können Änderungen an ihren eigenen Profildaten vorschlagen, beispielsweise an privater Telefonnummer, privater E-Mail-Adresse oder Bankverbindung. Manager können Anträge einreichen, wenn die Sichtbarkeit einer Request Form sie einschließt.
- Öffnen Sie im Employee Hub Persönlich → Profil → Request Forms.
- Klicken Sie auf Neue Anfrage.
- Wählen Sie die Request Form für die zu ändernden Daten aus.
- Geben Sie die neuen Werte sowie den gegebenenfalls erforderlichen Grund ein und laden Sie erforderliche Anhänge hoch.
- Klicken Sie auf die Absendeaktion des Formulars. Je nach Formulareinstellungen wendet flair die Änderung sofort an oder sendet sie zur Genehmigung.
Einen Datensatz aus einer zugehörigen Liste löschen
Wenn die Bearbeitung einer zugehörigen Liste, beispielsweise Angehörige oder Notfallkontakte, zulässig ist, können Sie auch die Löschung eines Datensatzes beantragen.
- Öffnen Sie im Employee Hub die zugehörige Liste in Ihrem Profil.
- Öffnen Sie den zu entfernenden Datensatz.
- Wählen Sie die Löschaktion aus. Je nach Formulareinstellungen löscht flair den Datensatz sofort oder sendet den Antrag zur Genehmigung.
Einen Antrag verfolgen
- Öffnen Sie Request Forms, um zu sehen, ob ein Antrag ausstehend, genehmigt oder abgelehnt ist. flair benachrichtigt Sie außerdem, wenn sich der Status ändert oder ein Manager beziehungsweise HR-Administrator einen Kommentar hinzufügt. In Ihren Einstellungen können Sie zusätzlich E-Mail- oder mobile Benachrichtigungen aktivieren.
Einen Antrag auf Datenänderung als HR-Administrator prüfen
- Öffnen Sie in der flair-HR-Anwendung im Mitarbeiterdatensatz Employee Data Change Requests, um den Antrag zu genehmigen, abzulehnen oder zu kommentieren.