Abwesenheitsrichtlinien konfigurieren

Richten Sie Kategorien, Anfrageregeln, Kalender und Zuweisungen ein, die Abwesenheitsanträge und -ansprüche in flair steuern.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins in Salesforce. Beschäftigte verwenden die Richtlinien im Employee Hub und in der Mobile App.

Bevor Sie beginnen

• Den Beschäftigten sind für die Richtlinienzeiträume aktive Workloads zugewiesen.
• Sie können in der flair HR App auf HR Admin und Absence Settings zugreifen.

Abwesenheitseinstellungen öffnen

1. Öffnen Sie in der flair HR App HR Admin.
2. Gehen Sie zu Attendance → Absence Categories and Policies. Die Seite zeigt Absence Categories, Accrual Policies und Mitarbeiterzuweisungen.

Eine Abwesenheitskategorie konfigurieren

1. Klicken Sie unter Absence Settings im Bereich Absence Categories auf Create.
2. Geben Sie den Namen der Kategorie ein.
3. Wählen Sie aus, ob die Kategorie Tage oder Stunden verwendet.
4. Wählen Sie einen Wert für Deduction Type aus.
5. Konfigurieren Sie, wie die Kategorie Zeit von den Workload-Zielstunden eines Mitarbeiters abzieht.
6. Optional: Geben Sie unter Color einen hexadezimalen Farbcode ein oder verwenden Sie die Farbauswahl.
7. Aktivieren Sie für eine stündliche Kategorie, die Zeiten außerhalb der Arbeitszeit ignorieren soll, Clamp to Working Hours.
8. Wählen Sie einen Wert für Default Visibility for New Records aus.
9. Klicken Sie auf Save.

Einen Abzugstyp auswählen

Der Wert Deduction Type legt fest, welche Tage im Datumsbereich einer Abwesenheit auf ihren Betrag angerechnet werden:

Wert	Was zählt
Consider working days and holidays (default)	Nur die geplanten Arbeitstage des Mitarbeiters. Ein ganztägiger gesetzlicher Feiertag wird nicht abgezogen, ein halber Feiertag zählt als 0,5.
Calendar days except holidays	Jeder Tag im Zeitraum, einschließlich Wochenenden und anderer arbeitsfreier Tage. Ein ganztägiger gesetzlicher Feiertag wird nicht abgezogen; halbe Feiertage verringern den Betrag nicht.
Calendar days	Jeder Tag im Zeitraum, einschließlich Wochenenden und gesetzlicher Feiertage.

Eine Änderung des Abzugstyps einer Kategorie betrifft nur neue Abwesenheitsdatensätze.

Die Standard-Sichtbarkeit für neue Datensätze auswählen

Der Wert Default Visibility for New Records wird zum Standard für neue Abwesenheiten dieser Kategorie:

Wert	Wer die Abwesenheit sehen kann
All	Alle Beschäftigten.
Employees, Teams, with their Managers	Der Mitarbeiter, Personen im selben Team oder mit demselben Manager und Manager.
Employee only with their Managers	Der Mitarbeiter und seine Manager.

Manager, zusätzliche Manager und der Mitarbeiter können die Abwesenheiten des Mitarbeiters immer sehen. Die Sichtbarkeit gilt für den Employee-Hub-Kalender, Colleagues, Absent Today, Shift Planner und andere Abwesenheitsansichten.

Eine Änderung der Kategorie betrifft nur neue Abwesenheitsdatensätze. HR-Manager können die Sichtbarkeit einer einzelnen Abwesenheit ändern.

Ein ärztliches Attest verlangen

Absence Request Policies können Belege verlangen, eine Mindestankündigungsfrist festlegen oder die Dauer einer Anfrage begrenzen. Dieser Ablauf wendet die Dokumentenpflicht auf Krankheitsurlaub an.

1. Wählen Sie unter Absence Settings die Kategorie für Krankheitsurlaub aus.
2. Öffnen Sie im Menü des Bereichs Accrual Policies die Absence Request Policies.
3. Klicken Sie auf Create.
4. Geben Sie einen Richtliniennamen ein.
5. Wählen Sie Require document upload aus.
6. Geben Sie die Abwesenheitsdauer ein, ab der ein Dokument erforderlich ist.
7. Wählen Sie die Dokumentkategorie aus, in der flair den Upload speichert.
8. Klicken Sie auf Save.
9. Öffnen Sie die neue Richtlinie und klicken Sie auf Assign.
10. Wählen Sie ein Startdatum oder Use employee start date aus.
11. Klicken Sie auf Select Employees.
12. Wählen Sie die Beschäftigten aus, klicken Sie auf Add und weisen Sie die Richtlinie zu.

Mutterschutz oder Elternzeit konfigurieren

1. Erstellen oder bearbeiten Sie unter Absence Settings eine Abwesenheitskategorie.
2. Geben Sie den Kategorienamen ein, zum Beispiel Maternity Leave oder Parental Leave.
3. Setzen Sie Type auf Daily.
4. Setzen Sie Target Hours Deduction auf Deduct by workload target hours.
5. Konfigurieren Sie die in Ihrer Organisation erforderlichen Regelungen.
6. Klicken Sie auf Save.
7. Öffnen Sie im Menü des Bereichs Accrual Policies die Absence Request Policies.
8. Klicken Sie auf Create.
9. Geben Sie einen Namen für die Anfragerichtlinie ein.
10. Wählen Sie Maximum per absence request aus.
11. Geben Sie die maximale Anzahl von Tagen ein.
12. Klicken Sie auf Save.
13. Öffnen Sie die Richtlinie, klicken Sie auf Assign und wählen Sie die betreffenden Beschäftigten aus.

Erstellen Sie getrennte Kategorien und Richtlinien, wenn für Mutterschutz und Elternzeit unterschiedliche Höchstdauern oder Regelungen gelten.

Richtlinien Mitarbeitern zuweisen

Verwenden Sie diesen Ablauf für Abwesenheitskategorien, Anfragerichtlinien und Anspruchsrichtlinien.

1. Wählen Sie unter Absence Settings die Kategorie und Richtlinie aus.
2. Klicken Sie im Bereich Employees auf Assign.
3. Wählen Sie das Startdatum der Zuweisung aus.
4. Optional: Wählen Sie ein Enddatum aus.
5. Klicken Sie auf Select Employees.
6. Klicken Sie zum Einschränken der Mitarbeiterliste auf Show Filters und filtern Sie nach Feldern wie Location, Department oder Position.
7. Wählen Sie die Beschäftigten aus.
8. Klicken Sie auf Add.
9. Klicken Sie auf Assign To Employees. Die Richtlinie gilt für den ausgewählten Zeitraum.

Gesetzliche Feiertage importieren

1. Öffnen Sie über den App Launcher (⋮⋮-Rastersymbol) Calendars.
2. Klicken Sie auf New.
3. Geben Sie einen Kalendernamen ein.
4. Optional: Geben Sie ein Start- und Enddatum ein.
5. Setzen Sie Type auf PUBLIC_HOLIDAY.
6. Klicken Sie auf Save.
7. Aktivieren Sie unter Calendar Subscription die Option Automatically add calendar periods.
8. Klicken Sie auf Define Country Calendar.
9. Wählen Sie Land und, wenn verfügbar, Bundesland und Region aus.
10. Klicken Sie auf Save and add holidays for this and next year.
11. Öffnen Sie ein Employee Workload Template.
12. Wählen Sie unter Public Holidays Calendar den Kalender aus und speichern Sie den Workload.

flair fügt die Feiertage für den gewählten Standort für die nächsten zwei Jahre hinzu. Die Feiertagsnamen verwenden die lokale Sprache. Sie können Kalender für alle Bundesländer oder Regionen eines Landes gemeinsam erstellen; vorhandene Kalender werden übersprungen.

Feiertage für einen Standort importieren

1. Öffnen Sie Locations.
2. Wählen Sie den Standort aus.
3. Klicken Sie unter Holidays auf Import.
4. Wählen Sie das Jahr aus.
5. Wählen Sie die hinzuzufügenden Feiertage aus.
6. Klicken Sie auf Import.

Wenn flair die Feiertage nicht herunterladen kann, prüfen Sie Straße, Postleitzahl, Bundesland und Land des Standortdatensatzes.

Einen importierten Kalender anpassen

• Um einen Feiertag umzubenennen, öffnen Sie ihn in der Monatsansicht, bearbeiten Sie Calendar Period Name und speichern Sie ihn.
• Um einen Feiertag zu entfernen, öffnen Sie ihn, wählen Sie den Pfeil nach unten und klicken Sie auf Delete.
• Um einen unternehmensspezifischen Feiertag hinzuzufügen, klicken Sie auf Add Period Manually, geben Sie Name und Daten ein und klicken Sie auf Save.

Eine verpflichtende Abwesenheit aus einem Kalender erstellen

1. Öffnen Sie den Kalender.
2. Klicken Sie unter Calendar periods auf Add Mandatory Absence.
3. Geben Sie den Mandatory Absence Name ein.
4. Setzen Sie Type auf Full day.
5. Wählen Sie Start- und Enddatum aus.
6. Wählen Sie die Absence Category aus.
7. Prüfen Sie die Mitarbeiterzahlen unter Included und Excluded.
8. Speichern Sie den Zeitraum. flair erstellt im Hintergrund genehmigte Abwesenheiten für die einbezogenen Beschäftigten.

warnung

Sie können die Abwesenheitskategorie nach dem Erstellen des Zeitraums nicht ändern. Verknüpfte Abwesenheiten können nicht einzeln bearbeitet werden und werden mit dem Zeitraum gelöscht.

Einen Feiertag zu einem Standort hinzufügen

Beschäftigte können einen primären Arbeitsstandort haben. Erstellen Sie für Remote-Beschäftigte mit Feiertagen aus mehreren Regionen einen gemeinsamen Standort und fügen Sie ihm die erforderlichen Feiertage hinzu.

1. Öffnen Sie über den App Launcher (⋮⋮-Rastersymbol) Locations.
2. Wählen Sie einen Standort aus.
3. Klicken Sie unter Upcoming Holiday auf New.
4. Geben Sie den Feiertagsnamen ein.
5. Wählen Sie unter Day das Datum aus.
6. Wählen Sie unter Type einen halben oder ganzen Tag aus.
7. Wählen Sie bei einem offiziellen Feiertag Official aus.
8. Klicken Sie auf Save. Der Feiertag gilt für Beschäftigte an diesem Standort, ohne ihren Urlaubsanspruch zu reduzieren.

Einen manuellen Anspruch hinzufügen

Verwenden Sie manuelle Ansprüche für einmalige Anpassungen. Konfigurieren Sie für wiederkehrende Ansprüche eine Anspruchsrichtlinie.

1. Öffnen Sie über den App Launcher (⋮⋮-Rastersymbol) Employees.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
3. Öffnen Sie Absence Categories.
4. Wählen Sie die Anspruchsrichtlinie aus.
5. Öffnen Sie Allowances.
6. Klicken Sie auf Add allowance.
7. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
8. Geben Sie den Anspruchsbetrag ein.
9. Wählen Sie Start- und Enddatum aus.
10. Klicken Sie auf Save. Der manuelle Anspruch erscheint im Mitarbeiterdatensatz.

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