E-Mail-Benachrichtigungen

flair sendet verschiedene E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeiter und Administratoren. Dieser Leitfaden behandelt die Konfiguration, Anpassung und Fehlerbehebung von E-Mail-Benachrichtigungen in flair.

Überblick

Alle E-Mails, einschließlich Abwesenheitsbenachrichtigungen und Einladungen, werden von Salesforce gesendet. Die meisten Benachrichtigungen folgen einem strukturierten Prozess, bei dem vor dem Senden zunächst ein Datensatz im Objekt Employee Email Notification erstellt wird. Hub-Einladungen folgen diesem Prozess jedoch nicht und werden direkt gesendet/ausgelöst, wenn ein Benutzer eingeladen wird.

Konfigurieren des Benachrichtigungsabsenders

Sie können die „From Address“, die in Mitarbeiterbenachrichtigungen wie Abwesenheitsgenehmigungen und -löschungen verwendet wird, mithilfe von Custom Settings in Salesforce aktualisieren.

Schritte zum Aktualisieren der „From Address“

1. Navigieren Sie zu Setup in Salesforce
2. Geben Sie im Schnellsuche-Feld Custom Settings ein und wählen Sie es aus
3. Suchen Sie unter Custom Settings nach Employee Notification Settings
4. Klicken Sie daneben auf Manage
5. Klicken Sie auf New, um einen neuen Eintrag zu erstellen oder einen bestehenden zu bearbeiten
6. Geben Sie im Feld „From Address“ die gewünschte E-Mail-Adresse ein, die die organisationsweite Adresse überschreiben soll
7. Klicken Sie auf Save, um die neue „From Address“ anzuwenden

Wichtige Hinweise

• Die Änderungen gelten für alle Benachrichtigungen, die unter Employee Notification Settings konfiguriert sind, einschließlich Abwesenheitsgenehmigungen und -löschungen
• Stellen Sie sicher, dass die eingegebene E-Mail-Adresse verifiziert und für die Verwendung in Salesforce autorisiert ist
• Diese Methode erfordert nicht das Erstellen einer organisationsweiten E-Mail-Adresse

E-Mail-Vorlagen

Zugriff auf Lightning Email Templates

Sie können im Salesforce Setup auf Lightning Email Templates zugreifen, um Ihre E-Mail-Vorlagen zu verwalten und anzupassen.

1. Klicken Sie auf Setup

2. Geben Sie „Template“ in die Schnellsuche-Leiste ein

3. Klicken Sie auf Lightning Email Templates

4. Überprüfen Sie Folders and Enhanced Sharing

Von hier aus können Sie Ihre Lightning Email Templates erstellen, bearbeiten und verwalten. Lightning Email Templates ermöglichen es Ihnen, reichhaltige, HTML-basierte E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die Merge-Felder, Bilder und formatierten Inhalt enthalten können.

E-Mail-Vorlagen Merge-Felder

Mit flair-E-Mail-Vorlagen können Sie Merge-Felder integrieren, um E-Mail-Inhalte zu personalisieren und zu automatisieren. Ein Merge-Feld ist ein Platzhalter oder eine Variable, die beim Versand der E-Mail durch tatsächliche Daten ersetzt wird.

Classic Email Merge-Felder

Beim Erstellen einer neuen Classic Email-Vorlage sehen Sie oben links in der Vorlage eine Option mit der Bezeichnung Available Merge Fields.

1. Wählen Sie den entsprechenden Merge-Feldtyp aus einer Auswahl von Optionen über die Dropdown-Liste Select Field Type. Zum Beispiel:

   • Wenn Sie kandidatenspezifische Merge-Felder in eine E-Mail aufnehmen möchten, wählen Sie Candidate Fields
   • Wenn die E-Mail lohnabrechnungsbezogen ist, wählen Sie Payroll Fields

2. Es gibt mehr als 100 Kategorien von Merge-Feldern in Bezug auf Recruiting, Mitarbeiter, Stellen, Abteilungen, Talente, Fähigkeiten, Bewertungen, Zeiterfassungen und mehr.

3. Innerhalb des relevanten Merge-Feldtyps finden Sie Felder wie First Name, Employment Type, Job Name und viele weitere Optionen für Ihre E-Mails.

4. Wenn Sie ein Merge-Feld wie First Name auswählen, wird Ihnen ein Merge-Feldwert angezeigt, den Sie in Ihre E-Mail-Vorlage kopieren können.

5. Die Arten von Merge-Feldern, die Sie in eine E-Mail-Vorlage aufnehmen, bestimmen die Art der Daten, die automatisch in die E-Mail aufgenommen werden. Beispielsweise füllt das Einbeziehen von Feldern wie First Name oder Contact ID die E-Mail mit den entsprechenden individuellen Informationen.

6. Sobald Sie mit dem Aussehen der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf Save, um die Vorlage zu speichern.

Kandidaten-E-Mail Merge-Felder in der Recruiting App

Es ist auch möglich, Merge-Felder zu Kandidaten- und Recruiting-E-Mails über die flair Recruiting-App hinzuzufügen.

1. Navigieren Sie in der flair Recruiting-App zur Seite Candidates und wählen Sie die spezifische Person aus, der Sie eine E-Mail senden möchten.

2. Navigieren Sie im Profil des gewählten Kandidaten zum Feld Activity in der unteren rechten Ecke und wählen Sie das Email-Symbol, um Ihre Korrespondenz zu beginnen.

3. Innerhalb einer Kandidaten-E-Mail ist es möglich, über die Schaltfläche Merge Fields, die durch die Klammersymbole { } gekennzeichnet ist, beliebig viele Merge-Felder einzufügen.

4. Wählen Sie aus einer Auswahl von Merge-Feldern, die mit dem Absender, Ihrer Organisation und dem Kandidaten verknüpft sind.

5. Sobald Sie die E-Mail erstellt und die relevanten Merge-Felder eingefügt haben, klicken Sie auf das Augensymbol, um eine Vorschau der Korrespondenz anzuzeigen.

6. Klicken Sie dann auf Send, um die E-Mail zuzustellen.

Merge-Felder ermöglichen es Ihnen, personalisierte, dynamische E-Mail-Inhalte zu erstellen, die automatisch relevante Informationen aus Ihren Salesforce-Datensätzen enthalten.

Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren

Es ist möglich, Benachrichtigungen zu „pausieren“, indem Sie die Einstellung Deliverability auf „No Access“ ändern. Dies ist nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeiterdokumenten hochladen müssen und nicht möchten, dass Mitarbeiter für jedes einzelne benachrichtigt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren

1. Navigieren Sie zu Setup → Email → Deliverability
2. Ändern Sie die Zugriffsebene auf No Access

Dies pausiert alle E-Mail-Benachrichtigungen vorübergehend.

Benachrichtigungen wieder aktivieren

Wenn Sie bereit sind, Benachrichtigungen wieder aufzunehmen:

1. Navigieren Sie zurück zu Setup → Email → Deliverability
2. Ändern Sie die Zugriffsebene zurück auf All Email

Hinweis: Wenn auf „No Access“ eingestellt, werden nur E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts gesendet. Alle anderen ausgehenden E-Mails werden blockiert, bis Sie diese Einstellung zurückändern.

Überprüfen von E-Mail-Protokolldateien

Sie können E-Mail-Protokolldateien in Salesforce anfordern, um zu überprüfen, ob Ihre E-Mails zugestellt oder zurückgewiesen werden. Dies ist nützlich für die Fehlerbehebung bei Problemen mit der E-Mail-Zustellung.

E-Mail-Protokoll in Salesforce anfordern

1. Klicken Sie auf Setup

2. Klicken Sie auf Setup

3. Geben Sie „logs“ ein

4. Klicken Sie auf Email Log Files

5. Klicken Sie auf Request an Email Log

6. Geben Sie die Start- und Endzeit Ihrer Anfrage ein

7. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die E-Mail-Protokolldatei erhalten möchten

8. Klicken Sie auf Submit Request

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Protokolldateien erstellt wurden. Die Protokolldateien enthalten Informationen zum E-Mail-Zustellungsstatus, Rückläufern und anderen E-Mail-bezogenen Ereignissen für den angegebenen Zeitraum und die E-Mail-Adresse.

Fehlerbehebung bei E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie Probleme damit haben, dass Benachrichtigungs-E-Mails nicht empfangen werden, gibt es mehrere häufige Ursachen und Schritte zur Fehlerbehebung, die Sie befolgen können.

Verstehen von Problemen mit Benachrichtigungs-E-Mails

Die Ursache für fehlende Benachrichtigungen lässt sich in der Regel auf zwei Hauptfaktoren zurückführen:

• E-Mail-Authentifizierungseinstellungen (DKIM/SPF): Wenn überhaupt keine Benachrichtigungen empfangen werden, ist dies wahrscheinlich die Ursache.
• Berechtigungseinstellungen in Salesforce: Wenn andere Benachrichtigungen empfangen werden, aber bestimmte Benachrichtigungen nicht, handelt es sich wahrscheinlich um ein berechtigungsbezogenes Problem.

Benutzerberechtigungen überprüfen

• Hub-Einladungen werden mit den Berechtigungen des Einladenden gesendet. Wenn dem Einladenden die erforderlichen Berechtigungen fehlen, wird die E-Mail möglicherweise nicht gesendet.
• Wenn Sie „Passwort zurücksetzen“ aus dem Hub verwenden, wird dies im Kontext des Benutzers ausgeführt. Die Überprüfung der Berechtigungen des Hub Integration Users könnte Licht ins Dunkel bringen.

E-Mail-Zustellbarkeit überprüfen (DKIM/SPF)

• Wenn keine Benachrichtigungen empfangen werden, verursachen wahrscheinlich E-Mail-Authentifizierungseinstellungen (DKIM/SPF) das Problem.
• Bitte bestätigen Sie, dass diese Einstellungen auf Ihrer Domain korrekt konfiguriert sind.

Fehlerbehebung bei Abwesenheitsbenachrichtigungs-E-Mails

Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen zu Abwesenheitsanträgen erhalten, überprüfen Sie Folgendes:

Benachrichtigungseinstellungen überprüfen

• Überprüfen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen im Employee Hub, um sicherzustellen, dass sie generell aktiviert sind
• Überprüfen Sie die Employee Notification Mails über den App Launcher, um sicherzustellen, dass E-Mails generell vom System ausgelöst werden

E-Mail-Zustellungsprobleme

• Wenn E-Mails generell ausgelöst werden, aber nicht ankommen, prüfen Sie bei Ihrem Identity Provider, ob flair auf der Whitelist steht
• Stellen Sie sicher, dass für Ihre Salesforce-Org ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierungseinstellungen (DKIM/SPF) konfiguriert sind

Salesforce-Konfiguration

• Wenn überhaupt keine E-Mails generiert werden, gehen Sie zu Setup in Salesforce und überprüfen Sie die Employee Notification Settings
• Wichtig: Wenn Sie die Vorlage aktualisieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den API-Namen der Vorlage verwenden (keine Leerzeichen zwischen den Wörtern). Andernfalls unterstützt das System das Update nicht und es werden keine Benachrichtigungen ausgelöst

Passwort-Reset-Link fehlt

Es ist möglich, dass der Passwort-Reset-Link in der von flair gesendeten E-Mail-Benachrichtigung fehlt, weil Sie Single Sign-On (SSO) nicht aktiviert haben.

Wenn SSO nicht konfiguriert ist, funktioniert die Passwort-Reset-Funktionalität möglicherweise nicht wie erwartet. Der Passwort-Reset-Link erfordert eine ordnungsgemäße E-Mail-Konfiguration und SSO-Einrichtung.

Weitere Informationen zum Einrichten von SSO und Aktivieren der Passwort-Reset-Funktionalität finden Sie unter:

• SAML Single Sign-On aktivieren
• SSO mit Salesforce konfigurieren

Wiederkehrende E-Mails zur Lizenzzuweisung

Wenn die Monitoring Integration in flair HR Admin aktiviert ist, erhalten Administratoren alle 30 Minuten E-Mail-Benachrichtigungen, wann immer eine flair-Lizenz zugewiesen wird – entweder an einen anderen Benutzer oder an den Administrator selbst.

Dies ist eine Sicherheitsfunktion, die Administratoren bei unbefugten Lizenzzuweisungen durch andere Administratoren oder Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen warnen soll.

Wann treten die E-Mails auf?

Die E-Mails werden gesendet:

• Alle 30 Minuten, wenn Lizenzen zugewiesen werden
• An Administratoren, bei denen die Monitoring Integration aktiviert ist
• Für jede Lizenzzuweisungsaktivität im System

Lösungsoptionen

Wenn diese E-Mails nicht erwünscht sind, gibt es zwei Optionen:

1. Monitoring Integration deaktivieren: Deaktivieren Sie die Funktion in den flair HR Admin-Einstellungen.
2. Berechtigungen anpassen: Überprüfen und passen Sie Berechtigungen an, um einzuschränken, wer Lizenzen zuweisen kann, wodurch die Häufigkeit dieser Benachrichtigungen reduziert wird.

Wir empfehlen, die Monitoring Integration aus Sicherheitsgründen aktiviert zu lassen, da sie hilft, unbefugte Lizenzzuweisungen zu erkennen. Wenn die Häufigkeit der E-Mails jedoch störend ist, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen oder Ihre Lizenzzuweisungsprozesse überprüfen.

Wie wir diesen Prozess verbessern

Wir optimieren unser Benachrichtigungssystem kontinuierlich. Derzeit verwaltet ein Apex-Trigger den Einladungsprozess, aber wir stellen Benachrichtigungen schrittweise auf Salesforce Flows um, um eine höhere Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Handlungsbedarf

• Bitte überprüfen Sie die Berechtigungen des Benutzers, der Benachrichtigungen von Salesforce sendet.
• Überprüfen Sie Ihre DKIM/SPF-E-Mail-Authentifizierungseinstellungen, wenn keine Benachrichtigungen empfangen werden.
• Überprüfen Sie die Employee Notification Settings im Salesforce Setup, wenn keine Abwesenheitsbenachrichtigungen generiert werden
• Lassen Sie uns wissen, wenn Sie nach Überprüfung dieser Einstellungen immer noch Probleme mit anderen Benachrichtigungs-E-Mails (wie Abwesenheitsanträgen) haben.

Für spezifische Probleme mit Hub-Einladungen siehe Fehlerbehebung bei Hub-Einladungen.