Lohnabrechnung

Organisieren der Mitarbeiter-Lohnabrechnung mit flair

Verwalten Sie alle Ihre Zahlungsdaten an einem Ort, erstellen Sie klare Lohnläufe und stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden.

Was ist Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung ist der Prozess, durch den eine Organisation ihre Mitarbeiter für die geleistete Arbeit während eines bestimmten Zeitraums oder bis zu einem bestimmten Datum vergütet. Dazu gehört das Sammeln von Informationen, die zur Berechnung des Nettolohns der Mitarbeiter erforderlich sind, wie z. B. Stundensatz, Steuerstatus, Versicherung und bezahlter Urlaub.

Ein Lohnlauf ist der Akt der Verarbeitung und Verteilung der Vergütung an die Mitarbeiter. Er konsolidiert alle notwendigen Daten zur Vorbereitung der Zahlungen, die dann an externe Lohnabrechnungssysteme, Lohnabrechner und Buchhalter gesendet werden können.

Hauptmerkmale

• Lohnläufe – Erstellen Sie umfassende Lohnläufe mit Mitarbeitervergütungsdaten
• Lohnabrechnungskreise – Organisieren Sie Mitarbeiter nach Zahlungszuständigkeit für den Betrieb in mehreren Ländern
• Abzugsverwaltung – Verfolgen Sie Abzüge wie Steuern und Versicherungsbeiträge
• Dokumentenerstellung – Generieren Sie automatisch Gehaltsabrechnungen und Lohnzusammenfassungen
• DATEV-Integration – Direkte Integration mit DATEV für die deutsche Lohnabrechnung
• Vergütungsregeln – Richten Sie wiederkehrende Vergütungsregeln für Boni und Zulagen ein
• Dynamische Formeln – Erstellen Sie Vergütungen basierend auf Mitarbeiterdaten wie Dienstjahren
• Lohnlaufregeln – Automatisieren Sie die Vergütung für Überstunden und Feiertagsstunden
• Statusverfolgung – Überwachen Sie Lohnläufe durch die Phasen Entwurf, Ausstehend, Eingereicht und Abgeschlossen

Erste Schritte

Um mit dem Lohnabrechnungsmanagement in flair zu beginnen:

1. Lohnabrechnungskreise einrichten – Definieren Sie Zahlungszuständigkeiten für Ihre Mitarbeiter
2. Lohnläufe erstellen – Generieren Sie Lohnläufe für bestimmte Zeiträume
3. Mitarbeiter hinzufügen – Nehmen Sie Mitarbeiter in die entsprechenden Lohnläufe auf
4. Vergütungsregeln konfigurieren – Richten Sie wiederkehrende Boni und Abzüge ein
5. Dokumente generieren – Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen und exportieren Sie Daten für die Verarbeitung

Nutzen Sie die Navigation auf der rechten Seite, um spezifische Themen im Lohnabrechnungsmanagement zu erkunden.

Einführung in die Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung muss genau verwaltet werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die korrekte Vergütung für ihre Arbeit erhalten.

Der Akt der Verarbeitung und Verteilung der Vergütung an die Mitarbeiter wird als Lohnlauf bezeichnet. Dazu gehört das Sammeln von Informationen, die zur Berechnung des Nettolohns der Mitarbeiter erforderlich sind, wie z. B. Stundensatz, Steuerstatus, Versicherung und bezahlter Urlaub.

flair ermöglicht es Benutzern, all diese wichtigen Informationen in sauber generierten Dokumenten zu sammeln. Die Dokumente können dann exportiert und beispielsweise an einen Buchhalter gesendet werden, der die Unternehmensfinanzen verwaltet.

Ein Zahltag ist der geplante Zeitpunkt oder Tag, an dem Gelder an den Mitarbeiter freigegeben werden. Für die meisten Unternehmen ist dies typischerweise derselbe Tag jede Woche oder jeden Monat. Je nach Land kann die Mitarbeitervergütung unterschiedlichen Regeln, Vorschriften und Steuern unterliegen.

Über Salesforce macht es die flair HR-App einfach, diese Lohnabrechnungsdaten zu sammeln und Zahlungsparameter festzulegen.

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Haben Sie den flair HR Blog gesehen?

Erstellen eines Lohnlaufs

Das Erstellen eines Lohnlaufs ist notwendig, um Mitarbeiter zu bezahlen, die ein Gehalt erhalten. Es ist eine Sammlung aller Informationen, die Sie benötigen, um Zahlungen abzuschließen. Zum Beispiel: Wer erhält eine Zahlung? Wie viel wird den einzelnen Mitarbeitern geschuldet?

Sie müssen Daten darüber sammeln, wie viel jeder Mitarbeiter verdient, wie viele Stunden er gearbeitet hat, seinen Steuerstatus und alle anderen Abzüge. Ein flair Lohnlauf kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu automatisieren, indem er die notwendigen Daten konsolidiert, die Sie zur Vorbereitung Ihrer Lohnabrechnung benötigen. Sie können ihn dann an externe Lohnabrechnungssysteme, Lohnabrechner und Buchhalter senden.

So erstellen Sie einen Lohnlauf in flair:

1. Öffnen Sie die Seite Lohnläufe in der flair HR-App über die obere Navigationsleiste oder über den App Launcher.
2. Alternativ können Sie einen neuen Lohnlauf über den Tab Lohnläufe auf der Seite Vergütungen erstellen.
3. Klicken Sie auf Neu, um einen Lohnlauf zu erstellen. Geben Sie Ihrem Lohnlauf einen Namen, ein Startdatum und ein Enddatum und wählen Sie einen Lohnabrechnungskreis.
4. Klicken Sie dann auf Speichern, um den neuen Lohnlauf zu erstellen.
5. Klicken Sie nun auf Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie alle Mitarbeiter aus, die in diesen Lohnlauf aufgenommen werden sollen.

flair wird dann automatisch alle benötigten Informationen zusammenstellen und eine Tabelle erstellen, die Informationen wie Gehalt, gearbeitete Stunden, zusätzliche Vergütung und Gesamtbetrag enthält. Sie können dann automatisch Lohnabrechnungsdokumente generieren, indem Sie auf die Schaltfläche Generieren im Bereich Dokumente auf der rechten Seite klicken.

Oben auf dem Bildschirm sehen Sie den Status Ihres Lohnlaufs, der entweder Entwurf, Ausstehende Genehmigung, Eingereicht oder Abgeschlossen sein kann.

Mit dem Dropdown-Menü Angezeigte Spalten können Sie ändern, welche Spalten in Ihrem Lohnlauf angezeigt werden.

Standardmäßig werden alle Einträge im Lohnlauf auf Ausstehend gesetzt. Sie können nun die Details überprüfen und alle notwendigen Änderungen vornehmen, bevor Sie Ihre Lohnabrechnungsinformationen einreichen.

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Da Steuern länderspezifisch sind, berechnet flair Steuerabzüge nicht automatisch. Stattdessen erleichtert die Plattform die Erstellung von Dokumenten, die von einem Buchhalter oder einer Steueranwendung verwendet werden können, um den Nettolohn nach Abzügen zu berechnen.

Einrichten von Lohnabrechnungskreisen

Die Seite Lohnabrechnungskreise hilft Ihnen, Mitarbeiter für jede Zahlungszuständigkeit auszuwählen und Dokumente während der Lohnläufe zu konfigurieren. Dies ist nützlich, wenn Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter in mehreren Ländern tätig sind.

Lohnabrechnungskreise stellen sicher, dass jeder Lohnlauf nur Mitarbeiter aus einem einzigen Kreis enthält.

1. Navigieren Sie in der flair HR-App zum Tab Lohnabrechnungskreise in der oberen Menüleiste.
2. Wählen Sie Neu, um mit der Erstellung eines Lohnabrechnungskreises zu beginnen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Lohnlauf für Mitarbeiter mit Sitz in Großbritannien erstellen.
3. Sobald Sie die Felder ausgefüllt und auf Speichern geklickt haben, können Sie beginnen, Mitarbeiter über die Mitarbeiterseite einem bestimmten Lohnabrechnungskreis zuzuweisen.
4. Wenn später ein Mitarbeiter nicht auf der Seite Lohnläufe angezeigt wird, müssen Sie sicherstellen, dass er dem korrekten Lohnabrechnungskreis hinzugefügt wurde.

Hinzufügen von Abzügen

Abzüge sind einzelne Beträge, die vom Bruttogehalt abgezogen werden, wie z. B. Steuer- und Krankenversicherungsbeiträge. Beachten Sie, dass dies zwar hauptsächlich Abzüge betrifft, aber auch zusätzliche Vergütungen (positive Beträge) darstellen kann.

Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie man Vergütungen hochlädt und verwaltet, die vom Gehalt eines Mitarbeiters nach Steuern und Versicherungen abgezogen, aber vom Unternehmen überwiesen werden.

Verfügbare Optionen im Lohnabrechnungsmodul

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Abzüge zu Ihrer Lohnabrechnung hinzuzufügen:

1. Mitarbeiter wiederkehrende Vergütung

• Verwenden Sie dies für Abzüge, die jeden Monat mit dem gleichen Betrag anfallen.
• Der Lohnlaufposten wird dem Lohnlauf automatisch hinzugefügt.
• Um dies einzurichten, öffnen Sie die Seite eines Mitarbeiters in flair, wählen Sie den Tab Gehalt und klicken Sie im Bereich Mitarbeiter wiederkehrende Vergütungen auf Neu.
• Geben Sie das Vergütungsdatum und den wiederkehrenden Zeitraum ein und geben Sie einen negativen Betrag in das Feld Betrag ein.

2. Einmalige Mitarbeitervergütung

• Verwenden Sie dies für einmalige Abzüge mit einem bestimmten Betrag.
• Der Lohnlaufposten wird dem Lohnlauf automatisch hinzugefügt.
• Um dies einzurichten, öffnen Sie die Seite eines Mitarbeiters in flair, wählen Sie den Tab Gehalt und klicken Sie im Bereich Einmalige Mitarbeitervergütungen auf Neu.
• Geben Sie das Vergütungsdatum ein und geben Sie einen negativen Betrag in das Feld Betrag ein.

3. Lohnlaufposten

• Dies sind die einzelnen Einträge, die im Lohnlauf sichtbar sind.
• Sie werden aus Gehalt, Mitarbeiter wiederkehrende Vergütung und Einmalige Mitarbeitervergütung generiert.
• Bei Bedarf können sie auch manuell erstellt werden, was nützlich ist, um zusätzliche Lohnabrechnungsdaten aus externen Systemen (z. B. Steuerberechnungen) zu importieren.
• So fügen Sie manuell einen Abzug zu Ihrem Lohnlauf hinzu:
  1. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters innerhalb des Lohnlaufs und wählen Sie Neue Vergütung hinzufügen im Bereich, der sich auf der rechten Seite öffnet.
  2. Geben Sie einen Namen für den Abzug in das Feld Sonstige Vergütungen ein. Für Abzüge geben Sie einen negativen Betrag in das Feld Betrag ein. Die Eingabe eines positiven Betrags fügt eine einmalige Vergütung, wie z. B. einen Bonus, zum Lohnlauf hinzu.
  3. Klicken Sie auf Speichern und der Abzug wird in der Spalte Abzüge angezeigt. Die Spalte Gesamt Netto wird aktualisiert, um diesen Abzug widerzuspiegeln.

4. Vergütungsregeln (Optional)

• Diese Regeln ermöglichen dynamische Berechnungen innerhalb von Salesforce basierend auf vordefinierten Bedingungen.
• Wenn der Abzugsbetrag jeden Monat variiert und automatisch berechnet wird, könnten Vergütungsregeln eine geeignete Lösung sein.
• Für weitere Details siehe Vergütungsregeln.

Best Practice für den Import von Abzügen

Wenn der Abzug ein fester wiederkehrender Betrag ist, ist der beste Ansatz die Verwendung von Mitarbeiter wiederkehrende Vergütung, da dies den Prozess vereinfacht und die automatische Aufnahme in die Lohnabrechnung sicherstellt.

Hinzufügen von Abzügen über API

Eine weitere Möglichkeit, Abzüge hinzuzufügen, ist über eine API mit Ihrem Lohnabrechnungssystem. Ändern Sie dazu den Status des Lohnlaufs auf Eingereicht, wodurch die Daten gesperrt werden, damit Sie sie exportieren können. Sie müssen auch dem Integrationsbenutzer, der die API-Integration verwendet, eine benutzerdefinierte Berechtigung zuweisen. Dies ermöglicht es dem externen Lohnabrechnungssystem, Daten in den Lohnlauf zu pushen, auch wenn er sich in einem gesperrten Zustand wie Eingereicht befindet.

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Früher wurden negative Beträge direkt abgezogen, bevor sie zum Lohnlauf hinzugefügt wurden. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter mit einer einmaligen Vergütung von 100 € und einer einmaligen Vergütung von -50 € hatten, wurden nur 50 € zur Spalte Gesamt im Lohnlauf hinzugefügt.

Jetzt werden negative Beträge zur Spalte Abzüge im Lohnlauf hinzugefügt. Das bedeutet, dass die Spalte Gesamt die Gesamtvergütung vor Abzügen widerspiegelt und die Spalte Gesamt Netto die Gesamtsumme nach Abzügen anzeigt.

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Wir planen, eine neue Funktion speziell für die Handhabung von Abzügen einzuführen. Für den Moment dient die Behandlung von negativer Vergütung als Abzug als vorübergehende, aber effektive Umgehungslösung.

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Die Lohnlaufphase Eingereicht erscheint möglicherweise nicht bei allen Kunden. Wenn die Statusleiste in Ihrem Lohnlauf Eingereicht nicht enthält und Sie Abzüge über API hinzufügen möchten, folgen Sie den nachstehenden Schritten.

Hinzufügen von Phasen zu Lohnläufen

Wenn Sie eine weitere Lohnlaufphase hinzufügen möchten, wie z. B. Eingereicht, können Sie dies in wenigen einfachen Schritten tun.

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und öffnen Sie Setup.
2. Verwenden Sie im neuen Fenster die Schnellsuche im linken Seitenbereich, um nach Objekt-Manager zu suchen.
3. Verwenden Sie die Schnellsuche in der oberen Navigationsleiste, um das Objekt Lohnlauf (Payroll Run) zu finden.

4. Wählen Sie Felder & Beziehungen im linken Seitenbereich, scrollen Sie dann nach unten und klicken Sie auf Status (State).

5. Scrollen Sie nach unten zu Werte und klicken Sie auf Neu.

6. Geben Sie den Namen Ihres neuen Status in das Textfeld ein und klicken Sie dann auf Speichern.
7. Wenn Sie die Reihenfolge Ihrer Status ändern müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu ordnen. Verwenden Sie dann die Schaltflächen Nach oben, Nach unten, Ganz nach oben und Ganz nach unten, um die Status neu anzuordnen. In diesem Beispiel haben wir den neuen Status Eingereicht eine Position nach oben verschoben, sodass er vor Abgeschlossen kommt.

8. Wenn Ihr neuer Status die Lohnlaufdaten sperren soll, um Änderungen zu verhindern, klicken Sie auf Bearbeiten.

9. Fügen Sie nun _locked am Ende des API-Namens hinzu und klicken Sie auf Speichern.

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Wenn Sie Abzüge über API hinzufügen möchten, empfehlen wir, einen neuen Status namens Eingereicht hinzuzufügen und ihn zu sperren.

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Der Status Abgeschlossen ist standardmäßig gesperrt und Sie müssen den API-Namen nicht ändern.

Wie man den Lohnlaufstatus auf Ausstehende Genehmigung zurücksetzt

Schauen wir uns an, wie man den Lohnlaufstatus von Abgeschlossen auf Ausstehende Genehmigung ändert, in Situationen, in denen es notwendig ist, die Statusänderung rückgängig zu machen.

Methode 1: Verwendung von Salesforce Inspector

1. Gehen Sie zum entsprechenden Lohnlauf in der flair HR-App auf Salesforce.
2. Laden Sie das Tool Salesforce Inspector als Chrome-Erweiterung herunter.
3. Klicken Sie im Menü der Salesforce Inspector-Erweiterung auf die Option Alle Daten anzeigen (Show All Data).

4. Suchen Sie als Nächstes auf der Datenseite nach dem Feld Abgeschlossen Am (Completed At). In diesem Fall ändern wir den Feld-API-Namen: flair__Completed_At2__c
5. Entfernen Sie den Wert im Feld Abgeschlossen Am und klicken Sie auf Speichern.

6. Kehren Sie zum Lohnlauf zurück und es wird möglich sein, zu einem früheren Schritt zurückzukehren.

Methode 2: Verwendung der Entwicklerkonsole

Eine weitere Möglichkeit, den Lohnlaufstatus zurückzusetzen, diesmal ohne die Salesforce Inspector-Erweiterung, ist die Verwendung der Entwicklerkonsole auf Salesforce.

1. Öffnen Sie die Entwicklerkonsole über den Tab Salesforce-Einstellungen in der flair HR-App.

2. Navigieren Sie als Nächstes zum Abschnitt Abfrage-Editor (Query Editor).

3. Zwei Codes sind in diesem nächsten Schritt wichtig: der Feld-API-Name des Lohnlaufs von vorhin: flair__Completed_At2__c und die Lohnlaufbeschreibung, die in der URL der Lohnlaufseite zu finden ist: flair__Payroll_Run__c

4. Geben Sie die folgende Abfrage in den Abschnitt Abfrage-Editor ein: Select ID, Name, flair__Completed_At2__c from flair__Payroll_Run__c
5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausführen (Execute).

6. Löschen Sie als Nächstes den Datumswert, der unter dem Feld Abgeschlossen Am (Completed At) erscheint.
7. Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die Entwicklerkonsole.

Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den Lohnlaufstatus erfolgreich auf Ausstehende Genehmigung zurücksetzen, auch nachdem er als Abgeschlossen markiert wurde. Bitte beachten Sie, dass diese Methoden die Verwendung des Salesforce Inspector-Tools oder der Entwicklerkonsole beinhalten.

Um herauszufinden, wie Sie die Entwicklerkonsole für neue Benutzer aktivieren können, besuchen Sie den flair Developer Hub.