Anonymisierung von Kandidaten und Talenten

Um Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einzuhalten, bietet flair eine automatische Anonymisierungsfunktion für Kandidaten- und Talentdatensätze. Wenn diese aktiviert ist, werden personenbezogene Daten nach einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist durch anonymisierte Werte ersetzt, sodass Ihre Organisation personenbezogene Daten nicht länger als nötig speichert.

Wie die automatische Anonymisierung funktioniert

Ein geplanter Job wird täglich um 1:00 Uhr morgens ausgeführt und prüft, ob Kandidaten- oder Talentdatensätze ihr Anonymisierungsdatum erreicht haben. Datensätze, die die Kriterien erfüllen, werden im Batch verarbeitet:

1. Alle Felder, die mit der GDPR-Compliance-Gruppe gekennzeichnet sind, werden mit anonymisierten Werten überschrieben.
2. Der Datensatz wird als Anonymized markiert.
3. Zugehörige Daten (Aktivitäten, Dokumente, Chatter-Beiträge) werden gemäß Ihrer Konfiguration entfernt.

Die Anonymisierung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese deaktivieren möchten, siehe Automatische Anonymisierung von Kandidaten deaktivieren.

Anonymisierungsregeln

Das Anonymisierungsdatum für jeden Datensatz wird anhand mehrerer Faktoren berechnet:

Szenario	Anonymisierungszeitraum	Berechnet ab
Kandidat ohne verknüpftes Talent	6 Monate (Standard)	Erstellungsdatum des Datensatzes
Kandidat mit verknüpftem Talent	Verwendet das Anonymisierungsdatum des Talents	—
Talent ohne Double Opt-in	6 Monate (Standard)	Erstellungs-/Aktualisierungsdatum
Talent mit Double Opt-in	24 Monate (Standard)	Erstellungs-/Aktualisierungsdatum
Eingestellter Kandidat	Wird nie anonymisiert	—

hinweis

Wenn ein Kandidat mit einem Talent verknüpft ist, übernimmt der Kandidat das Anonymisierungsdatum des Talents. Dies stellt sicher, dass beide Datensätze konsistent behandelt werden.

Double Opt-In

Wenn ein Kandidat oder Talent ein Double Opt-in bestätigt hat (d. h. ausdrücklich einer längeren Datenspeicherung zugestimmt hat), verlängert sich die Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten auf standardmäßig 24 Monate. Das Double Opt-in wird über das Feld Double Opted In Datetime im Datensatz erfasst.

Was anonymisiert wird

Personenbezogene Felder

flair erkennt automatisch, welche Felder anonymisiert werden müssen, indem es die Compliance Categorization-Metadaten jedes Feldes ausliest. Alle mit GDPR gekennzeichneten Felder sind eingeschlossen. Standardmäßig sind dies:

Kandidatenfelder: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, LinkedIn, Anschreiben, Koordinaten

Talentfelder: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, LinkedIn

Jedes Feld wird entsprechend seinem Datentyp anonymisiert:

Feldtyp	Anonymisierter Wert
Text / Textbereich	Anonymized
E-Mail	Gelöscht (leer)
URL	Gelöscht (leer)
Telefon	Gelöscht (leer)
Datum	1. Januar 2000
Währung	0,00
Zahl	0
Kontrollkästchen	Standardwert
Standort (Geolocation)	0.0, 0.0

Zugehörige Daten

Zusätzlich zu den Feldwerten können folgende zugehörige Daten während der Anonymisierung entfernt werden:

Datentyp	Gilt für	Einstellung
Aktivitäten (Aufgaben & Ereignisse)	Kandidaten und Talente	Remove Activities on Anonymize
Recruiting-Dokumente	Kandidaten und Talente	Remove Documents on Anonymize
Chatter-Beiträge	Nur Kandidaten	Remove Chatter Posts on Anonymize

Alle drei Optionen sind standardmäßig aktiviert. Siehe Zugehörige Datenbereinigung konfigurieren, um dieses Verhalten zu ändern.

Anonymisierungszeitraum konfigurieren

Sie können die Standard-Aufbewahrungsfristen über die benutzerdefinierte Einstellung Candidate Setting anpassen:

1. Gehen Sie im Salesforce Setup zu Custom Settings.
2. Klicken Sie auf Candidate Setting.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manage.
4. Klicken Sie auf Edit.
5. Aktualisieren Sie die folgenden Felder:
   • No Talent Anonymization Period — die Anzahl der Monate vor der Anonymisierung für Datensätze ohne Double Opt-in (Standard: 6).
   • Double Opt In Anonymization Period — die Anzahl der Monate vor der Anonymisierung für Datensätze mit Double Opt-in (Standard: 24).
6. Klicken Sie auf Save.

hinweis

Diese Einstellungen gelten sowohl für Kandidaten als auch für Talente. Der Talent-Anonymisierungsflow liest die gleichen Werte aus dem Candidate Setting.

Zugehörige Datenbereinigung konfigurieren

Kandidateneinstellungen

1. Gehen Sie im Salesforce Setup zu Custom Settings.
2. Klicken Sie auf Candidate Setting.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manage und dann auf Edit.
4. Konfigurieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:
   • Remove Activities on Anonymize — löscht Aufgaben und Ereignisse, die mit dem Kandidaten verknüpft sind.
   • Remove Chatter Posts on Anonymize — löscht Chatter-Feed-Einträge im Kandidatendatensatz.
   • Remove Documents on Anonymize — löscht Recruiting-Dokumente, die dem Kandidaten zugeordnet sind.
5. Klicken Sie auf Save.

Talenteinstellungen

1. Gehen Sie im Salesforce Setup zu Custom Settings.
2. Klicken Sie auf Talent Setting.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manage und dann auf Edit.
4. Konfigurieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:
   • Remove Activities on Anonymize — löscht Aufgaben und Ereignisse, die mit dem Talent verknüpft sind.
   • Remove Documents on Anonymize — löscht Recruiting-Dokumente, die dem Talent zugeordnet sind.
5. Klicken Sie auf Save.

Benutzerdefinierte Felder anonymisieren

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder zum Kandidaten- oder Talent-Objekt hinzufügen, die personenbezogene Daten enthalten, können Sie diese in den Anonymisierungsprozess einbeziehen, indem Sie sie mit der GDPR-Compliance-Gruppe kennzeichnen. flair erkennt und anonymisiert automatisch alle Felder mit dieser Kennzeichnung.

So kennzeichnen Sie ein benutzerdefiniertes Feld:

1. Gehen Sie im Salesforce Setup zu Object Manager.
2. Wählen Sie das Candidate- oder Talent-Objekt aus.
3. Klicken Sie auf Fields & Relationships und wählen Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld aus.
4. Suchen Sie in den Felddetails den Abschnitt Compliance Categorization.
5. Fügen Sie GDPR zur Compliance-Gruppe hinzu.
6. Klicken Sie auf Save.

Das Feld wird automatisch bei der nächsten Anonymisierung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass der Feldtyp einer der unterstützten Typen ist, die im Abschnitt Was anonymisiert wird aufgeführt sind.

hinweis

Unterstützte Feldtypen für die Anonymisierung: Text, Textbereich, E-Mail, URL, Telefon, Datum, Währung, Zahl, Kontrollkästchen und Geolocation. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld einen nicht unterstützten Typ verwendet, wird es nicht automatisch anonymisiert.

Manuelle Anonymisierung

Sie können Datensätze jederzeit anonymisieren, ohne auf den geplanten Job warten zu müssen.

Einzelner Datensatz

Öffnen Sie einen Candidate- oder Talent-Datensatz und klicken Sie auf die Quick Action Anonymize. Ein Bestätigungsdialog zeigt die Felder an, die anonymisiert werden. Klicken Sie auf Anonymize, um fortzufahren.

Massenanonymisierung

1. Navigieren Sie zum Candidates- oder Talents-Tab.
2. Wählen Sie die Listenansicht Candidates to Anonymize oder Talents to Anonymize, die Datensätze anzeigt, die ihr Anonymisierungsdatum erreicht haben.
3. Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie anonymisieren möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anonymize.
5. Bestätigen Sie die Aktion.

hinweis

Die manuelle Anonymisierung funktioniert unabhängig davon, ob der Datensatz sein Anonymisierungsdatum erreicht hat. Nutzen Sie diese Funktion, um individuelle Datenlöschungsanfragen von Kandidaten oder Talenten zu erfüllen.

Anonymisierung deaktivieren

Die Anonymisierung kann für Kandidaten und Talente separat deaktiviert werden:

• Kandidaten: In Custom Settings → Candidate Setting, aktivieren Sie Disable Anonymization.
• Talente: In Custom Settings → Talent Setting, aktivieren Sie Disable Anonymization.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Automatische Anonymisierung von Kandidaten deaktivieren.