Recruiting-E-Mail-Adresse einrichten

Erstellen Sie Salesforce-E-Mail-Dienste für neue Bewerbungen und bestehende Kandidatenkonversationen. flair kann Bewerbern antworten, Kandidatendatensätze anlegen, einen Context User benachrichtigen und eingehende oder per BCC gesendete Nachrichten speichern.

Wer kann diese Funktion verwenden?

Salesforce-Admins, die Email Services in Salesforce Setup verwalten. Recruiter verwenden die resultierende Adresse in der flair Recruiting-App.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass Sie Salesforce Email Services erstellen und eine Apex-Klasse auswählen können.
• Wählen Sie den Salesforce Context User aus, der Benachrichtigungen über neue Bewerbungen erhält.

E-Mail-Dienst für neue Kandidaten erstellen

1. Geben Sie in Salesforce Setup unter Quick Find Email Services ein.

2. Öffnen Sie Email Services.

3. Klicken Sie auf New Email Service.

   

4. Geben Sie unter Email Service Name Candidate ein.

5. Wählen Sie unter Apex Class den Wert EmailToCandidate aus.

6. Aktivieren Sie Active.

7. Klicken Sie auf Save. Salesforce öffnet Email Service: Candidate.

   

   

   

Dienstadresse für neue Kandidaten konfigurieren

1. Klicken Sie unter Email Service: Candidate auf New Email Address.

   

2. Geben Sie unter Email Address Name einen eindeutigen Namen ein.

3. Geben Sie unter Email Address den lokalen Teil vor dem @-Symbol ein, zum Beispiel jobs. Salesforce generiert den Rest der Adresse.

4. Wählen Sie unter Context User den Salesforce-Benutzer aus, der Benachrichtigungen über neue Bewerbungen erhält.

5. Öffnen Sie zum Prüfen der E-Mail-Adresse des Context Users das Salesforce-Profilmenü, und wählen Sie Settings aus.

6. Geben Sie unter Quick Find Personal Information ein, und prüfen Sie die E-Mail-Adresse.

   

7. Kehren Sie zur E-Mail-Dienstadresse zurück.

8. Klicken Sie auf Save. Die Adresse erscheint in der Adressliste des Dienstes.

   

E-Mail für eine neue Bewerbung testen

1. Senden Sie eine E-Mail an die generierte Salesforce-E-Mail-Dienstadresse.

   

2. Prüfen Sie, ob der Absender die automatische Kandidatenantwort erhält.

   

3. Prüfen Sie, ob der ausgewählte Context User eine Benachrichtigung erhält.

   

4. Öffnen Sie in der flair Recruiting-App Candidates, und prüfen Sie den von flair erstellten Kandidatendatensatz.

   

E-Mails für bestehende Kandidaten verfolgen

Erstellen Sie einen separaten Salesforce-E-Mail-Dienst, um eingehende und per BCC gesendete Nachrichten im Activity-Verlauf eines bestehenden Kandidaten zu speichern.

E-Mail-Dienst erstellen

1. Geben Sie in Salesforce Setup unter Quick Find Email Services ein.

2. Öffnen Sie Email Services.

3. Klicken Sie auf New Email Service.

   

4. Geben Sie unter Email Service Name einen eindeutigen Namen ein.

5. Klicken Sie neben Apex Class auf das Suchsymbol.

6. Geben Sie in der Suchleiste Email ein.

7. Wählen Sie EmailToExistingCandidateAndTalent aus.

8. Klicken Sie auf Save. Salesforce erstellt den E-Mail-Dienst.

   

Dienstadresse konfigurieren

1. Klicken Sie im E-Mail-Dienst auf Edit.

2. Klicken Sie auf New Email Address.

3. Geben Sie unter Email Address Name einen eindeutigen Namen ein.

4. Geben Sie unter Email Address den lokalen Teil vor dem @-Symbol ein.

   

5. Optional: Wählen Sie unter Accept Attachments aus, welche Anhänge der Dienst akzeptiert.

   

6. Optional: Aktivieren Sie Enable Error Routing, um Verarbeitungsfehler an eine bestimmte Adresse zu senden.

7. Optional: Geben Sie die Adresse für das Fehler-Routing ein. Ohne Fehler-Routing benachrichtigt Salesforce den Absender der Nachricht.

8. Klicken Sie auf Save.

   

9. Klicken Sie auf Activate. Der E-Mail-Dienst verarbeitet jetzt Nachrichten.

   

Verfolgte E-Mail-Threads anzeigen

1. Öffnen Sie in der flair Recruiting-App den Kandidatendatensatz.

2. Klicken Sie unter Activity auf das Symbol >, um eine verfolgte E-Mail zu erweitern.

   

3. Fügen Sie die Dienstadresse unter BCC hinzu, wenn Sie eine ausgehende Nachricht speichern möchten. Die Nachricht erscheint unter Activity.

Absender für Recruiting-E-Mails ändern

Der Dienst für neue Kandidaten verwendet beim Versand der automatischen Bewerberantwort die unter Email Service: Candidate konfigurierte Adresse. Wählen Sie eine dieser Methoden aus:

• Bearbeiten Sie die Adresse unter Email Service: Candidate.
• Richten Sie eine organisationsweite E-Mail-Adresse ein, und verwenden Sie sie für Kandidatenbenachrichtigungen.

Gmail- oder Outlook-Nachrichten weiterleiten

Leiten Sie einen öffentlichen Recruiting-Posteingang an die Salesforce-E-Mail-Dienstadresse weiter, damit flair Antworten von Kandidaten erfasst.

Nachrichten aus Gmail weiterleiten

1. Öffnen Sie in Gmail Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Weiterleitung und POP/IMAP.
2. Klicken Sie auf Weiterleitungsadresse hinzufügen.
3. Geben Sie die Salesforce-E-Mail-Dienstadresse ein.
4. Bestätigen Sie die Adresse über die Bestätigungs-E-Mail.
5. Wählen Sie aus, ob jede Nachricht weitergeleitet werden soll, oder erstellen Sie einen Filter für ausgewählte Nachrichten.

Nachrichten aus Outlook weiterleiten

1. Öffnen Sie in Outlook Einstellungen → E-Mail → Weiterleitung.
2. Aktivieren Sie die Weiterleitung.
3. Geben Sie die Salesforce-E-Mail-Dienstadresse ein.
4. Optional: Wählen Sie Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.

tipp

Konfigurieren Sie DKIM für Salesforce-E-Mails, um die Zustellbarkeit zu verbessern.

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