Sichtbarkeit von Bewerbungsdokumenten einschränken (Freigabeeinstellungen)

Das Objekt Recruiting Document (Lebensläufe und andere Bewerbungsunterlagen) muss auf Private gesetzt werden, damit Dokumente nur für Benutzer sichtbar sind, die auch Zugriff auf den zugehörigen Kandidaten haben.

Bisher wurde Recruiting Document mit der organisationsweiten Standardeinstellung Public Read/Write ausgeliefert. Das bedeutete, dass jeder interne Benutzer die Dokumente aller Kandidaten sehen konnte – auch in den globalen Suchergebnissen, deren Dateinamen oft den Namen des Kandidaten enthalten. flair schränkt Recruiting Document nun auf dieselbe Sichtbarkeit ein, die bereits für Kandidaten verwendet wird. Bei bestehenden Organisationen muss diese Freigabeeinstellung jedoch manuell umgestellt werden. Alle Kunden sollten diese Änderung vornehmen, unabhängig davon, ob Sie entitätsbasierte Visibility Scopes verwenden. Neue Organisationen erhalten diese Einstellung bereits automatisch.

So stellen Sie die Freigabe von Recruiting Document auf Private um

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol ⚙️ und dann auf Setup.

2. Geben Sie im Schnellsuche-Feld auf der linken Seite Sharing Settings ein und wählen Sie es aus.

3. Klicken Sie auf der Seite Sharing Settings neben Organization-Wide Defaults auf Edit.

4. Suchen Sie die Zeile Recruiting Document und setzen Sie Default Internal Access auf Private. Machen Sie dasselbe für Default External Access in der Spalte daneben, und klicken Sie anschließend oben oder unten auf der Seite auf Save.

ℹ️ Da Sie den Zugriff einschränken (und nicht erweitern), muss Salesforce keine Freigaberegeln neu berechnen – die Änderung wird sofort beim Speichern wirksam.

Was passiert als Nächstes

Sobald Recruiting Document auf Private gesetzt ist, sehen Benutzer mit einem Recruiting-Berechtigungssatz, der View All oder Modify All für dieses Objekt gewährt (z. B. Flair Manager, Flair Recruiter), weiterhin wie bisher alle Dokumente – diese Änderung betrifft nur Benutzer ohne solche umfassenden Zugriffsrechte.

Wenn Ihre Organisation zusätzlich entitätsbasierte Visibility Scopes verwendet, um die Sichtbarkeit von Kandidaten einzuschränken, erweitert die flair-Freigabelogik jeden Scope, der bereits Zugriff auf Kandidaten gewährt, auch auf die zugehörigen Bewerbungsdokumente. Neu hochgeladene Dokumente werden automatisch freigegeben, sobald die Einstellung auf Private steht. Bestehende Dokumente werden beim nächsten flair-Update freigegeben – von Ihrer Seite ist keine weitere Konfiguration nötig.

Auf bestehende Dokumente sofort anwenden (optional)

Um bestehende Dokumente sofort freizugeben, anstatt auf das nächste flair-Update zu warten – zum Beispiel nach einem größeren Import von Kandidaten:

1. Öffnen Sie die App HR Admin (App Launcher → nach HR Admin suchen).

2. Wechseln Sie zum Tab Doctor und öffnen Sie Re-run migrations.

3. Wählen Sie unter Migration den Eintrag flair.RecruitingDocSharingBackfillMigration aus und führen Sie ihn aus.

Sie erhalten die Bestätigung Migration run successfully.

Dieser Schritt betrifft nur bestehende Dokumente; neu hochgeladene Dokumente werden immer automatisch freigegeben und benötigen ihn nie. Er hat keine Wirkung, solange der organisationsweite Standard von Recruiting Document nicht auf Private gesetzt ist – führen Sie daher zuerst die obigen Schritte aus.