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E-Mail-Absender und -Vorlage pro Entität festlegen

Der Untertab E-Mail-Versand in HR Admin legt fest, mit welcher Absenderadresse und welcher E-Mail-Vorlage Benachrichtigungs-E-Mails an Mitarbeiter versendet werden. Sie legen einen Standard für alle fest und können ihn für die Mitarbeiter einer bestimmten Entität überschreiben, zum Beispiel um von einer lokalen HR-Adresse mit dem eigenen Branding der Entität zu senden.

Wer kann diese Funktion verwenden?

HR-Admins in der App flair HR in Salesforce. Zum Ändern der Einstellungen benötigen Sie die benutzerdefinierte Berechtigung HR Manager, die in den Permission Sets Flair Employee Management und Flair Manager enthalten ist. Ohne sie ist der Untertab schreibgeschützt.

Bevor Sie beginnen​

  • Um von einer Unternehmensadresse zu senden, muss ein Salesforce-Administrator eine organisationsweite E-Mail-Adresse einrichten und verifizieren. Als Absender lassen sich nur verifizierte organisationsweite Adressen auswählen.
  • Um eine eigene Vorlage zu verwenden, erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit dem Related Entity Type Mitarbeiter und speichern Sie sie in einem freigegebenen Ordner. Siehe Den Related Entity Type auswählen.
  • Behalten Sie die Platzhalter {email_body}, {email_signature} und {hub_address} in Ihrer Vorlage. flair ersetzt {email_body} durch den Benachrichtigungstext, {email_signature} durch die E-Mail-Fußzeile und {hub_address} durch den Link zum Employee Hub. Eine Vorlage ohne {email_body} versendet E-Mails ohne den Inhalt der Benachrichtigung.

Den Untertab E-Mail-Versand öffnen​

  1. Öffnen Sie in Salesforce die App flair HR.
  2. Öffnen Sie HR Admin.
  3. Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen.
  4. Klicken Sie auf den Untertab E-Mail-Versand. Er zeigt den Bereich Standard für alle und darunter den Bereich Pro Entität.

Den Standard für alle festlegen​

Der Standard gilt für jede Benachrichtigungs-E-Mail an Mitarbeiter, sofern die Entität des Mitarbeiters keine eigene Zeile hat.

  1. Wählen Sie im Untertab E-Mail-Versand unter Standard für alle eine E-Mail-Vorlage. Um die mitgelieferte Vorlage zu behalten, wählen Sie flair-Standard: Employee Email Notification 1.1.
  2. Wählen Sie unter Absenderadresse eine Ihrer verifizierten organisationsweiten Adressen. Um ohne eine solche Adresse zu senden, wählen Sie Keine organisationsweite Adresse (siehe unten).
  3. Klicken Sie auf Speichern. Eine Bestätigung zeigt an, dass der Standard-E-Mail-Versand gespeichert ist.

Mit Keine organisationsweite Adresse (siehe unten) versendet Salesforce jede Benachrichtigung unter dem Benutzer, unter dem sie läuft: der Person, deren Aktion sie ausgelöst hat, oder bei geplanten Benachrichtigungen dem Benutzer „Automatisierter Prozess“. Mitarbeiter sehen dann eine Kollegin, einen Kollegen oder eine interne Adresse statt Ihrer Unternehmensadresse.

Den Standard für eine Entität überschreiben​

Eine Zeile für eine Entität hinzufügen​

  1. Klicken Sie unter Pro Entität auf Entität hinzufügen. Eine neue Zeile erscheint.
  2. Geben Sie unter Name einen Namen für die Zeile ein, zum Beispiel Österreich.
  3. Wählen Sie unter Entität die Entität aus.
  4. Wählen Sie unter E-Mail-Vorlage die Vorlage für die Mitarbeiter dieser Entität.
  5. Wählen Sie unter Absenderadresse die organisationsweite Adresse für die Mitarbeiter dieser Entität.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Mitarbeiter, deren Entität der Zeile entspricht, erhalten Benachrichtigungs-E-Mails jetzt mit dieser Vorlage und diesem Absender.

Name und Entität sind Pflichtfelder. Um eine nicht gespeicherte Zeile zu verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Eine Zeile bearbeiten oder löschen​

  • Um eine Zeile zu bearbeiten, ändern Sie ihre Felder und klicken Sie in dieser Zeile auf Speichern.
  • Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie in dieser Zeile auf Löschen und bestätigen Sie Diese E-Mail-Konfiguration entfernen?. Benachrichtigungen für diese Entität werden wieder mit dem Standardabsender und der Standardvorlage versendet.

So wählt flair Vorlage und Absender​

Für jede Benachrichtigungs-E-Mail prüft flair die Entität des Mitarbeiters und wählt die Vorlage in dieser Reihenfolge:

  1. Die E-Mail-Vorlage der Zeile für die Entität des Mitarbeiters.
  2. Die E-Mail-Vorlage unter Standard für alle.
  3. Die mitgelieferte Vorlage Employee Email Notification 1.1.

Für den Absender gilt dieselbe Reihenfolge: zuerst die Absenderadresse der Zeile, dann die Standard-Absenderadresse. Ist keine gesetzt oder ist die Adresse keine organisationsweite Adresse mehr, sendet Salesforce unter dem auslösenden Benutzer oder dem Benutzer „Automatisierter Prozess“. Eine Zeile, deren E-Mail-Vorlage oder Absenderadresse auf der ersten Option steht, verwendet für dieses Feld den Standard. Legen Sie pro Entität nur eine Zeile an.

hinweis

Standard für alle speichert seine Werte in den Feldern Email Template und From Address des Standardwerts auf Organisationsebene der benutzerdefinierten Einstellung Employee Notification Settings im Salesforce-Setup. Eine Änderung an einer der beiden Stellen ändert beide.

Fehlerbehebung​

Meine Vorlage fehlt in der Liste E-Mail-Vorlage​

Die Liste zeigt nur E-Mail-Vorlagen mit dem Related Entity Type Mitarbeiter. Ändern Sie den Related Entity Type der Vorlage in Mitarbeiter oder erstellen Sie eine neue Vorlage damit. Vorlagen im privaten Ordner eines anderen Benutzers sind ebenfalls ausgeblendet; verschieben Sie die Vorlage in einen freigegebenen Ordner.

Die Liste Absenderadresse enthält keine Adressen​

Die Liste zeigt nur verifizierte organisationsweite E-Mail-Adressen, und nur Benutzern mit der benutzerdefinierten Berechtigung HR Manager. Bitten Sie einen Salesforce-Administrator, eine organisationsweite Adresse hinzuzufügen und zu verifizieren, und prüfen Sie, ob Ihnen das Permission Set Flair Employee Management oder Flair Manager zugewiesen ist.

Die Einstellungen sind ausgegraut und es gibt keine Schaltfläche Speichern​

Ihnen fehlt die benutzerdefinierte Berechtigung HR Manager. Bitten Sie einen Salesforce-Administrator, Ihnen das Permission Set Flair Employee Management oder Flair Manager zuzuweisen.

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